醫(yī)用耗材二級庫的管理建設

摘要：要成為一所具有競爭力且以中醫(yī)為特色的醫(yī)院，實現(xiàn)精細化的管理是必經(jīng)之路。提供優(yōu)質(zhì)的服務、高效的診療、并保證低運營成本是實現(xiàn)醫(yī)院精細化管理的重要方法[1]。且醫(yī)用耗材在醫(yī)院的成本支出中占有重要部分。醫(yī)用耗材二級庫的建設主要以專業(yè)的物資管理系統(tǒng)為平臺，以HIS為數(shù)據(jù)來源，以醫(yī)院一級庫為基礎，在實現(xiàn)完整的一級庫出入與入庫的前提下，建立以病區(qū)與科室為依托的二級庫。醫(yī)用耗材的管理在醫(yī)療中占據(jù)很重要的地位，保證醫(yī)用耗材的管理程度，即是一定程度上保證了醫(yī)院的運營成本，且使醫(yī)院的資金運用更加靈活。同時在保證了醫(yī)用耗材質(zhì)量的時候，也保證了耗材應用于臨床時的質(zhì)量安全。

關鍵詞：醫(yī)院信息系統(tǒng)；物流管理系統(tǒng)；二級庫

一、醫(yī)用耗材的概念

醫(yī)用耗材主要分為兩類，即普通耗材與高值耗材。普通醫(yī)用耗材大體包括大部分一次性用臨床物品，如繃帶、醫(yī)用消毒劑、傷口縫合材料、創(chuàng)口護理材料、紗布、夾板、注射用品等等，其中部分普通醫(yī)用耗材為免費耗材，即在對患者使用時不對患者進行收費的基礎耗材[2]。高值耗材主要是相對于普通醫(yī)用耗材而言，具有價值高的特點，例如進行介入手術(shù)、臟器植入等?？剖中g(shù)時使用的醫(yī)用耗材。在價值較高的條件下， 醫(yī)院需對高值耗材進行全流程追蹤。

二、醫(yī)院現(xiàn)狀

濰坊市中醫(yī)院始建于1955年6月，是山東省建院最早的地級市中醫(yī)院之一，綜合競爭力列全國地級市中醫(yī)院前十強。作為一所綜合性大型三級甲等中醫(yī)院。

醫(yī)院擁有HIS、LIS、PACS 等專業(yè)計算機系統(tǒng)，實現(xiàn)醫(yī)院的運營與維護，患者的就診及入院的高效化，保證數(shù)據(jù)流的準確，可追蹤。

三、一級庫與二級庫

一級庫實現(xiàn)了對科室總需求的匯總與追蹤，也及時滿足了科室的耗材需求，但始終無法完成對耗材消耗明細的細致追蹤。由此，醫(yī)用耗材二級庫應需而生。在物流系統(tǒng)內(nèi)，以醫(yī)院一級庫作為基礎，在其上開發(fā)醫(yī)用耗材二級庫，二級庫直接與HIS系統(tǒng)相連接，實現(xiàn)了將耗材的采購、申請、入庫、審批、出庫、使用、追蹤等環(huán)節(jié)全部納入信息系統(tǒng)中。

四、需求分析

二級庫管理建設的主要目的是實現(xiàn)完善的數(shù)據(jù)流[3]。主要需求如下：

（1）實現(xiàn)科室內(nèi)醫(yī)療物資可視化，在原有物資系統(tǒng)內(nèi)，物資數(shù)據(jù)只留存到科室一級，即在物流系統(tǒng)內(nèi)，當科室申領醫(yī)用耗材時，系統(tǒng)做好相應登記，只記錄科室領用了何種耗材，數(shù)目多少，總價多少[4]。而當醫(yī)用耗材進入科室后，耗材存入到科室?guī)旆恐?，使用時直接從庫房中取出做好登記。目標為在科室內(nèi)建立二級庫，使醫(yī)療物資實時、動態(tài)顯示，好分配、易控制。

（2）實現(xiàn)記錄信息化。報表針對二級庫設計，具備對物資入庫、出庫、申領、查詢等功能。

（3）高值耗材存在追蹤不完善，高值耗材的全程追蹤，因高值耗材的費用較高，應挑選價格相對低，質(zhì)量相對高，效果相對好的供應商。

（4）存在同種醫(yī)用耗材不同價格的問題，即多中項目對照現(xiàn)象。需規(guī)范收費項目，對收費項目與名稱進行整理。

五、未建立二級庫存在問題

（1）材料監(jiān)管難。賬務與實際入出庫不符合，且缺乏依據(jù)，存在跑冒滴漏，無追溯無依據(jù)。即使出現(xiàn)賬實不符問題，也難以修正。

（2）人員統(tǒng)計難。科室病區(qū)內(nèi)醫(yī)務人員繁忙是常態(tài)，工作量極大，想要同時在照顧好病患的前提下做好耗材記錄更是難上加難，且科室人員流動性強，不同護士之間無法及時溝通，造成流程不清、報表復雜。

