基于RPA財(cái)務(wù)共享中心的資金管理優(yōu)化研究

摘要：銷售收款業(yè)務(wù)是企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的核心業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)流程涉及業(yè)務(wù)部門、資金管理組與財(cái)務(wù)組。銷售收款流程工作效率低下與信息錯(cuò)誤會(huì)引起數(shù)據(jù)混亂與企業(yè)管控不足?；诖耍疚氖紫忍接慠PA在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中在資金管理中的運(yùn)用基礎(chǔ)，然后分析基于財(cái)務(wù)共享中心資金管理的現(xiàn)狀與困境，最后針對困境提出相應(yīng)的策略，旨在為企業(yè)財(cái)務(wù)共享流程優(yōu)化與數(shù)字化管理提供理論支撐。

關(guān)鍵詞：RPA；財(cái)務(wù)共享中心；資金管理

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的持續(xù)革新，資金的規(guī)范化和一體化水平也在逐步提高，財(cái)務(wù)共享中心的應(yīng)用逐步獲得全社會(huì)的普遍認(rèn)同。當(dāng)前，隨著先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理流程也被納入其中。然而，在財(cái)務(wù)共享中心的作用下，還存在一些問題，例如，開發(fā)成本與協(xié)同界面調(diào)試成本的持續(xù)上升以及系統(tǒng)本身的柔性需求提高等，促使管理者在財(cái)務(wù)資金管理上產(chǎn)生困惑。對此，本文分析了財(cái)務(wù)共享中心在資金管理方面的現(xiàn)狀、面臨的困境和在RPA背景下的相關(guān)對策，以供參考。

一、RPA在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中在資金管理中的運(yùn)用基礎(chǔ)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是企業(yè)對財(cái)務(wù)工作進(jìn)行集中處理的地方，它的主要任務(wù)是統(tǒng)一處理重復(fù)性、標(biāo)準(zhǔn)化以及交易量大的流程，例如，資金管理、費(fèi)用報(bào)銷、對賬以及資金核查等。但在實(shí)施財(cái)務(wù)共享模式時(shí)，也會(huì)遇到一些挑戰(zhàn)和風(fēng)險(xiǎn)，例如，財(cái)務(wù)人員變更風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)和工作流程變更風(fēng)險(xiǎn)等。以財(cái)務(wù)人員變更風(fēng)險(xiǎn)為例，通過采用財(cái)務(wù)共享模式，促使企業(yè)的信息化建設(shè)更加集中化和規(guī)范化，有利于管理。但在財(cái)務(wù)共享中心中，工作人員還沒有從大量重復(fù)的核算工作中解脫，不能很好地完成從核算財(cái)務(wù)到業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)再到管理財(cái)務(wù)的轉(zhuǎn)變，還面對著巨大的工作壓力，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員的離職率較高。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是培養(yǎng)新型管理型財(cái)會(huì)人員的重要基地，但在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)場景中，還存在一些不足，流程過于繁瑣，處理方式過于機(jī)械化，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理效率較低，影響了企業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展。為促使工作人員擺脫大量的核算、記賬等工作，并盡量接近業(yè)務(wù)前端，圍繞財(cái)務(wù)共享“財(cái)務(wù)服務(wù)支持中心、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范推動(dòng)中心、財(cái)務(wù)人才培養(yǎng)中心、數(shù)據(jù)價(jià)值實(shí)現(xiàn)中心”四個(gè)中心的職能定位，以數(shù)字技術(shù)和管理創(chuàng)新為基礎(chǔ)，持續(xù)提升工作質(zhì)量效率和專業(yè)服務(wù)水平，需要在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的各個(gè)操作環(huán)節(jié)中，以RPA技術(shù)為基礎(chǔ)，構(gòu)建智能財(cái)務(wù)共享中心，改變傳統(tǒng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的觀念。

二、企業(yè)基于財(cái)務(wù)共享中心資金管理的現(xiàn)狀與困境

（一）共享中心數(shù)據(jù)資源利用不足

在財(cái)務(wù)共享的模式下，大部分的功能都集中在資金、合同、申報(bào)、應(yīng)收、采購等模塊上，除了在企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部的許多子系統(tǒng)外，還有許多的功能平臺(tái)，它們在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)成了系統(tǒng)與系統(tǒng)、部門與部門之間的對接與聯(lián)通。盡管這一項(xiàng)目是由開發(fā)商統(tǒng)一開發(fā)，但由于每個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況存在差異，資金管理制度也存在差異，因此在后續(xù)的界面對接與詳細(xì)系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)改造時(shí)，還需要大量的投入資金成本。雖然能在開發(fā)前期進(jìn)行周密設(shè)計(jì)，但不能隨著各項(xiàng)制度與職能的完善，隨意改動(dòng)信息系統(tǒng)，否則會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的整合程度降低，流程秩序混亂，各部門之間的協(xié)同效率下降。

