基于Excel VBA的年終績(jī)效核算系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

楊妙玲

摘要：年終績(jī)效核算是單位進(jìn)行階段性總結(jié)的重要手段，是年終分配的重要依據(jù)，是制定未來(lái)工作規(guī)劃的重要參考。不同體量的單位在年終績(jī)效核算的數(shù)據(jù)量、數(shù)據(jù)類(lèi)別、參與人數(shù)等方面有較大差異，對(duì)核算工具也提出了不同的要求。以高校二級(jí)學(xué)院為例，分析了學(xué)院績(jī)效核算的特點(diǎn)，對(duì)比了不同核算工具，討論了基于Excel VBA開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)在小體量單位年終核算工作中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：Excel VBA；績(jī)效核算；高?？?jī)效

一、前言

近些年來(lái)，隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的不斷增長(zhǎng)，國(guó)家對(duì)高等教育的投入也隨之增加。如何配置有限的資源使其發(fā)揮最大的社會(huì)效益，成為相關(guān)主管部門(mén)亟須解決的問(wèn)題。深化高?？萍荚u(píng)價(jià)改革，對(duì)于大力提升高校創(chuàng)新能力、推動(dòng)高等教育綜合改革、實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展具有十分重要的意義[1]。學(xué)院作為高校的有機(jī)組成部分，對(duì)其績(jī)效進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)是十分必要的。

年終績(jī)效是對(duì)個(gè)人和單位一年工作量的核算，可以直觀地反映出每個(gè)人工作的體量和差異，有助于單位和個(gè)人對(duì)過(guò)去一年的工作進(jìn)行階段性分析評(píng)估，從而對(duì)將來(lái)的工作制定合理的規(guī)劃。每個(gè)單位基于性質(zhì)、規(guī)模和體量等各方面的差異，對(duì)于核算工具的選擇各有不同[2]。

二、高校二級(jí)學(xué)院年終績(jī)效核算的特點(diǎn)

（一）單位規(guī)模較小

相較于人員以千或萬(wàn)計(jì)的大型單位，高校二級(jí)學(xué)院的體量相對(duì)較小，一般為幾十到一百多人。這樣的體量若使用Oracle或SQL等大型數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理未免有點(diǎn)“殺雞用牛刀”的意味。然而，相較于人數(shù)少，可以逐個(gè)進(jìn)行核算的微型企業(yè)，學(xué)院的績(jī)效核算仍然具備了一定工作量，且具有自己的特點(diǎn)，使用小型核算系統(tǒng)可以提高工作效率，同時(shí)降低出錯(cuò)率[3]。

（二）核算名目多樣

學(xué)院績(jī)效的核算名目多樣，主要包括人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)和獲獎(jiǎng)四個(gè)門(mén)類(lèi)。前三個(gè)門(mén)類(lèi)對(duì)應(yīng)高校的三大職能，其中人才培養(yǎng)主要是指課堂授課、課程建設(shè)等；科學(xué)研究包括項(xiàng)目、經(jīng)費(fèi)、論文、專(zhuān)著、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等；社會(huì)服務(wù)包括舉辦學(xué)術(shù)報(bào)告、提交咨詢報(bào)告、知識(shí)成果轉(zhuǎn)化等。獲獎(jiǎng)屬于對(duì)標(biāo)志性成果的一種獎(jiǎng)勵(lì)性績(jī)效，包括科研成果獲獎(jiǎng)、教學(xué)成果獲獎(jiǎng)、指導(dǎo)學(xué)生競(jìng)賽獲獎(jiǎng)等。每個(gè)門(mén)類(lèi)基于其成果的類(lèi)別和級(jí)別的不同，會(huì)細(xì)分不同的條目，對(duì)應(yīng)不同的績(jī)點(diǎn)。

（三）核算落點(diǎn)統(tǒng)一化

2015年5月，財(cái)政部發(fā)布的《中央部門(mén)預(yù)算績(jī)效目標(biāo)管理辦法》指出：“績(jī)效目標(biāo)要能清晰反映預(yù)算資金的預(yù)期產(chǎn)出和效果，并以相應(yīng)的績(jī)效指標(biāo)予以細(xì)化、量化描述。”由此可見(jiàn)，為達(dá)成“績(jī)效目標(biāo)要能清晰反映”必須“予以細(xì)化、量化描述”，但將高?？?jī)效目標(biāo)指標(biāo)“予以細(xì)化、量化描述”是比較困難的。而不能量化就不能比較，不能比較就無(wú)法績(jī)效管理[4]。

