基于大數(shù)據(jù)技術的電子檔案管理現(xiàn)狀和發(fā)展對策

段竹瑩 牛相林

在大數(shù)據(jù)廣泛使用和推廣下，電子檔案管理工作比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理檢索效率更高、檔案資料利用更便利，資源共享更方便。基于信息化技術和互聯(lián)網(wǎng)技術的深入融合使用，依托大數(shù)據(jù)技術完善了電子檔案管理體系和運行模式，電子檔案運行機制逐步成熟，對更好滿足人們?nèi)找嬖鲩L的檔案管理需求有著重要的作用和意義。

一、檔案電子化大數(shù)據(jù)管理的重要意義

現(xiàn)代企事業(yè)單位的檔案包含了文書檔案、技術檔案、人事檔案、財務檔案和基建檔案等，檔案類型繁雜、數(shù)量信息多、管理難度大，檔案存放空間需求較大。按照傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，檔案資料體積大、人員管理成本高、紙質(zhì)檔案資料易損、檔案信息利用率不高，再疊加受檔案管理制度不夠完善的影響，檔案管理難以滿足企事業(yè)單位業(yè)務管理不斷提升的需求。紙質(zhì)檔案資料電子化后，大數(shù)據(jù)技術可以收集、分類和整理電子檔案信息，極大提升檔案管理水平，檔案歸檔分類更科學合理、檔案搜索查詢更便捷、檔案信息利用率更高、管理員數(shù)量更少、管理成本更低、檔案存儲空間需求更小，在經(jīng)濟發(fā)展迅速和社會快節(jié)奏的情況下，檔案電子化大數(shù)據(jù)管理對企事業(yè)單位發(fā)展有著巨大的促進作用。

二、基于大數(shù)據(jù)技術的電子檔案管理現(xiàn)狀分析

大數(shù)據(jù)技術日益成熟和普及，在各領域獲得廣泛的使用，大數(shù)據(jù)技術在電子檔案管理中發(fā)揮了很大的作用，提高了電子檔案信息的利用率，也提高了電子檔案的管理水平，更好地推進了電子檔案管理的發(fā)展。但在實際的運行過程中，仍遇到一些問題，主要集中在五個方面。

（一）檔案管理法規(guī)建設不夠完善

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式已不適應時代的發(fā)展，電子化檔案管理模式正在獲得廣泛的使用和推廣，與之相適應的法律法規(guī)未能隨著電子檔案管理發(fā)展及時有效地跟進，立法建制滯后，使得體系化的管理缺乏法律依據(jù)，電子檔案管理效率未能明顯提升，檔案的技術發(fā)展受到影響。尚未建設完善的電子檔案的管理制度，電子檔案的管理標準和管理體系尚未完全建立，標準體系建設有待完善，電子檔案使用頻率受到限制，在一定程度上存在保密風險和傳輸風險，對電子檔案管理推進造成一定的阻礙。

（二）系統(tǒng)的信息化管理機制尚未健全

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與現(xiàn)代的電子檔案管理在管理模式上完全不同，傳統(tǒng)的檔案管理制度完全不適應電子檔案管理模式，需要重構電子檔案管理制度。在大數(shù)據(jù)技術廣泛普及的情況下，需要建立全新的信息化管理體系與電子檔案管理相適應，充分體現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術的智能化管理優(yōu)勢，多類檔案信息和資源實現(xiàn)共享?，F(xiàn)在大多單位尚未建立健全信息化管理體系和運行機制，電子檔案信息的資源整合和共享不夠充分，不能充分體現(xiàn)電子檔案的管理效能、資源共享和價值綜合應用。許多單位守舊的檔案管理制度難以適應電子檔案管理模式的需求，管理效果極差。管理制度管理職責不明確、管理規(guī)范不標準、信息化優(yōu)勢不明顯等，使得管理制度依舊難以有效指導信息化管理工作開展。

