探究新時期企業(yè)辦公室管理及方法創(chuàng)新

劉暉

【摘? 要】在我國社會經濟發(fā)展步入新時期的時代背景下，企業(yè)也獲得了更多的發(fā)展機遇。在企業(yè)經營過程中，辦公室承擔著重要的工作職責和任務。新時期企業(yè)辦公室管理工作的開展，面臨著新的問題，應當采用新的工作方法與策略，提高辦公室管理工作的實效性。論文對企業(yè)辦公室管理工作進行分析，結合新時期的新興科學技術，對如何創(chuàng)新企業(yè)辦公室管理方法進行闡述，以期為新時期企業(yè)良好發(fā)展提供幫助。

【關鍵詞】新時期；企業(yè)辦公室；管理工作；管理方法；創(chuàng)新策略

【中圖分類號】F279.23【文獻標志碼】A【文章編號】1673-1069（2023）05-0134-03

1 引言

辦公室是企業(yè)，尤其是國有企業(yè)的核心組成部門之一，在企業(yè)經營發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，其日常工作呈現出復雜煩瑣的特點，需要對企業(yè)內部各個部門工作進行溝通協(xié)調。在新時期市場競爭愈發(fā)激烈的背景下，企業(yè)面臨著更大的競爭壓力，如何通過提高辦公室管理水平，幫助企業(yè)應對市場競爭與挑戰(zhàn)，推動企業(yè)實現高水平發(fā)展，成為企業(yè)經營過程中一個關鍵的問題?；诖?，文章對新時期企業(yè)辦公室管理及方法創(chuàng)新進行探究，具有重要價值和現實意義。

2 新時期企業(yè)辦公室管理工作概述

2.1 辦公室管理職能與內容

企業(yè)辦公室管理工作在開展過程中的首要職能是制定并完善企業(yè)各項規(guī)章制度，并做好企業(yè)常規(guī)管理。企業(yè)在成立辦公室部門時，辦公室就需要根據企業(yè)的實際情況與要求，制定科學合理的規(guī)章制度，為企業(yè)內部各項工作業(yè)務的開展確定規(guī)范標準，保障企業(yè)各項業(yè)務活動能夠有序開展，并引導企業(yè)向預定發(fā)展方向與目標前進。同時，辦公室需要完成企業(yè)日常管理工作，如文件收發(fā)、賓客接待、崗位安排等工作，并在工作中形成和彰顯企業(yè)文化價值，實現企業(yè)文化宣傳，并確保企業(yè)能夠正常經營[1]。對于企業(yè)而言，辦公室是各項規(guī)章制度以及工作指示的發(fā)布部門，掌握著企業(yè)的發(fā)展方向。其次，辦公室管理工作需要輔助企業(yè)進行管理決策。辦公室是企業(yè)內的綜合性部門，其能夠在處理日常行政事務以及協(xié)調各部門工作之中獲得企業(yè)經營發(fā)展的各方面情況和信息，并對企業(yè)各項重要資料進行留存。因此，企業(yè)辦公室能夠通過自身工作開展中所積累的資源與信息，在企業(yè)決策過程中提出針對性建議，從而幫助企業(yè)決策，提高決策的科學性和可行性。最后，辦公室能夠統(tǒng)籌處理企業(yè)內部各部門以及與其他企業(yè)之間的關系。從辦公室管理工作本質角度進行分析，辦公室發(fā)揮的作用就是上傳下達、左右溝通，聯(lián)系各個崗位員工以及各層級領導，實現信息的高效反饋與傳達，是企業(yè)各方溝通的重要銜接部門。在企業(yè)經營過程中，辦公室需要站在整體角度，統(tǒng)籌各部門工作，并監(jiān)督和管理基層部門實際運轉情況，協(xié)調處理各類問題。同時，辦公室也需要負責與其他企業(yè)之間的合作與業(yè)務對接工作，確保企業(yè)內部工作以及外部合作均處于流暢運行狀態(tài)。

2.2 辦公室管理工作特征

辦公室管理工作有3方面的顯著特征：第一，服務性特征。服務性特征是指企業(yè)辦公室管理工作的開展，需要服務于企業(yè)整體，包括企業(yè)的基層、中層以及高層。首先，辦公室需要服務于企業(yè)基層員工。在日常工作中，幫助基層員工解決工作中存在的問題，激發(fā)員工工作積極性，并營造出良好的工作氛圍，提高員工工作水平，向企業(yè)中高層反映基層員工的工作建議以及相關需求。其次，辦公室需要服務于企業(yè)中層各個部門。辦公室需要積極主動與各個部門進行溝通，做好領導與部門、部門與部門以及員工與部門之間的協(xié)調工作，提高員工、部門以及管理層領導之間信息溝通傳達的效率，使企業(yè)整體能夠流暢運轉。最后，辦公室需要服務于領導。辦公室應當根據領導指示，協(xié)助領導完成工作[2]。

