網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下中職院校教工人事檔案管理方法

摘 要：保護(hù)好、利用好教工人事檔案，對教工職業(yè)生涯發(fā)展和學(xué)校開發(fā)人力資源有積極幫助。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，與時(shí)俱進(jìn)地創(chuàng)新教工人事檔案管理方法，成為中職院校優(yōu)化人才配置、提升辦學(xué)質(zhì)量的有效舉措。本文概述教工人事檔案管理的典型特點(diǎn)，如材料來源的廣泛性、檔案利用的開放性、檔案信息的機(jī)密性等。針對當(dāng)下中職院校教工人事檔案管理中存在的一些實(shí)際問題，分別從強(qiáng)化檔案管理人員的互聯(lián)網(wǎng)思維和服務(wù)意識，完善檔案管理信息系統(tǒng)的功能以及健全檔案管理人員的培訓(xùn)制度等方面，提出相應(yīng)的改進(jìn)建議，為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下中職院校提升教工人事檔案管理水平提供一定的經(jīng)驗(yàn)借鑒。

關(guān)鍵詞：教工人事檔案；互聯(lián)網(wǎng)思維；檔案服務(wù)意識；中職院校

在職業(yè)教育蓬勃發(fā)展的背景下，中職院校做好教工人事檔案管理，可以為教工的崗位調(diào)動、評優(yōu)評先、職務(wù)晉升等提供可靠依據(jù)，在挖掘人才潛力、發(fā)揮人才價(jià)值的基礎(chǔ)上，確保中職院校教學(xué)工作高質(zhì)量的開展，切實(shí)提高中職院校的競爭力。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，中職院校也需要加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)在教工人事檔案管理中的滲透力度。與此同時(shí)，還要從管理制度、管理人員、管理設(shè)備設(shè)施等方面做好配套工作，確?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案管理”模式有序推進(jìn)，讓新時(shí)期中職院校教工人事檔案管理得以高效率、高質(zhì)量開展。

一、中職院校教工人事檔案管理的特點(diǎn)

1.材料來源具有廣泛性

在國家大力扶持職業(yè)教育發(fā)展的背景下，中職院校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大、生源數(shù)量持續(xù)增加，為滿足教學(xué)要求，學(xué)校方面也嘗試多種途徑引進(jìn)許多優(yōu)秀的教師人才。他們有的是高校應(yīng)屆畢業(yè)生，有的是海外留學(xué)生，還有的是企業(yè)離職的高管和工程師，甚至包括一些退休返聘的老教授等。由于人才來源的多樣性，導(dǎo)致教工人事檔案的來源廣泛，增加檔案管理的難度。

2.檔案利用具有開放性

教工人事檔案管理的主要任務(wù)，不僅僅是保證檔案內(nèi)容的完整性以及檔案信息的安全性，更重要的是挖掘檔案資源的價(jià)值，為人事崗位調(diào)動、人力資源配置提供依據(jù)。為讓教工人事檔案的價(jià)值得到體現(xiàn)，必須要實(shí)現(xiàn)檔案的開放利用。

3.檔案內(nèi)容具有機(jī)密性

教工人事檔案包含許多隱私信息，如何在檔案開放利用的過程中保障個(gè)人信息隱私，也是中職院校教工人事檔案管理必須要考慮的問題。中職院校需要建立完善的檔案管理制度，并且，針對紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案分別采取相應(yīng)的安全保密措施，最大程度上避免檔案信息泄漏，切實(shí)維護(hù)檔案所有者的權(quán)益。

二、中職院校教工人事檔案管理存在的問題

1.檔案管理人員思想觀念落后

無論是教工人事檔案，還是教學(xué)檔案、財(cái)會檔案，都有較強(qiáng)的開發(fā)利用價(jià)值。而檔案管理工作的最終目的就是在整合檔案資源的基礎(chǔ)上，挖掘檔案的價(jià)值，從而為教學(xué)工作的開展提供有意義的借鑒。從這一角度來看，做好檔案的保存管理是基礎(chǔ)，而進(jìn)行檔案的開發(fā)利用才是目的。但是，調(diào)查發(fā)現(xiàn)，中職院校的許多檔案工作人員存在思想觀念落后的問題，片面地認(rèn)為只要保證教工人事檔案的完整性、機(jī)密性，就算是完成工作任務(wù)，而沒有從“需求側(cè)”出發(fā)，思考應(yīng)當(dāng)如何進(jìn)行檔案的開發(fā)和使用。這種情況下，教工人事檔案束之高閣、藏于庫房，其價(jià)值也就無從體現(xiàn)，從長遠(yuǎn)來看不利于教工個(gè)人的職業(yè)發(fā)展，也不利于中職院校對人力資源的開發(fā)。

