AI技術(shù)讓檔案管理更加智能

李茜

人工智能是計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要組成部分，在大數(shù)據(jù)時(shí)代被廣泛應(yīng)用。在當(dāng)前的大環(huán)境下，互聯(lián)網(wǎng)+人工智能將成為推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的中流砥柱，為實(shí)體經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型和發(fā)展注入力量。將人工智能技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，可以在一定程度上促進(jìn)檔案管理工作向高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高效率提升，促進(jìn)檔案管理智能化發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)二者的深度融合。

人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

提升檔案管理工作效率

隨著時(shí)間的推移，電子檔案的數(shù)量不斷增加，其內(nèi)容與格式也越來(lái)越復(fù)雜，傳統(tǒng)的處理方式會(huì)影響檔案的管理效率，阻礙檔案管理工作的開展和優(yōu)化。但是人工智能技術(shù)的出現(xiàn)加快了檔案管理工作的進(jìn)程，使其變得更加便捷高效，數(shù)字化技術(shù)正是通過建立數(shù)據(jù)庫(kù)將電子檔案管理系統(tǒng)與媒體文件有效結(jié)合，形成一個(gè)真正的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。人工智能技術(shù)的智能檢索功能具有很強(qiáng)的分辨技術(shù)，檔案管理人員利用此項(xiàng)技術(shù)可以細(xì)化檔案內(nèi)容，過濾不符合單位要求的相關(guān)數(shù)據(jù)，使收集到的信息更加精準(zhǔn)，減少檔案檢索時(shí)間。此外，人工智能還可以構(gòu)建出智能的信息運(yùn)行系統(tǒng)，有效連接檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，從而實(shí)現(xiàn)更加專業(yè)、科學(xué)的管理[1]。

在處理檔案管理工作時(shí)，檔案管理人員可以使用人工智能技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行智能檢索和分類，從而準(zhǔn)確找到圖片或文字信息。同時(shí)，應(yīng)用人工智能檢索技術(shù)，可以對(duì)搜索關(guān)鍵詞進(jìn)行有效拓展與延伸，為檔案管理人員推送相關(guān)信息，提高搜索的效率，擺脫人工查閱的弊端。

提高管理工作的安全性

在紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案替代的當(dāng)下，檔案管理工作越來(lái)越高效便捷，人們也開始關(guān)注信息安全這一重要問題。檔案具有保存和利用價(jià)值，一般涉及內(nèi)部人員編制或人事調(diào)整等機(jī)密信息，需要充分保障其安全性。傳統(tǒng)檔案管理方法具有不確定性，檔案管理人員可能會(huì)受客觀因素的影響，導(dǎo)致思想意識(shí)不夠堅(jiān)定，出現(xiàn)信息泄露或以權(quán)謀私等一系列問題。但人工智能技術(shù)擁有很強(qiáng)的安全性，它可以通過設(shè)置操作權(quán)限，智能識(shí)別檔案管理人員的信息——指紋、面容或聲音，能夠有效避免信息泄漏，同時(shí)，通過設(shè)置防火墻，增強(qiáng)安全系數(shù)，有效避免黑客的攻擊，保護(hù)檔案系統(tǒng)免受破壞或恢復(fù)被破壞的數(shù)據(jù)。此外，人工智能技術(shù)還擁有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)能力，可以通過檢測(cè)檔案管理系統(tǒng)的使用行為，對(duì)異常數(shù)據(jù)發(fā)出警報(bào)，使相關(guān)人員提前做好防范，避免發(fā)生意外情況，有效保障檔案信息的安全[2]。

