數(shù)字化背景下檔案管理的創(chuàng)新

摘 要：檔案管理在企業(yè)運(yùn)營與發(fā)展中占據(jù)著重要地位，其不僅能夠為企業(yè)管理層提供相應(yīng)的決策依據(jù)，也有助于企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。隨著數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理由過去的紙質(zhì)管理方式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ健Ｔ诖吮尘跋?，為進(jìn)一步推動檔案管理創(chuàng)新，提高檔案管理的有效性，本文將從數(shù)字化背景的角度對檔案管理的創(chuàng)新展開討論，先后提出了數(shù)字化背景下檔案管理創(chuàng)新的意義、方向以及具體路徑，以期優(yōu)化當(dāng)下檔案管理工作，使之能夠更好地發(fā)揮其價值，助力企業(yè)的良好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化背景；檔案管理；創(chuàng)新

現(xiàn)階段，數(shù)字技術(shù)已普遍應(yīng)用于生產(chǎn)生活當(dāng)中。當(dāng)前，數(shù)字化背景下的檔案管理工作中已取得一定成果，但要想進(jìn)一步提高數(shù)字化檔案管理效能，還需對此不斷研究，并做好檔案管理創(chuàng)新，以滿足于新時代發(fā)展要求。

一、數(shù)字化背景下檔案管理創(chuàng)新的意義

（一）提高管理效率

在檔案管理中，主要工作內(nèi)容為收集、整理、保存和調(diào)閱資料等方面。在傳統(tǒng)檔案管理工作中往往存在資料難以調(diào)閱的問題，而通過采取數(shù)字化技術(shù)，則可借助搜索引擎實(shí)現(xiàn)快速調(diào)閱。如此一來，大幅縮短了工作時間，從而有效提升企業(yè)的整體工作效率。此外，在數(shù)字化技術(shù)支持下，檔案管理工作模式也將發(fā)生數(shù)字化轉(zhuǎn)變，其操作模式不再是人工操作，而是可通過智能操作替代人工操作，這不僅有效降低了人工操作中的失誤幾率，也保障了檔案管理工作的整體效率。

（二）節(jié)約管理資源

數(shù)字化背景下檔案管理創(chuàng)新過程中，其實(shí)踐意義體現(xiàn)在節(jié)約管理資源方面，較為明顯的則是將過去的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)為無紙化處理方式，從而有效節(jié)省了紙質(zhì)資源。而從無形資源上來看，數(shù)字化操作在一定程度上代替了人工操作，因而亦可達(dá)到節(jié)約人工管理資源的效果。

二、數(shù)字化背景下檔案管理創(chuàng)新路徑分析

（一）創(chuàng)新管理觀念——綠色管理

創(chuàng)新觀念是推動數(shù)字化檔案管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)與前提。所謂綠色管理創(chuàng)新理念，指在數(shù)字化背景下，通過借助現(xiàn)代技術(shù)手段，將檔案的利用價值充分挖掘，使之綜合效益得到有效提升，包括其經(jīng)濟(jì)效益、社會效益、環(huán)境效益等。具體在進(jìn)行綠色管理時，可從三個方面落實(shí)：

其一，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案收集環(huán)保化。即在檔案管理過程中，需首先落實(shí)檔案收集的問題——拓寬收集渠道、完善檔案收集制度等。同時，在收集手段上，可采取數(shù)字化技術(shù)、智能手段等實(shí)現(xiàn)自動化收集處理；在收集途徑上，可借助大數(shù)據(jù)技術(shù)改善費(fèi)時耗能的問題。此外，在收集檔案期間，也需注意監(jiān)控評估，應(yīng)以綠色理念為原則，對所收集的檔案進(jìn)行高效管控，避免出現(xiàn)信息污染、信息泛濫等問題，以保障檔案收集過程的高效、環(huán)保。

其二，增強(qiáng)檔案保管有效性。數(shù)字化背景下，檔案保管方式也實(shí)現(xiàn)了相應(yīng)變化，為切實(shí)貫徹綠色管理理念，則可將檔案形態(tài)實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)變，即將過去的紙質(zhì)檔案形式，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案存儲方式。這樣一來，不僅可改善過去紙質(zhì)管理中的不足，也能夠延長檔案保存的時效。

其三，基于綠色理念，加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)與共享。即改善傳統(tǒng)檔案管理中低效利用的問題，促使檔案資源的綜合利用效益得到進(jìn)一步提升。在數(shù)字化背景下，企業(yè)可依托檔案管理信息化平臺對檔案資源實(shí)現(xiàn)高效的開發(fā)與利用，亦可有效實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，使相關(guān)人員“足不出戶”則可完成在線查閱資料。

（二）創(chuàng)新技術(shù)手段——先進(jìn)技術(shù)

