新形勢(shì)下ALL-in-One標(biāo)準(zhǔn)化、精益化管理中醫(yī)療檔案管理的優(yōu)化策略探究

黃荷　顏艷　羅林才　莫雪蘭　周小瀟

新形勢(shì)下ALL-in-One標(biāo)準(zhǔn)化、精益化管理中醫(yī)療檔案管理的優(yōu)化策略探究

文/黃 荷 顏 艷 羅林才 莫雪蘭 周小瀟

摘 要：醫(yī)療檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，已成為醫(yī)院強(qiáng)化精益管理、推進(jìn)高質(zhì)量發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。新形勢(shì)下，優(yōu)化醫(yī)療檔案管理，以一體化思維對(duì)醫(yī)療檔案進(jìn)行整合規(guī)劃，推進(jìn)醫(yī)療檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，并借助檔案管理信息化與知識(shí)管理基本架構(gòu)有效達(dá)成溝通、整合與分享，強(qiáng)化醫(yī)院各部門(mén)對(duì)醫(yī)療檔案的綜合運(yùn)用，可最大限度地挖掘醫(yī)療檔案的潛在價(jià)值。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療檔案；All-in-one；標(biāo)準(zhǔn)化；精益化；管理

隨著公立醫(yī)院綜合改革全面深化和信息化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)，強(qiáng)化醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，構(gòu)建科學(xué)、規(guī)范、高效的醫(yī)療管理和服務(wù)模式，已然成為當(dāng)前各級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)強(qiáng)化醫(yī)院精益管理，推進(jìn)高質(zhì)量發(fā)展的重要方向和必然選擇。

醫(yī)療檔案作為醫(yī)院管理和發(fā)展的重要組成部分，是公立醫(yī)院在醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，用于記載醫(yī)療活動(dòng)過(guò)程、醫(yī)療活動(dòng)細(xì)節(jié)及醫(yī)療活動(dòng)結(jié)果的資料，醫(yī)療檔案管理絕不僅僅是將醫(yī)院各部門(mén)所收集到的醫(yī)療信息進(jìn)行簡(jiǎn)單整理，而是直接關(guān)系到醫(yī)療教學(xué)、科研、疾病預(yù)防、醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理、醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展歷史及法律等各個(gè)方面。優(yōu)化醫(yī)療檔案管理可強(qiáng)化對(duì)醫(yī)院管理、醫(yī)療診治、醫(yī)療研究等各項(xiàng)工作的支持力度，優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)流程及醫(yī)療資源配置，提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和水平，不斷滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的醫(yī)療服務(wù)需求。

一、新醫(yī)改對(duì)優(yōu)化醫(yī)療檔案管理的促進(jìn)作用

1.新醫(yī)改對(duì)醫(yī)療檔案管理工作的促進(jìn)作用

新一輪醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，旨在推進(jìn)我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。公立醫(yī)院作為我國(guó)醫(yī)療服務(wù)體系的主體，其改革發(fā)展理所應(yīng)當(dāng)成為深化醫(yī)改的主場(chǎng)，而檔案管理作為醫(yī)院管理的重要一環(huán)，承載著醫(yī)院的歷史文化、開(kāi)展活動(dòng)、重大記錄和醫(yī)療查詢，是醫(yī)療追溯的核心來(lái)源和法律依據(jù)，對(duì)醫(yī)患雙方起著雙重保護(hù)，并為醫(yī)院的發(fā)展和決策提供咨詢。目前，醫(yī)療檔案管理理論的缺乏和不一致性、管理體制陳舊落后、管理方法簡(jiǎn)單草率，導(dǎo)致我國(guó)醫(yī)療檔案管理中的矛盾和問(wèn)題日益凸顯。在醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展中，如何充分、合理、有效地利用海量的醫(yī)療檔案信息數(shù)據(jù)，助推醫(yī)院精細(xì)化管理和高質(zhì)量發(fā)展，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理理念、管理模式、工作流程、技術(shù)手段、利用效率等都提出了更高的要求。