實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息共享

在網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，共享數(shù)據(jù)檔案是檔案管理工作健康發(fā)展的一個(gè)重要路徑，也是社會(huì)對(duì)檔案管理工作提出的新要求。傳統(tǒng)檔案管理工作中對(duì)于檔案的借閱、查閱、歸還等工作均需使用紙質(zhì)文件，以上級(jí)層層審批的方式開展，故其管理工作流程較為復(fù)雜。人工智能技術(shù)的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)利用計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件等建立高效的信息共享平臺(tái)，繼而通過平臺(tái)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一處理與審批，在網(wǎng)絡(luò)中完成審批工作，這有效地簡(jiǎn)化了審批流程，提升了檔案借調(diào)工作的效率；通過網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，將一些檔案、文件在企業(yè)內(nèi)部公開，利用共享技術(shù)方便員工查閱。例如，集團(tuán)在開展新人培訓(xùn)時(shí)，需要新人對(duì)企業(yè)的發(fā)展歷程、發(fā)展概況與集團(tuán)文化有一定的了解，因此會(huì)將這些不具有機(jī)密性但涉及企業(yè)內(nèi)部的信息以共享的形式向員工公開，由此，內(nèi)部員工便可以用自己的ID或賬戶登錄并查閱集團(tuán)的發(fā)展情況或相關(guān)信息，這有助于減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)[3]。

檔案管理中人工智能技術(shù)的具體應(yīng)用

檔案安全管理方面

應(yīng)該將人工智能技術(shù)廣泛應(yīng)用在檔案安全管理中。當(dāng)前，人臉、指紋或虹膜等智能識(shí)別技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用較為廣泛，有效地杜絕了安全隱患，提升了信息安全水平。其一，智能識(shí)別技術(shù)應(yīng)用在門禁系統(tǒng)中。在門禁系統(tǒng)中輸入管理人員的人臉、指紋或虹膜，不僅方便檔案管理人員進(jìn)出，還可以將一些無(wú)關(guān)人員或沒有權(quán)限的人員阻擋在門外，為庫(kù)房安全提供保障。其二，智能識(shí)別技術(shù)貫穿于文件查看中。以醫(yī)藥集團(tuán)為例，醫(yī)藥集團(tuán)中存在許多涉及病人隱私的資料、人事檔案或文書檔案，這些檔案大多屬于企業(yè)機(jī)密，無(wú)關(guān)人員不便查看。針對(duì)此類文件，企業(yè)可以將查閱人員設(shè)置為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)或核心成員，在系統(tǒng)中錄入這些人員的指紋、面容或虹膜，從而保護(hù)集團(tuán)內(nèi)的機(jī)要文件。另外，如果出現(xiàn)虹膜或指紋多次不匹配的情況，系統(tǒng)還會(huì)將警告內(nèi)容傳送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，形成有效的檔案風(fēng)險(xiǎn)防控預(yù)警機(jī)制。在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)窺探人員并給予其保護(hù)措施，從而緩解部分檔案管理人員的工作壓力。其三，視頻監(jiān)控也體現(xiàn)了智能識(shí)別技術(shù)的作用。通過智能建模，識(shí)別跟蹤目標(biāo)，分析目標(biāo)的行為與動(dòng)機(jī)，為檔案管理人員提供預(yù)警信息，保障檔案管理安全。其四，人工智能技術(shù)可以在檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中設(shè)置防火墻自動(dòng)攔截入侵者，阻止非法者或病毒入侵，避免發(fā)生網(wǎng)絡(luò)安全事故[4]。

檔案信息收集方面

檔案管理工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)就是檔案收集工作，正是檔案收集推動(dòng)了檔案庫(kù)的產(chǎn)生。隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛快發(fā)展，檔案信息的數(shù)量與種類不斷增加，使網(wǎng)絡(luò)信息檔案收集工作變得困難。電子檔案是指通過數(shù)字化的形式，將信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)介質(zhì)中，并以網(wǎng)絡(luò)通信的方式對(duì)信息進(jìn)行整合，形成與紙質(zhì)檔案的相互對(duì)照。因此，利用人工智能技術(shù)可以更高效、更快捷地收集檔案信息。例如，一些公司利用智能代理收集信息，通過智能代理的多種代理結(jié)構(gòu)，自動(dòng)分析、過濾并收集使用者所需要的信息，使信息收集的自主性與交互性相結(jié)合。不僅如此，智能代理技術(shù)還可以在收集的過程中將電子信息按用戶的要求進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn)化，它可以將以圖片、音頻形式存在的文檔信息通過語(yǔ)音或文字識(shí)別技術(shù)轉(zhuǎn)化為文本，便于檔案后續(xù)工作的開展。如果一些檔案因客觀條件而模糊或不清晰，智能代理技術(shù)還可以利用圖像處理技術(shù)對(duì)文檔進(jìn)行重建，確保文檔的有效性。