2.檔案管理人員服務(wù)意識淡薄

檔案管理工作具有較強(qiáng)的服務(wù)屬性，檔案工作人員只有做好服務(wù)工作，盡量滿足檔案使用者的各種合理需求，才能讓檔案在使用過程中發(fā)揮價(jià)值，這也是彰顯檔案管理工作價(jià)值的一種主要途徑。從調(diào)查情況來看，中職院校的一些檔案管理人員在服務(wù)意識方面比較欠缺。在日常工作中，將大多數(shù)精力和時(shí)間放在教工人事檔案的維護(hù)管理上，而沒有認(rèn)真做好對檔案使用者的服務(wù)接待工作。由于服務(wù)意識弱、服務(wù)水平低，導(dǎo)致檔案利用率不高。因此，檔案管理工作的價(jià)值無從體現(xiàn)，必然導(dǎo)致中職院校管理層對檔案管理支持力度和重視程度的下降，不利于檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

3.檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施不健全

在深化職業(yè)教育改革背景下，中職院校積極推行“互聯(lián)網(wǎng)+管理”模式，目前，已經(jīng)在教學(xué)管理、財(cái)務(wù)管理等方面積累豐富的經(jīng)驗(yàn)，取得顯著的效果，這就為教工人事檔案管理信息化發(fā)展創(chuàng)造了有利條件，營造了良好氛圍。但是，調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多中職院校的檔案管理部門均存在信息基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施不健全、檔案管理信息系統(tǒng)功能單一等問題。究其原因，可歸結(jié)為兩方面：一是資金投入不夠。中職院校在檔案管理信息化建設(shè)方面的投入偏少，而檔案管理硬件設(shè)備的采購、軟件系統(tǒng)的維護(hù)，以及檔案管理人員的信息技能培訓(xùn)等都需要大量的資金。由于無法從物質(zhì)層面上提供保障，導(dǎo)致檔案管理信息基礎(chǔ)建設(shè)較為滯后；二是脫離實(shí)際。中職院校在推進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展過程中，未能堅(jiān)持需求導(dǎo)向，沒有從新時(shí)期教工人事檔案管理的具體需要出發(fā)進(jìn)行信息基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)，現(xiàn)有的信息設(shè)備無法滿足檔案管理工作開展需要。

4.教工人事檔案存在信息泄露風(fēng)險(xiǎn)

教工人事檔案除包含姓名、籍貫、學(xué)歷、職務(wù)等基本信息外，還有政治面貌、工作履歷、獎懲情況等涉及個(gè)人隱私的重要信息。一旦檔案信息被泄漏，將會對教工人員的生活、工作產(chǎn)生不良影響。因此，教工人事檔案管理必須將保證檔案信息的完整性、隱私性作為首要任務(wù)。現(xiàn)階段，中職院校的教工人事檔案面臨著紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的局面，不僅增加檔案管理的難度，而且也容易發(fā)生信息泄漏問題。在紙質(zhì)檔案管理中，未嚴(yán)格落實(shí)檔案借閱制度，對檔案借閱人員未核實(shí)身份，造成檔案信息泄漏；在數(shù)字檔案管理中，未定期進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)的升級與維護(hù)，未按照要求使用殺毒軟件進(jìn)行病毒查殺，導(dǎo)致系統(tǒng)存在安全漏洞，在受到病毒攻擊、黑客入侵時(shí)造成檔案信息泄漏或被篡改。

5.檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升

在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”背景下，中職院校教工人事檔案管理的制度、方法均發(fā)生明顯的變化，同時(shí)，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出更高的要求。例如，有些中職學(xué)校搭建檔案管理信息平臺，雖然減輕教工人事檔案歸檔、更新的壓力，但是，檔案管理人員需要負(fù)責(zé)技術(shù)含量更高的檔案資源開發(fā)、檔案信息保護(hù)等工作。因此，檔案管理人員除要具備扎實(shí)的專業(yè)技能和豐富的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)外，還必須有創(chuàng)新精神、責(zé)任意識和信息素養(yǎng)。目前，中職院校的許多檔案管理人員綜合素質(zhì)還有較大的提升空間，個(gè)人能力與崗位需求之間存在一定的差距。因此，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下如何提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，也成為中職院校做好教工人事檔案開發(fā)利用必須要解決的問題之一。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下中職院校教工人事檔案管理的創(chuàng)新方法