（二）過度事后評價(jià)，加大資金管理風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)前，有效控制收款風(fēng)險(xiǎn)，精確識(shí)別企業(yè)信用，是應(yīng)收賬款管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，同時(shí)對企業(yè)提出了更高的風(fēng)險(xiǎn)管理目的和需求。在許多企業(yè)的管理工程中，只是簡單地登記和入賬收到的款項(xiàng)，核對發(fā)票和收款回單，建立的財(cái)務(wù)共享中心只是在系統(tǒng)內(nèi)按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則進(jìn)行賬款銷號(hào)，再登記和分析各客戶企業(yè)的賬期和信用體系，不能從根本上有效控制風(fēng)險(xiǎn)，易出現(xiàn)呆賬和壞賬，增加財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（三）財(cái)務(wù)共享平臺(tái)系統(tǒng)無法自動(dòng)采集

在企業(yè)的運(yùn)營過程中，如果客戶提出開票需求和借貸需求，財(cái)務(wù)人員可以從系統(tǒng)內(nèi)部復(fù)制信息，再粘貼到財(cái)務(wù)共享平臺(tái)，這要經(jīng)過很多的手動(dòng)操作才能完成數(shù)據(jù)的跨系統(tǒng)轉(zhuǎn)移，不僅會(huì)浪費(fèi)人力和資源，還會(huì)降低財(cái)務(wù)工作效率。在財(cái)務(wù)人員在手工輸入的過程中容易產(chǎn)生一些差錯(cuò)，給企業(yè)帶來較大的損失和風(fēng)險(xiǎn)。在網(wǎng)絡(luò)和信息都較先進(jìn)的現(xiàn)代化市場經(jīng)濟(jì)體制下，如果客戶運(yùn)用網(wǎng)上銀行或其他的支付手段支付，就可以在一個(gè)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)上進(jìn)行收集，一些客戶用現(xiàn)金或承兌匯票轉(zhuǎn)賬，會(huì)導(dǎo)致不能生成電子數(shù)據(jù)，需要工作人員手動(dòng)輸入。

（四）信息系統(tǒng)投入成本逐漸增長

在財(cái)務(wù)共享中心的稅收提取過程中，工作量較大。以所得稅處理流程為例，將RPA工具應(yīng)用到該環(huán)節(jié)，首先，可以自動(dòng)從管理系統(tǒng)中提取大量的原始財(cái)務(wù)信息，核對企業(yè)賬戶。其次，以法定主體和經(jīng)營報(bào)表為基礎(chǔ)，可以整體管理財(cái)務(wù)報(bào)表，并及時(shí)分析財(cái)務(wù)報(bào)表中的賬目變動(dòng)。例如，通過該系統(tǒng)可以獲得各年度已申報(bào)的調(diào)整事項(xiàng)、稅款差額和未抵減的虧損；依據(jù)企業(yè)已預(yù)記錄的行業(yè)信息和往年的申報(bào)習(xí)慣提示本年度需要調(diào)整的項(xiàng)目，標(biāo)記不正常的指數(shù)。最后，利用RPA預(yù)記錄的資料，由專門的稅務(wù)員修正非正式性調(diào)整項(xiàng)目，確保所得稅的準(zhǔn)確計(jì)算，可以提升稅務(wù)計(jì)算的效率和精度。在內(nèi)部可以預(yù)先設(shè)定規(guī)則，統(tǒng)一申報(bào)口徑，減少人工操作的時(shí)間，從而提高收集和整合數(shù)據(jù)的能力，有針對性地收集和處理金融信息，更好地調(diào)整法定主體的權(quán)力和職責(zé)。

三、RPA環(huán)境下資金管理優(yōu)化的策略

（一）維護(hù)升級(jí)軟硬件設(shè)備

RPA的金融自動(dòng)化系統(tǒng)必須保持軟硬件系統(tǒng)的良好運(yùn)轉(zhuǎn)，才能確保其工作效率。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用基礎(chǔ)是計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，因此，在RPA中硬件設(shè)備易出現(xiàn)損耗，這是因?yàn)楸仨毦S持長時(shí)間、大業(yè)務(wù)量的連續(xù)工作。為了避免長時(shí)間的待機(jī)操作損壞硬件、干擾運(yùn)行任務(wù)，需要定期更換計(jì)算機(jī)的部分配件，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。RPA金融自動(dòng)化系統(tǒng)的成功取決于軟件是否可以正常地發(fā)揮作用，這就要求企業(yè)特別注重對系統(tǒng)軟件的維護(hù)。如果電腦長期待機(jī)或持續(xù)工作24小時(shí)以上，就有可能損壞電腦。在RPA的金融自動(dòng)化系統(tǒng)中，由于系統(tǒng)的硬件溫度過高，系統(tǒng)在工作時(shí)，極易發(fā)生關(guān)機(jī)或“閃退”現(xiàn)象，影響RPA金融自動(dòng)化系統(tǒng)的正常工作。

