建設(shè)項目檔案管理現(xiàn)狀與解決對策探析

摘 要：建設(shè)項目檔案作為記錄工程建設(shè)活動全過程的真實反應(yīng)，在建設(shè)過程中起到了非常關(guān)鍵的作用。建設(shè)項目由于工程建設(shè)周期長，投資數(shù)額大、參建單位眾多以及自身較為復雜等特點，由此產(chǎn)生了各種繁雜的檔案資料。在建設(shè)項目中，施工單位往往在潛意識中存在著“重工程，輕檔案”的思想，因此，建設(shè)項目檔案管理就成為建設(shè)工程項目管理中的薄弱環(huán)節(jié)。本文著重分析當前建設(shè)項目檔案管理的現(xiàn)狀，并根據(jù)問題提出相應(yīng)的解決對策，希望在日后的建設(shè)項目檔案管理工作中能夠提高檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項目；檔案管理；解決對策

建設(shè)項目作為國家重點基建工程項目，需要投入大量的人力、物力、財力去維持其建設(shè)周期。通常來講，建設(shè)項目分為工程建設(shè)開工前、工程項目實施過程中、工程項目竣工驗收、工程完工交付使用等幾個階段，每個階段都會隨著工程進度產(chǎn)生相應(yīng)的工程建設(shè)項目檔案資料。建設(shè)項目檔案是建設(shè)項目的重要組成部分，再加上建設(shè)項目檔案本身的特殊性，由此形成的檔案資料數(shù)量繁多，種類多樣，專業(yè)性極強，這就造成了建設(shè)項目檔案管理的難度極大。

因此，本文從實際工作經(jīng)驗出發(fā)，探究建設(shè)項目檔案管理的現(xiàn)實狀況、難點以及相應(yīng)的解決對策，為日后的建設(shè)項目檔案管理工作提供更多的思路。

一、建設(shè)項目檔案在建設(shè)工程中的重要作用

1.建設(shè)項目檔案與建設(shè)項目相互依存

在整個建設(shè)項目建設(shè)周期中，建設(shè)項目檔案與建設(shè)工程是同步生成的，并且，在后期建設(shè)工程實現(xiàn)了交工驗收后，項目檔案依然繼續(xù)產(chǎn)生后期利用的價值。建設(shè)項目檔案是建設(shè)項目竣工驗收的重要依據(jù)，也是建設(shè)項目后期合規(guī)性檢查的重要支撐。項目檔案驗收工作是整個項目竣工驗收工作的前提條件，同時沒有建設(shè)工程實施作為基礎(chǔ)的檔案資料也是無效的檔案。因此，在整個過程中，建設(shè)項目檔案與建設(shè)項目本身是不可分割的整體。

2.建設(shè)項目檔案體現(xiàn)建設(shè)工程的質(zhì)量

建設(shè)項目檔案記錄了整個建設(shè)工程項目從工程立項到竣工驗收的全部實施過程，同時也是整個建設(shè)項目從管理過程到質(zhì)量驗收的重要憑證和依據(jù)。當前，我國的建設(shè)項目種類各異且內(nèi)容繁雜，在量化分析和管理的共同推動下，對于建設(shè)項目的質(zhì)量評價不再是以簡單觀感為評價的核心，而是要以精確的數(shù)據(jù)資源和詳細的文本材料、圖紙作為評價質(zhì)量的核心體現(xiàn)，而這種以數(shù)據(jù)、資料為核心的資源是建立在項目檔案的基礎(chǔ)之上的，因此，建設(shè)項目質(zhì)量的綜合評定都需要大量的項目檔案所提供的現(xiàn)場資料來確定，項目檔案在建設(shè)工程中起到了決定性的作用，直接反映了工程現(xiàn)場建設(shè)質(zhì)量的高低。

3.建設(shè)項目檔案是建設(shè)單位工作的參考和依據(jù)

