智慧型檔案軟件在檔案管理開(kāi)發(fā)利用中的研究

劉冉 張川 程紹華

摘要：隨著信息化時(shí)代的發(fā)展和信息技術(shù)的應(yīng)用，工作效率得以提高。為了推動(dòng)檔案管理工作發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式被更高效的管理方式取代。本文從檔案管理智慧型軟件開(kāi)發(fā)與利用的作用、開(kāi)發(fā)利用智慧型軟件的重點(diǎn)、建立智慧型檔案管理平臺(tái)、開(kāi)發(fā)利用措施等方面進(jìn)行全面闡述，旨在深入研究智慧型軟件在檔案管理中的應(yīng)用，推動(dòng)檔案管理工作更高水平發(fā)展以及事業(yè)單位工作高質(zhì)量開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：智慧型檔案軟件；檔案管理；開(kāi)發(fā)利用

檔案管理部門承擔(dān)著管理事業(yè)單位數(shù)據(jù)資料的重要任務(wù)，隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理方式開(kāi)始從紙張管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚瑐鹘y(tǒng)檔案管理方式以紙質(zhì)管理為主，檔案數(shù)量多且管理復(fù)雜，易出現(xiàn)管理失誤。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理多元化和長(zhǎng)久化，打造智慧型檔案管理顯得很重要。智慧型檔案管理不僅有助于提高檔案管理效率，能夠開(kāi)發(fā)不同的檔案管理功能，使檔案管理保存更長(zhǎng)遠(yuǎn)，還能實(shí)現(xiàn)傳承以及服務(wù)社會(huì)等相關(guān)功能。

一、檔案管理中開(kāi)發(fā)與利用智慧型檔案軟件的作用

檔案管理中管理信息記錄非常重要，在單位內(nèi)發(fā)揮著憑證作用。在大多數(shù)的事業(yè)單位中，檔案管理是為單位提供檔案信息支持的重要部門，是單位工作的得力助手，負(fù)責(zé)保存大數(shù)量的檔案，工作任務(wù)重，管理內(nèi)容復(fù)雜，為了提高工作效率，可以開(kāi)發(fā)智慧型檔案軟件，從而為單位檔案管理提供更好的服務(wù)。

（一）有利于提高檔案管理的便捷性

開(kāi)發(fā)智慧型檔案軟件需要多種信息技術(shù)綜合運(yùn)用，主要包括物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)以及信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，打造有規(guī)律的管理模式，通過(guò)智慧型檔案軟件把檔案管理室中不同種類的檔案文件實(shí)名制排放。作為檔案管理工作人員，需要掌握該軟件的使用方法，在調(diào)取相關(guān)文件時(shí)，只需通過(guò)檢索，不但可以節(jié)約時(shí)間，還能提高工作人員的效率。

（二）有利于提高檔案信息的安全性

檔案管理保存著重要文件，對(duì)單位發(fā)展有著重要作用，部分檔案直接關(guān)系單位工作人員的個(gè)人信息，需要加強(qiáng)檔案信息安全保護(hù)。智慧型檔案軟件可以通過(guò)密碼保護(hù)檔案，加密保護(hù)所有檔案，事業(yè)單位采用信息技術(shù)管理檔案后，可以恢復(fù)損壞文件，更好地保護(hù)檔案。除此之外，可以在軟件中安裝定位軟件，當(dāng)發(fā)生丟失軟件的情況時(shí)，可以通過(guò)密碼的相關(guān)設(shè)置，確保外人無(wú)法查看，從而提高檔案信息管理的安全性。

（三）有利于推動(dòng)檔案管理可持續(xù)發(fā)展

無(wú)論是在事業(yè)單位還是企業(yè)，都要重視檔案管理在組織內(nèi)部的重要作用。企業(yè)檔案記錄著企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程、信息資源以及知識(shí)資產(chǎn)，因此，檔案資源與其他能源、材料、技術(shù)以及人才擁有相同的地位，檔案的完善保存關(guān)系到相關(guān)技術(shù)研發(fā)活動(dòng)的正常開(kāi)展，而開(kāi)發(fā)智慧檔案管理軟件可以促進(jìn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展。