（3）費用控制難。在臨床科室內(nèi)，患者的病情是首要，在如此的前提下，重醫(yī)療，輕管理問題亟待解決，且無相關體系規(guī)定，出入庫無標準，難計算。

（4）內(nèi)部核算難。制度不齊全，流程不明確，數(shù)據(jù)難采集，且核算全部基于人工與紙質(zhì)記錄，容易丟漏錯算。

六、二級庫建立初期問題

（1）未進行細致的管理，導致有未核銷記錄的出現(xiàn)，即沒有出庫記錄，耗材收費數(shù)量和出庫數(shù)量不一致。

（2）科室?guī)齑娉霈F(xiàn)短缺、積壓問題。當耗材積壓產(chǎn)生時，會對二級庫的管理產(chǎn)生影響，也會提高相應的管理成本。當耗材缺失不能及時補充時，會耽誤病患的病情。

（3）管理制度不完善，影響各科室績效。對某些科室而言，保持良好的二級庫管理，大大簡化了工作流程，提高了工作效率，也提升了病患滿意度。對二級庫維護不合格的科室而言，會起到相反的作用。

（4）在信息系統(tǒng)中，供應商不同時間供應的耗材會產(chǎn)生不一樣的價格，此價格按照不同分類比例在基礎采購價上進行增長。這樣就導致了在系統(tǒng)中產(chǎn)生同種耗材不同價格的問題。

（5）在基于醫(yī)院的醫(yī)囑進行醫(yī)用耗材的核銷時，信息系統(tǒng)內(nèi)有專業(yè)模塊自動按照醫(yī)囑、科室、病情類別等條件進行某一部分基礎耗材的自動核銷[5]。對于普通醫(yī)用耗材中的免費部分而言，會減輕科室內(nèi)二級庫的維護人員的工作量。當進行其他耗材的核銷時，因前文所說可能存在的同種耗材不同價的問題，會給自動核銷帶來困難。且不僅僅科室內(nèi)存在同種耗材不同期導致的不同價，甚至存在不同科室之間同種耗材同期不同價的問題。

（6）在進行醫(yī)用試劑的出庫使用時，試劑無法做到出庫即用盡，常常產(chǎn)生出庫使用后有剩余的問題，此時將剩余試劑放回庫房，即產(chǎn)生了二級庫的系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際不符的問題。

七、建立方法

（1）為了消除自動核銷時同種耗材不同期不同價的問題，合理進行耗材的出入庫，在系統(tǒng)建立初期應使用合理架構(gòu)，即對同種耗材設立表。不將價格作為唯一限制條件，而采用規(guī)格作為唯一限制條件，同時另建表格，按照供應商對不同時期所供應的同種不同價格的耗材進行歸類并生成規(guī)格。此時，當基礎醫(yī)用耗材被核銷時，按照不同科室間的不同需求，信息系統(tǒng)自動計算所需耗材的數(shù)目與價格，按照規(guī)格（即時間）對應的項目進行耗材的出庫。這樣就實現(xiàn)了耗材先進先出的原則，避免產(chǎn)生無法核銷的問題，也極大程度上避免了科室內(nèi)耗材二級庫內(nèi)的耗材過期問題。

（2）避免數(shù)據(jù)冗雜，依據(jù)長期的患者數(shù)量建立不同的醫(yī)用耗材二級庫，對大科室專設二級庫，對小科室進行二級庫的合并。按照樓層、病區(qū)分設二級庫。在耗材出庫時，同一耗材二級庫所屬的小科室可進行分別出庫，二級庫內(nèi)保留各科室記錄。在進行耗材申請時，可避免因為科室多，申請量少，而產(chǎn)生的流程多，重復高的工作量[6]。通過簡單的統(tǒng)計，對多科室共有的二級庫進行一次性入庫。減輕系統(tǒng)工作量，減輕系統(tǒng)統(tǒng)計數(shù)據(jù)的時間，也盡量避免了錯誤的產(chǎn)生。

