高校干部人事檔案專審工作

余涵

新修訂的《中華人民共和國檔案法》的正式頒布實施對科研院所檔案工作提出了諸多新要求?，F(xiàn)以H省高校干部人事檔案專審工作實踐為例，介紹干部人事檔案專審工作情況，分析專審工作過程中存在的法規(guī)體系不完善、法治意識較薄弱等突出問題。建章立制，規(guī)范檔案管理秩序；專審細核，確保檔案真實有依據；嚴查必懲，從依法治檔底線等方面論述干部人事檔案專審工作中的實踐路徑。

新檔案法對高校干部人事檔案管理提出新要求

新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）已由第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議于2020年6月20日通過，并于2021年1月1日起實施[1]，它的出臺為新時代檔案事業(yè)的高質量發(fā)展提供了重要的法治保障。作為管理干部人事檔案專審的職能部門，應認真踐行新《檔案法》，堅持以見檔識人、人檔相適的標準，依法開展專審工作，為黨提拔干部、選擇人才奠定基礎。

加大干部人事檔案監(jiān)督指導力度

干部人事檔案是了解干部德、能、勤、績、廉全方位表現(xiàn)的重要依據，它不僅反映了組織人事部門的管理水平，也體現(xiàn)了干部的基本誠信。近年來，高校檔案管理的相關法規(guī)和制度不夠完善，檔案監(jiān)管不到位，導致干部人事檔案管理出現(xiàn)諸多問題，這影響了干部選拔任用的權威性和公信力，在高校內甚至社會上都造成了嚴重的負面影響。

各高校應在新《檔案法》的基礎上結合本校實際，修訂高校干部人事檔案管理制度以及各類檔案管理細則，加強檔案工作人員的依法治檔意識，讓檔案管理的每一步都做到有法依循[2]。干部人事檔案管理工作還應納入高校發(fā)展規(guī)劃，為深入貫徹高校檔案管理營造一個良好的環(huán)境，提高依法治檔的自覺性。

明確干部人事檔案信息化目標

干部人事檔案專審使檔案工作更科學、更規(guī)范，對高校建設高素質專業(yè)化干部隊伍起著非常重要的作用。新《檔案法》第三十七條規(guī)定：“電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！盵3]作為管理干部人事檔案專審的職能部門，必須加快高校干部人事檔案信息化的步伐，緊跟國家和社會發(fā)展的節(jié)奏，深入貫徹黨的組織路線，充分發(fā)揮干部人事檔案對高素質干部隊伍的積極作用，認真踐行新《檔案法》，堅持見檔識人、人檔相適的標準，依法開展專審工作，為黨提拔干部、選擇人才奠定堅實的基礎。

高校干部人事檔案專審工作實施新檔案法面臨的挑戰(zhàn)

干部人事檔案專審是一項全面審核工作，高校干部的重要信息須通過檔案專審來確保其準確性與規(guī)范性。新《檔案法》全面實施后，干部人事檔案專審工作也面臨諸多問題和挑戰(zhàn)，亟待推動與解決。

高校檔案室文化宣傳教育有待加強

高校檔案室作為高校文化的傳播工具，應充分發(fā)揮檔案館“五位一體”的功能。利用館藏檔案，通過展覽不同專題檔案的方式，在高校開展文化教育宣傳活動，以此來推動國家檔案管理的進程并履行好高校檔案高質量發(fā)展的使命。

高校各部門檔案信息共享能力有待提高

目前，高校各部門之間檔案利用服務的需求日益增加，但是各高校檔案室信息化建設進度不一，效果不明朗等原因都不利于檔案后期工作的開展。此外，數字檔案館加速向智慧化方向轉型升級，這就需要各高校加強部門之間檔案信息資源平臺共享建設，加快干部人事檔案信息化建設進程，快速實現(xiàn)高校檔案數字資源共享的利用工作[4]。

高校檔案信息安全建設亟須加快

高校檔案資源要實現(xiàn)在各部門之間流通，就要求參與實體有較高的信息安全能力。在高校檔案資源共享的同時，不可避免地會受到黑客攻擊、數據篡改、非法訪問等安全威脅，為確保檔案信息的安全性和隱私性，并保證其真實性和不可篡改性，須采取先進的技術手段和管理措施來應對這些安全威脅和隱患[5]。

H省部分高校的實踐探索

H省部分高校干部人事檔案工作基本情況

2021年6月，隨著檔案普法宣傳的日益深入，根據湖北省委組織部工作安排，H省部分高校組織專題學習，傳達上級精神，研究貫徹落實舉措，提出明確要求，自上而下全面落實，使檔案建設工作取得積極進展。一是各高校積極組織檔案工作人員參加省檔案局舉辦的政策業(yè)務培訓班，增強依法治檔意識，加強依法管檔水平；二是規(guī)范檔案管理實施制度。H省部分高校修訂出臺了一系列檔案管理制度，確保檔案各項工作有章可循；三是檔案專審工作取得階段性成效。檔案專審工作受到高校的高度重視和關注，H省部分高校按照中共中央組織部《全國干部人事檔案專審工作實施方案》要求，及時制定開展干部人事檔案專審的工作方案，成立專審工作小組，全覆蓋式推動干部人事檔案專審工作。2021年以來，專審小組共審核干部檔案近1600余份，在此次專審過程中，發(fā)現(xiàn)部分教職工的人事檔案里存在資料欠缺，參工時間、出生日期錯誤等各種各樣的問題亟待解決。