二、開(kāi)發(fā)與利用智慧型檔案軟件的重點(diǎn)

（一）依賴計(jì)算機(jī)技術(shù)

信息化時(shí)代下，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用范圍很廣，是開(kāi)發(fā)智慧型檔案管理軟件的重點(diǎn)，也具有容量大、運(yùn)算快捷的優(yōu)點(diǎn)，需要計(jì)算機(jī)技術(shù)推動(dòng)智慧型檔案管理發(fā)展，從而提高檔案檢索的質(zhì)量與速度。

（二）可以建立專門的數(shù)字檔案室

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理被電子檔案管理取代，人們將傳統(tǒng)固態(tài)紙質(zhì)檔案錄入新的計(jì)算機(jī)中，構(gòu)建數(shù)字檔案館，無(wú)論是在中小規(guī)模的企業(yè)中或在事業(yè)單位中，均可以利用計(jì)算機(jī)建立專門的數(shù)字檔案館。借助新興技術(shù)可以為實(shí)體檔案管理開(kāi)辟新的工作領(lǐng)域。

（三）需要在實(shí)體管理的基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)與利用

構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)需要以實(shí)體管理為基礎(chǔ)，通過(guò)檔案實(shí)體信息以及管理信息，收集不同類型的數(shù)據(jù)并根據(jù)特定的數(shù)據(jù)模型組合。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)具有較多的優(yōu)點(diǎn)，是信息資源組織、管理、共享的最佳方法，可有效控制數(shù)據(jù)冗余度、管理效率以及數(shù)據(jù)完整度。但是，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的各種信息有密切聯(lián)系，數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息系統(tǒng)的核心組件，是檔案信息化的重要基礎(chǔ)內(nèi)容。

（四）提高檔案管理工作人員信息技能

電子文件比傳統(tǒng)文件更容易保存，應(yīng)用范圍更加廣泛，電子文件的幾何式遞增以及數(shù)字化技術(shù)的不斷推廣需要及時(shí)收集檔案信息，強(qiáng)化數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用，革新管理手段，也需要檔案管理人員掌握一定的計(jì)算機(jī)技能與知識(shí)，具備時(shí)代發(fā)展所需的相關(guān)技能，還能適應(yīng)新形勢(shì)。在管理過(guò)程中，管理人員需要將計(jì)算機(jī)技術(shù)與當(dāng)前的檔案管理工作內(nèi)容相結(jié)合，積累管理經(jīng)驗(yàn)，樹(shù)立新的服務(wù)理念，并尋找典型案例，結(jié)合工作要求，在變革中求生存，持續(xù)改進(jìn)工作方法，提高檔案管理的工作效率，從內(nèi)部人員的工作意識(shí)和工作環(huán)境中積極作出改變，充分發(fā)揮檔案信息作用，積極順應(yīng)時(shí)代變革。

三、智慧型檔案軟件在檔案管理開(kāi)發(fā)與利用中的措施

當(dāng)前，智慧城市發(fā)展快速，城市中的交通管理、生活管理均朝著智慧化方向轉(zhuǎn)變，檔案管理作為城市各事業(yè)單位、企業(yè)的重要組成部分，也要向著智慧化管理方面轉(zhuǎn)變，利用智慧型檔案軟件與當(dāng)前人們常用的手機(jī)智能軟件，提高單位軟件管理的多元化與信息化，促使檔案儲(chǔ)存具備較強(qiáng)的感知能力與處置檔案信息的能力，從而提高檔案管理效率。

