數(shù)字化背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新研究

周生傲

摘要：黨的十九大強(qiáng)調(diào)，要加快建設(shè)創(chuàng)新型國(guó)家。檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。企業(yè)檔案管理的對(duì)象包括與企業(yè)有關(guān)的各種文件資料、企業(yè)的歷史檔案和各種信息資產(chǎn)。在當(dāng)前數(shù)字化時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理相關(guān)工作與以前傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理相關(guān)工作不同，方法更加創(chuàng)新，思想更先進(jìn)。積極學(xué)習(xí)、研究和掌握數(shù)字化時(shí)代背景下企業(yè)檔案管理工作的基本原則與方法，有助于促進(jìn)企業(yè)基層檔案管理人員工作服務(wù)質(zhì)量的不斷提高。該文主要圍繞“數(shù)字化背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新研究”問題展開具體的分析研究。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化背景?檔案管理?企業(yè)?信息化?創(chuàng)新管理

中圖分類號(hào)：G271?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：AResearch?on?the?Innovation?of?Enterprise?Archives?Management?under?the?Background?of?Digitalization

ZHOU?Shengao

（Guangxi?Minzu?University，?Nanning，?Guangxi?Zhuang?Autonomous?Region，?530000?China）

Abstract：?The?19th?National?Congress?of?the?CPC?emphasized?the?need?to?accelerate?the?construction?of?an?innovative?country.?File?management?is?an?important?basic?task?in?the??production?and?operation?activities?of?the?enterprise.?The?object?of?enterprise?archives?management?includes?various?documents?related?to?the?enterprise，?historical?archives?of?the?enterprise?and?various?information?assets.?In?the?context?of?today's?digital?age，?the?work?related?to?enterprise?archives?management?is?different?from?that?of?previous?traditional?enterprise?archives?management，?with?more?innovative?methods?and?more?advanced?ideas.?Actively?studying，?researching?and?mastering?basic?principles?and?methods?of?enterprise?archives?management?in?the?context?of?the?digital?age?helps?promote?the?continuous?improvement?of?the?service?quality?of?enterprise?grassroots?archives?management?personnel.?This?article?mainly?focuses?on?the?specific?analysis?and?research?on?the?problem?of?"research?on?the?innovation?of?enterprise?archives?management?under?the?background?of?digitalization".

Key?Words：?Digital?background;?File?management;?Enterprise;?Informatization;

Innovation?management

在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過程中，企業(yè)內(nèi)部檔案管理是指企業(yè)在實(shí)際生產(chǎn)管理經(jīng)營(yíng)和檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)中已經(jīng)形成的，對(duì)整個(gè)國(guó)家、社會(huì)和其他企業(yè)都具有重要保存參考價(jià)值的各種不同形式的文件記錄材料。隨著企業(yè)數(shù)字化發(fā)展背景下企業(yè)信息時(shí)代的快速到來，為了更好地發(fā)揮我國(guó)企業(yè)內(nèi)部檔案對(duì)促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展的指導(dǎo)作用，必須切實(shí)做好企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)我國(guó)企業(yè)內(nèi)部檔案管理者的信息化體系建設(shè)，改變?cè)械臋n案管理模式，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息資源共享，提高企業(yè)檔案管理者的工作效率，促進(jìn)企業(yè)的快速健康發(fā)展。企業(yè)的檔案工作與數(shù)字化創(chuàng)新相互作用，企業(yè)要與時(shí)俱進(jìn)，運(yùn)用新的思維、新的手段、新的技術(shù)，來不斷提高檔案管理水平。

1?數(shù)字化背景下企業(yè)檔案管理工作概述

1.1概念

檔案管理是指對(duì)檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行整理，并且為檔案使用者提供各種服務(wù)。開展信息時(shí)代的檔案管理服務(wù)，是指在信息化企業(yè)中開展檔案管理工作。在改進(jìn)傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理技術(shù)的基礎(chǔ)上，利用檔案信息管理技術(shù)開發(fā)新型檔案管理服務(wù)，可以有效保證新型檔案管理工作的有效性，提升新型檔案管理服務(wù)的效果。開展檔案管理服務(wù)工作組成環(huán)節(jié)可分為檔案收集—資料整理—檔案價(jià)值評(píng)估鑒定—檔案保存—資料編目—檔案檢索—資料統(tǒng)計(jì)—檔案編輯—資料編纂—檔案利用等多個(gè)部分。檔案信息管理技術(shù)的充分應(yīng)用，可以充分發(fā)揮新的檔案管理價(jià)值，為廣大檔案管理用戶服務(wù)。因此，在信息時(shí)代，必須開展新的檔案管理服務(wù)，充分正確地認(rèn)識(shí)和看到檔案管理服務(wù)的重心正在發(fā)生變化，完善檔案管理服務(wù)的新組織模式，真正發(fā)揮作為檔案管理服務(wù)工作者的價(jià)值。