2.信息技術(shù)對(duì)醫(yī)療檔案管理工作的促進(jìn)作用

近年來(lái)，隨著信息技術(shù)快速發(fā)展和信息基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的不斷完善，尤其是大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革激發(fā)出醫(yī)院信息化建設(shè)的動(dòng)力，在國(guó)家層面對(duì)醫(yī)院信息化建設(shè)的政策推動(dòng)下，我國(guó)醫(yī)院信息化發(fā)展進(jìn)入新的發(fā)展階段，以電子病歷為核心的醫(yī)院信息化建設(shè)，其目的是應(yīng)用信息化手段全面提升臨床診療工作的智慧化程度，推進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部信息系統(tǒng)集成整合，推進(jìn)醫(yī)療數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理應(yīng)用，加快臨床診療無(wú)紙化進(jìn)程，為檔案管理工作的開(kāi)展注入全新活力。醫(yī)院的檔案數(shù)據(jù)可以利用信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子化的檔案管理，通過(guò)入庫(kù)、保存、鑒定、檢索、利用、編輯、研究等多重環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理模式。這種方式也將提高檔案信息的檢索率，推進(jìn)檔案信息管理的共享化，達(dá)到便于存儲(chǔ)、計(jì)算和利用的檔案管理目標(biāo)。

二、新醫(yī)改下優(yōu)化醫(yī)療檔案管理工作的思維轉(zhuǎn)變

1.提升服務(wù)性思維

檔案利用是檔案管理的主要目的，但大多數(shù)醫(yī)院往往將工作重點(diǎn)放在如何提升醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)、業(yè)務(wù)范圍拓展層面，缺乏對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理的關(guān)注，沒(méi)有充分意識(shí)到檔案數(shù)據(jù)管理對(duì)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)發(fā)展的重要性。醫(yī)療檔案作為醫(yī)院的一種無(wú)形資產(chǎn)，是醫(yī)院常規(guī)工作不可分割的部分，集中反映了醫(yī)院系統(tǒng)化管理的運(yùn)行情況，對(duì)維持醫(yī)療機(jī)構(gòu)正常運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)揮著重要的服務(wù)職能作用，為醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃和科學(xué)決策提供可行性分析。新醫(yī)改形勢(shì)下，醫(yī)院檔案管理將呈現(xiàn)更加多元化、復(fù)雜化和多樣化的發(fā)展態(tài)勢(shì)，提升醫(yī)院檔案管理的服務(wù)性思維，促進(jìn)醫(yī)療檔案從原本單一的收集和儲(chǔ)存功能向提高分析和使用功能轉(zhuǎn)變，提高檔案在醫(yī)院發(fā)展中的服務(wù)功能，是醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展的迫切需要。

2.樹(shù)立共享性思維

目前，大部門(mén)醫(yī)療機(jī)構(gòu)在醫(yī)療檔案管理中只是簡(jiǎn)單歸類和存放，沒(méi)有意識(shí)到該項(xiàng)工作與其他部門(mén)工作的銜接關(guān)系，不同部門(mén)之間的配合度較低，醫(yī)療檔案無(wú)法充分發(fā)揮價(jià)值。打破醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門(mén)檔案信息自成體系的局面，建立各部門(mén)的合作機(jī)制，共同搭建檔案信息共享數(shù)據(jù)庫(kù)，依法開(kāi)放檔案數(shù)據(jù)信息，促進(jìn)檔案信息橫向和縱向的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)檔案信息大數(shù)據(jù)的資源共享和深度應(yīng)用，是互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)療背景下強(qiáng)化醫(yī)療檔案精細(xì)化管理，提升檔案運(yùn)用質(zhì)效的必由之路。

3.樹(shù)立數(shù)據(jù)化思維

隨著信息化技術(shù)在醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域的應(yīng)用，更多的醫(yī)院檔案信息趨向于以數(shù)據(jù)流的方式產(chǎn)生。譬如，傳統(tǒng)的醫(yī)療檔案管理模式是在病人康復(fù)出院后才進(jìn)行醫(yī)療數(shù)據(jù)的收集和整理，由此形成的醫(yī)療檔案具有一定的滯后性。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，病人在掛號(hào)、收費(fèi)、住院、檢查、出院的任何一個(gè)環(huán)節(jié)均會(huì)產(chǎn)生數(shù)據(jù)信息，這種在治療過(guò)程中生成的醫(yī)療檔案具有數(shù)據(jù)流的特點(diǎn)。數(shù)據(jù)化思維也由此成為大數(shù)據(jù)環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作者不可或缺的一項(xiàng)重要思維能力。

三、ALL-in-One標(biāo)準(zhǔn)化、精益化醫(yī)療檔案管理體系的構(gòu)建

1.利用四級(jí)文件類別+編碼促進(jìn)醫(yī)療檔案分層分級(jí)管理

DNV作為一種基于風(fēng)險(xiǎn)的國(guó)際醫(yī)療認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，以“風(fēng)險(xiǎn)管控”為核心內(nèi)容，該標(biāo)準(zhǔn)以ISO9001質(zhì)量管理體系為基礎(chǔ)，建立醫(yī)療質(zhì)量管理體系四級(jí)文件，為醫(yī)療檔案精細(xì)化管理提供了一種全新的思路和視角。

