數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下檔案編研工作面臨的挑戰(zhàn)及其對策

摘 要：本文從數(shù)字化轉(zhuǎn)型的視角，簡要分析了新時期檔案編研工作的特點，以新特點為動因，論述了數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下檔案編研工作面臨的挑戰(zhàn)，并提出了應(yīng)對挑戰(zhàn)的策略。旨在突破傳統(tǒng)檔案工作思路，開拓創(chuàng)新，加大檔案編研力度，提升檔案編研質(zhì)量，實現(xiàn)檔案資源的共享，使得檔案更好地服務(wù)社會，價值得以充分實現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化轉(zhuǎn)型；檔案編研；挑戰(zhàn)；對策

基金資助：貴州省教育學(xué)會檔案工作研究會科研課題“口述檔案視角下高校名人檔案資源建設(shè)研究”（項目編號：GGD202001）。

數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景在檔案編研改革發(fā)展進程中具有里程碑的意義。伴隨互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字信息的快速發(fā)展，聚焦檔案編研工作面臨的困難、挑戰(zhàn)和突出問題，借用新興科學(xué)技術(shù)來支撐推動檔案編研工作科學(xué)、有序、高質(zhì)量發(fā)展是新時期檔案工作發(fā)展的要求。數(shù)字化轉(zhuǎn)型是增強檔案數(shù)字化工作能力、提升檔案管理水平的重要手段，在此背景下的檔案編研工作呈現(xiàn)出高創(chuàng)新性、強滲透性、廣覆蓋性等態(tài)勢，檔案工作者準(zhǔn)確把握其特點與規(guī)律是檔案編研工作健康運行和穩(wěn)步發(fā)展的內(nèi)在需求。

1 數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下檔案編研工作的特點

1.1 編研高效率化

數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下檔案編研可提供詳細、及時的數(shù)字信息，不再是之前粗獷型編研方式，為編研者提供信息比對、信息共享等便捷手段。與此同時，數(shù)字化轉(zhuǎn)型使得檔案編研人員進入到在任何場所都可以即時辦公、在任何時間段都可以參與辦公的時代。由于信息的數(shù)字化流動，檔案編研已經(jīng)成為事實上的“跨時空檔案”，使整個編研效率大幅提高。數(shù)字化轉(zhuǎn)型也提高檔案資料的收集效率。檔案管理可以通過組織系統(tǒng)進行線上歸類，檔案實現(xiàn)遠程傳輸，檔案的收集避免交通運輸時間長、人員交接重復(fù)等工作限制。同時改進檔案資料的鑒別效率。系統(tǒng)的線上運行使得編研工作者實現(xiàn)線上檔案比對、替換、查錯等功能，使得檔案的錯誤轉(zhuǎn)遞、錯誤統(tǒng)計等能及時鑒別與發(fā)現(xiàn)。此外，提升檔案資料的查閱效率。檔案的數(shù)字化實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查借閱等功能，全面提升檔案工作服務(wù)的水平與質(zhì)量。

1.2 編研手段多樣化

數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下的檔案編研工作，在一定程度上解決了制約檔案資源信息不暢通、檔案開放鑒定難、檔案內(nèi)容較為貧乏、缺乏相應(yīng)管理和開發(fā)人才的瓶頸。特別是檔案開放鑒定問題，曾是長期以來檔案編研工作者面臨的主要制約困境。由于各級各層面的檔案都出現(xiàn)了“進口多、出口小”的局面，供求矛盾因開放鑒定問題更加突出和尖銳。依托信息化工作，檔案解密和鑒定、劃控工作的手段更為豐富，在源頭上解決檔案開放鑒定的問題。數(shù)字化轉(zhuǎn)型也有利于疏通涉密檔案的降解密工作。在新中國成立初期，檔案普遍存在定密不準(zhǔn)確、標(biāo)密過高、解密程序復(fù)雜等問題，數(shù)字化轉(zhuǎn)型有效地推動了檔案開放鑒定工作的開展。同時利于已劃控的檔案后續(xù)管理和鑒定工作的推進。已劃控的檔案在利用中是封閉的，但事實說明對檔案實施控制應(yīng)該是暫時的、有時間規(guī)定期限的，這部分檔案最終要向社會開放，而數(shù)字化轉(zhuǎn)型有效地解決了劃控的檔案因人事調(diào)動等原因造成的服務(wù)困難的現(xiàn)象。