（三）檔案管理人員的專業(yè)技能和業(yè)務素質(zhì)需提升

基于大數(shù)據(jù)技術的檔案信息管理，管理崗位需要更高素質(zhì)的人員才能勝任，既要具有檔案管理的專業(yè)知識，又要具備專業(yè)的大數(shù)據(jù)知識，可以掌控大數(shù)據(jù)技術和深度挖掘數(shù)據(jù)利用，并具備與之匹配的優(yōu)秀職業(yè)道德素養(yǎng)，具有優(yōu)秀的綜合管理素質(zhì)才能承擔電子檔案管理工作崗位。雖然現(xiàn)有檔案管理隊伍龐大，但是大多數(shù)檔案管理人員的創(chuàng)新力不足、信息化意識不強、電子檔案管理適應性不強。受制于落后的檔案技術培訓體系，檔案工作者不能充分享受智能化、共享化、個性化的服務，檔案管理效率受到嚴重的影響。隨著大數(shù)據(jù)技術在檔案管理領域的深入使用，檔案管理工作者需要提升信息技術素養(yǎng)和欠缺的管理能力。

（四）大數(shù)據(jù)技術未充分應用

在大數(shù)據(jù)技術廣泛應用的背景下，云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術在各領域廣泛應用，數(shù)據(jù)信息處理技術得到普及，電子檔案信息管理需要云存儲和智能化技術與大數(shù)據(jù)技術融合使用，以提升電子檔案管理的高效、便利。許多單位在檔案管理中，未能將智能化技術融入大數(shù)據(jù)技術的檔案管理中，使得檔案管理水平落后?；鶎訖n案服務部門未能使用智能化技術進行數(shù)據(jù)挖掘、軟件分析、電子檔案資源整合，甚至缺乏必要的軟硬件設備，缺少計算機設備和智能化檔案管理平臺，不能全面銜接檔案資源和社會資源，妨礙了電子檔案管理工作的個性化、多元化和實時化。

（五）檔案安全威脅較嚴重

電子檔案管理存在網(wǎng)絡安全管理問題。一是電子檔案信息存在電子化的存儲設備，存儲設備硬件的損壞，會引發(fā)信息資源損壞和丟失風險；二是檔案信息資源可能會被病毒或黑客攻擊，帶來信息篡改、丟失結果。許多單位沒有完善的信息化檔案管理制度保障，互聯(lián)網(wǎng)防攻擊的技術手段不強，難以有效保護檔案安全，存在嚴重的安全威脅。

三、基于大數(shù)據(jù)技術的電子檔案管理發(fā)展對策

（一）不斷完善和優(yōu)化電子檔案法律法規(guī)和規(guī)章制度

在大數(shù)據(jù)技術廣泛應用的背景下，要建立健全電子檔案管理法規(guī)和管理制度，為電子檔案健康發(fā)展提供必要的法律支撐和制度保障，制定標準化的電子檔案管理規(guī)范和管理制度，檔案管理的工作有著統(tǒng)一的標準規(guī)范和程序，指導電子檔案體系建設工作。建立健全電子檔案管理責任機制，深度挖掘電子檔案資料的應用價值，防止電子檔案信息資料丟失。一是立法建章，將電子檔案管理工作立法保障，把電子檔案收集、管理、存放、共享服務納入法規(guī)保障，明確電子檔案管護職責，制定檔案管理工作中的各種違規(guī)處罰措施。二是建立檔案管理數(shù)據(jù)平臺，定期對管理平臺進行審核，監(jiān)控檔案管理平臺的服務情況，有效調(diào)控檔案服務。三是法律法規(guī)保障電子檔案信息安全，將檔案管理中相關責任在法規(guī)中明確，并形成責任清單，靠技術和制度保障電子檔案安全。