學(xué)院績(jī)效的核算名目多樣，不是單一的工作量或工作時(shí)間可以統(tǒng)一概括的，難以進(jìn)行直接的比較與核算。年終績(jī)效核算的主要作用就是基于一定的規(guī)則，對(duì)于各類(lèi)成果和工作，根據(jù)其投入的時(shí)間、成果的類(lèi)別和級(jí)別等性質(zhì)給出對(duì)應(yīng)的績(jī)點(diǎn)，構(gòu)建統(tǒng)一的量化評(píng)價(jià)體系。這樣就可以對(duì)不同性質(zhì)的工作采用統(tǒng)一的量化單位，使同一個(gè)人不同類(lèi)別的工作量可以進(jìn)行統(tǒng)一匯總，使不同人員的工作量可以進(jìn)行比較和排序。

（四）數(shù)據(jù)收集層級(jí)化

教師是績(jī)效產(chǎn)生的主體，是教學(xué)、科研和社會(huì)服務(wù)績(jī)效的創(chuàng)造者，相應(yīng)的學(xué)院設(shè)立不同的辦公室為教學(xué)科研各項(xiàng)工作提供配套服務(wù)，學(xué)校設(shè)置不同部門(mén)對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行統(tǒng)一管理。因而高校工作呈現(xiàn)的是學(xué)校主管部門(mén)、學(xué)院主管部門(mén)和教師的三級(jí)結(jié)構(gòu)。其績(jī)效數(shù)據(jù)的來(lái)源也呈現(xiàn)層級(jí)化的特點(diǎn)。其中，學(xué)院主管部門(mén)起著承上啟下的作用，一方面接收來(lái)自校級(jí)主管部門(mén)統(tǒng)一核算的數(shù)據(jù)，并將其分配到各個(gè)教師；另一方面接收教師的個(gè)人數(shù)據(jù)，包括數(shù)據(jù)補(bǔ)充和修改，某一項(xiàng)成果的績(jī)效分配等。作為核算中心，學(xué)院各主管部門(mén)不僅要對(duì)各項(xiàng)績(jī)效數(shù)據(jù)進(jìn)行全面收集，同時(shí)要進(jìn)行核定、分級(jí)、分配、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作。

三、核算工具的比較

根據(jù)學(xué)院績(jī)效數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，年終績(jī)效核算工作門(mén)類(lèi)多，數(shù)據(jù)來(lái)源不單一，需要頻繁地對(duì)單條數(shù)據(jù)進(jìn)行修改核定或增加新的數(shù)據(jù)。目前可選擇的核算工具主要包括三類(lèi)，即通用核算軟件、定制核算軟件和人工核算。

（一）通用核算軟件

市面上提供了許多通用的免費(fèi)績(jī)效軟件，但大部分都是面向普通企業(yè)的日常工作，統(tǒng)計(jì)類(lèi)別和維度都較為單一，且需要員工進(jìn)行日常上報(bào)，這與學(xué)院統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來(lái)源與統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的方式都不適配。

（二）定制核算軟件

定制核算軟件是找專(zhuān)業(yè)的軟件公司，根據(jù)單位的需要進(jìn)行軟件量身定制。其優(yōu)點(diǎn)是可以根據(jù)單位的需要設(shè)定門(mén)類(lèi)和計(jì)算方式，易于實(shí)現(xiàn)快速計(jì)算和存儲(chǔ)。但也存在不可忽視的缺點(diǎn)。第一，成本較高；第二，系統(tǒng)一旦完成，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)固定，難以實(shí)現(xiàn)靈活的調(diào)整；第三，對(duì)單條數(shù)據(jù)進(jìn)行頻繁的修改和拆解，操作起來(lái)較為繁瑣；第四，其呈現(xiàn)數(shù)據(jù)的方式大多為單表單，難以實(shí)現(xiàn)多表單數(shù)據(jù)之間的快速切換。

（三）利用Excel進(jìn)行人工核算

利用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)處理是大部分小型單位的選擇，其優(yōu)點(diǎn)顯而易見(jiàn)。首先，Excel作為日常辦公軟件無(wú)需投入額外成本；其次，一個(gè)Excel可以同時(shí)存儲(chǔ)多個(gè)表單，實(shí)現(xiàn)多個(gè)表單的儲(chǔ)存、展示和快速切換，在瀏覽數(shù)據(jù)時(shí)不需要進(jìn)行額外的操作。但是利用Excel進(jìn)行人工核算工作效率較低，且容易出錯(cuò)。