1.3 編研理念開放集約化

檔案編研理念開放集約，就是把各部門各單位檔案集中梳理，堅持從健全機制入手，全面加強各機關(guān)、部門、單位檔案統(tǒng)一管理，提高檔案編研、檔案管理、檔案調(diào)配、檔案使用的集約化、科學(xué)化水平，使檔案得以充分利用，方便人民群眾了解與自己息息相關(guān)的檔案，切實把民生檔案用好。“開放”就是指檔案信息的共享、共用、共閱，便利社會，增加資源利用率；“集約”就是指檔案管理過程中的集中，在檔案編研過程中務(wù)實高效推進各項工作，通過集約理念讓檔案編研的各項工作執(zhí)行到位、服務(wù)到位、責(zé)任到位，真正讓檔案編研工作從數(shù)字化轉(zhuǎn)型中得到更多便利，進而使各部門和單位減少其他非必要人力、物力、財力的投入。同時，數(shù)字化轉(zhuǎn)型也利于降低檔案編研成本。開放集約的編研理念節(jié)約了檔案裝具、檔案存放和檔案管理軟件等，基礎(chǔ)設(shè)施的共享共通，在匯聚檔案資源的同時使現(xiàn)有資源得到高效利用。在開放集約理念引領(lǐng)下，各類信息資源可以得到有效利用，實現(xiàn)數(shù)字信息資源的高效流通，讓檔案資源在編制、完善和傳遞中不斷匯聚。

1.4 編研服務(wù)主動化

數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景為傳統(tǒng)檔案補充更生動、更鮮活、更豐富的信息資源，真正發(fā)揮了檔案教育民眾、傳播文化、服務(wù)社會的作用，利于建立基于智慧整合的檔案資源信息服務(wù)體系，也加大全社會檔案編研工作智慧軟硬件設(shè)施的投入，增強該領(lǐng)域財政資金支持，推動檔案編研。同時數(shù)字化轉(zhuǎn)型利于實現(xiàn)整個檔案管理工作的智能化，從而有效提高檔案管理的水平和層次。數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一個自上而下的過程，要加強領(lǐng)導(dǎo)層對數(shù)字化轉(zhuǎn)型認知的預(yù)見性，對基礎(chǔ)設(shè)施升級重要性有一個深刻的認識，深度參與和強力推動編研服務(wù)主動化，使資金投入向智能化設(shè)備傾斜。因此，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，檔案編研部門及單位要根據(jù)自身條件和客觀需求，用智能設(shè)備提升工作效率，促進檔案編研數(shù)字化和智能化發(fā)展。

2 數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下檔案編研工作面臨的挑戰(zhàn)

2.1 檔案編研材料收集的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)檔案編研材料收集方式為定期接收紙質(zhì)檔案。數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，檔案收集方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案不定期收集模式，檔案數(shù)據(jù)資源來源更多元化，內(nèi)容更豐富多樣。同時，新時期檔案產(chǎn)生的媒介也在演變，其取材于自然物資料、紙質(zhì)材料及以光、電、磁為代表的高分子復(fù)合材料等；檔案的形式也各式各樣，如短視頻、數(shù)字圖紙、數(shù)字專利等，這些對數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下檔案編研工作的信息的收集無疑形成巨大的挑戰(zhàn)。此外，大部分檔案機構(gòu)及部門工作思維方式缺乏創(chuàng)新，收集整理的檔案編研內(nèi)容受眾面較窄，禁錮于傳統(tǒng)媒介，把檔案編研當(dāng)成是“文獻考古”，在很長時間檔案編研工作僅限于紙質(zhì)的檔案，尤其是檔案相關(guān)圖書、報刊、期刊等，與外部新的媒介組織建立聯(lián)系的較少，尚未意識到檔案編研亟需拓寬檔案信息傳播的受眾范圍。因此，數(shù)字化轉(zhuǎn)型檔案編研工作的開展需要拓寬檔案資源收集渠道，加強對音頻、視頻等檔案信息資料的收集，以此避免檔案信息資源的遺失。

2.2 檔案編研技術(shù)的挑戰(zhàn)