首先，依據(jù)精細(xì)化流程管理的頂層設(shè)計(jì)要求，將醫(yī)療檔案納入醫(yī)院質(zhì)量管理四級(jí)文件架構(gòu)體系，按一級(jí)文件質(zhì)量手冊(cè)（Quality Manual）、二級(jí)文件管理程序（Quality Procedure）、三級(jí)文件操作程序（Working Instruction）、四級(jí)文件表格記錄（Table/Record）等結(jié)構(gòu)進(jìn)行共性、個(gè)性文件梳理和層級(jí)劃分，奠定醫(yī)療檔案標(biāo)準(zhǔn)化層級(jí)架構(gòu)基礎(chǔ)。其次，在四級(jí)文件類別基礎(chǔ)上對(duì)各層級(jí)醫(yī)療檔案設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化編碼，統(tǒng)一編碼格式，構(gòu)成檔案文件的唯一編碼，有效地對(duì)醫(yī)療檔案進(jìn)行分層分類和標(biāo)準(zhǔn)化管理。此種檔案管理模式對(duì)患者診療過(guò)程中，分散于各科室的大量醫(yī)療文件進(jìn)行了整合，建立由橫軸、縱軸組成的醫(yī)療檔案經(jīng)緯架構(gòu)，構(gòu)建一套系統(tǒng)、完善、科學(xué)、規(guī)范的All-in-one醫(yī)療檔案管理模式。以此方式所建設(shè)完成的醫(yī)療檔案文件管理體系，有效建立文件與文件間、文件與表單間的互動(dòng)與緊密關(guān)系，醫(yī)療檔案管理從“零敲碎打”轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)整合，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案的一體化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，促進(jìn)不同科室、不同院區(qū)醫(yī)療檔案的互聯(lián)互通和及時(shí)共享。不僅確保各科室醫(yī)療檔案的統(tǒng)一性、準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，更是優(yōu)化醫(yī)療檔案管理流程，有力提升醫(yī)療檔案的管理、維護(hù)和利用效能，達(dá)到有架構(gòu)、有效率，能不斷重復(fù)使用與深化落實(shí)的管理目標(biāo)，為醫(yī)院精細(xì)化管理提供了醫(yī)療檔案支持。

2.強(qiáng)化醫(yī)療檔案全過(guò)程信息化管理

基于All-in-One標(biāo)準(zhǔn)下的醫(yī)療檔案，參照ISO9001質(zhì)量管理體系四級(jí)文件管理模式，對(duì)醫(yī)療檔案進(jìn)行信息化管理，不僅是將數(shù)據(jù)進(jìn)行電子化摘取、輸入數(shù)據(jù)庫(kù)等操作，還設(shè)立專職DNV文管員及相關(guān)層級(jí)審核人員，強(qiáng)化對(duì)醫(yī)療檔案文件識(shí)別、收集、索引、獲取、修改、存放、維護(hù)及安全等八項(xiàng)工作全過(guò)程管理，確保文件流程的統(tǒng)一歸口管理。當(dāng)文件需要修改時(shí)，經(jīng)系統(tǒng)設(shè)定審核流程并完成批準(zhǔn)后，系統(tǒng)將自動(dòng)更新版本并回收原有文件，需作廢現(xiàn)有文件時(shí)，通過(guò)系統(tǒng)申請(qǐng)并經(jīng)過(guò)審核、批準(zhǔn)后，系統(tǒng)自動(dòng)作廢文件，并在對(duì)全院范圍內(nèi)進(jìn)行實(shí)時(shí)跨科室查詢時(shí)，獲取的均是文件的最新版本、正確版本，有效避免醫(yī)療檔案文件的誤用。

在權(quán)限管理上，檔案管理部門(mén)不僅要對(duì)各歸檔部門(mén)進(jìn)行使用權(quán)限設(shè)置，還要對(duì)用戶的使用及需求進(jìn)行分類，用戶訪問(wèn)數(shù)據(jù)時(shí)需要身份驗(yàn)證才能進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸入和訪問(wèn)。同時(shí)，需要?dú)w檔的文件還須按流程層層審核，各歸檔文件通過(guò)在線流轉(zhuǎn)，審核完成進(jìn)入歸檔，使醫(yī)療檔案收集、儲(chǔ)存、歸檔、利用由線下方式轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院流程閉環(huán)及精細(xì)化管理。

