新時(shí)代基層檔案工作的現(xiàn)狀及對(duì)策

楊運(yùn)文

[摘 要]基層檔案工作是檔案工作的有機(jī)組成部分，是基層工作歷程的重要記錄，現(xiàn)實(shí)作用十分重大。但是，在實(shí)際工作中，基層檔案工作仍然存在一些不容忽視的問題，嚴(yán)重阻礙了檔案服務(wù)水平的提高。文章在分析新時(shí)代檔案工作特征的基礎(chǔ)上，剖析基層檔案工作存在的突出問題，提出切實(shí)可行的改進(jìn)措施，以期推動(dòng)新時(shí)代基層檔案工作的健康發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]新時(shí)代；基層檔案工作；問題；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2023）09-0019-03

檔案工作是新時(shí)代機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的基礎(chǔ)工作，意義非凡。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作，尤其是基層檔案工作，勢(shì)在必行。因此，需要采取切實(shí)可行的措施，努力提高檔案管理效率和服務(wù)水平，才能為社會(huì)主義的經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步做出更大的貢獻(xiàn)。

第一，先進(jìn)性。不忘初心、牢記使命，是新時(shí)期推動(dòng)改革開放的不竭力量，是新時(shí)代中國共產(chǎn)黨人的奮斗目標(biāo)。檔案工作者應(yīng)將服務(wù)好大眾作為檔案工作的統(tǒng)領(lǐng)和纜繩，將檔案工作融入建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化強(qiáng)國、實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興中國夢(mèng)的主旋律，以滿足中國共產(chǎn)黨先進(jìn)性的根本要求。

第二，服務(wù)性。檔案工作體現(xiàn)的社會(huì)服務(wù)性，是檔案作品一成不變的特征。當(dāng)下，檔案工作的首要目標(biāo)、工作范圍都有一定的改變。檔案工作的服務(wù)性也隨之發(fā)生了很大的變化，從之前傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。檔案工作和其他類型的服務(wù)工作的最大區(qū)別在于，檔案工作是一種以檔案類型為對(duì)象、針對(duì)社區(qū)服務(wù)而開展工作的特有的形式。隨著大數(shù)據(jù)的高速發(fā)展，數(shù)字化信息技術(shù)與人們的日常生活越來越密不可分。在開展檔案工作時(shí)，需要深入研究檔案管理、檔案信息化等，從而為大眾提供更好的服務(wù)[1]。

檔案工作既是任何重要工作的最后一項(xiàng)工作，也是下一次類似工作的第一項(xiàng)工作。只有讓檔案工作為其他工作開路，當(dāng)排頭兵，把握好發(fā)揮檔案作用和價(jià)值的良好契機(jī)，才能促進(jìn)檔案工作的發(fā)展[2]。

第三，文化性。檔案具備的獨(dú)特性客觀地決定了檔案工作具備了文化的特征。檔案是對(duì)歷史文化的詳細(xì)記載，記錄著歷史與時(shí)代的不斷變化。隨著時(shí)代的不斷變遷與生產(chǎn)力的不斷提高，檔案中記錄內(nèi)容的連續(xù)性對(duì)社會(huì)、歷史和文化的不斷發(fā)展都具有深遠(yuǎn)的影響。

第四，管理性。檔案工作是對(duì)歷史文化數(shù)據(jù)的有效存儲(chǔ)，需要整合、利用一系列數(shù)據(jù)資源。檔案工作的基礎(chǔ)工作是檔案管理。檔案工作的核心是收集、分類、使用和整合采集到的檔案信息，為社會(huì)的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐。

（一）對(duì)檔案工作不夠重視

許多檔案工作者對(duì)檔案工作存在思想誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理不需要什么技術(shù)要求，無非是分類、整理、歸檔等工作，毫無價(jià)值，從而忽視了檔案管理工作的地位，嚴(yán)重低估了檔案工作的價(jià)值。此外，在檔案管理工作中，由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，下屬工作者甚至出現(xiàn)敷衍了事、出了事情推卸責(zé)任等情況，從而導(dǎo)致檔案管理工作難以有效開展，各項(xiàng)工作難以有序進(jìn)行[3]。