檔案信息分類與檢索方面

檔案檢索是指檔案管理人員根據(jù)需要在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中查找相關(guān)的文檔。但是目前我國(guó)檔案資料過于繁雜，檔案的數(shù)目與種類還在不斷增加，導(dǎo)致檔案管理人員需要耗費(fèi)大量的時(shí)間檢索檔案信息。而人工智能技術(shù)可以簡(jiǎn)化檢索內(nèi)容，提高檢索效率。首先，智能檢索技術(shù)可以根據(jù)檔案的價(jià)值、信息的重要程度對(duì)檔案進(jìn)行合理排版，當(dāng)檔案管理人員對(duì)某一類檔案進(jìn)行檢索時(shí)，系統(tǒng)會(huì)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)先為其顯示相關(guān)內(nèi)容。其次，人工智能技術(shù)可以將搜索功能變得智能化，其能夠借助文字或圖像識(shí)別功能提取紙質(zhì)檔案中的文字，再利用自然語(yǔ)言處理技術(shù)將文字整理成檔案信息，代替人工輸入，這極大地提高了檢索效率。此外，人工智能技術(shù)可以利用大數(shù)據(jù)分析檔案管理人員的檢索記錄，向其推送匹配程度較高的關(guān)鍵詞，節(jié)省檢索時(shí)間[5]。

對(duì)于檔案的分類，人工智能技術(shù)還可以通過整合各種數(shù)據(jù)信息對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的分類，不僅可以自動(dòng)分類和組織數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息，還可以根據(jù)檔案管理人員的指令對(duì)信息進(jìn)行整合優(yōu)化，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)分類。與傳統(tǒng)的人工檔案管理相比，人工智能技術(shù)的應(yīng)用在很大程度上提高了檔案的檢索與分類效率，減輕了檔案管理人員的工作壓力，確保了檢索的準(zhǔn)確性與有效性。

檔案用戶服務(wù)方面

檔案管理工作的本質(zhì)是服務(wù)大眾，因此具有一定的服務(wù)性。而人工智能以其個(gè)性化、智能化的技術(shù)為用戶提供了便捷的人事檔案服務(wù)。例如，智能型服務(wù)機(jī)器人的出現(xiàn)為用戶提供了輔助檔案借閱、解決相關(guān)問題等更加全面的服務(wù)。

人工智能技術(shù)還可以通過大數(shù)據(jù)分析不同用戶的行為習(xí)慣，為其提供相對(duì)應(yīng)的檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的人性化。例如，在醫(yī)療領(lǐng)域，AI技術(shù)以檔案庫(kù)中的內(nèi)容和信息為樣本，將醫(yī)生的診療信息、患者的就診信息分別精準(zhǔn)地推送給搜索者，提高了醫(yī)院的工作效率與規(guī)范性。使用人工智能技術(shù)對(duì)用戶操作的行為軌跡等進(jìn)行挖掘，可以有效地發(fā)現(xiàn)用戶的隱性需求，從而為客戶提供更為準(zhǔn)確的動(dòng)態(tài)信息。

人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用措施

加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)

檔案管理工作是企業(yè)或集團(tuán)中較為重要的一個(gè)部分，因此，企業(yè)在檔案管理中要加強(qiáng)對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，大力引進(jìn)技術(shù)型人才，以提高人工智能技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中的價(jià)值，促進(jìn)二者實(shí)現(xiàn)深度融合。第一，企業(yè)或集團(tuán)要明確檔案管理智能化的深刻內(nèi)涵，明確規(guī)定檔案管理崗位的應(yīng)聘人員的任職條件，保障檔案管理人員的專業(yè)性。另外，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，增加其知識(shí)儲(chǔ)備，促使其在檔案管理過程中靈活運(yùn)用人工智能技術(shù)。第二，檔案管理人員不僅要做到按制度辦事，還需要具備一定的創(chuàng)新意識(shí)，能夠基于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)找到創(chuàng)新檔案管理的新方法、新手段等，在崗位中充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，不斷提高檔案管理水平[6]。