第二，復雜性特征。辦公室管理工作需要處理企業(yè)內部大小事務，各種事務類型多樣，涉及不同方面，因此辦公室人員在處理復雜事務時，需要深入了解事務各個方面，堅持以人為本的管理原則，具體問題具體分析，針對性進行處理。因此，企業(yè)辦公室管理工作的開展需要花費辦公室人員的大量時間和精力。

第三，辦公室管理工作具有困難性特征。由于辦公室管理工作主要涉及各個人員、部門的協(xié)調溝通以及信息的傳達反饋，因此容易受到誤解，增加工作開展的難度。同時，辦公室管理工作往往具有時效性特點，且涉及多個專業(yè)領域，工作需要在限定時間內有效完成，難度較大。

3 新時期企業(yè)辦公室管理現狀

3.1 管理方式老舊落后

在國家社會發(fā)展的新時期，企業(yè)辦公室管理工作必須要緊跟時代發(fā)展的趨勢和腳步，創(chuàng)新管理方式，提高辦公室管理工作開展水平。當前企業(yè)辦公室管理工作方式存在著老舊落后的問題，辦公室內部管理采用“一言堂”模式，辦公室參與企業(yè)管理則采用“跟屁蟲模式”。在辦公室內部管理中，員工照本宣科執(zhí)行辦公室領導要求，各個工作的開展以及決策的制定缺乏民主性，無法展現出員工的個人能力與素質，打擊了員工工作的主動性和積極性。在辦公室參與企業(yè)管理中，辦公室領導與員工往往只會根據企業(yè)領導的命令與指示開展工作，無法提出自身的建議，導致辦公室成為企業(yè)的后勤部門，在此情況下，員工無法通過工作提升自身能力素質實現個人發(fā)展，辦公室部門也無法充分發(fā)揮出自身所具有的功能和作用。

3.2 管理制度存在不足

企業(yè)辦公室工作的開展需要制度作為支撐，規(guī)范的辦公室管理制度，是保障工作順利開展的重要前提和基礎，也是辦公室管理實現創(chuàng)新的基本要求。當前部分企業(yè)，尤其是部分國有企業(yè)，辦公室管理制度存在較大的漏洞和不足，缺乏約束能力以及制約能力，管理制度并未對員工的工作內容、標準規(guī)范等方面進行要求，導致辦公室管理工作的開展受到限制，工作實際開展過程中出現混亂、隨意等情況，降低了工作效率[3]。同時，管理制度的不完善也導致辦公室管理工作人員服務意識無法得到提升。通常而言，管理制度中會明確要求工作人員提高自身服務意識，做好辦公室管理與服務工作，發(fā)揮工作效果。但管理制度存在不足的情況下，工作人員不會受到制度的約束，工作中容易出現消極怠工的情況，不僅無法提升自身的服務意識，還會同時降低工作效果和工作開展水平。

3.3 管理人員素質較低

當前企業(yè)辦公室管理工作中，還普遍存在著管理人員綜合素質能力水平不足的情況。許多企業(yè)，尤其是國有企業(yè)，對于辦公室管理人員的認識存在誤區(qū)，認為辦公室人員的主要工作就是完成企業(yè)的后勤工作，工作內容缺乏專業(yè)性和技術性，工作定位就是“干雜活”。受到此錯誤思想觀念的影響，企業(yè)在招聘辦公室管理人員時，并未設置較高標準，也未對應聘人員的綜合素質進行全面考察，導致錄用員工的整體能力水平較為一般，進而降低了辦公室管理工作的開展水平。同時，部分工作人員工作積極性和創(chuàng)新能力不足，并未在工作中努力提高自身能力，不利于辦公室管理工作的持續(xù)優(yōu)化和進步，從而阻礙企業(yè)良好發(fā)展。