做好教工人事檔案管理，可以讓中職院校的管理人員更加全面地了解每一名教工的信息，從而為崗位調(diào)動、評優(yōu)評先、職務(wù)晉升等提供依據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)人力資源的最優(yōu)化配置，達(dá)到提高教學(xué)質(zhì)量的最終目的。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，探究教工人事檔案管理的創(chuàng)新方法，實(shí)現(xiàn)檔案資源整合利用，無論是對教工個(gè)人的職業(yè)生涯發(fā)展，還是對中職院校的改革發(fā)展都大有裨益。

1.強(qiáng)化檔案管理人員的互聯(lián)網(wǎng)思維

時(shí)代在發(fā)展，檔案管理的思維觀念、方式方法也必須靈活調(diào)整、及時(shí)創(chuàng)新。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，中職院校的教學(xué)管理、財(cái)會管理均實(shí)現(xiàn)信息化，檔案管理也不例外。檔案管理人員必須樹立互聯(lián)網(wǎng)思維，有主動創(chuàng)新、求新求變的意識，在借鑒其他院校檔案管理新模式、關(guān)注檔案事業(yè)發(fā)展新趨勢的基礎(chǔ)上，立足本校實(shí)際情況、堅(jiān)持需求導(dǎo)向，探索教工人事檔案管理信息化的可行性路徑。只有樹立互聯(lián)網(wǎng)思維，才能將大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)與當(dāng)下的教工人事檔案管理相結(jié)合，并且，從管理制度層面、管理方法層面、檔案利用層面，實(shí)現(xiàn)教工人事檔案管理的全面變革。另外，檔案管理人員還要摒棄傳統(tǒng)“以存為主”的觀念，必須深刻認(rèn)識到教工人事檔案只有在使用和開發(fā)的過程中才能發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值，才能彰顯檔案管理工作的意義，堅(jiān)定教工人事檔案“以用為主”的理念。

2.提升檔案管理人員的服務(wù)意識和服務(wù)質(zhì)量

在中職院校教工人事檔案管理工作中，檔案工作人員扮演著兩種角色：一種是“管理者”，管理的對象是教工人事檔案。具體工作內(nèi)容包括收集教工個(gè)人材料并進(jìn)行歸檔，將教工人事檔案進(jìn)行分類保存，定期更新教工人事檔案的內(nèi)容等；另一種是“服務(wù)者”，服務(wù)的對象是檔案所有者和檔案使用者。具體工作內(nèi)容包括檢索并提供對方需要的檔案資料，提醒檔案使用者定期歸還檔案等。近年來，中職院校對教工人事檔案開發(fā)和利用的重視程度有所提升，這就要求檔案工作人員必須及時(shí)轉(zhuǎn)變自身的角色定位，強(qiáng)化檔案服務(wù)意識，做好檔案服務(wù)工作，從而讓教工人事檔案在使用過程中發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。例如，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案資源共享可以發(fā)揮“1+1＞2”的效果，檔案工作人員應(yīng)積極開展教工人事檔案資源庫的建設(shè)工作，并按照專業(yè)、職稱、任教年限等進(jìn)行分類。這樣一來，檔案使用者就可以根據(jù)需要獲取相應(yīng)的教工人事檔案，從而簡化檢索的時(shí)間，體現(xiàn)出檔案服務(wù)的高水平。

3.完善檔案管理信息系統(tǒng)的功能

檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅可以簡化檔案作業(yè)流程，實(shí)現(xiàn)教工人事檔案從接收材料到歸檔保存，再到定期更新的自動化辦理，極大減輕了基層檔案管理人員的工作壓力，還能發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢對教工人事檔案進(jìn)行整合、開發(fā)和利用。因此，構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)既是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，同時(shí)，也是中職院校提升檔案管理水平的一種有效策略。為解決檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施薄弱的問題，中職院校需要從以下兩方面采取措施：一是建立長效投入機(jī)制，通過適當(dāng)增加資源投入的方式，在檔案管理部門建立起完備的信息基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施。例如，存儲紙質(zhì)檔案的庫房，必須配備溫濕度監(jiān)測與調(diào)控裝置，實(shí)現(xiàn)對庫房溫度、相對濕度的自動測控；存儲數(shù)字檔案的計(jì)算機(jī)，則需要設(shè)置登錄訪問權(quán)限，只有具備權(quán)限的檔案管理人員才能登錄系統(tǒng)完成教工人事檔案的查詢、瀏覽、更新等操作，避免非相關(guān)人員越權(quán)操作造成教工人事檔案的丟失、損壞。二是定期更新檔案管理信息系統(tǒng)的功能，如紙質(zhì)檔案自動轉(zhuǎn)數(shù)字檔案的功能、教工人事檔案智能檢索功能等。通過不斷引進(jìn)新功能，推進(jìn)中職院校教工人事檔案管理向智能化轉(zhuǎn)型，為進(jìn)一步挖掘檔案利用價(jià)值提供技術(shù)支撐。