四、采用基于Excel VBA的核算系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

VBA全稱(chēng)Visual Basic for Applicaiton，是基于Visual Basic for windows發(fā)展而來(lái)的，提供了面向?qū)ο蟮某绦蚍椒ê屯暾某绦蛟O(shè)計(jì)語(yǔ)言，易于學(xué)習(xí)掌握，用戶可以非常容易地將日常工作轉(zhuǎn)化為VBA代碼，實(shí)現(xiàn)工作自動(dòng)化[5]。采用基于Excel VBA開(kāi)發(fā)的核算系統(tǒng)相當(dāng)于基于Excel進(jìn)行軟件定制，充分利用了Excel強(qiáng)大的功能，且與單位的需要更為適配，使用也更為靈活。

（一）開(kāi)發(fā)成本低

Excel軟件作為一種強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理軟件，幾乎是每個(gè)單位的必備軟件，電腦上均有安裝。Excel提供了VBA開(kāi)發(fā)的集成環(huán)境，無(wú)需購(gòu)買(mǎi)安裝其他的編程軟件，對(duì)操作系統(tǒng)性能也沒(méi)有更高的要求，無(wú)需投入任何額外的成本，人人均可基于Excel VBA進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)。

此外，Excel VBA與曾風(fēng)靡全球的Visual Basic語(yǔ)言語(yǔ)法一致，簡(jiǎn)單易學(xué)，上手快，開(kāi)發(fā)周期短，無(wú)需專(zhuān)業(yè)的程序員，掌握一定編程基礎(chǔ)的辦公人員也可輕易上手。并且辦公人員同時(shí)作為系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和使用人員，可以更深刻地理解用戶需求，從而實(shí)現(xiàn)用戶需求與功能實(shí)現(xiàn)的高度統(tǒng)一。

（二）使用更為方便

基于Excel VBA的二次開(kāi)發(fā)，本質(zhì)上是將對(duì)于Excel的大量人工操作進(jìn)行自動(dòng)化，其信息處理速度快、準(zhǔn)確性高，對(duì)于常態(tài)類(lèi)、重復(fù)性、數(shù)據(jù)量較多的工作，可以大大提高工作效率?；赩BA二次開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)，應(yīng)用往往非常簡(jiǎn)單，通常展示為一個(gè)命令按鈕，被一個(gè)Excel文件隨身攜帶，無(wú)需另外安裝，大量自動(dòng)操作的命令集成在該按鈕的點(diǎn)擊命令中，用戶只需點(diǎn)擊按鈕即可實(shí)現(xiàn)一系列的自動(dòng)化操作，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)功能一體化。同時(shí)，Excel作為Office辦公軟件家族中的一員，其表格可以直接粘貼到Word或Powerpoint等常用軟件中，也可與騰訊文檔等在線數(shù)據(jù)收集工具實(shí)現(xiàn)直接對(duì)接，為日常工作帶來(lái)巨大便利。

（三）系統(tǒng)靈活易于修改和升級(jí)

大多數(shù)的定制系統(tǒng)主要包括系統(tǒng)界面與數(shù)據(jù)庫(kù)兩部分，一個(gè)主外面向客戶，一個(gè)主內(nèi)面向數(shù)據(jù)，客戶通過(guò)系統(tǒng)界面與數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)交互，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的輸入、調(diào)用、修改和展示。其數(shù)據(jù)庫(kù)的每個(gè)表單的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是固定的，哪怕輕微的調(diào)整都需要更改底層代碼。而基于Excel VBA的二次開(kāi)發(fā)，Excel同時(shí)作為數(shù)據(jù)庫(kù)和展示，所見(jiàn)即所得，而集成的功能往往只對(duì)某一列特定的關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行操作，只要保證不修改關(guān)鍵的數(shù)據(jù)列，可以對(duì)表格的其他數(shù)據(jù)列進(jìn)行隨意增加、刪除和修改，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)更為靈活。同時(shí)若有新的功能需要實(shí)現(xiàn)，只需要增加一個(gè)按鈕，將需要的命令輸入即可，不用擔(dān)心改變系統(tǒng)的整體邏輯。

（四）數(shù)據(jù)呈現(xiàn)更為直觀

基于Excel VBA的系統(tǒng)完整地保留了Excel輕便靈活的特點(diǎn)，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)和使用更為直觀靈活。首先，對(duì)于同一個(gè)表單的數(shù)據(jù)，可以隨意添加或刪除非關(guān)鍵數(shù)據(jù)列，可以直接添加或刪除數(shù)據(jù)行，可以隱藏不需要顯示的數(shù)據(jù)列，保留了Excel的全部功能，又不會(huì)對(duì)系統(tǒng)的使用造成影響。其次，無(wú)需查詢切換等額外操作，就可以通過(guò)點(diǎn)擊輕松實(shí)現(xiàn)多個(gè)數(shù)據(jù)表單間的切換。