4 新時期企業(yè)辦公室管理方法的創(chuàng)新策略

4.1 以信息技術為依托，更新管理方式

在社會進入信息化時代的背景下，信息技術在社會生產生活中應用的范圍不斷擴大，信息技術極大地推動了所應用行業(yè)領域的發(fā)展。在企業(yè)辦公室管理工作開展中，信息技術也擁有廣闊的應用空間。有效應用信息技術，能夠使企業(yè)辦公室管理工作順應時代發(fā)展變化，提高工作效率。在實際應用中，企業(yè)辦公室應當建立企業(yè)內部微信、QQ、釘釘等通訊軟件工作群，將企業(yè)工作規(guī)章制度、工作內容總結以及其他事務要求統(tǒng)一發(fā)布至工作群中，各個部門員工均能夠通過工作群直接獲取相關信息，滿足企業(yè)內部各個部門以及員工之間的溝通交流需求，同時提高企業(yè)工作指示、要求等內容傳達的效率。例如，企業(yè)可以充分應用智能會議系統(tǒng)等軟件，要求企業(yè)內部會議、工作報告等通過軟件完成，利用軟件輔助企業(yè)開展各項運營工作，提高企業(yè)業(yè)務工作流程辦理的效率。同時，企業(yè)也可以充分利用信息技術做好團建工作。例如，辦公室可以通過視頻平臺軟件記錄的方式，將企業(yè)內部工作進行記錄，在進行工作總結時，可以依靠視頻內容的展示，針對性解決當前辦公室管理工作開展中的不足。有效應用信息技術，對辦公室管理工作方式進行持續(xù)更新，能夠提高企業(yè)辦公室工作開展水平。

4.2 明確管理目標，實現精細化管理

目標是企業(yè)發(fā)展的導向，也是企業(yè)能夠實現良好發(fā)展的關鍵之一。在辦公室日常管理工作開展過程中，工作人員需要結合企業(yè)當前經營情況以及發(fā)展歷史，明確企業(yè)管理目標，科學合理的管理目標能夠提高企業(yè)各個部門的工作效率。企業(yè)管理者應當依照明確的管理目標，不斷對管理要求規(guī)范等進行細化處理，使管理工作能夠貫徹于企業(yè)經營發(fā)展中的各個流程與環(huán)節(jié)，發(fā)揮出辦公室管理工作的作用和價值。一方面，企業(yè)在制定管理目標前需要全面對企業(yè)當前客觀條件以及市場變化情況進行調研，對企業(yè)自身以及市場環(huán)境進行綜合評價，以評價結果為基礎制定科學合理的企業(yè)管理目標，保障企業(yè)管理目標能夠符合企業(yè)經營實際，并推動企業(yè)良好發(fā)展。另一方面，企業(yè)應當將精細化管理同步落實于企業(yè)外部合作業(yè)務中。在與外部企業(yè)進行合作對接時，企業(yè)需要根據合作內容以及合作方企業(yè)特點，針對性制定接待服務各項細則與要求，并對工作人員進行針對性培訓，使工作人員能夠靈活運用自身所掌握的專業(yè)知識，細致入微地完成接待服務，以精細化的接待服務使合作企業(yè)得到更加舒適的接待體驗，提高合作成功率，為企業(yè)帶來更高經濟收益[4]。

4.3 完善辦公室管理制度，創(chuàng)設良好工作環(huán)境

科學合理的辦公室管理制度，是營造公平公正工作環(huán)境以及保障辦公室管理工作開展水平的重要基礎和前提。辦公室管理制度的完善，一方面需要建立明確的工作管理制度。具體而言，企業(yè)需要以自身情況為根本，以同行業(yè)其他企業(yè)工作管理制度為參考，確立符合企業(yè)特點的工作管理制度，對辦公室人員工作開展的目標、要求、流程等進行規(guī)范和約束，從而保障辦公室管理工作開展的有序性與有效性。另一方面，企業(yè)需要建立完善員工考核評價激勵制度，根據當前企業(yè)辦公室業(yè)務開展情況與員工整體素質水平，持續(xù)完善員工考核評價激勵制度內容與細節(jié)，讓員工為自身工作失誤負責，承擔相應代價。同時為員工提供獲得優(yōu)越獎勵的機會，將員工薪資福利待遇與工作結果相掛鉤，從而有效提高員工工作積極性，端正員工工作態(tài)度。同時，完善辦公室管理制度，還需要同步建設辦公室監(jiān)督制度，嚴格執(zhí)行監(jiān)督制度，確保監(jiān)督制度貫徹于辦公室管理工作始終，使辦公室管理工作的開展能夠受到監(jiān)督，防止出現辦公室“亂管理”的情況，保障辦公室管理工作能夠有序開展，使辦公室管理工作能夠發(fā)揮其作用和價值。此外，企業(yè)需要定期開展團建活動，通過團建活動增強企業(yè)員工的凝聚力，讓員工在團建活動中認可、接受企業(yè)文化價值，創(chuàng)設出良好的工作環(huán)境，提高辦公室管理工作開展水平。