（二）檔案管理系統(tǒng)不完善

在檔案收集、整理、存儲(chǔ)和使用等方面，基層單位檔案管理機(jī)制不完善，導(dǎo)致檔案管理工作者工作分散，缺乏規(guī)范。由于沒有制度約束，一旦出現(xiàn)問題，就無法及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題，追責(zé)到人。當(dāng)下，一些基層單位的檔案工作仍由各部門自行管理，因此，檔案資料無法進(jìn)行有效的整合，這嚴(yán)重影響了檔案的儲(chǔ)存和利用。由于缺乏完善的檔案管理系統(tǒng)，工作人員的工作缺乏規(guī)范，容易造成許多疏漏，從而影響檔案管理工作的效率。大部分檔案管理工作人員缺乏對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，在檔案工作宣傳方面也缺乏熱情，從而影響了檔案管理工作的有效開展。

（三）檔案管理意識(shí)淡薄

長(zhǎng)期以來，基層檔案管理人員多是兼職，沒有接受過專業(yè)、系統(tǒng)的檔案管理工作培訓(xùn)，缺乏檔案管理意識(shí)。

此外，檔案管理工作人員身居多職，不僅從事檔案管理工作，而且從事著其他不同種類的工作，面對(duì)復(fù)雜的檔案工作，往往容易操作錯(cuò)誤，給檔案管理帶來隱患。多數(shù)檔案管理人員不重視檔案管理工作，工作積極性不高，不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，這大大降低了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（四）檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

基層檔案管理人員的綜合素質(zhì)一般體現(xiàn)在工作績(jī)效及專業(yè)性兩個(gè)方面。在工作績(jī)效方面，一些基層檔案管理人員的工作能力較低，對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)缺乏學(xué)習(xí)和了解，只是從事一些簡(jiǎn)單的檔案管理，當(dāng)一些數(shù)據(jù)和信息需要存檔或檢索時(shí)，工作人員往往只是進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的保存或查找操作，檔案管理的實(shí)力較弱。此外，一些部門甚至使用一些臨時(shí)工作人員管理檔案，臨時(shí)工作人員的變動(dòng)比較頻繁，無法及時(shí)對(duì)文件信息進(jìn)行排序和匯總，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。在專業(yè)性方面，檔案管理人員缺乏專業(yè)化的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，導(dǎo)致基層檔案管理混亂不堪。

（五）檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的相關(guān)技術(shù)卻十分滯后。一些基層單位缺乏完善的檔案信息管理系統(tǒng)，沒有建立檔案信息管理數(shù)據(jù)庫及檔案資源共享的互聯(lián)渠道，沒有實(shí)現(xiàn)檔案信息隨時(shí)隨地在特定領(lǐng)域的保存與檢索，極大地阻礙了檔案信息資源的有效共享。多臺(tái)設(shè)備構(gòu)建的檔案信息管理系統(tǒng)不符合目前網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)容量大、傳輸速率高的要求，基層的檔案管理系統(tǒng)普遍存在型號(hào)陳舊、功能單一、后置設(shè)施不完善等問題，不能有效地適應(yīng)當(dāng)前檔案信息量的增長(zhǎng)和工作需要。

檔案工作缺乏高素質(zhì)、高質(zhì)量的人才，工作人員的更替頻率較高，年輕人不屑從事檔案工作，年紀(jì)大的人又不愿干事。很多檔案機(jī)構(gòu)缺乏從業(yè)工作人員，信息化專業(yè)人才少之又少[4]。

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，強(qiáng)化檔案意識(shí)

針對(duì)基層單位的檔案管理，一旦領(lǐng)導(dǎo)高度重視此項(xiàng)工作，檔案管理工作便會(huì)有序進(jìn)行?；鶎訂挝活I(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭作用，轉(zhuǎn)變思想觀念，高度重視檔案工作的開展?；鶎訂挝灰惨獮闄n案工作人員提供便捷舒心的工作環(huán)境。同時(shí)，拓寬多種管理渠道，讓檔案管理工作切切實(shí)實(shí)地走進(jìn)人民群眾的生活中，讓人民群眾熟知檔案，更好地了解基層單位的檔案工作，拉近人民群眾與基層單位的距離，讓群眾可以更好地檢查檔案，處理檔案相關(guān)問題，并讓更多的人意識(shí)到檔案管理與個(gè)人生活密不可分，從而優(yōu)化人民群眾的檔案意識(shí)，轉(zhuǎn)變檔案觀念，使得人民群眾可以全面、系統(tǒng)地認(rèn)識(shí)檔案工作。以點(diǎn)帶面，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高度整合。在內(nèi)部檔案工作中，重點(diǎn)抓好下屬機(jī)構(gòu)的檔案工作，鼓勵(lì)深入開展檔案管理工作。