引進(jìn)管理設(shè)備與技術(shù)

雖然人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)相對(duì)普遍，但是部分企業(yè)在檔案管理工作中依然存在諸多困難.這是因?yàn)槠髽I(yè)檔案管理模式落后，服務(wù)形式單一或技術(shù)落后，難以將信息資源的智能化和數(shù)字化有效結(jié)合起來(lái)。為了促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、智能化發(fā)展，企業(yè)應(yīng)采用最新的檔案管理設(shè)備，引進(jìn)各類新興技術(shù)。首先，企業(yè)或集團(tuán)可以通過智能軟件提升檔案的收集、整理與分類能力，全面加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)。其次，企業(yè)還可以與第三方技術(shù)機(jī)構(gòu)合作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，提升檔案管理水平，有力防范在信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的安全隱患。最后，要制定并出臺(tái)檔案信息化的相關(guān)建設(shè)規(guī)劃，持續(xù)更新技術(shù)設(shè)施，積極推動(dòng)人工智能技術(shù)在檔案管理中的進(jìn)一步普及與應(yīng)用[7]。

保障檔案管理信息安全

大部分利用人工智能技術(shù)的檔案都以電子檔案的形式保存在互聯(lián)網(wǎng)中，但是由于互聯(lián)網(wǎng)具有開放性與不確定性，在一定程度上威脅了企業(yè)檔案管理的信息安全。因此，在將人工智能技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中時(shí)，企業(yè)需要加大財(cái)力、物力、人力等資源投入，保證檔案信息的安全性。第一，企業(yè)應(yīng)完善檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)的一系列功能，方便相關(guān)人員在查閱信息時(shí)正常開展安全認(rèn)證工作，并且需要設(shè)置更高級(jí)別的授權(quán)或許可用于查看涉及的相關(guān)隱私信息，以便加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性。第二，企業(yè)要規(guī)范檔案管理人員的操作管理行為，從規(guī)章制度、管理細(xì)則等方面入手，充分發(fā)揮管理監(jiān)督作用，規(guī)范人事檔案管理人員的管理行為，提高檔案管理人員的安全意識(shí)，最大程度地控制人為操作可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)的風(fēng)險(xiǎn)防范。第三，企業(yè)在將人工智能技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中時(shí)，要給予其充足的資金支持，及時(shí)更新與完善數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，有效提升檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)的安全性[8]。

綜上所述，在人工智能時(shí)代，探索人工智能技術(shù)與檔案管理工作深度融合是滿足用戶使用需求的必要途徑。傳統(tǒng)的檔案管理工作已無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的變化，存在很多不足之處。將人工智能技術(shù)廣泛應(yīng)用到檔案管理工作中，使用智能技術(shù)改進(jìn)檔案管理制度，能夠使檔案信息的收集、檢索與分類工作更加科學(xué)規(guī)范，為用戶提供更加方便、快捷、人性化的服務(wù)，更好地滿足用戶多方面需求，構(gòu)建高效、優(yōu)質(zhì)的檔案管理體系，提高檔案管理工作效率。

（作者單位：山東省棗莊市山亭區(qū)婦幼保健院）

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[2]楊澤文.人工智能技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用[C]//中國(guó)管理科學(xué)研究院教育科學(xué)研究所.2022電腦校園網(wǎng)絡(luò)論壇論文集.[出版者不詳]，2022：279-281.

[3]張亞琪.人工智能技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用[J].商業(yè)文化，2022（16）：31-32.

[4]劉宏龍.淺析人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用與發(fā)展[J].商業(yè)文化，2022（16）：39-41.

[5]湯津行.人工智能在檔案管理工作中的應(yīng)用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2022（06）：171-172.

[6]王星宇.人工智能技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用[J].黑龍江檔案，2021（06）：128-129.

[7]許巍巍.人事檔案管理中人工智能技術(shù)的應(yīng)用[J].黑龍江檔案，2021（06）：150-151.

[8]謝波.淺析人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應(yīng)用[J].機(jī)電工程技術(shù)，2019，48（11）：40-42.