企業(yè)全面預(yù)算管理的優(yōu)化措施探析

郭邢梅

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，當(dāng)前的預(yù)算管理體系已不再追求傳統(tǒng)短期內(nèi)的效益，而是追求企業(yè)股東價(jià)值最大化。當(dāng)前我國(guó)企業(yè)應(yīng)用全面預(yù)算管理的時(shí)間還較短，預(yù)算管理起步較晚，部分企業(yè)在實(shí)行預(yù)算管理時(shí)存在一些問(wèn)題有待研究。

企業(yè)全面預(yù)算管理的問(wèn)題

一是預(yù)算組織不完善。企業(yè)在開展預(yù)算管理工作時(shí)，需要落實(shí)權(quán)責(zé)分配的要求。當(dāng)前很多企業(yè)在預(yù)算管理過(guò)程中不重視預(yù)算組織體系設(shè)計(jì)，預(yù)算僅由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)，預(yù)算管理各環(huán)節(jié)管理要求沒有得到落實(shí)，不利于幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)既定的預(yù)算目標(biāo)。

二是預(yù)算編制不當(dāng)。首先，部分企業(yè)開展預(yù)算管理時(shí)忽略了戰(zhàn)略目標(biāo)，當(dāng)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和短期目標(biāo)存在沖突時(shí)，將可能違背戰(zhàn)略目標(biāo)。其次，在預(yù)算編制過(guò)程中，很多企業(yè)僅采用增量預(yù)算的方法編制，并且編制采用自上而下的流程，下級(jí)部門被動(dòng)接受企業(yè)管理層的意見，容易導(dǎo)致預(yù)算不具有可操作性，各層級(jí)的人員也不主動(dòng)參與到預(yù)算中。

三是預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整乏力。首先，很多企業(yè)僅在預(yù)算超支時(shí)才對(duì)預(yù)算進(jìn)行優(yōu)化。其次，部分企業(yè)在預(yù)算調(diào)整的過(guò)程中，沒有明確預(yù)算調(diào)整的條件，當(dāng)預(yù)算目標(biāo)無(wú)法完成時(shí)隨意調(diào)整預(yù)算。

四是預(yù)算考核不足。很多企業(yè)的預(yù)算考核體系僅關(guān)注財(cái)務(wù)指標(biāo)，而忽視其他方面的指標(biāo)。同時(shí)，很多企業(yè)在預(yù)算考評(píng)之后，沒有針對(duì)考評(píng)結(jié)果結(jié)合不同層級(jí)人員的實(shí)際需求落實(shí)獎(jiǎng)懲，獎(jiǎng)懲機(jī)制不到位，不利于激發(fā)員工工作的積極性。

企業(yè)全面預(yù)算管理的優(yōu)化分析

一、健全預(yù)算管理組織

第一，企業(yè)應(yīng)該針對(duì)預(yù)算工作明確設(shè)置各崗位的職務(wù)分工體系，落實(shí)各層級(jí)的管理要求，以提高預(yù)算管理工作效率，結(jié)合企業(yè)預(yù)算工作的特點(diǎn)，本文認(rèn)為企業(yè)開展預(yù)算管理工作需要設(shè)置預(yù)算的管理組織。首先，設(shè)置預(yù)算的決策機(jī)構(gòu)。決策機(jī)構(gòu)由總經(jīng)理以及各部門主要負(fù)責(zé)人參與其中，負(fù)責(zé)對(duì)預(yù)算管理的各項(xiàng)工作進(jìn)行審批與決策。企業(yè)董事會(huì)在明確企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃之后，由預(yù)算管理委員會(huì)結(jié)合董事會(huì)的管理要求，明確企業(yè)工作目標(biāo)，并分析企業(yè)需要承擔(dān)的預(yù)算管理工作要求，對(duì)企業(yè)的預(yù)算目標(biāo)進(jìn)行細(xì)化分解。企業(yè)要形成全員配合預(yù)算的機(jī)制，讓企業(yè)管理層站在企業(yè)各部門視角分析發(fā)展中所有成員的工作要點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，并結(jié)合上行下效方式讓所有員工形成重視預(yù)算執(zhí)行的理念。其次，建立預(yù)算管理工作組織。預(yù)算管理工作組織開展日常管理以及考評(píng)，主要由企業(yè)的財(cái)務(wù)部門和人事部門參與其中，組成預(yù)算管理辦公室，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部的各類資源，促使各部門嚴(yán)格按照預(yù)算管理工作要求開展工作。再次，明確預(yù)算執(zhí)行機(jī)構(gòu)。預(yù)算執(zhí)行機(jī)構(gòu)為企業(yè)的各職能部門，需要嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算，確保預(yù)算目標(biāo)能夠有序推進(jìn)。