在建設(shè)項目整個生命周期中，建設(shè)項目檔案將在相當長一段時間內(nèi)發(fā)揮出重要的參考和憑證作用。建設(shè)項目檔案不僅記錄了整個工程從無到有的過程，更是決定了建設(shè)單位對后續(xù)項目是否具備相應(yīng)的管理能力，建設(shè)項目檔案對后期建設(shè)項目的運行、維護、改建、擴建工作以及對后續(xù)項目檔案的有序編制提供了先決條件。與此同時，建設(shè)項目檔案在維護項目權(quán)益、開展項目研究、查找數(shù)據(jù)信息等工作中都能發(fā)揮出重要的憑證作用，成為不可多得的寶貴資源，為方便建設(shè)單位對整個項目的后期把控提供了強有力的信息支撐。

二、建設(shè)項目檔案管理現(xiàn)狀

在建設(shè)項目工程中，項目檔案本應(yīng)該占據(jù)著非常重要的地位，但從當前的檔案管理現(xiàn)狀來看，在整個建設(shè)項目管理體系中還存在諸多需要解決的地方，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.項目檔案人員未參與項目合同的簽訂

建設(shè)項目合同往往是建設(shè)方和參建方之間互相制約、互相關(guān)聯(lián)的一種文本紐帶，同時也是建設(shè)項目實施過程的見證。項目檔案管理始終貫穿整個項目過程，在建設(shè)項目前期合同談判和簽訂過程中，部分單位只是項目管理部門參與其中的談判和簽約，根本沒有讓檔案部門的人員參與其中，這就造成了各參建單位對于最后形成的檔案質(zhì)量要求一無所知，導致形成的檔案同建設(shè)單位的要求相差較大。

2.項目檔案收集困難

項目檔案的收集工作是整個建設(shè)項目檔案管理工作的核心內(nèi)容，可以說項目檔案的收集質(zhì)量決定著后期項目檔案歸檔的完整性和系統(tǒng)性。鑒于建設(shè)項目檔案數(shù)量多，各單位形成的檔案資料極為分散且檔案工作不被各方所重視，無疑會大大增加后期項目檔案收集工作的難度。當前，在檔案收集的過程中，各參建單位往往在工程完工之后，才回過頭來補充各種檔案資料，一旦建設(shè)項目工程周期拖長，再加上管理人員的疏忽，就存在大量建設(shè)項目檔案遺失的可能性。

此外，很多參建單位為了保障工程進度，往往會將工程擺在首位而忽略檔案同步收集和整理的過程，但是，為保障項目檔案通過國家的檔案驗收及最終項目驗收，往往會在驗收之前對項目檔案進行突擊歸檔及查漏補缺工作，鑒于之前大量的資料簽署不完善，歸檔不齊全，缺乏項目檔案之間本該有的系統(tǒng)連續(xù)性。

所以，在如此倉促的時間內(nèi)根本無法保證項目檔案的歸檔質(zhì)量，最終導致大量的項目檔案分散在原始形成單位，甚至丟失，這樣的管理方式極易造成大面積的項目檔案無法歸檔，項目檔案涂改、破損、無效等現(xiàn)象時有發(fā)生。

3.項目檔案分類組卷標準不統(tǒng)一

當前工程建設(shè)項目大部分都實行總包和分包相結(jié)合的模式，各參建單位任務(wù)繁多，總包單位與分包單位職責界定不清晰，形成檔案的形式各異，移交的歸檔清單無法滿足需求，因此，在參建單位提供資料的時候，其檔案組卷分類方式根本無法滿足建設(shè)單位對于歸檔項目檔案的要求，這無疑加大檔案歸口管理部門對建設(shè)項目檔案的統(tǒng)一管理和后續(xù)利用的難度。因此，如何系統(tǒng)對建設(shè)項目檔案進行分類組卷，以及保障日后的檔案查找利用，同樣是建設(shè)項目檔案管理工作中較為突出的難題。