（一）多元化管理檔案資源

開(kāi)發(fā)智慧型檔案軟件要建立在數(shù)字檔案基礎(chǔ)上，利用各種數(shù)字采集終端、有線或無(wú)線的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)整理檔案，智慧型檔案軟件接通網(wǎng)絡(luò)后即可查詢需要查看的檔案信息，建立在軟件中將檔案管理室中的檔案統(tǒng)一歸納其中，當(dāng)要想查看相關(guān)檔案時(shí)，可以通過(guò)電腦或手機(jī)客戶端查詢相關(guān)信息，如果需要紙質(zhì)版時(shí)，可以及時(shí)打印電子版。因此開(kāi)發(fā)智慧型檔案軟件時(shí)，要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案資源多元化歸類。例如，在智慧軟件系統(tǒng)中，采用文書(shū)檔案管理與技術(shù)檔案管理均能提高檔案管理的效率。立卷檔案管理進(jìn)行歸檔時(shí)，需要建立案卷，檔案文件的存放必須以卷的方式存放，案卷格式與目錄均有相關(guān)的規(guī)定，格式與目錄需要保持一致，文檔中的組卷號(hào)需要保持一致。為了有效區(qū)分各個(gè)文件，需要采用序號(hào)加以區(qū)分，使所有文件按需要排序，當(dāng)檔案工作人員需要文件時(shí)可以快速調(diào)檔。在智慧型檔案軟件管理中，可以將收文、發(fā)文以及合同等電子文件信息高效、快速地歸檔，記錄需要登記信息的檔案，快速掃描檔案原文，也可采用人工方式，手動(dòng)刪除檔案數(shù)據(jù)，對(duì)已歸檔的文件與檔案文件自動(dòng)排序，編號(hào)、編目以及相關(guān)檔案入庫(kù)均能通過(guò)智慧型檔案軟件進(jìn)行。部分文件需要進(jìn)行銷毀時(shí)，可以直接通過(guò)智慧型軟件予以刪除。此外，需要移交檔案時(shí)也可以運(yùn)用軟件直接操作，以此改變傳統(tǒng)組卷的方式，提高組卷管理效率。

（二）建立智慧型檔案管理平臺(tái)

檔案管理不僅承擔(dān)著保管檔案資料的任務(wù)，還承擔(dān)著檔案管理、服務(wù)以及監(jiān)督工作，需要確保檔案安全。傳統(tǒng)檔案管理方法難以保障，但采用智慧型檔案軟件有助于提高檔案管理的安全性，打造智慧型檔案管理平臺(tái)，運(yùn)用高效的檔案管理工具，建立檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)智慧管理、智慧服務(wù)、智慧保護(hù)，保護(hù)納入智慧型檔案管理軟件中的所有資料。例如，通過(guò)智慧型軟件，采取相應(yīng)的網(wǎng)格化管理，建立完整的軟件監(jiān)督指導(dǎo)體系，有效指導(dǎo)檔案管理工作，保障檔案管理質(zhì)量，同時(shí)構(gòu)建智能化的監(jiān)控系統(tǒng)，為檔案管理提供業(yè)務(wù)知識(shí)服務(wù)，通過(guò)檔案管理里模型的智能化構(gòu)建和在線監(jiān)督，完善檔案管理指導(dǎo)模式，提高檔案監(jiān)管效能。