當(dāng)下，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新和進步，各種數(shù)據(jù)等信息隨時可以被記錄成為檔案，檔案編研技術(shù)手段必然要經(jīng)歷這場數(shù)據(jù)時代技術(shù)革命的挑戰(zhàn)。面對挑戰(zhàn)，一方面需要在原有數(shù)據(jù)資源中進行整合；另一方面，需要規(guī)范編研過程中繁雜的檢驗流程，確保檔案信息的時效性、準(zhǔn)確性、可靠性。與此同時，要提升編研安全技術(shù)。安全性較高、性能較好的科研軟件對數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下的檔案編研大有益處，可避免數(shù)據(jù)遺失、盜竊等風(fēng)險。因此，檔案編研工作要將編研工作者個人主體性和數(shù)字時代的計算程序相結(jié)合，通過技術(shù)手段篩選、整理、加工二次信息，深入把握編研主題與內(nèi)容，以此獲得高質(zhì)量、有全局性和說服力的編研材料。

2.3 檔案編研服務(wù)的挑戰(zhàn)

檔案編研工作最基本的問題之一，即檔案編研“為誰編研”的問題，涉及檔案編研“由誰編研”“編研什么”和“怎樣編研”這一系列的問題，而檔案編研成果的受眾該如何理解是問題的關(guān)鍵。換而言之，在數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下，檔案編研成果信息資源服務(wù)的對象是“誰”，檔案信息的接收者是“誰”。新時期，檔案編研成果最重要的服務(wù)對象之一就是黨政領(lǐng)導(dǎo)，大量的檔案信息可以為其做出決策提供科學(xué)的參考依據(jù)，這也是數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下的檔案編研工作的首要任務(wù)之一。因此，新時代數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下的檔案編研工作，要緊密圍繞政府中心工作，大力開發(fā)利用好檔案信息資源，這既是檔案編研工作的立足點，也是提升檔案部門影響力、推動檔案編研工作可持續(xù)健康發(fā)展的不竭動力。人民大眾是檔案編研工作的重要受眾，服務(wù)群眾、服務(wù)民生是數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下檔案編研工作的重要內(nèi)容。新時期社會生活信息呈現(xiàn)出多元化的特點，人民大眾對于文化的需求也是多樣的。因而數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下的檔案編研工作要注重把好時代發(fā)展的脈搏，捕捉到新時期的時代熱點，借助新媒體，找到與人民大眾的契合點，編寫研究出線上、線下相結(jié)合的檔案編研成果，真正做到與人民群眾緊密聯(lián)系，圍繞社會大眾需求，編以實用，服務(wù)民生。

2.4 檔案編研安全的挑戰(zhàn)

推進數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下的檔案編研工作，需要樹立“把關(guān)人”意識。新時期檔案編研工作的發(fā)展離不開檔案信息資源共享平臺，檔案編研是對檔案信息資源進行管理開發(fā)及利用的重要手段，肩負著檔案信息準(zhǔn)確客觀的維護使命，以便檔案工作能夠更好地為人民大眾提供服務(wù)。同時，也為檔案數(shù)字化建設(shè)蓄勢賦能奠定基礎(chǔ)。檔案編研工作開展過程中，要謹慎對待檔案信息的選擇與處理，需要人員、信息、技術(shù)等資源的對外交流與合作。因此，作為檔案工作者要清晰地認識到，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下的檔案編研工作，必須要堅持總體國家安全觀，對所有的檔案信息都要有敬畏之心，做到大膽質(zhì)疑、小心求證，堅守檔案工作安全底線。

3 數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下加強檔案編研工作的對策

3.1 多元化的檔案編研主體

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，檔案編研主體呈現(xiàn)出多元化的趨勢，這也是編研工作應(yīng)對數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必然趨勢。傳統(tǒng)的檔案編研主體一般限于單位內(nèi)部，甚至局限于館內(nèi)部、室內(nèi)部，對于常規(guī)檔案工作開展的需求是可以滿足的。但在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，個性化、多元化的檔案需求往往需要較多的資源融合，這種融合呈現(xiàn)出靈活多變的特點，而傳統(tǒng)的檔案編研思維方式及方法不能滿足資源融合的需求。新時期，以檔案信息資源為基礎(chǔ)，政府機構(gòu)、企事業(yè)單位、社會組織及個人，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，共同進行編研工作，實時編輯和研究，及時且精準(zhǔn)地提供各部門檔案，以此提高檔案編研效率。多元化的檔案編研主體有效應(yīng)對了檔案形式和種類多樣化的挑戰(zhàn)，信息資源共享，讓信息在各類檔案編研人員中流通，使數(shù)字化信息得以順暢保存和傳遞，能夠有效解決短視頻、新媒體消息、消費記錄等編研資料收集的挑戰(zhàn)。此外，跨行業(yè)、跨部門的交流同樣會使數(shù)字信息資源更具有完整、全面的保存價值。