金融機(jī)器人在多方面的應(yīng)用可以從軟件和硬件兩個(gè)方面入手。為了最大程度上擴(kuò)大財(cái)務(wù)機(jī)器人的適用范圍，第一，從多個(gè)角度實(shí)現(xiàn)不同層面上的較優(yōu)形態(tài)，朝著智能化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展；第二，采用調(diào)查、總結(jié)等方式進(jìn)行多方聯(lián)動(dòng)協(xié)調(diào)，形成一套升級(jí)改進(jìn)財(cái)務(wù)機(jī)器人的方案，并作為解決企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)問題的主導(dǎo)發(fā)展方向。

（二）RPA技術(shù)充分調(diào)動(dòng)共享系統(tǒng)靈活性

為克服“信息孤島”“系統(tǒng)成本對接”和“可持續(xù)活力”等問題，必須為財(cái)務(wù)共享中心提供更大的“空間”，利用RPA技術(shù)最大程度地?cái)U(kuò)大發(fā)展空間并充分發(fā)揮在企業(yè)內(nèi)的彈性。RPA技術(shù)可以分類匯總數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)與流程的統(tǒng)一，并與財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)的其他服務(wù)相結(jié)合，從而為企業(yè)提供輔助統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)報(bào)表的編制。RPA技術(shù)將與財(cái)務(wù)共享平臺(tái)相融合，拓寬數(shù)據(jù)共享范圍，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的靈活應(yīng)用以及數(shù)據(jù)的互惠互通。RPA技術(shù)不但可以為企業(yè)發(fā)展、升級(jí)提供穩(wěn)固的金融分享平臺(tái)，也可以為數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)提供有力支撐。

（三）構(gòu)建完善的RPA財(cái)務(wù)資金管理體系

采用統(tǒng)一的架構(gòu)和智能的處理系統(tǒng)可以提升作業(yè)的準(zhǔn)確性，解決傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理方式存在的錯(cuò)誤率高、處理時(shí)間短等問題。另外，RPA Financial Robot可以設(shè)定多個(gè)驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)值，實(shí)時(shí)捕捉不熟練數(shù)據(jù)，確保操作規(guī)范化，減少財(cái)務(wù)人員由于主觀意識(shí)導(dǎo)致的誤差。同時(shí)，該系統(tǒng)與會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)相結(jié)合，根據(jù)會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)的具體要求進(jìn)行審核，有效改善會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)的運(yùn)行狀況，降低會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)的成本。

（四）以智能信息技術(shù)促進(jìn)財(cái)務(wù)共享業(yè)財(cái)處理自動(dòng)化和智能化

電子發(fā)票、圖像甄別、語音識(shí)別、RPA技術(shù)以及智能會(huì)計(jì)引擎技術(shù)的使用，為后期財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)自動(dòng)化和信息化技術(shù)奠定了良好基礎(chǔ)。在企業(yè)中引入智能技術(shù)是一種適應(yīng)數(shù)字化變革，促進(jìn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心資金管理等財(cái)務(wù)職能與業(yè)務(wù)處理的融合，促使業(yè)務(wù)發(fā)展以及滿足財(cái)務(wù)決策數(shù)據(jù)需求的有效途徑。例如，在支付申請業(yè)務(wù)中，通過OCR技術(shù)識(shí)別發(fā)票編碼，并與從國家發(fā)票查驗(yàn)庫中抽取的增值稅全票面信息進(jìn)行比對，更好地檢查發(fā)票批次的真實(shí)性。在會(huì)計(jì)工作中，智能會(huì)計(jì)引擎可以根據(jù)業(yè)務(wù)類型、單據(jù)及其元素信息，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為會(huì)計(jì)憑證，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算的自動(dòng)化和智能化。