（3）為試劑的二級庫數(shù)據(jù)與實際不符問題，應按照不同試劑制定不同分類規(guī)格。且制定相關試劑使用與管理規(guī)定，按規(guī)格計費，嚴格限制出庫數(shù)量，必要時需管理員權(quán)限進行大數(shù)量的出庫。嚴禁耗材的放回，盡管仍存在一定誤差，但提高了準確性。

（4）建立周期性耗材入庫與出庫的統(tǒng)計功能，按照月度、季度、年度，分別統(tǒng)計不同科室內(nèi)不同種類耗材的消耗趨勢，并自動生成耗材申請單，待二級庫管理員審核后，可進行提交。除此之外，也設立臨時申請單，在急需耗材時用臨時申請單以應對突發(fā)的大批量耗材消耗?？梢宰畲蟪潭鹊谋苊忉t(yī)用耗材的積壓、過期問題，也可以應對突發(fā)情況所導致的病情延誤。

八、基于醫(yī)囑核銷的耗材二級庫流程

（1）二級庫基本流程

醫(yī)院采用醫(yī)院信息化整合平臺，將HIS與HERP相關聯(lián)。在流程外，醫(yī)院建立的物流系統(tǒng)一級庫具備辦公、醫(yī)療、保潔等方面的健全完善的出入庫及維護功能。如圖1 所示。二級庫中設有預警系統(tǒng)，即當某一耗材達到設置好的預警值時，系統(tǒng)會提醒及時進行耗材采購（申請）。且二級庫中可顯示庫存余量與耗材消耗趨勢。

目前二級庫中材料分為收費材料與非收費材料。其中，非收費材料出庫時點擊非收費材料出庫按鈕，即彈出領用界面，在頁面中選擇領料科室，倉庫名稱，點擊查詢，選擇入庫單號后即可生成單據(jù)；選擇收費材料時，點擊根據(jù)醫(yī)囑生成，可選擇醫(yī)囑時間與執(zhí)行科室，查詢后即可匯總生成單據(jù)。

（2）高值耗材追蹤流程

高值耗材采用與一級庫不同的追蹤流程。供應商資質(zhì)證件審核→錄入高值耗材消耗明細→一物一碼，HIS系統(tǒng)掃碼計費→打印條碼，附帶病人信息→一級倉庫掃碼生成入、出庫單→二級庫領用→跟蹤病人信息。

九、二級庫實現(xiàn)的功能

（1）物流系統(tǒng)上線使用后，大大方便各病區(qū)科室申領物資材料，運用科室內(nèi)二級庫管理員的賬號。只需要在系統(tǒng)上進行操作，按照項目名稱進行檢索、勾選并填寫申領數(shù)量即可提交申請，不用再通過電話確認。

（2）物資庫房由原來的普通備貨改變?yōu)榘从媱澬枨髠湄?，且因為周期性需求分析功能的存在，減少由于計劃不準確引起缺貨或不能及時配送到病區(qū)的情況發(fā)生。

（3）物資庫房將材料移庫到各病區(qū)二級庫，各病區(qū)的庫存情況會在系統(tǒng)中實時顯示，方便各病區(qū)查詢自己的病區(qū)的材料庫存情況。

（4）改變原來以領代銷出庫模式，各病區(qū)使用物流系統(tǒng)根據(jù)自己科室的使用材料情況進行出庫，核算辦會更準確的核算各病區(qū)材料支出情況。

（5）物流系統(tǒng)中的醫(yī)囑核銷功能，會根據(jù)病區(qū)收取材料費用的情況，自動生成出庫信息，進行出庫。這樣可以確保病區(qū)實際收費的耗材數(shù)量同耗材出庫的數(shù)量保持一致。不會再出現(xiàn)醫(yī)保審查中出現(xiàn)的收費信息和出庫信息不一致的情況。

十、醫(yī)用耗材二級庫的管理方法

（1） 普通低值耗材與非收費耗材的管理方法

二級庫管理員，即護士長或科主任，按照月、季度、年，利用信息系統(tǒng)進行物資申領的時間與數(shù)目的匯總，仔細查看分析耗材使用高峰期與低峰期，制定相關申領計劃，做到二級庫中不缺貨。

嚴謹分配科室或病區(qū)的二級庫使用方法，按照供應商、有效期等進行合理放置，利用信息系統(tǒng)，做到先入先出。合理，規(guī)整的進行入庫。

出庫時，利用醫(yī)囑核銷功能，根據(jù)醫(yī)囑內(nèi)容計算耗材的需求數(shù)量，護士根據(jù)信息顯示及時領取所需要的耗材，并做好相應的收費、登記。省去繁雜操作，避免錯賬漏賬，賬實不符等問題。對于非收費類耗材也需要做好相應記錄。