3.構(gòu)建醫(yī)療檔案文件之間的緊密連接

在ISO9001管理體系四級(jí)文件架構(gòu)基礎(chǔ)上建立的All-in-one醫(yī)療檔案構(gòu)建模式，一方面，類別層級(jí)增加了檔案與檔案之間的關(guān)聯(lián)性，使所有的文件或表單產(chǎn)生相互間的繼承與聯(lián)結(jié)關(guān)系；另一方面，借助互聯(lián)網(wǎng)強(qiáng)大的交互功能，能夠建立檔案間的信息化聯(lián)結(jié)，醫(yī)療檔案可以與相關(guān)檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)，一份醫(yī)療檔案可以呈現(xiàn)其他關(guān)聯(lián)檔案。借以將醫(yī)院各科室的醫(yī)療檔案以All-in-one的方式合而為一，以此達(dá)到醫(yī)療檔案文件或表單之間環(huán)環(huán)相扣，形成緊密相連的文件族譜鏈條。

當(dāng)醫(yī)療檔案中的文件或表單都能夠相互串聯(lián)時(shí)，促使醫(yī)療檔案所有流程管理回歸到有標(biāo)準(zhǔn)、有秩序的文件管理規(guī)范。同時(shí)，醫(yī)療檔案文件間的緊密連接關(guān)系，帶動(dòng)其他維度共性流程與臨床流程間的完整規(guī)劃與互動(dòng)，強(qiáng)化了檔案間的交互利用。

4.推進(jìn)醫(yī)療檔案質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)

持續(xù)改進(jìn)是ISO9001質(zhì)量管理體系的重要環(huán)節(jié)之一。通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)對(duì)醫(yī)療檔案資料全過(guò)程流轉(zhuǎn)進(jìn)行自動(dòng)化、智能化監(jiān)管，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案資料在醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中存在的符合性、適用性和完整性，對(duì)該檔案有任何意見(jiàn)可存放在信息系統(tǒng)中，制定行之有效的改進(jìn)方案和措施，推進(jìn)醫(yī)療檔案持續(xù)改進(jìn)。在醫(yī)療檔案管理工作中實(shí)施PDCA循環(huán)，作為發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、改進(jìn)工作的有效途徑，能夠使醫(yī)院檔案管理的基本思路和工作程序不斷優(yōu)化，不斷提升檔案質(zhì)量，使醫(yī)療檔案充分發(fā)揮實(shí)際效用。

四、實(shí)施效果評(píng)價(jià)

1.促進(jìn)醫(yī)療檔案管理更加科學(xué)、規(guī)范

依據(jù)ISO9001質(zhì)量管理體系建立系統(tǒng)、高效的All-in-one檔案管理體系，將以往分散于各個(gè)科室的醫(yī)療檔案文件進(jìn)行系統(tǒng)整合，使“多套變一套”，同時(shí)設(shè)置檔案文件編碼，使每一份檔案都有唯一的身份標(biāo)識(shí)，并借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)強(qiáng)化醫(yī)療檔案全過(guò)程智能化閉環(huán)管理，在節(jié)省大量人力、物力的同時(shí)，推進(jìn)醫(yī)療檔案工作科學(xué)化管理，進(jìn)一步提升醫(yī)療檔案歸檔的規(guī)范化和完整性。同時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)化的All-in-one檔案管理體系，以文件管理創(chuàng)優(yōu)了醫(yī)院管理和醫(yī)療服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)療檔案的實(shí)時(shí)共享，打破了部門(mén)間各自為政的工作狀態(tài)，理順和優(yōu)化了醫(yī)療服務(wù)工作流程，規(guī)避管理盲區(qū)，為規(guī)范高效開(kāi)展診療服務(wù)提供了堅(jiān)實(shí)有力的保障。

2.進(jìn)一步提升醫(yī)療質(zhì)量與安全

依托信息化技術(shù)建立的All-in-one的醫(yī)療檔案體系，借助互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、歸檔、利用的全過(guò)程智能化，不僅順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，還將檔案管理人員從繁雜的工作中解放出來(lái)，使檔案管理更有條理、更加高效。同時(shí)，強(qiáng)化對(duì)醫(yī)療檔案動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的前端控制和全程管理，使每一個(gè)關(guān)乎醫(yī)療質(zhì)量與安全的環(huán)節(jié)均處于受控狀態(tài)，在精細(xì)化管理過(guò)程中，各項(xiàng)工作均做好書(shū)面記錄，使“說(shuō)、寫(xiě)、做”協(xié)調(diào)一致，確保了記錄的可追溯性，減少了某些推諉扯皮事件及醫(yī)療差錯(cuò)事件的發(fā)生，進(jìn)而達(dá)到嚴(yán)控風(fēng)險(xiǎn)，提升醫(yī)療安全和醫(yī)護(hù)質(zhì)量的目標(biāo)。