（五）建立事前評估客戶信用體系

企業(yè)重視應(yīng)收賬款的項(xiàng)目管理，目標(biāo)是銷售產(chǎn)品，減少風(fēng)險(xiǎn)，降低壞賬和壞賬帶來的損失，提高企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)效益。如果可以在財(cái)務(wù)體系搭建之初實(shí)時(shí)監(jiān)控客戶的信用，并根據(jù)不同的客戶設(shè)計(jì)不同的風(fēng)險(xiǎn)管理體系，就可以將收款風(fēng)險(xiǎn)控制在一定的承受范圍內(nèi)甚至化解。在RPA的技術(shù)支持下，人工智能機(jī)器人會(huì)根據(jù)事先設(shè)定的流程，在系統(tǒng)后臺(tái)統(tǒng)一管理客戶企業(yè)的名稱、銀行賬號(hào)、開戶銀行、經(jīng)營數(shù)據(jù)以及還款數(shù)據(jù)等。如果風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)在設(shè)定范圍之外，人工智能機(jī)器人可以識(shí)別異常數(shù)據(jù)，例如，負(fù)債比過高、企業(yè)賬目存在逾期現(xiàn)象、年報(bào)數(shù)據(jù)虛假等，自動(dòng)篩選風(fēng)險(xiǎn)過高的客戶，提醒管理層與此類客戶謹(jǐn)慎合作，并在系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)把控與風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。此外，利用系統(tǒng)設(shè)置的程序分析客戶的債款還款能力，自動(dòng)催收即將到期的債款，借助財(cái)務(wù)共享中心優(yōu)化管理資金。

（六）以數(shù)字信息化推動(dòng)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理

在數(shù)字信息時(shí)代，不合理運(yùn)用數(shù)據(jù)會(huì)影響財(cái)務(wù)工作的順利開展，而在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的后臺(tái)會(huì)變成一個(gè)數(shù)據(jù)倉庫，為企業(yè)的財(cái)務(wù)決策提供支撐。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，管理人員除了要獲取傳統(tǒng)金融、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)外，還要獲取非金融、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。以商業(yè)智能為基礎(chǔ)，以集團(tuán)戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)發(fā)展需求為依據(jù)將海量數(shù)據(jù)，特別是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗、篩選、分析及可視化呈現(xiàn)，為管理決策提供多維度、高價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，例如，在管理者規(guī)劃資金計(jì)劃時(shí)，不需要自己調(diào)出相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，該系統(tǒng)能自動(dòng)預(yù)測月度、季度、年度資金流，并在分析結(jié)果的基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的建議。

（七）通過RPA技術(shù)智能采集和傳輸數(shù)據(jù)

前期利用RPA技術(shù)開展智慧的客戶群體匹配，可以篩選風(fēng)險(xiǎn)大、賬表不符的企業(yè)，分析剩余客戶的信用情況及負(fù)債時(shí)間，分類和匯總數(shù)據(jù)便于領(lǐng)導(dǎo)層作出決策。在RPA技術(shù)的持續(xù)改進(jìn)下，開發(fā)人員將自動(dòng)化財(cái)務(wù)報(bào)表編制、稅務(wù)申報(bào)等流程與財(cái)務(wù)共享平臺(tái)服務(wù)模塊相結(jié)合，擴(kuò)展不同的金融系統(tǒng)和軟件應(yīng)用流程，從而形成一套完備的應(yīng)收賬款管理體系，減少人工輸入環(huán)節(jié)的工作量，降低工作人員的出錯(cuò)率，從根本上提高企業(yè)的綜合財(cái)務(wù)管理能力和效率。

（八）RPA自動(dòng)計(jì)提稅款可以有效提高計(jì)算的準(zhǔn)確性

在企業(yè)的日常運(yùn)營和管理中，會(huì)形成大量的經(jīng)濟(jì)管理數(shù)據(jù)，包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，在開發(fā)和利用相關(guān)的數(shù)據(jù)資源時(shí)，重點(diǎn)是使用結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，忽略了非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，但非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)涉及企業(yè)的各種經(jīng)營活動(dòng)以及重要方面，經(jīng)過篩選和提煉，幫助管理人員作出科學(xué)決策。從現(xiàn)實(shí)的角度看，目前我國企業(yè)在使用財(cái)務(wù)共享模型時(shí)，還需要充分利用大量的數(shù)據(jù)資源。

四、結(jié)語

綜上所述，本文通過分析財(cái)務(wù)共享中心稅務(wù)管理部門的情況，結(jié)合發(fā)票管理、稅款計(jì)提、納稅申報(bào)等，利用RPA技術(shù)優(yōu)化流程，可以有效提高稅務(wù)管理效率，獲得成果與收益。為此，財(cái)務(wù)管理部門要強(qiáng)化對稅務(wù)管理流程的認(rèn)識(shí)，利用PRA技術(shù)進(jìn)行稅務(wù)管理，提高產(chǎn)出質(zhì)量，減少返工，降低人工錯(cuò)誤與糾錯(cuò)成本，并將更多的精力投入到價(jià)值創(chuàng)造等方面，促使企業(yè)實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。

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作者簡介：岳蕾（1982），女，山東省淄博市人，會(huì)計(jì)師，副科長，主要研究方向?yàn)樨?cái)務(wù)共享資金管理、財(cái)務(wù)共享未來發(fā)展。