技術(shù)創(chuàng)新是實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的關(guān)鍵部分。在數(shù)字化發(fā)展趨勢下，技術(shù)創(chuàng)新是推動檔案管理創(chuàng)新的重要支持，也是不斷優(yōu)化數(shù)字化檔案管理水平的根本所在。就數(shù)字化領(lǐng)域而言，現(xiàn)階段已實(shí)現(xiàn)了信息化、區(qū)塊鏈、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)。與此同時，在技術(shù)應(yīng)用上需注意做好檔案資料的真實(shí)性、保密性管理，以保障資料的安全性。其中，區(qū)塊鏈技術(shù)可以將先后區(qū)塊相連接，促使文件信息上下銜接，如若某一區(qū)塊出現(xiàn)文件信息錯誤，其他相應(yīng)區(qū)塊的數(shù)據(jù)也會隨之產(chǎn)生變化。這樣一來，在檢測各區(qū)塊數(shù)據(jù)信息時，一旦發(fā)現(xiàn)某處錯誤，則可將與之相應(yīng)的問題一并找出，從而更好地保障檔案資料的真實(shí)性。

此外，在技術(shù)應(yīng)用上，還可利用因特網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的智能化處理，以保障檔案資料的安全性。即利用閱覽機(jī)、寫字機(jī)等設(shè)備，將資料錄入至RFID卡中，使之與存檔內(nèi)容一一對應(yīng)，從而將存檔資料與資料庫促成捆綁關(guān)系。一旦文檔被提取，則可根據(jù)其標(biāo)記信息追蹤并監(jiān)視目標(biāo)文檔。

（三）創(chuàng)新管理流程——一體化流程

數(shù)字化背景下，檔案管理模式實(shí)現(xiàn)了轉(zhuǎn)型發(fā)展。因此，在管理流程上，也需及時做出調(diào)整，以滿足數(shù)字化檔案管理實(shí)際需求。結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理流程來看，其管理流程相對較為簡單，且整個管理流程相對固定，但這種管理模式存在協(xié)調(diào)性差的問題，難以有效保障管理效率，如若在某環(huán)節(jié)出現(xiàn)堵塞問題，則會影響檔案管理質(zhì)量。而在數(shù)字化檔案管理過程中，其流程則更傾向于一體化流程，即實(shí)現(xiàn)企業(yè)各系統(tǒng)的整合。通過檔案人員收集并整理檔案信息，進(jìn)而由其他部門及人員根據(jù)需要在線上調(diào)取檔案信息。在此期間，檔案人員可借助數(shù)字化技術(shù)優(yōu)勢，對檔案及文件資料進(jìn)行全生命周期連續(xù)性管理，以彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理流程中的不足，適應(yīng)數(shù)字化發(fā)展趨勢。在一體化流程的應(yīng)用下，檔案管理期間則不再受管理流程影響，在任意環(huán)節(jié)都可實(shí)現(xiàn)檔案管理，對各類檔案資源進(jìn)行處理。同時，通過實(shí)現(xiàn)一體化管理流程，也能夠大幅提升檔案管理效率，促進(jìn)檔案管理合作，使檔案管理質(zhì)量得到進(jìn)一步提升。

（四）創(chuàng)新人才管理——員工賦能

檔案管理創(chuàng)新需要由“人”實(shí)現(xiàn)。換言之，檔案管理創(chuàng)新的根本，在于提升檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。對此，則可通過創(chuàng)新檔案人員管理機(jī)制的方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新。就目前檔案管理情況來看，盡管檔案管理已逐步進(jìn)入數(shù)字化發(fā)展時代，但仍普遍存在檔案管理人員信息化、數(shù)字化管理技術(shù)水平不足等的問題，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理工作難以順利、高效開展，從而影響數(shù)字化檔案管理進(jìn)程。因此，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，檔案管理創(chuàng)新也需注重對檔案人員的培訓(xùn)與賦能，包括知識賦能、技術(shù)賦能。

在知識賦能方面，需注意在開展各類培訓(xùn)活動的同時，注重調(diào)動檔案人員的參與積極性，使其能夠以飽滿的熱情對待檔案管理工作，認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)且專業(yè)地開展檔案管理工作，為數(shù)字化檔案管理發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)保障。具體在培訓(xùn)過程中，可采取老帶新、線上培訓(xùn)等方式實(shí)現(xiàn)知識賦能，以適應(yīng)不同員工的不同需求。

在技術(shù)賦能方面，即提高檔案人員的現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用水平，使其能夠熟練、靈活地運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備、數(shù)字化技術(shù)操作檔案管理系統(tǒng)及平臺，具體可包括辦公自動化技術(shù)、檔案信息數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)、數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)輔助存儲技術(shù)等，以便更好地展開數(shù)字化檔案管理。為保障技術(shù)賦能的有效性，企業(yè)可采取實(shí)踐訓(xùn)練、實(shí)踐技能比賽等方式，為檔案人員提供多種自我提升平臺，使其能夠通過實(shí)際實(shí)踐鍛煉，切實(shí)實(shí)現(xiàn)技術(shù)賦能。

三、結(jié)束語

時代不斷進(jìn)步，檔案管理工作只有積極與時俱進(jìn)，才能夠更好地立足于當(dāng)下，充分發(fā)揮自身價值。數(shù)字化背景下，為更好地推動檔案管理創(chuàng)新，可從通過創(chuàng)新管理觀念、技術(shù)手段、管理流程、人才管理等措施，以優(yōu)化當(dāng)前檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型的同時，為企業(yè)提供更好的檔案管理支持。

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