（二）完善和優(yōu)化電子檔案管理機制和信息化體系

依托大數(shù)據(jù)技術加快建立健全電子檔案管理機制和信息化體系，構建新型的檔案管理工作體系，提高電子檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，制定統(tǒng)一的電子檔案管理標準，運轉(zhuǎn)規(guī)范標準化，規(guī)范統(tǒng)一的數(shù)據(jù)類型、檔案格式和運轉(zhuǎn)流程，發(fā)揮大數(shù)據(jù)信息平臺數(shù)據(jù)庫功能，更好地提升電子檔案信息的應用價值。建立信息化意識和網(wǎng)絡思維意識，高度重視檔案運轉(zhuǎn)機制和創(chuàng)新標準體制完善，有力保障信息化管理體系和數(shù)據(jù)庫資源。對檔案管理基層信息技術進行整合，實現(xiàn)基層信息資源的收集和整合，優(yōu)化信息資源的存儲，推進信息技術的研發(fā)，完善數(shù)據(jù)信息機制支撐，從技術上為檔案管理突破提供保障。構建智能化的網(wǎng)絡系統(tǒng)，服務整個電子檔案管理體系，建立一個系統(tǒng)完善的資源集合體，收集、整理和共享各類檔案數(shù)據(jù)信息，通過分析、挖掘和技術整合，使得電子檔案信息資源獲得共享和發(fā)揮價值。

（三）有效培訓檔案管理人員的專業(yè)技能和業(yè)務素養(yǎng)

人是工作的主體，建立一支優(yōu)秀的復合型檔案管理隊伍是檔案管理工作的關鍵，檔案管理者既要具有檔案管理專業(yè)知識，又要具有大數(shù)據(jù)技術專業(yè)技能，復合型人才隊伍是適應電子檔案管理工作的需求。建立健全檔案管理人員的培養(yǎng)機制，搭建專業(yè)培養(yǎng)平臺，定期對管理人員進行大數(shù)據(jù)基礎知識和檔案管理專業(yè)知識的培訓和考核，促進檔案管理人員針對性地提升業(yè)務技能和知識，要引導電子檔案管理人員優(yōu)化管理意識和創(chuàng)新管理意識，提高檔案服務質(zhì)量。加大電子檔案管理考核力度，定期進行專業(yè)技能考核和崗位間的技術交流合作，整體提升檔案管理隊伍建設，保障檔案管理人力資源。

（四）轉(zhuǎn)型電子檔案管理模式

智能化是大數(shù)據(jù)技術的顯著優(yōu)勢，在電子檔案管理過程中，充分利用大數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，重視智能化發(fā)展方向。在電子檔案管理體系建設中，要重視相應的數(shù)字技術和有關模塊的投入，引進智能化數(shù)據(jù)化的信息設備，數(shù)據(jù)化系統(tǒng)與智能化系統(tǒng)有機融合，實現(xiàn)優(yōu)勢互補，構建智能化管理平臺。把管理平臺優(yōu)勢資源整合，提升信息供給質(zhì)量，完善和優(yōu)化管理模式，優(yōu)勢互補信息服務內(nèi)容，發(fā)揮大數(shù)據(jù)的技術優(yōu)勢。

（五）加強電子化檔案信息安全防護

單位需要制定健全的電子化檔案信息安全防護機制，防止檔案信息系統(tǒng)攻擊。一是完善檔案管理機制。健全檔案管理機制，明確規(guī)定定期采取檔案信息備份工作，制定并遵守相應的檔案安全管理規(guī)范，檔案信息資料不能擅自使用移動存儲設備拷取，防止計算機系統(tǒng)感染病毒；二是建立安全的互聯(lián)網(wǎng)防火墻，要定期更新防火墻和安全系統(tǒng)軟件，防止黑客、木馬、病毒等的攻擊。

（六）應用新技術提升檔案利用水平

在大數(shù)據(jù)時代背景下，單位應當主動創(chuàng)新使用新技術，創(chuàng)新使用新方法，提升電子檔案管理的使用率。大數(shù)據(jù)技術可以分析、挖掘和整合檔案信息，智能化共享檔案信息資源，提升檔案資源利用效率。

大數(shù)據(jù)技術的廣泛應用和普及，尤其在電子檔案管理中的應用，使得電子檔案管理工作更加高效和便利，大數(shù)據(jù)技術的智能化、高效化優(yōu)勢在檔案管理工作中發(fā)揮到極致。采取有效的技術措施，使得電子檔案管理更加體系化、標準化，極大提升電子檔案的管理水平，更好地服務主責主業(yè)。

（作者單位：中國科學院上海技術物理研究所）