除此之外，結(jié)合智能軟件，利用電子表格軟件中的導(dǎo)入與導(dǎo)出功能，可在檔案管理中有效實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檢索與檔案調(diào)動(dòng)。檔案管理部門的檔案管理庫(kù)房與檔案辦公人員并不是一體化的，難以實(shí)現(xiàn)快速檢索計(jì)算機(jī)，且檔案管理人員難以在短時(shí)間內(nèi)拿到實(shí)物檔案，與先進(jìn)的專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)相比，部分企業(yè)、事業(yè)單位暫時(shí)尚未具備快速檢索計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的能力，檢索工具基本以計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)專業(yè)密集架成套配置，具有電子化網(wǎng)絡(luò)全程控制的特點(diǎn)。但與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，智慧型檔案軟件管理不僅能為單位帶來(lái)更高的經(jīng)濟(jì)效益，還能節(jié)約人力資源。當(dāng)前，如果采用傳統(tǒng)檔案管理方法，隨著檔案數(shù)量越來(lái)越多，管理也會(huì)越來(lái)越困難，但可以通過(guò)智慧型檔案軟件，利用信息軟件的輔助功能，能夠快速對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行序號(hào)標(biāo)注，從而通過(guò)計(jì)算機(jī)控制實(shí)物檔案。在智慧軟件中，利用電子表格的導(dǎo)入與導(dǎo)出功能，可以幫助檔案管理成功實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)物檢索，還能提高檢索效率。不過(guò)，需要檔案管理工作人員在日常工作中更好地運(yùn)用軟件，平時(shí)做好積累工作，并在計(jì)算機(jī)中做好工作記錄，當(dāng)需要利用檔案時(shí)，通過(guò)文件檢索即可直接找到文件存放位置。開(kāi)發(fā)智慧型檔案軟件可有效幫助工作人員將紙質(zhì)的臺(tái)賬工作轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檢索，不但可以節(jié)約檔案管理時(shí)間，還能提高檔案工作管理效率。

（三）建立檔案信息管理制度

在檔案管理過(guò)程中，建立具有約束力的檔案管理信息制度能有效指導(dǎo)單位檔案工作開(kāi)展，嚴(yán)格的管理制度是保障檔案管理工作持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。在存儲(chǔ)檔案信息時(shí)，需要設(shè)置專門的管理輸入傳輸入口，針對(duì)相關(guān)的檔案信息管理情況進(jìn)行上傳，當(dāng)數(shù)據(jù)數(shù)量較大時(shí)，可以增加元數(shù)據(jù)與系統(tǒng)導(dǎo)入功能。為了進(jìn)一步提高管理效率，可以在軟件中添加檔案資源管理權(quán)屬識(shí)別功能系統(tǒng)。在智慧型檔案軟件管理中，分區(qū)管理，為檔案管理不同的系統(tǒng)運(yùn)行創(chuàng)建不同的激勵(lì)機(jī)制，制定相關(guān)的保護(hù)政策。比如，可以嚴(yán)格控制檔案資源被保護(hù)政策，在轉(zhuǎn)換與控制檔案格式時(shí)應(yīng)按照一定的流程進(jìn)行。在檔案管理工作中，文檔檢索與查詢是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，當(dāng)前對(duì)檔案管理查詢的要求越來(lái)越高。在智慧型檔案管理中，文檔管理檢索呈現(xiàn)美觀且友好的查詢界面，既有助于實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理，還有助于快速查詢檔案文件。通過(guò)智慧型檔案軟件管理，可以有效控制各單位與各部門對(duì)檔案的收集、整理與保管工作，提高檔案統(tǒng)計(jì)與利用率，實(shí)現(xiàn)各個(gè)門類檔案的收集與整理，促使檔案始終保持準(zhǔn)確性、完整性以及系統(tǒng)性，確保在檔案信息安全的前提下，實(shí)現(xiàn)單位之間的資源共享，并為決策層提供準(zhǔn)確及時(shí)的專題檔案匯編。在軟件中引入新型智能技術(shù)、建立智慧型檔案軟件，必須有相關(guān)的管理制度作為前提，這就給檔案部門提出了新的管理要求，單位部門必須要獨(dú)立建立完善的管理制度，并引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，確保系統(tǒng)可以有效識(shí)別各種檔案數(shù)據(jù)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息技術(shù)發(fā)展過(guò)程中，將信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)運(yùn)用到檔案管理工作中，開(kāi)發(fā)智慧型檔案管理軟件、提高檔案管理的工作效率將成為未來(lái)檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，利用智慧型檔案軟件管理能為管理提供更便捷的管理方式，為檔案信息提供更智慧的管理手段。在單位中，檔案承載著記錄相關(guān)活動(dòng)的重要任務(wù)，積極開(kāi)發(fā)智慧型檔案軟件可以更有效地保管檔案，推動(dòng)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

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