4.項目檔案專職人員缺口較大

項目檔案管理工作是一項復雜、煩瑣的工作，因此，要求項目檔案管理人員必須具備高度的責任心以及過硬的建設(shè)項目檔案管理知識和能力，這些都是專職項目檔案管理人員必須具備的素質(zhì)。但當前較為遺憾的是，許多負責項目檔案的人員都是各單位內(nèi)部的管理人員兼管檔案，有的部分單位甚至連相應(yīng)的資料管理員都沒有，所以，他們的業(yè)務(wù)水平無法與專業(yè)的項目檔案人員相提并論，根本不能勝任當前繁重復雜的建設(shè)項目檔案工作，特別是在當前我國重大建設(shè)項目越來越多，項目檔案體量越來越大的情況之下，現(xiàn)有的項目檔案管理專業(yè)人員配置無論從數(shù)量上，還是質(zhì)量上來看都無法滿足當前項目檔案工作的要求。

5.需完善項目檔案信息化環(huán)境

信息時代的大背景之下，大數(shù)據(jù)檔案是未來的趨勢所在。為適應(yīng)工作需求，建設(shè)項目檔案信息化程度必須要不斷提高，項目檔案的信息化環(huán)境包括了硬件環(huán)境、軟件環(huán)境、人力資源環(huán)境等多方面的因素，每一部分都直接影響著項目檔案信息化建設(shè)工作的有序開展，目前，項目檔案信息化還處于逐步探索的階段，建設(shè)單位務(wù)必要為項目檔案信息化建設(shè)提供更多的支撐和幫助。

三、建設(shè)項目檔案管理現(xiàn)狀的解決對策

從上述建設(shè)項目檔案管理現(xiàn)狀來看，項目檔案管理還存在諸多弊病，因此，為了提高建設(shè)項目檔案管理水平，作者根據(jù)自身工作經(jīng)驗及相關(guān)的檔案管理辦法和制度，提出了一些淺顯的解決對策，希望能在以后的項目檔案工作中攻克這些難點。

1.將項目檔案管理納入項目合同管理

建設(shè)項目在前期雙方簽訂合同的時候，部分建設(shè)單位在項目檔案的歸檔質(zhì)量要求方面未提出明確要求，以至于在項目檔案移交的時候發(fā)現(xiàn)很大部分的檔案資料根本不符合檔案部門的歸檔要求，造成了項目檔案驗收以及后期項目檔案利用的拖沓。

因此，在建設(shè)單位與項目參建單位簽訂合同的時候，必須設(shè)立專門的條款，明確項目檔案的管理責任，要將項目檔案管理方面的內(nèi)容加入合同管理中，并邀請項目檔案人員參加相關(guān)合同的簽訂儀式，并形成相關(guān)會議紀要，包括對形成項目檔案的整理標準、質(zhì)量要求、歸檔范圍、歸檔時間、違約費用，以及對監(jiān)理部門的審查責任等都要提出明確的要求，以此來保障整個建設(shè)項目檔案的歸檔質(zhì)量。

2.完善建設(shè)項目檔案管理的相關(guān)制度和體系

首先，建設(shè)單位作為整個建設(shè)項目的管理者，在項目建設(shè)啟動初期就要積極組織各參建單位共同建立覆蓋各單位的項目檔案管理體系和制度，并將項目檔案管理納入各單位的項目管理體系中。

其次，強化項目檔案的管理力度，制定建設(shè)單位的項目專項檔案的實施細則，建設(shè)單位必須與總包單位一起層層落實項目檔案歸檔責任，明確責任主體、責任范圍。

最后，雙方必須對項目檔案的歸集工作給予足夠的重視，根據(jù)《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》，各參建單位必須嚴格落實建設(shè)項目檔案的歸檔范圍、整理標準和質(zhì)量要求。

3.培養(yǎng)更專業(yè)的項目檔案管理人才

當前項目檔案人員的質(zhì)量參差不齊，要想全面提高建設(shè)項目檔案管理水平，很重要的一點便是對專業(yè)人才的培養(yǎng)，目前，很多項目檔案人員的學歷及專業(yè)還不足以完全勝任項目檔案管理工作（如表1）。

首先，建設(shè)單位和各參建單位必須嚴格把關(guān)項目檔案管理人員的招聘標準，不能盲目選擇或者借調(diào)項目檔案管理人員。

其次，必須加大對項目檔案管理人員的培訓力度，建設(shè)單位可聘請建設(shè)項目檔案方面的專家為各參建單位的檔案人員或者資料管理人員進行專業(yè)技術(shù)培訓，使其技術(shù)能力達到專業(yè)的項目檔案人員的要求。