（二）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管理，推進(jìn)檔案工作有序開展

標(biāo)準(zhǔn)化是檔案工作的首要前提，是檔案工作逐步走向現(xiàn)代化的重要方式。

一是對(duì)檔案要強(qiáng)化集中管理。領(lǐng)導(dǎo)部門要制定建立規(guī)范備案管理等政策，協(xié)調(diào)各級(jí)機(jī)關(guān)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求落實(shí)做好檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。

二是完善檔案工作制度。部門領(lǐng)導(dǎo)要高度重視此項(xiàng)工作的開展。部門領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化指導(dǎo)，結(jié)合基層的實(shí)際情況制定相關(guān)指導(dǎo)性文件，不斷完善規(guī)章制度，明確責(zé)任分工，確保檔案管理工作有序開展。

三是定期開展系統(tǒng)知識(shí)評(píng)估，重點(diǎn)完善工作規(guī)則，明確備案管理崗位責(zé)任制，制訂檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，建立完備和嚴(yán)格的安全制度，增強(qiáng)執(zhí)行力和工作活力，不斷引進(jìn)檔案管理的新技術(shù)、新概念。

在大數(shù)據(jù)信息化高速發(fā)展的當(dāng)下，標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理必須跟上時(shí)代的步伐，基層單位要購置最新的設(shè)備，完善檔案管理規(guī)范化的建設(shè)。

（三）重點(diǎn)解決基層檔案高素質(zhì)人才嚴(yán)重不足的問題

一是各部門要根據(jù)實(shí)際情況每年報(bào)告檔案工作中人才短缺的情況，及時(shí)選拔和招聘具有相關(guān)專業(yè)背景的高素質(zhì)人才，盡快解決檔案崗位高素質(zhì)人才短缺的問題。同時(shí)，要加強(qiáng)與各類專業(yè)院校的聯(lián)系，為高職院校相關(guān)專業(yè)學(xué)生提供實(shí)習(xí)崗位，根據(jù)大學(xué)生的相關(guān)專業(yè)，擇優(yōu)錄用，為檔案人才隊(duì)伍補(bǔ)充年輕的生力軍。

二是定期組織基層檔案人員參加檔案管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)?；鶎訂挝灰e辦檔案人員年度培訓(xùn)班，使其學(xué)習(xí)相關(guān)檔案的政策制度，深入學(xué)習(xí)檔案工作專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案管理的新知識(shí)、新技術(shù)、新要求要詳細(xì)掌握，優(yōu)化專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升綜合業(yè)務(wù)能力。針對(duì)剛剛從事檔案管理工作的人員，要開展專門的課程培訓(xùn)，使他們能夠快速地勝任此項(xiàng)工作。定期邀請(qǐng)熟悉業(yè)務(wù)的專家到當(dāng)?shù)鼗騿挝恢v課，舉辦關(guān)于檔案管理工作的講座和活動(dòng)，為檔案工作人員答疑解惑，從而提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平。

三是加大基層檔案的激勵(lì)力度。做到管理與愛護(hù)相結(jié)合，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，關(guān)心工作人員的工作、學(xué)習(xí)和生活，使工作人員可以安心地投身到這項(xiàng)工作中，激發(fā)他們對(duì)此項(xiàng)工作的熱情，從而促進(jìn)檔案工作的有序開展[5]。

（四）重點(diǎn)控制檔案形成，保證檔案安全存儲(chǔ)

首先，要嚴(yán)格控制檔案的存儲(chǔ)工作。信息數(shù)據(jù)收集在檔案管理工作中至關(guān)重要，如果信息數(shù)據(jù)收集工作出現(xiàn)差錯(cuò)，將不利于后續(xù)檔案管理工作的有效開展?；鶎訂挝辉陂_展檔案收集工作時(shí)，應(yīng)切實(shí)地執(zhí)行檔案管理的相關(guān)政策和制度；針對(duì)在收集工作過程中出現(xiàn)的不合規(guī)問題，需要按照有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格把控和處理。還需要不斷完善相關(guān)法律法規(guī)和政策制度，從事檔案工作人員的具體職責(zé)由各文件確定。