1.2特點(diǎn)

數(shù)字化背景下，企業(yè)開展檔案管理相關(guān)工作具有明顯的企業(yè)信息化發(fā)展特點(diǎn)，能夠有效讓檔案管理相關(guān)工作真正實(shí)現(xiàn)信息多樣化、全面化，真正充分發(fā)揮檔案管理工作核心價(jià)值。其特點(diǎn)主要分為以下幾個(gè)方面。

1.2.1?全面化特征

在數(shù)字化背景下組織開展企業(yè)檔案管理服務(wù)工作，不僅包括企業(yè)生產(chǎn)資料檔案、人事檔案等主要企業(yè)檔案管理服務(wù)內(nèi)容，而且包括企業(yè)在日常運(yùn)行管理過程中的所產(chǎn)生的一切管理數(shù)據(jù)。全面準(zhǔn)確把握現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有數(shù)據(jù)資料，豐富企業(yè)檔案管理內(nèi)容，能夠?yàn)楝F(xiàn)代企業(yè)組織實(shí)現(xiàn)各類檔案管理服務(wù)價(jià)值發(fā)展提供必要的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。因此，企業(yè)在組織開展各類檔案管理服務(wù)工作時(shí)，應(yīng)該充分正視當(dāng)前信息時(shí)代下的企業(yè)檔案管理服務(wù)工作的新要求，全面組織開展企業(yè)檔案管理服務(wù)工作，擴(kuò)大企業(yè)檔案管理服務(wù)工作的內(nèi)容量。

1.2.2?數(shù)字化特征

用檔案數(shù)字化等技術(shù)手段開展企業(yè)檔案管理相關(guān)工作，其特征具體表現(xiàn)為：（1）用檔案數(shù)字技術(shù)方式收集各項(xiàng)檔案資料，并通過企業(yè)數(shù)字技術(shù)手段進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)收集整理；（2）通過構(gòu)建企業(yè)檔案管理人員數(shù)據(jù)庫(kù)，用管理數(shù)據(jù)庫(kù)方式儲(chǔ)存各項(xiàng)企業(yè)檔案管理人員信息，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的數(shù)字化檔案儲(chǔ)存；（3）充分有效利用檔案信息管理技術(shù)，為企業(yè)檔案使用者和管理者提供各種檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)高效、智能的檔案管理。

1.2.3?高價(jià)值特征

在這個(gè)信息時(shí)代，企業(yè)內(nèi)部檔案不僅是企業(yè)記錄的重要數(shù)據(jù)，也是企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)、決策和管理的重要依據(jù)。只有在全面準(zhǔn)確把握企業(yè)檔案本質(zhì)的基礎(chǔ)上，企業(yè)才能真正更詳細(xì)地分析和了解企業(yè)內(nèi)部檔案運(yùn)行的信息，做出最科學(xué)的企業(yè)管理決策。因此，在新的信息時(shí)代，企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作者的價(jià)值才能得到真正的最大化和有效的挖掘，才能充分參與新的企業(yè)管理決策，從而真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的最高價(jià)值。

2?企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1檔案管理標(biāo)準(zhǔn)缺失

目前，很多大型企業(yè)的業(yè)務(wù)檔案管理往往通常會(huì)因?yàn)榇嬖诓煌环N程度的技術(shù)缺失，其通常都只是簡(jiǎn)單地進(jìn)行收集、分類、歸檔和管理備案企業(yè)檔案。但是，檔案管理必須嚴(yán)格遵循一定的使用標(biāo)準(zhǔn)，而企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)信息的管理標(biāo)準(zhǔn)化和使用規(guī)范化必不可少。檔案管理人員在日常進(jìn)行檔案管理往往無法依據(jù)明確的企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)正確處理各項(xiàng)重要問題，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理信息工作可能出現(xiàn)重大偏差。因此各企業(yè)應(yīng)該積極加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息工作使用標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)，設(shè)置企業(yè)檔案管理信息工作使用標(biāo)準(zhǔn)，讓企業(yè)數(shù)據(jù)信息資源在管理轉(zhuǎn)化、傳輸使用過程中更加真實(shí)、可靠，提升企業(yè)檔案管理工作信息化檔案管理水平。