（2） 關于高值耗材的特殊管理方法

處于高值耗材價值高的特點，對于高值耗材的管理方法應從選擇供應商開始，到耗材的回收或報廢為結(jié)束。選擇供應商時，以不同價格為前提，根據(jù)臨床需要，選擇具備最好治療效果、在合理價格內(nèi)的供應商，且該供應商應供貨穩(wěn)定。在高值耗材供應入院后，應貼上條碼并掃描入庫，科室申領時，也需獲得二級庫管理員的許可，高值耗材出庫時，掃描條碼登記并在系統(tǒng)內(nèi)。進入科室使用時，應及時做好高級耗材入庫登記，且在使用后合理歸類處理。這樣就達到了高值耗材的全程追蹤，保證不丟失，不濫用，不合賬。

（3） 相關科室的監(jiān)督檢查

供應室、設備科、財務科等需要進行定期的巡查，檢查二級庫有無積貨現(xiàn)象，有無錯賬現(xiàn)象，有無“跑、冒、滴、漏”現(xiàn)象。有無管理方法上的紕漏，有無申領、入庫、出庫等程序上的不規(guī)范。如發(fā)現(xiàn)相關現(xiàn)象，應及時協(xié)助處理。

十一、醫(yī)用耗材二級庫的重要性

降低醫(yī)院成本。在醫(yī)院中，成本控制是十分重要的，而醫(yī)用耗材在成本控制中占了十分高的比重。且醫(yī)用耗材存在于所有臨床科室，擁有一個合格甚至優(yōu)秀的醫(yī)用耗材二級庫可以減輕各科室的成本支持，從而極大提升醫(yī)院整體的成本控制。

對病患做到收費項目明細化，透明化，極大地減少了醫(yī)療糾紛的可能。提高了科室績效與醫(yī)院的資金流動。良好的二級庫中，無積壓耗材，無過期耗材，先進先出，價格與耗材項目一一對照，無不良收費，無不實賬目。申領、入庫、出庫、使用、登記、申領形成了一條閉環(huán)的、嚴謹?shù)某绦?。對科室來說，可以提高總體績效水平，對醫(yī)院來說，可以擁有更多的流動資金。

十二、未來二級庫的應用

醫(yī)用耗材二級庫的建設是醫(yī)院實現(xiàn)精細化管理的一大步，在未來的二級庫應用中，甚至可能實現(xiàn)二級庫的全自動化運轉(zhuǎn)，即申請、出庫，入庫的全自動化。二級庫根據(jù)醫(yī)囑，自動取出耗材，護士只需進行患者信息的核對并使用耗材。大大節(jié)省日常護理工作時間。普通耗材也可與高值耗材一樣被全程追蹤。

十三、結(jié)語

近年來，醫(yī)療改革不斷深入，醫(yī)療水平不斷發(fā)展，管理領域不斷拓展，隨之而來的就需要醫(yī)院的管理水平不斷提高。挑戰(zhàn)雖然是巨大的，同時機遇也是顯而易見的，信息化高度發(fā)展的社會背景下，依靠信息技術(shù)的合理應用，引入企業(yè)的管理理念，實行精細化管理，降低了運營成本，提高了整體工作效率。

參考文獻

[1]朱嵐.醫(yī)院衛(wèi)生耗材精細化管理探析[J].財經(jīng)界，2020（16）：131-132.

[2]于麗華， 邵曉軍， 黃春芳， 等.《全國醫(yī)療服務價格項目規(guī)范工作手冊》一次性醫(yī)用耗材分類與編碼的設計及應用[J]. 中國衛(wèi)生經(jīng)濟，2013，32（02）：28-30.

[3]劉芳菲，張愛軍.醫(yī)院物資管理需建立二級庫管理系統(tǒng)[J].科技與企業(yè)，2012（14）：54-55.

[4]孫彩云.談醫(yī)院耗材的二級庫管理[J].健康之路，2016（10）：17-18.

[5]胡雪嬌.公立醫(yī)院醫(yī)用耗材二級庫管理問題及策略[J].財訊，2021（5）：179-180.

[6]徐英，陳爽，張雷.基于條形碼的高值耗材二級庫管理模式的實踐[J]. 中國醫(yī)療設備，2016，031（012）：136-137，153.

（作者單位：濰坊市中醫(yī)院）