高校干部人事檔案專審工作過程中存在的突出問題

1.檔案內容前后記載不一致

在干部人事檔案專審中發(fā)現(xiàn)，不少人事檔案中都存在三齡（年齡、工齡、黨齡）前后記載不一致、填寫不準確的情況。

出生日期記載不一致。在專審中這是存在最多的問題，教職工檔案里的早期材料（入團志愿書、高中學籍鑒定表等）和后期材料（干部任免審批表、工資表等）記載出生日期不一致。造成此類問題的原因主要有以下幾點。一是年齡較大的教職工慣用農歷生日作為出生日期，陰陽歷轉換不一致會造成檔案填寫年齡與本人實際年齡有誤差；二是個別教職工為達到入學、入伍或招工的年齡條件，擅改出生日期；三是填寫檔案資料的工作人員不謹慎，造成出生日期填寫錯誤。

參加工作時間認定不一致。專審中發(fā)現(xiàn)，H省部分高校不少干部檔案材料記載的參加工作時間前后不一致，甚至差別較大[6]。主要原因有以下幾點。一是不同單位認定教職工參加工作時間的依據不同。如以首次簽訂勞動合同的時間認定，或以首次繳納養(yǎng)老保險的時間認定，或以轉正定級和勞務派遣時間來認定等，這就導致不同單位認定的參加工作時間存在差別。二是有的教職工從正規(guī)大學畢業(yè)后沒能及時就業(yè)且未將個人學籍檔案轉入當地人才交流中心，使核心檔案材料（如勞動合同、社保、工資表、考核表等）缺失，導致參加工作時間認定存在疑問。三是部分單位將教職工讀研讀博期間一并算入工齡，導致初次參加工作時間與真實參加工作時間不一致。四是當時填寫工作時間時資料人員不嚴謹，導致檔案中參加工作時間填寫錯誤。

入黨時間填寫不一致。黨員入黨的正確時間應為黨支部大會通過，成為預備黨員的會議時間。通過調查發(fā)現(xiàn)，部分黨員對入黨時間理解有誤，導致入黨時間填寫不一致；也有少部分黨員對入黨時間的月份記憶模糊，隨意填寫。

學歷失真。專審中發(fā)現(xiàn)部分干部檔案中存在學歷存疑和誤填現(xiàn)象。個別干部學歷或學位變更后，未能在中國教育部學信網進行學歷或學位認證；還有個別干部在填寫檔案中相關學歷材料時，錯把在職教育填成全日制教育；還有部分海外留學干部未在中國教育部進行學歷認證，這就要求高校組織人事部門在審核時需嚴格把關。

2.檔案材料欠缺不齊

干部人事檔案材料欠缺不齊主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

學籍材料不齊全。學籍材料記錄了干部學習的全過程。在專審中發(fā)現(xiàn)，部分干部人事檔案中存在重要學籍材料（如高校入學登記表、學習過程中的成績單、畢業(yè)生登記表）不全或缺失情況。導致學籍材料不齊全的原因歸納起來主要有以下幾點。一是歸檔過程不規(guī)范，導致學籍材料缺失。大部分干部人事檔案材料是從初中或者高中時期開始形成，直至其最高學歷或最高學位畢業(yè)，整個檔案在各學習階段都有不同的學籍材料，但由于檔案主體學習時間跨度長，學籍材料多，易導致學籍材料不齊或重復歸檔。二是學籍材料移交不及時。干部本人在工作之余獲取的在職教育材料，因個人對其不夠重視，未能及時將在讀時期材料移交單位人事檔案部門，導致學籍材料缺失、不完整。三是對學籍材料歸檔意識薄弱。在此次人事檔案專審過程中，在審核年齡較大的教職工檔案時發(fā)現(xiàn)，其學籍材料存在缺失情況。但在要求其補充材料的過程中，部分教職工有畏難、厭煩等情緒，特別是畢業(yè)時間在1999年以前的教師，學信網查詢不到其學歷認證材料，需提交相關資料至省教育考試院申請驗證，在與其溝通過程中，少部分教師覺得流程麻煩，存在消極配合現(xiàn)象。