3.強(qiáng)大的交互功能，方便醫(yī)療檔案隨時(shí)調(diào)用

All-in-one醫(yī)療檔案管理體系構(gòu)建了強(qiáng)大的文件族譜鏈條，各相關(guān)醫(yī)療檔案間的緊密連接，有力服務(wù)于臨床一線工作，尤其在突發(fā)危重患者的緊急救護(hù)過(guò)程中，依據(jù)醫(yī)療檔案文件強(qiáng)大的交互功能，通過(guò)計(jì)算機(jī)智能檢索，即使是在龐大的醫(yī)療檔案數(shù)據(jù)信息中，也可在第一時(shí)間精確匹配和查找到相關(guān)聯(lián)的目標(biāo)文件，進(jìn)行閱讀與使用依循。例如，患者個(gè)人信息、以往在院內(nèi)的就診記錄、檢驗(yàn)檢查結(jié)果和用藥等詳細(xì)的醫(yī)療檔案數(shù)據(jù)，便于完整掌握患者診療過(guò)程，為患者贏得黃金救治時(shí)間和提供精準(zhǔn)治療。醫(yī)療檔案文件強(qiáng)大的交互功能，提高了檔案資料及時(shí)調(diào)閱和使用的便捷性，為后續(xù)順利開(kāi)展各項(xiàng)診療工作提供有力的支持。

4.強(qiáng)化醫(yī)療檔案的知識(shí)應(yīng)用提升功能

通過(guò)信息化系統(tǒng)的應(yīng)用將醫(yī)療檔案進(jìn)行更有效的管理與分享，以ISO9001質(zhì)量管理體系為基礎(chǔ)的ALL-in-One文件架構(gòu)規(guī)劃與醫(yī)院知識(shí)管理藍(lán)圖，以發(fā)展更多具備主題、分享與效能的管理性信息化整合架構(gòu)，強(qiáng)化對(duì)醫(yī)療檔案信息數(shù)據(jù)的深層次挖掘、統(tǒng)計(jì)、分析和利用，不斷滿足醫(yī)療使用者對(duì)于管理制度、知識(shí)應(yīng)用與學(xué)習(xí)功能的差異化需求，有效從操作層級(jí)（operation level）提升至決策與知識(shí)管理層級(jí)（decision & knowledge management ）應(yīng)用，在醫(yī)療業(yè)務(wù)交流、醫(yī)療教學(xué)、醫(yī)療科研方面充分發(fā)揮醫(yī)療檔案的數(shù)據(jù)支撐。

五、結(jié)語(yǔ)

在醫(yī)療服務(wù)愈來(lái)愈重視效能的經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，如何充分使醫(yī)療檔案的價(jià)值實(shí)現(xiàn)最大化挖掘和充分利用，考驗(yàn)醫(yī)院管理者的思維決策和醫(yī)療檔案信息整合能力。因此，以整合性思維模式為前提，強(qiáng)化一體化的醫(yī)療檔案管理，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，并借助信息化手段，促進(jìn)醫(yī)療檔案在公立醫(yī)院內(nèi)部各部門(mén)間的醫(yī)療信息資源共享和交流，有力促進(jìn)醫(yī)療活動(dòng)順利開(kāi)展，提升醫(yī)療技術(shù)水平、醫(yī)療知識(shí)分享和科研能力，持續(xù)推進(jìn)醫(yī)院精益運(yùn)營(yíng)管理和高質(zhì)量發(fā)展，進(jìn)一步服務(wù)于醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展大局。

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（作者單位：廣西醫(yī)科大學(xué)第二附屬醫(yī)院）

基金項(xiàng)目：2022年度廣西高校中青年教師科研基礎(chǔ)能力提升項(xiàng)目（2022KY0110）；2022年度廣西壯族自治區(qū)衛(wèi)生健康委自籌課題（Z-A20220585）。

作者簡(jiǎn)介：黃荷（1986—），女，漢族，廣西南寧人，本科，館員，研究方向：檔案管理；顏艷（1989—），女，壯族，廣西來(lái)賓人，碩士，館員，研究方向：檔案管理。