第二，形成全體成員配合預(yù)算的企業(yè)文化。企業(yè)要建立重視預(yù)算的企業(yè)文化，在企業(yè)內(nèi)部形成強(qiáng)大的凝聚力，加大員工之間對(duì)預(yù)算的協(xié)調(diào)與配合力度。企業(yè)文化作為企業(yè)員工的價(jià)值觀念，企業(yè)要在企業(yè)文化中嵌入預(yù)算管理要求，讓企業(yè)人員主動(dòng)參與預(yù)算，從而建立良好的管理體系。企業(yè)預(yù)算管理作為一個(gè)較為復(fù)雜的系統(tǒng)，包括對(duì)企業(yè)各部門、各方面資源的管理，涉及的業(yè)務(wù)事項(xiàng)較為繁雜，包括企業(yè)不同的業(yè)務(wù)行為。預(yù)算執(zhí)行的各環(huán)節(jié)都不是某個(gè)部門就能完成的任務(wù)，只有企業(yè)全體成員同心協(xié)力才能完成預(yù)算。

第三，加強(qiáng)對(duì)全體成員的培訓(xùn)。企業(yè)在建立預(yù)算管理組織機(jī)構(gòu)之后，為了促使全體成員按照預(yù)算管理工作要求形成正確的認(rèn)識(shí)，要加強(qiáng)對(duì)人員的培訓(xùn)，從而將企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)和預(yù)算緊密結(jié)合。企業(yè)全體成員通過(guò)培訓(xùn)，需要及時(shí)了解自身的工作任務(wù)要求，并主動(dòng)參與到預(yù)算工作中。在條件允許的前提下，企業(yè)可以讓內(nèi)部成員到大型企業(yè)交流學(xué)習(xí)，通過(guò)學(xué)習(xí)優(yōu)化自身的預(yù)算管理體系，做到全員參與預(yù)算管理。同時(shí)，企業(yè)要強(qiáng)化管理層的作用。企業(yè)管理層要注重新時(shí)期企業(yè)全面預(yù)算管理體系中人員的要求，可以由管理層對(duì)基層人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)工作，更新企業(yè)人員的工作理念和工作方式，讓員工對(duì)預(yù)算管理流程產(chǎn)生全新的認(rèn)知，并讓員工在思想意識(shí)層面得到提升，從而形成全員參與的預(yù)算體系。

二、優(yōu)化預(yù)算目標(biāo)，改進(jìn)預(yù)算編制

第一，明確預(yù)算目標(biāo)設(shè)定的原則。企業(yè)要結(jié)合自身的實(shí)際特點(diǎn)及國(guó)家法律法規(guī)，在分析企業(yè)所處階段與管理規(guī)劃的情況下，按照預(yù)算目標(biāo)設(shè)定的原則確定預(yù)算目標(biāo)。首先，戰(zhàn)略導(dǎo)向原則。企業(yè)的全面預(yù)算目標(biāo)要符合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，企業(yè)的所有經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)都要以企業(yè)戰(zhàn)略為核心，只有結(jié)合戰(zhàn)略目標(biāo)細(xì)化分解預(yù)算工作規(guī)劃，才能確保企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)，有序完成企業(yè)的工作方案。其次，合法性原則。企業(yè)執(zhí)行全面預(yù)算管理的各環(huán)節(jié)都要符合法律法規(guī)的要求，確保企業(yè)各項(xiàng)管理活動(dòng)遵守國(guó)家的規(guī)定。一旦企業(yè)內(nèi)部人員違背規(guī)定，要追究相關(guān)人員的責(zé)任。最后，全員參與原則。企業(yè)要提高員工的積極性，在開展預(yù)算管理的各環(huán)節(jié)都要重視全員配合的要求。在預(yù)算編制時(shí)要采用上下結(jié)合方式，改善預(yù)算流程，讓全員了解預(yù)算工作的內(nèi)容，以提高預(yù)算管理工作的可操作性及規(guī)范性。在預(yù)算管理過(guò)程中，要建立科學(xué)激勵(lì)機(jī)制，對(duì)人員形成有效激勵(lì)。