工作經歷材料不齊全。大體可分為以下兩種情況。一是首次就業(yè)材料不全，導致無法認定其參加工作的準確時間；二是工作過程中材料不全，導致難以核實干部工作經歷是否真實，也不能準確核算干部工齡。在這次檔案專審，特別是從一些干部工作履歷豐富的檔案中發(fā)現(xiàn)，高校人事檔案中工作經歷材料部分缺失的現(xiàn)象較多，主要表現(xiàn)有初次入職合同、養(yǎng)老保險繳納證明、大中專起薪表或轉正定級表、解除勞動合同證明、干部調動表等不全。出現(xiàn)這些問題的主要原因有以下幾點。一是教職工在調動工作、職務聘任過程中，歸檔手續(xù)不齊全，審核不嚴，導致歸檔資料不足；二是教職工原任職的部分小企業(yè)對人事檔案規(guī)范管理不重視，不及時與勞動者簽訂合同或未按簽訂合同日期及時繳納養(yǎng)老保險，甚至有的企業(yè)不繳納養(yǎng)老保險等，導致教職工人事檔案中工作經歷材料不全；三是各大高校的一系列高層次人才引進計劃引發(fā)“人檔分離”現(xiàn)象。在這次專審中發(fā)現(xiàn)，大部分教職工的人事檔案在目前任職單位期間產生的材料較齊全，但有個別教職工人事檔案還未轉進當前工作單位，而入職H省部分高校前的檔案材料都或多或少不齊全。

其他類材料不齊全。這次專審中，除缺失學習經歷與工作經歷這兩類重要核心檔案材料外，還缺失如在工作中取得的職稱材料、工資考核材料、干部考察材料等重要材料，這幾類材料的缺失，很大原因是相關部門未能及時歸檔。

3.檔案工作人員政治素質不高、保密意識不強

干部人事檔案的內容涉?zhèn)€人隱私較多，特別是個人基本信息、主要家庭成員及相關社會關系情況等信息，有的檔案工作人員缺乏職業(yè)保密意識，將審核的干部人事檔案私密作為閑話家常的八卦，造成不良影響。檔案工作人員應增強政治敏銳性、遵守組織紀律，不能隨意泄露檔案信息，嚴格按照檔案法律法規(guī)來保管和利用檔案，否則會給黨及相關單位造成無形的損失。

4.干部人事檔案專審工作針對性措施

（1）提高高校教職工檔案意識

高?？刹扇∨e辦專題展覽、搭建宣傳平臺這種線上線下相結合的形式開展檔案管理文化教育宣傳活動。檔案室與校新聞宣傳部門、圖書館配合開展講座或利用校微信公眾號等新媒體對高校師生進行思想政治、理想信念、科學文化教育，以此來提高全校師生的檔案意識，嚴謹、規(guī)范地對待干部人事檔案。

（2）加快高校檔案數字化建設步伐

高校應加快推進檔案數字化全覆蓋步伐。干部人事檔案專審工作一方面是對人事檔案管理的一次大清查，另一方面也肅清了干部隊伍。目前，H省部分高校均已引進人事檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了對人事檔案的雙軌管理，但在紙質材料轉電子材料的數據錄入、存儲上，仍主要依靠人工掃描，工作效率不高，也無法保證其準確性。因此，首先，高校檔案室應積極參與到高校數字化建設進程中，檔案工作人員篩選合格檔案并及時進行數字化采集，以促進高校內各職能部門相關文件資料的上傳和歸檔；其次，檔案材料的數字化掃描流程應更準確、更規(guī)范，盡快實現(xiàn)紙質、數字檔案一體化；最后，實現(xiàn)高校間與高校各部門系統(tǒng)協(xié)同合作、全面對接，達到人事檔案信息資源共享的需求。

（3）強化檔案管理人員責任擔當保密意識

檔案管理人員要嚴格遵循《檔案法》《保密法》的規(guī)定，增強保密意識，不得擅自泄露干部人事檔案內容，更不能以干部檔案內容作為牟利的手段和交易的籌碼。檔案管理人員應嚴把干部人事檔案工作三關：“入口收集關、審核認定關、結果運用關”，針對已有材料逐一核實，缺件材料補充完善，確保檔案材料的真實完整且可考查可利用，提高干部人事檔案的利用價值。

高校干部人事檔案專審是新形勢下檔案事業(yè)發(fā)展的重要工作，新《檔案法》的實施也為此項工作的發(fā)展提供了前所未有的動力。通過參與H省高校人員全覆蓋干部人事檔案專審工作，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中雖存在一些問題，但經專審與職工本人確認后的信息能準確錄入高校人事檔案管理系統(tǒng)中，為提高干部人事檔案的利用率帶來極大的便利，也能更有效地加強高素質、專業(yè)化人才隊伍建設。

（作者單位：長江工程職業(yè)技術學院）

[1]陸國強.為新時代檔案事業(yè)高質量發(fā)展提供堅強法治保障[EB/OL].（2020-06-24）[2023-02-01].https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202006/6b2f2da9926c4e2b82729d6bf5d53ee7.shtml.

[2]李翰卿.高校落實新《檔案法》中存在的問題與解決對策[J].黑龍江檔案，2021（06）：282-283.

[3]李曉紅.《檔案法》修訂背景下黨支部學習檔案的信息化管理探析[J].蘭臺內外，2020（35）：1-3.

[4]黑子晴.新《檔案法》實施后檔案開放面臨的挑戰(zhàn)及對策[J].檔案管理，2021（04）：30-33.

[5]李京.基于區(qū)塊鏈的高校檔案信息資源共享平臺建設研究[J].蘭臺世界，2022（12）：78-82.

[6]陸燕華.從干部人事檔案專項審核看高職院校的干部人事檔案管理[J].價值工程，2019，38（35）：37-38.