最后，建設(shè)單位要同參建單位一起建立相關(guān)的檔案考核機制，嚴格落實多勞多得的獎懲分配制度，從而調(diào)動項目檔案管理人員的積極性，保障項目檔案的質(zhì)量。

4.加強對施工過程的把控及檢查

建設(shè)單位必須與監(jiān)理單位聯(lián)合起來加強對施工過程的把控。依據(jù)檔案管理辦法的相關(guān)要求，加強對各參建單位項目檔案管理工作的監(jiān)督指導，要督促各單位對項目檔案及時進行歸檔，檢查項目檔案的收集、整理、組卷等工作，必須做到項目檔案與項目工程建設(shè)同步進行，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并按照約定的時間進行問題整改回復。在整個施工過程中，項目檔案的完整性和有效性是檔案工作的核心，建設(shè)單位必須與施工階段的各參建單位保持密切溝通，既要保證施工材料的質(zhì)量過關(guān)并形成檢驗報告，又要對施工技術(shù)相關(guān)的操作流程進行嚴格管理并形成日志，這些檔案數(shù)據(jù)和原始記錄必須在項目檔案中去體現(xiàn)。

同時，在設(shè)計圖、施工圖、竣工圖等反映工程施工過程的圖紙中必須將變更內(nèi)容逐一體現(xiàn)，在竣工驗收的時候注意施工質(zhì)量分部、分項、檢驗記錄及工程驗收記錄、簽字、蓋章手續(xù)是否完善等。加強對項目施工過程檔案的把控不僅能夠大大提高建設(shè)項目檔案的完整性和有效性，還能夠為整個建設(shè)工程的施工質(zhì)量提供強有力的保障。

5.加強建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)

當前，單純的人力資源已經(jīng)不能夠完全滿足建設(shè)項目檔案的繁重工作，要想提高建設(shè)項目檔案的管理水平，準確把控項目檔案的完整性、有效性、系統(tǒng)性、安全性，就必須創(chuàng)新項目檔案管理模式。建設(shè)單位在項目檔案全過程管理之外，檔案信息化建設(shè)的開展也必須進一步提上日程，數(shù)字化檔案的建設(shè)不僅僅能夠大大降低人工成本和時間成本，更能夠從管理模式上對項目檔案的規(guī)范化管理提供強有力的技術(shù)支撐和后期利用保障，因此，項目檔案信息化建設(shè)就是未來建設(shè)項目檔案管理的趨勢和方向。

四、結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟不斷發(fā)展，越來越多的建設(shè)工程項目已經(jīng)開始實施，基建大國的建設(shè)數(shù)量已經(jīng)不斷突破人們的認知，而建設(shè)項目檔案是建設(shè)項目中最為重要的信息資源，只有妥善管理和利用，才能夠更好地推動建設(shè)項目的發(fā)展和進程。建設(shè)項目檔案詳細記錄了建設(shè)項目中的每一個細節(jié)，這些檔案不僅對建設(shè)項目施工人員有著重要的指導作用，還能為建設(shè)項目管理人員的決策提供正確的方向，能有效避免因錯誤決策而造成的項目合規(guī)性下降，最大限度地保障建設(shè)項目的質(zhì)量和安全?？傊?，建設(shè)項目檔案是決定整個項目管理能否順利的關(guān)鍵因素，而建設(shè)項目檔案的有序管理又是項目檔案是否完備的前提條件。相信在今后建設(shè)單位和參建單位的共同努力下，建設(shè)項目檔案可以在建設(shè)項目管理這條康莊大道上越走越好，從而提升各單位建設(shè)項目檔案的綜合管理能力，并在日后為更大的平臺提供項目檔案信息存儲和利用服務(wù)打下堅實的基礎(chǔ)。

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（作者單位：中國核動力研究設(shè)計院）

作者簡介：常宇辰（1990—），男，漢族，河北保定人，碩士，館員，研究方向：項目檔案收集與整理。