第二，合理確定企業(yè)的預(yù)算目標(biāo)。首先，企業(yè)的預(yù)算管理體系能夠?qū)Ω鲗蛹?jí)權(quán)責(zé)進(jìn)行規(guī)范，明確各層級(jí)人員工作的具體要求，防范管理過(guò)程中權(quán)限沒有受到有效的約束而產(chǎn)生問(wèn)題。通過(guò)對(duì)企業(yè)內(nèi)部各部門和各崗位工作進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，明確具體的管控要求。其次，明確企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。企業(yè)要合理確定戰(zhàn)略，并對(duì)預(yù)算目標(biāo)進(jìn)行層層分解。再次，將戰(zhàn)略目標(biāo)分解為具體的預(yù)算目標(biāo)。戰(zhàn)略目標(biāo)通常可以分解為財(cái)務(wù)方面的指標(biāo)和非財(cái)務(wù)方面的指標(biāo)。本文認(rèn)為企業(yè)在開展預(yù)算管理目標(biāo)設(shè)置時(shí)，需要以平衡計(jì)分卡角度對(duì)預(yù)算目標(biāo)進(jìn)行梳理，并根據(jù)預(yù)算目標(biāo)構(gòu)建完善的指標(biāo)。在財(cái)務(wù)維度，要求企業(yè)提高收入和控制成本費(fèi)用。在客戶維度要提高服務(wù)質(zhì)量，重視客戶價(jià)值。在內(nèi)部流程維度，要求改進(jìn)研發(fā)與內(nèi)部管理。在學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)維度，要求企業(yè)加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，讓員工根據(jù)上級(jí)的要求提高專業(yè)能力，通過(guò)培訓(xùn)讓員工了解各項(xiàng)工作的要求。

第三，優(yōu)化預(yù)算的編制機(jī)制。首先，改進(jìn)編制方法。企業(yè)全面預(yù)算管理是一個(gè)循環(huán)的過(guò)程，預(yù)算執(zhí)行、考核等環(huán)節(jié)需要嚴(yán)格按照預(yù)算編制的指標(biāo)開展，以保障預(yù)算各環(huán)節(jié)得到有效管控。企業(yè)需要促使預(yù)算的編制科學(xué)合理，使預(yù)算編制更具靈活性，例如針對(duì)容易受到市場(chǎng)環(huán)境影響的業(yè)務(wù)招待費(fèi)、廣告費(fèi)、差旅費(fèi)等費(fèi)用，采用零基預(yù)算的方法進(jìn)行編制，可以促使企業(yè)的資源配置規(guī)劃更加科學(xué)。其次，優(yōu)化企業(yè)預(yù)算編制的流程。企業(yè)需要通過(guò)上下結(jié)合促使員工針對(duì)自身的工作實(shí)際提出合理的管理建議，促使預(yù)算工作具有可執(zhí)行性。企業(yè)管理層要求以戰(zhàn)略為導(dǎo)向出具當(dāng)年的預(yù)算指導(dǎo)文件，明確各部門的工作責(zé)任，并在10月底之前將預(yù)算指導(dǎo)文件送達(dá)各部門。企業(yè)各部門內(nèi)部的員工需要進(jìn)行溝通與交流，通過(guò)集思廣益的方式，在結(jié)合本部門實(shí)際的基礎(chǔ)上分析本部門的資源配置情況、業(yè)務(wù)能力等方面的情況，并結(jié)合資金的實(shí)際需求開展對(duì)下一年度預(yù)算的編制。預(yù)算工作組織需要分析預(yù)算管理工作中是否存在不合理之處，針對(duì)不合理之處提出完善建議，若基本符合企業(yè)管理規(guī)劃則提交預(yù)算管理委員會(huì)。預(yù)算管理委員會(huì)分析各部門預(yù)算草案是否存在不合理之處并提出整改意見，之后將整改要求下達(dá)各部門，各部門對(duì)預(yù)算草案進(jìn)行修改。通過(guò)反復(fù)的修改與協(xié)調(diào)，對(duì)預(yù)算管理達(dá)成一致性意見。