4.4 提升辦公室人員素質，更新管理理念

企業(yè)辦公室管理工作的開展水平受到工作人員專業(yè)能力和綜合素質水平的直接影響。因此，企業(yè)必須要采取多種措施提升辦公室人員素質。具體而言，企業(yè)應當從辦公室人員的招聘以及內部培訓兩個角度著手提升工作人員綜合素養(yǎng)。在招聘方面，企業(yè)需要根據自身情況設定合理的招聘標準，在招聘過程中需要嚴格依照標準對應聘人員的專業(yè)能力與綜合素質進行全面考察，從而錄用高水平工作人員。在內部培訓方面，企業(yè)應當通過專家講座、實踐指導等方式，不斷提升在職工作人員的專業(yè)水平，并定期對員工參與培訓的情況與結果進行記錄、總結和反思，從而提高辦公室管理工作開展效果。此外，企業(yè)也需要更新工作人員的管理理念，通過加強先進理念思想宣傳教育的方式，在潛移默化中更新工作人員管理理念與思想。管理人員也需要突破傳統(tǒng)刻板的管理理念，積極參與到企業(yè)培訓活動中，加強自身工作專業(yè)理論知識學習，貫徹以人為本的管理思想，讓企業(yè)管理和企業(yè)工作更加具有“人情味”，使企業(yè)其他部門員工能夠充滿熱情地參與到工作中，實現員工與企業(yè)的共同發(fā)展。

4.5 協(xié)調企業(yè)部門管理，發(fā)揮辦公室作用

協(xié)調職能是辦公室工作中的重要職能之一，辦公室協(xié)調工作水平直接影響到企業(yè)內部各個部門之間的正常運轉，影響到企業(yè)的正常經營和發(fā)展。國有企業(yè)規(guī)模大、企業(yè)內部部門眾多且工作內容復雜，對辦公室協(xié)調工作提出了更高的要求。在此情況下，辦公室人員需要在日常工作中不斷深化對各個部門的認知，了解其他部門的工作內容以及人員配置，提高協(xié)調工作效果。具體而言，企業(yè)需要做好員工基本信息收集工作，將統(tǒng)計信息分發(fā)至辦公室部門中，要求辦公室工作人員熟練掌握企業(yè)其他員工情況。同時，辦公室也應當定期組織與各個部門之間的聯(lián)誼活動，讓各個部門負責人對本部門情況進行介紹，在聯(lián)誼活動中加強對其他部門認知，化解部門之間存在的芥蒂或矛盾，從而在企業(yè)內部建立起更加緊密的工作聯(lián)系。此外，企業(yè)辦公室需要利用新興科學技術，如大數據、云計算、5G通信等技術，搭建信息化溝通交流平臺，使企業(yè)各個部門能夠通過內部溝通交流平臺實現實時通信，顯著提高企業(yè)內部各個部門協(xié)作效率與合作水平，提高企業(yè)運轉的流暢度，從而推動企業(yè)高水平發(fā)展[5]。

5 結語

綜上所述，在企業(yè)經營發(fā)展過程中，辦公室工作具有重要作用，是企業(yè)的核心部門。在新時期企業(yè)所面臨的市場競爭壓力不斷增大的背景下，企業(yè)必須要重視辦公室管理工作的開展，從多個方面分析當前辦公室管理工作存在的不足。本文對新時期企業(yè)辦公室管理工作開展現狀進行闡述，并提出了創(chuàng)新辦公室管理工作的方法，希望能夠幫助提高辦公室管理工作開展水平。

【參考文獻】

【1】周涌，高吉祥.新時期企業(yè)辦公室管理工作的創(chuàng)新途徑[J].辦公室業(yè)務，2019（06）：10-11.

【2】呂華文.新時期優(yōu)化企業(yè)辦公室行政管理工作的策略[J].老字號品牌營銷，2022（07）：141-143.

【3】張紅.新時期企業(yè)辦公室管理及方法創(chuàng)新[J].商訊，2021（05）：117-118.

【4】王冉冉.新時期企業(yè)辦公室管理及方法創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務，2020（20）：17+62.

【5】盧晟祺.信息化背景下國企辦公室管理模式的革新策略[J].化工管理，2022（08）：1-3.