五、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)邏輯

（一）績(jī)效核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

制度的擬定是工作的基石，首先學(xué)院必須出臺(tái)相應(yīng)的制度，規(guī)定所有用于計(jì)算年終績(jī)效的數(shù)據(jù)類(lèi)別，每一個(gè)類(lèi)別的層級(jí)、量級(jí)所對(duì)應(yīng)的績(jī)點(diǎn)，將不同評(píng)價(jià)體系的成果和工作量進(jìn)行歸一化處理。這是績(jī)效核算工作的基礎(chǔ)和起點(diǎn)。首先，列出所有需要用于計(jì)算的表單，確定每一個(gè)表單的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。學(xué)院績(jī)效核算主要包括人才培養(yǎng)、科研成果、社會(huì)服務(wù)以及獎(jiǎng)勵(lì)四類(lèi)，每一類(lèi)又分別有相應(yīng)的子類(lèi)，每個(gè)子類(lèi)基于性質(zhì)的不同制定不同的規(guī)則，最終實(shí)現(xiàn)將具體的每一條數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)一個(gè)可以用于計(jì)算的績(jī)點(diǎn)，再進(jìn)行匯總計(jì)算。匯總表單設(shè)計(jì)如表1所示。

其中，每一個(gè)具體的門(mén)類(lèi)都對(duì)應(yīng)一個(gè)表單，用于展示數(shù)據(jù)明細(xì)，每一個(gè)門(mén)類(lèi)表單的序號(hào)與匯總表的列一一對(duì)應(yīng)，方便程序開(kāi)發(fā)與數(shù)據(jù)查找。

每一個(gè)具體的表單前四列設(shè)定為關(guān)鍵信息數(shù)據(jù)列，展示個(gè)人信息和對(duì)應(yīng)績(jī)點(diǎn)，用于最終的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，不可隨意移動(dòng)或刪除，其余數(shù)據(jù)列可根據(jù)每類(lèi)信息的特點(diǎn)隨意添加描述信息，例如，論文表單數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如表2，根據(jù)需要還可以添加第一單位、第一作者、通訊作者、是否國(guó)際合作論文、是否獎(jiǎng)勵(lì)期刊等信息，只要不改變前四列關(guān)鍵數(shù)據(jù)列，其余信息可視需要隨意增減。

（二）績(jī)效核算工作流程

績(jī)效核算規(guī)則擬定后，核算工作主要包括三個(gè)步驟：數(shù)據(jù)收集、匯總計(jì)算和匯總核查，具體工作流程如圖1所示。

數(shù)據(jù)收集是至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，只有正確的數(shù)據(jù)才可能完成正確的核算。學(xué)院的核算數(shù)據(jù)有兩個(gè)渠道，自上而下來(lái)自學(xué)校主管部門(mén)以及自下而上來(lái)自教師上報(bào)。學(xué)院各部門(mén)作為數(shù)據(jù)的樞紐，負(fù)責(zé)收集、整理、評(píng)級(jí)和分配績(jī)點(diǎn)。首先，接收來(lái)自上級(jí)部門(mén)的信息，對(duì)信息進(jìn)行處理和提煉后，根據(jù)系統(tǒng)擬定的數(shù)據(jù)表單和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，填入Excel表格，再根據(jù)學(xué)院關(guān)于績(jī)點(diǎn)的計(jì)算方法，給每一項(xiàng)成果或工作分配績(jī)點(diǎn)。這項(xiàng)工作由于涉及許多個(gè)性化認(rèn)定、績(jī)點(diǎn)再分配等非標(biāo)準(zhǔn)化工作，利用系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一化處理反而容易受到各種掣肘，由學(xué)院主管部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行人工核定是更為高效的辦法。其次，可利用騰訊文檔等在線表格分享數(shù)據(jù)，通過(guò)權(quán)限設(shè)定，不允許教師對(duì)已有數(shù)據(jù)進(jìn)行隨意更改，但是可以添加新的數(shù)據(jù)，或備注需要修改的信息或分配的績(jī)點(diǎn)，用于對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。再次，由學(xué)院各部門(mén)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行統(tǒng)一核定，收集完整正確的明細(xì)數(shù)據(jù)，再提交給學(xué)院匯總。最后，利用基于Excel VBA二次開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)進(jìn)行匯總計(jì)算與數(shù)據(jù)核查。

六、系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn)

基于Excel VBA系統(tǒng)研發(fā)的基本邏輯是利用代碼將大量手動(dòng)操作轉(zhuǎn)化為自動(dòng)化操作，大大提高了核算的速度，也可以避免人為的誤操作造成的錯(cuò)誤，提高工作效率和準(zhǔn)確度。