4.做好教工人事檔案信息的保密工作

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，加強(qiáng)教工人事檔案信息的保密工作尤為關(guān)鍵。同時(shí)，保證人事檔案的完整性和安全性，也是下一步進(jìn)行人事檔案資源開發(fā)的必要前提。首先，加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，明確檔案管理權(quán)限。特別是檔案管理信息系統(tǒng)的登錄訪問權(quán)限和操作權(quán)限，必須要以明文規(guī)定的方式予以說明，從而杜絕非相關(guān)人員越權(quán)訪問和操作教工人事檔案，從源頭上解決檔案信息泄露問題。其次，應(yīng)用新型信息保護(hù)技術(shù)，如防火墻技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、區(qū)塊鏈加密技術(shù)等，將電子版的教工人事檔案進(jìn)行加密處理。任何人想要訪問教工人事檔案，必須進(jìn)行解密，否則無法獲取任何有價(jià)值的信息，達(dá)到保護(hù)教工人事檔案信息安全的效果。最后，養(yǎng)成定期更新和備份教工人事檔案的習(xí)慣，并且，要保證檔案原件與備份異地存儲，可以選擇目前流行的云存儲模式，既不影響教工人事檔案的更新、使用，同時(shí)，還能有效保障檔案信息安全。

5.健全檔案管理人員的培訓(xùn)制度

信息化、智能化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。近年來，中職院校無論是在教工人事檔案管理、學(xué)生學(xué)籍檔案管理，還是在業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)檔案管理方面均大力推行信息化。面對新環(huán)境、新要求，必須要與時(shí)俱進(jìn)，做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，幫助他們更新專業(yè)技能、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、提升綜合素養(yǎng)，在檔案事業(yè)不斷發(fā)展的背景下始終保持較強(qiáng)的崗位競爭力。為此，中職院校應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持需求導(dǎo)向，健全檔案管理人員培訓(xùn)制度，確保培訓(xùn)教育工作有序開展。一方面，要提前開展調(diào)研，了解當(dāng)前教工人事檔案管理要求和檔案管理人員工作能力之間的差距，圍繞差距設(shè)計(jì)培訓(xùn)方案、找準(zhǔn)培訓(xùn)重點(diǎn)，在針對性培訓(xùn)中切實(shí)提高培訓(xùn)成效。另一方面，還要引入培訓(xùn)考核機(jī)制和獎懲激勵機(jī)制。在每次培訓(xùn)結(jié)束后，采取“理論+實(shí)踐”的方式，對檔案管理人員進(jìn)行考核，對比培訓(xùn)前后的工作變化，以此評價(jià)培訓(xùn)成效。同時(shí)，還要將考核結(jié)果與檔案管理人員的績效、獎金等掛鉤。通過這種方式督促檔案管理人員認(rèn)真對待培訓(xùn)，切實(shí)提高專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，保質(zhì)保量地完成網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下中職院校教工人事檔案的管理與開發(fā)工作。

四、結(jié)語

教工人事檔案不僅記錄教工本人的基本信息、任職履歷、獲獎情況，而且還能作為學(xué)校選拔人才、崗位調(diào)動、職務(wù)晉升的重要依據(jù)。保護(hù)好、利用好教工人事檔案，有利于中職院校進(jìn)行人力資源開發(fā)，對提升辦學(xué)質(zhì)量有積極幫助。從調(diào)查情況來看，當(dāng)前許多中職院校的教工人事檔案管理還存在信息化水平不高、檔案服務(wù)意識不強(qiáng)、檔案工作者培訓(xùn)機(jī)會偏少等問題。針對這些客觀存在的問題，中職院校在積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的過程中，配套做好信息基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)、檔案管理人員培訓(xùn)、檔案資源整合開發(fā)等一系列工作，才能讓教工人事檔案的潛在價(jià)值得到充分體現(xiàn)，形成教工成長和學(xué)校發(fā)展“雙贏”的局面。

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（作者單位：廣西物資學(xué)校）

作者簡介：江美連（1981—），女，漢族，廣西陸川人，本科，館員，研究方向：人事管理。