三、強(qiáng)化預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整

第一，建立預(yù)算的跟蹤反饋系統(tǒng)。當(dāng)各部門在收到本部門的預(yù)算工作任務(wù)之后，就需要嚴(yán)格執(zhí)行。預(yù)算管理辦公室需要針對(duì)預(yù)算偏差信息進(jìn)行有效反饋，企業(yè)需要建立合理的預(yù)算分析機(jī)制，在每個(gè)月月初企業(yè)預(yù)算管理辦公室要收集各部門上一月的預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)，并針對(duì)預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。為了促使分析結(jié)果對(duì)當(dāng)月的工作有指導(dǎo)性作用，企業(yè)應(yīng)該在每月10號(hào)之前完成分析工作，以減少預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的偏差。預(yù)算分析作為執(zhí)行預(yù)算控制的重要方式，通過(guò)預(yù)算分析能夠發(fā)現(xiàn)預(yù)算存在的差異，并結(jié)合存在的差異制定恰當(dāng)改進(jìn)措施。首先，優(yōu)化預(yù)算分析的方法。預(yù)算分析的方法包括比例分析、因素分析等方法，企業(yè)要結(jié)合不同預(yù)算項(xiàng)目特點(diǎn)采用科學(xué)的分析方法，確保相關(guān)預(yù)算項(xiàng)目能夠得到有效管理。對(duì)于企業(yè)的收入、利潤(rùn)等具有綜合性的項(xiàng)目，相關(guān)項(xiàng)目的分析要采用因素分析法，合理判斷影響項(xiàng)目的具體因素。通過(guò)詳細(xì)了解因素的情況，判斷各因素對(duì)企業(yè)預(yù)算達(dá)成影響程度，并制定恰當(dāng)措施改進(jìn)企業(yè)的工作。對(duì)于企業(yè)的成本費(fèi)用變動(dòng)情況等方面預(yù)算，可以采用比率分析法，通過(guò)對(duì)相關(guān)指標(biāo)的比率進(jìn)行分析，能夠找到相關(guān)指標(biāo)存在的不足。例如通過(guò)分析企業(yè)銷售費(fèi)用率，并和同行業(yè)企業(yè)進(jìn)行比較，能夠分析企業(yè)成本費(fèi)用控制水平。其次，完善預(yù)算分析的周期。企業(yè)在開展預(yù)算分析時(shí)為了提高分析時(shí)效性，要通過(guò)分析對(duì)企業(yè)的工作進(jìn)行指導(dǎo)。企業(yè)要提高預(yù)算分析的頻率，不僅要按照月度開展預(yù)算分析，還要進(jìn)一步在每周進(jìn)行分析，對(duì)于重點(diǎn)項(xiàng)目縮短分析的間隔時(shí)間，提高分析頻率，確保相關(guān)項(xiàng)目有序推進(jìn)。最后，加大預(yù)算控制力度。為確保預(yù)算按照預(yù)期的目標(biāo)有序推進(jìn)，企業(yè)要加大預(yù)算控制力度。在預(yù)算開展的過(guò)程中企業(yè)應(yīng)制定完善的控制機(jī)制，保障企業(yè)預(yù)算偏差能夠得到有效整改。企業(yè)在開展資金支出時(shí)，要對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行分析，判斷相關(guān)事項(xiàng)開展后是否可能導(dǎo)致預(yù)算產(chǎn)生差異，并針對(duì)差異制定改進(jìn)措施，以確保企業(yè)預(yù)算控制流程得到規(guī)范化管理，避免企業(yè)預(yù)算偏差不斷擴(kuò)大的可能性。