（一）個(gè)人績(jī)效計(jì)算

個(gè)人績(jī)效計(jì)算是對(duì)匯總表進(jìn)行橫向計(jì)算，用以獲得每個(gè)教師每個(gè)類(lèi)別的績(jī)點(diǎn)。以教師工號(hào)作為關(guān)鍵字，遍歷每個(gè)計(jì)算門(mén)類(lèi)對(duì)應(yīng)的表單，獲取該教師在每個(gè)門(mén)類(lèi)的總績(jī)點(diǎn)，填入對(duì)應(yīng)位置。以下為獲取某個(gè)教師某類(lèi)績(jī)點(diǎn)的代碼實(shí)現(xiàn)：

'定義一個(gè)函數(shù)用于求得個(gè)人對(duì)應(yīng)類(lèi)別的績(jī)點(diǎn)

Function getPerType（name As String， typeNum As Integer）

Dim calSheet As Worksheet '設(shè)定活動(dòng)表格

Dim i As Integer? ? ? ? ? '遍歷行號(hào)

Dim sum? ? ? ? ? ? ? ? ? ?'匯總和

'設(shè)定初始值

Set calSheet = Worksheets（typeNum）

i = 2

sum = 0

'遍歷表格，如滿足條件則加上

Do While calSheet.Cells（i， 2） <> ""? ?'當(dāng)姓名行不為空則繼續(xù)

If calSheet.Cells（i， 2） = name Then sum = sum + calSheet.Cells（i， 3）.Value

i = i + 1

Loop

getPerType = sum

End Function

（二）類(lèi)別績(jī)效計(jì)算

類(lèi)別績(jī)效計(jì)算是對(duì)總表進(jìn)行縱向計(jì)算，通過(guò)遍歷每個(gè)計(jì)算門(mén)類(lèi)對(duì)應(yīng)的表單，獲取該門(mén)類(lèi)的總績(jī)點(diǎn)。以下為獲取某個(gè)門(mén)類(lèi)績(jī)點(diǎn)的代碼實(shí)現(xiàn)：

'定義一個(gè)函數(shù)，獲得每個(gè)類(lèi)型的總和

Function getTypeSum（typeNum As Integer）

Dim i As Integer

Dim sum

Dim calSheet As Worksheet

Set calSheet = Worksheets（typeNum）

i = 2

sum = 0

Do While calSheet.Cells（i， 2） <> ""

sum = sum + calSheet.Cells（i， 3）

i = i + 1

Loop

calSheet.Cells（i， 3）.Value = sum

getTypeSum = sum

End Function

（三）匯總計(jì)算與核算

首先，對(duì)總表進(jìn)行橫向匯總，通過(guò)嵌套遍歷，計(jì)算每個(gè)教師每個(gè)類(lèi)別的績(jī)點(diǎn)和個(gè)人總績(jī)點(diǎn)，并填入總表中對(duì)應(yīng)的單元格。

然后，對(duì)總表已有數(shù)據(jù)進(jìn)行縱向匯總，得到每個(gè)門(mén)類(lèi)的總績(jī)點(diǎn)，再通過(guò)遍歷每個(gè)門(mén)類(lèi)對(duì)應(yīng)的表單，獲取該門(mén)類(lèi)的總績(jī)點(diǎn)，將兩個(gè)數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，若數(shù)據(jù)一致則核查通過(guò)，若數(shù)據(jù)不一致則核算有誤，通過(guò)改變對(duì)應(yīng)單元格字體顏色及彈框等方式進(jìn)行提示。

七、結(jié)語(yǔ)

學(xué)院這種小型單位的年終績(jī)效核算工作體量小、門(mén)類(lèi)多、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)多樣，收集數(shù)據(jù)時(shí)需要多方協(xié)作與修改，選擇基于Excel VBA開(kāi)發(fā)的績(jī)效核算系統(tǒng)是最優(yōu)方案。一方面，該方案充分利用了被廣泛使用的辦公軟件提供的功能和平臺(tái)，投入少，周期短，操作簡(jiǎn)單，可以極大地節(jié)約開(kāi)發(fā)成本；另一方面，該系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)靈活，可根據(jù)需要進(jìn)行修改與展示，且可與現(xiàn)今廣泛使用的在線數(shù)據(jù)收集工具進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，使用便捷，在充分發(fā)揮系統(tǒng)運(yùn)算功能的同時(shí)，又不會(huì)讓系統(tǒng)的繁瑣操作成為工作的掣肘。

參考文獻(xiàn)

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作者單位：武漢大學(xué)資源與環(huán)境科學(xué)學(xué)院