其次，需要對(duì)檔案進(jìn)行有效整理。檔案的有效整理是指對(duì)同類檔案進(jìn)行同類存放，針對(duì)比較瑣碎的檔案進(jìn)行排序、合并、組織和編號(hào)等，最終生成文件。此項(xiàng)工作有助于有效管理檔案。

再次，要明確檔案管理工作中每個(gè)環(huán)節(jié)之間的關(guān)系和差異，針對(duì)有差異的檔案實(shí)施分類保管，方便后續(xù)的管理工作。要合理制定檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作人員要對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)定和分類，并明確檔案的真?zhèn)涡院屯暾?，從而保證檔案的儲(chǔ)存價(jià)值。

最后，嚴(yán)格規(guī)范檔案的存儲(chǔ)。此項(xiàng)工作以在初期正確收集、整理檔案為前提，大多數(shù)基層單位的檔案儲(chǔ)存在檔案庫內(nèi)。為了實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)規(guī)范化、合理化的目標(biāo)，必須按照相關(guān)政策，使用專門的檔案存儲(chǔ)柜，并制作標(biāo)簽和目錄。針對(duì)較為珍貴的文件數(shù)據(jù)，還要做好特定的標(biāo)記，以便于查找和區(qū)分。

（五）嚴(yán)格落實(shí)檔案信息化管理，提高檔案管理的科學(xué)化水平

在信息化高速發(fā)展的今天，人們的生活已與信息化大數(shù)據(jù)密不可分，把信息化與檔案管理工作相結(jié)合，可以有效地創(chuàng)新檔案管理的工作方式與管理方法。因此，檔案的數(shù)字化管理成為許多單位的目標(biāo)，在許多規(guī)模較大的檔案館、圖書館等區(qū)域已對(duì)檔案的信息化管理做出了一些嘗試，實(shí)現(xiàn)了檔案管理與數(shù)字信息化的有效統(tǒng)一。但對(duì)于一些基層單位，數(shù)字化管理可能難以完全實(shí)現(xiàn)，因?yàn)榛鶎訂挝坏臄?shù)量眾多，再加上科學(xué)技術(shù)相對(duì)落后，缺少一定的核心技術(shù)，硬件設(shè)施也相對(duì)匱乏，因此很難實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的目標(biāo)，需要基層單位對(duì)這一問題引起重視。

大部分檔案是需要長(zhǎng)時(shí)間儲(chǔ)存的，對(duì)這些檔案進(jìn)行信息化管理，可以有效地實(shí)現(xiàn)紙張和信息的統(tǒng)一管理。由于紙張的儲(chǔ)存是有一定的時(shí)間限制的，如果保管不好，會(huì)出現(xiàn)紙張變黃、紙質(zhì)破裂等問題，甚至導(dǎo)致檔案信息缺失的現(xiàn)象。檔案的信息化儲(chǔ)存有效避免了這一問題的發(fā)生，基層單位實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理迫在眉睫。

基層檔案工作是一個(gè)單位或部門日常工作不可或缺的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)該引起有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員的足夠重視。樹立檔案管理意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案和檔案工作的重要價(jià)值與意義。要制定完善的檔案規(guī)章制度，加大檔案管理的資金投入，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平，完善檔案服務(wù)機(jī)制，推動(dòng)檔案事業(yè)更好地服務(wù)于社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。

[1]夏敏榮.基層檔案管理工作中存在的問題及解決對(duì)策[J].卷宗，2018（31）：50.

[2]郭湘仁.新時(shí)代檔案工作現(xiàn)狀及任務(wù)研究[J].管理觀察，2018（28）：120-121.

[3]韋再燾.推動(dòng)新時(shí)代基層檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的路徑選擇[J].黑龍江檔案，2021（04）：356-357.

[4]王娜.如何做好基層檔案管理工作[J].國際公關(guān)，2020（03）：171-172.

[5]王海鷗.提高基層檔案管理工作實(shí)效性的方法探討[J].黑龍江檔案，2021（04）：238-239.