第二，建立預(yù)算的調(diào)整機(jī)制。首先，企業(yè)需要確保預(yù)算調(diào)整具有嚴(yán)肅性，只有發(fā)生了導(dǎo)致預(yù)算不可繼續(xù)執(zhí)行的國(guó)家政策變更等事項(xiàng)才能對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，并且需要提交充足的佐證材料，避免未發(fā)生預(yù)算調(diào)整前提而隨意調(diào)整預(yù)算的現(xiàn)象。預(yù)算調(diào)整一經(jīng)通過(guò)審批，需要向各部門下達(dá)預(yù)算調(diào)整的書面文件，預(yù)算調(diào)整必須以企業(yè)的事實(shí)為導(dǎo)向。其次，企業(yè)需要優(yōu)化預(yù)算調(diào)整權(quán)限。對(duì)于不涉及企業(yè)總體目標(biāo)的預(yù)算調(diào)整，例如銷售費(fèi)用調(diào)整、銷售收入調(diào)整，可以由總經(jīng)理簽字通過(guò)進(jìn)行調(diào)整，重大事項(xiàng)則要報(bào)董事會(huì)審批。

四、優(yōu)化預(yù)算考核

第一，明確預(yù)算考核的具體步驟。在預(yù)算考評(píng)時(shí)，企業(yè)要縮短考評(píng)周期，避免以年度為考評(píng)周期導(dǎo)致員工產(chǎn)生懈怠心理的問(wèn)題。企業(yè)可以按月度、季度為考評(píng)周期開展考評(píng)。在考評(píng)中要求各部門負(fù)責(zé)人首先對(duì)部門內(nèi)部員工的工作任務(wù)進(jìn)行匯總，并將考評(píng)結(jié)果上報(bào)給預(yù)算工作組織，預(yù)算工作組織匯總與計(jì)算之后提交給預(yù)算管理委員會(huì)審批，審批通過(guò)落實(shí)獎(jiǎng)懲。

第二，設(shè)置合理的預(yù)算考評(píng)指標(biāo)體系。為了促使企業(yè)的全體員工關(guān)注各維度的指標(biāo)，促使企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)順利達(dá)成，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)預(yù)算目標(biāo)進(jìn)行考評(píng)，結(jié)合平衡計(jì)分卡的維度設(shè)置具體的指標(biāo)體系。例如A企業(yè)在細(xì)化考核指標(biāo)之后，結(jié)合指標(biāo)的權(quán)重對(duì)企業(yè)開展考評(píng)。

第三，建立有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制。企業(yè)通過(guò)平衡計(jì)分卡的不同維度開展評(píng)價(jià)之后，需要結(jié)合評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)員工進(jìn)行獎(jiǎng)懲，從而約束員工行為。企業(yè)在對(duì)員工獎(jiǎng)懲時(shí)，需要區(qū)分普通員工和管理層的需求，普通員工對(duì)物質(zhì)較為敏感，應(yīng)該以物質(zhì)激勵(lì)為重點(diǎn)，輔助精神激勵(lì)。同時(shí)，企業(yè)也可以通過(guò)定期評(píng)選先進(jìn)職工、表彰先進(jìn)職工等進(jìn)行激勵(lì)。對(duì)于管理層，需要綜合多種方式進(jìn)行激勵(lì)，管理層更加注重自身的發(fā)展空間。

全面預(yù)算管理涉及的內(nèi)容較為廣泛，是一項(xiàng)綜合性的管理工具。企業(yè)需要認(rèn)識(shí)到全面預(yù)算管理工作的重要性，并在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中不斷完善全面預(yù)算管理體系。本文通過(guò)對(duì)企業(yè)全面預(yù)算工作進(jìn)行研究，認(rèn)為企業(yè)在未來(lái)需要結(jié)合時(shí)代的發(fā)展及經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，對(duì)預(yù)算管理的流程進(jìn)一步優(yōu)化，并通過(guò)全面預(yù)算管理的有效實(shí)施，幫助企業(yè)優(yōu)化資源配置，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，促使企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。

（作者單位：浙江秦核環(huán)境建設(shè)有限公司）