讓檔案“活”起來

郭曉峰 劉言東

“我們已經(jīng)建成紙質(zhì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案的上傳、保存、訪問、在線查詢等功能，服務自然資源管理的水平大幅提升?！狈匠强h自然資源局檔案室負責人說。

近年來，方城縣自然資源局把數(shù)字化建設作為提升檔案管理水平的有力抓手，成立專門機構(gòu)，按照籌劃、試點、建庫、應用四步走戰(zhàn)略，扎實推進檔案信息化管理工作。

系統(tǒng)規(guī)劃? ?試點先行

針對之前檔案查詢效率低、管理難度大等問題，方城縣自然資源局及時成立專門的工作機構(gòu)——信息中心，并于2021年啟動紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。

工作中，信息中心通過主動與各股（室）充分對接，了解檔案資料要件構(gòu)成，圍繞“保存什么資料、如何保存使用”進行研討，廣泛聽取意見建議，最終采用檔案掃描錄入方式，對建局以來各類紙質(zhì)檔案進行信息化處理。結(jié)合實際工作需要，信息中心主動加強與技術(shù)協(xié)作單位對接，廣泛了解建庫要素條件，圍繞“建什么樣的系統(tǒng)、如何建設數(shù)據(jù)庫”進行研討，多方收集信息，充分進行調(diào)研，確定了建庫所需的掃描件格式、形成的電子版資料命名形式，明確了系統(tǒng)框架構(gòu)成、功能體現(xiàn)，形成了建庫初步規(guī)劃。

鑒于開展此項工作暫無可借鑒經(jīng)驗，該局決定按照“試點先行、由點帶面、總結(jié)提升、全面展開”原則開展工作，試點股（室）指定專人，根據(jù)入庫條件要求，對所有檔案資料按年度、類別等進行整理、掃描，并列出檔案資料的目錄清單。按照建庫規(guī)劃，技術(shù)協(xié)作單位指定專業(yè)技術(shù)人員，編寫系統(tǒng)程序，實施建庫工作，多次組織座談會，對基本框架結(jié)構(gòu)、模塊組成進行調(diào)整完善。

嚴格把關(guān)? ?建成系統(tǒng)

方城縣自然資源局組建以后，如何更好地為履行“兩統(tǒng)一”核心職責提供支撐保障，成為檔案管理工作的重點和難點。原國土資源局、規(guī)劃局檔案信息化水平差異較大，而通過紙質(zhì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設，實現(xiàn)了檔案資源標準統(tǒng)一和質(zhì)量提升、各類檔案的有序管理與規(guī)范利用，為行政管理職能的履行起到了重要支撐作用。

針對股（室）歷史積累的檔案資料多、掃描入庫工作量大等問題，為加快工作進度，該局在先期試點股（室）取得經(jīng)驗基礎上，組織機關(guān)各股（室）利用掃描儀、復印機、手機等同步開展掃描工作。信息中心與主辦股（室）通過反復對接，從掃描格式、掃描質(zhì)量、存儲形式、命名方式、成果內(nèi)容等方面不斷修正、完善和規(guī)范。

為全面做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設，做到掃描建庫兩不誤，該局通過與協(xié)作單位反復商討，從框架布局、存儲上傳、搜索功能、編輯刪除、賬號管理和權(quán)限設置等方面經(jīng)過多次調(diào)整、修正和完善，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)安裝到系統(tǒng)服務器。信息中心按照工作規(guī)范，先后將移交掃描成果的股（室）掃描成果導入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，并進行反復調(diào)試。根據(jù)應邀人員校驗、檢驗情況，結(jié)合其實踐運用體驗效果，積極采納合理化意見建議，并多次邀請技術(shù)協(xié)作單位對數(shù)據(jù)成果和系統(tǒng)及時進行完善，順利完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)基礎功能建設。

全面應用? ?效能提升

信息中心作為紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設的具體承擔單位，依托既有的先進網(wǎng)絡基礎環(huán)境，充分發(fā)揮人才優(yōu)勢、技術(shù)優(yōu)勢，加大資金投入，配備業(yè)務骨干，為建設數(shù)字化檔案提供了有力支撐保障。

該局邀請協(xié)作單位對信息中心人員進行系統(tǒng)使用、錄入操作、運行維護等方面的培訓，達到系統(tǒng)操作熟練、規(guī)范使用；對所有需要進行檔案入庫掃描的股（室）掃描人員進行系統(tǒng)的規(guī)范化培訓，提高掃描操作能力和應用能力，做到掃描成果清晰、高效、規(guī)范，適時組織開展各股（室）新檔案資料掃描錄入工作，并及時把完成掃描任務、達到技術(shù)要求的股（室）掃描成果錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)掃描、錄入一體化。

按照管理權(quán)限和資料密級等級，該局建立自然資源數(shù)據(jù)共享體系，設置不同賬號訪問權(quán)限，加強數(shù)字化系統(tǒng)的實踐操作和成果運用，充分發(fā)揮系統(tǒng)的功能和性能。制定出臺《方城縣自然資源局檔案管理制度》，在明確工作職責的同時，明確檔案的收集、整理、分類、存儲和使用等工作，嚴格執(zhí)行檔案保密、保管制度，確保檔案的完整、安全，實現(xiàn)數(shù)字檔案的規(guī)范管理和有效使用，有效提升服務能力和水平。（作者單位：方城縣自然資源局，河南省自然資源綜合保障中心）