3.2 靈活化的檔案編研客體

依托檔案編研選題市場化，積極應(yīng)對資料編研技術(shù)的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)選題具有較強的政策性和指令性，其特性已不適應(yīng)數(shù)字化檔案信息的發(fā)展，不能滿足數(shù)字化轉(zhuǎn)型時代社會化和大眾化的需求。技術(shù)的不斷更迭，為檔案編研成果走向市場化提供了多樣化的選擇。同時，數(shù)字化編研大幅地縮短傳統(tǒng)編研周期，編研主體因此縮減了大量的時間成本，以此可以深入地去了解社會大眾的需求，促使檔案編研選題的針對性和目的性更強。同時，做到在橫向上拓寬市場化編研界限，使編研成果更多的融合市場需求；要求多個檔案部門的橫向聯(lián)系，共通合作做到資源互補，保證編研選題材料的完整性和編研成果的質(zhì)量。此外，在縱向上拓寬市場化編研界限，即國家、省、地、縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)各類檔案部門之間的縱向合作編研，共同面對和探討編研技術(shù)難題，以此提升編研的時效性、準(zhǔn)確性、可靠性。

3.3 彈性化的檔案編研服務(wù)

人工智能、云計算、大數(shù)據(jù)等數(shù)字技術(shù)為數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下的檔案編研工作、檔案共享提供了可能，檔案共享詮釋了檔案編研服務(wù)彈性化的內(nèi)涵，檔案編研從受眾的需求層次出發(fā)，順應(yīng)受眾習(xí)慣，致力于通過受眾來實現(xiàn)自身服務(wù)價值的最大化。由于檔案受閱者文化素質(zhì)水平、年齡閱歷、從事職業(yè)的不同，對檔案信息的理解不同，接受檔案程度差異巨大。因此，數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下的檔案編研要使用戶信息需求個性化、多樣化特征日益增強，讓用戶體驗成為彈性化檔案編研服務(wù)過程中的必然選擇。為此，深入研究用戶的利用需求，提高檔案受眾的社會檔案意識，保持增強檔案受眾與檔案信息的良性互動，對于檔案編研工作尤為重要。檔案編研工作者應(yīng)改變過去傳統(tǒng)的檔案編研組織結(jié)構(gòu)及工作模式，在組織結(jié)構(gòu)上應(yīng)該運用更多的彈性設(shè)計，使其組織結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)化，從而優(yōu)化數(shù)字檔案信息服務(wù)用戶與信息服務(wù)市場的傳遞效果。

3.4 多樣化的檔案編研資源技術(shù)與機制

強化技術(shù)運用。數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下的檔案編研工作要借助新技術(shù)，將檔案信息資源的收集及開發(fā)利用與新興科學(xué)技術(shù)相結(jié)合，線上、線下緊密聯(lián)合，助力各項檔案編研工作，使其傳播速度快、信息落地準(zhǔn)，實現(xiàn)異地檔案聯(lián)絡(luò)，方便各層級檔案編研人員和社會查閱者的溝通交流。同時，強化安全機制，建立常態(tài)化檔案安全運行機制。伴隨互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字化信息技術(shù)等新興科技的發(fā)展，檔案信息資源不斷豐富，人民大眾對檔案信息資源的需求也隨之提高，檔案信息資源利用率也隨之增加，這就要求建立完整的安全機制，常態(tài)化加密更新，定期檢查檢驗，確保檔案安全可以隨著技術(shù)條件的變化而不斷升級變化，以此增強研判能力，形成應(yīng)急處置工作合力。

結(jié)語

作為檔案工作的重要組成部分，數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下的檔案編研工作是一項基于多元化檔案編研主體、靈活化檔案編研客體、彈性化檔案編研服務(wù)、多樣化檔案編研資源技術(shù)與機制的創(chuàng)造性活動。隨著對檔案信息資源數(shù)字轉(zhuǎn)型要求的提出，新時期檔案工作者需要轉(zhuǎn)變檔案編研思維方式，不斷探索創(chuàng)新編研路徑，創(chuàng)造出高質(zhì)量的編研成果，從而實現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用的完善和優(yōu)化，活化檔案價值，更好地為社會提供檔案信息服務(wù)。

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作者簡介：張婷，碩士研究生，貴州大學(xué)檔案館（校史館）館員，研究方向：檔案管理、編研及研究。