2.2檔案管理技術(shù)落后

傳統(tǒng)的檔案管理中，文件、檔案種類多、內(nèi)容雜，不利于整理。紙質(zhì)文件和檔案的歸檔需要人力物力的配合。有的單位保管條件差，配套設(shè)施不完善，空間環(huán)境和防護(hù)硬件設(shè)備不符合文件檔案保管的安全要求。受數(shù)據(jù)環(huán)境的影響，受潮、發(fā)霉、蟲蛀，甚至丟失、損壞，文件、檔案的保存失去了本來的意義。檔案工作管理流程僅由本地檔案的相關(guān)管理人員派出來負(fù)責(zé)管理檔案分類，相關(guān)的檔案資料收集檢索管理方式趨于機(jī)械化與操作簡(jiǎn)單化，故而往往無法充分發(fā)揮本地信息化檔案管理的巨大優(yōu)勢(shì)。

2.3人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)

檔案管理人員素質(zhì)低下是限制當(dāng)前檔案管理效能的關(guān)鍵因素之一。根據(jù)一項(xiàng)調(diào)查，約有67.54%的檔案管理員工是沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，由此可以看出檔案管理缺乏專業(yè)人才[1]。但在傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理員的工作中，對(duì)企業(yè)檔案管理員的素質(zhì)要求比較簡(jiǎn)單，只要是負(fù)責(zé)歸檔、移檔、收集整理信息等相關(guān)工作人員就可以了。檔案工作者缺乏主動(dòng)意識(shí)，導(dǎo)致在實(shí)際行動(dòng)和工作中產(chǎn)生“拖、等、靠”的消極思想，不能及時(shí)收集、管理和利用繁瑣的文件和檔案，造成漏洞不斷積累，造成檔案管理的被動(dòng)局面。管理意識(shí)落后，制度弱化，跟不上時(shí)代。

3.數(shù)字化背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新方向

3.1數(shù)字化

要克服傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式的缺陷，必須將其數(shù)字化，這是我國(guó)新形勢(shì)下企業(yè)檔案工作的重點(diǎn)和重點(diǎn)。一方面，由于采用了數(shù)字技術(shù)，可以最大限度地彌補(bǔ)由于人工操作而造成的文件遺失、破損等問題，延長(zhǎng)了文件的使用壽命；另一方面，數(shù)字化檔案室能夠從2D向3D轉(zhuǎn)換，克服了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件僅限于平面顯示的弊端。利用數(shù)碼終端機(jī)屏幕，不但能再現(xiàn)文字，而且能利用圖片、音視頻等技術(shù)來展現(xiàn)立體圖像、影像或模型。尤其是在各類工程文檔中，能夠用大量的圖表和圖標(biāo)來進(jìn)行立體的展示。這種措施是最大限度地恢復(fù)文件信息的一種方法。

3.2平臺(tái)化

在數(shù)字化文件技術(shù)革新的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)了對(duì)企業(yè)的信息化改造，也就是建立一個(gè)數(shù)字化的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，使文件的快速傳送和大量的數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存。該系統(tǒng)的改造能夠有效克服以往手工操作下不同部門、人員之間文件傳遞的困難和延時(shí)，而這些文件資料在得到許可后，可以在任何地方、任何時(shí)間、任何地點(diǎn)進(jìn)行查閱和利用。它打破了傳統(tǒng)的辦公方式，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，打破了傳統(tǒng)的地域局限，使企業(yè)的文件能夠真正做到7×24個(gè)工作日。

4?數(shù)字化背景下的企業(yè)檔案經(jīng)營(yíng)的改革對(duì)策

4.1轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

在企業(yè)檔案經(jīng)營(yíng)的改革中，必須首先改變觀念。要把信息化的概念運(yùn)用到檔案信息化之中，以達(dá)到最大限度地發(fā)揮其作用。企業(yè)在深入開展經(jīng)營(yíng)檔案管理相關(guān)工作時(shí)，應(yīng)該牢固樹立正確的檔案管理發(fā)展方向，才能夠有效推動(dòng)企業(yè)檔案管理相關(guān)工作健康開展。一方面，要不斷加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理相關(guān)工作的高度重視。企業(yè)檔案管理工作人員要擺脫企業(yè)傳統(tǒng)觀念上的束縛，探尋企業(yè)檔案管理相關(guān)工作的內(nèi)在價(jià)值，從而主動(dòng)參與完成企業(yè)檔案管理相關(guān)工作，凸顯管理檔案的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。另一方面，要在工作中緊密結(jié)合中小企業(yè)內(nèi)部信息檔案管理的相關(guān)技術(shù)。另外，檔案管理工作人員們還要積極和同事交流管理工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，真正落實(shí)學(xué)校檔案管理各項(xiàng)工作。

在企業(yè)的檔案管理工作中，要堅(jiān)持低碳環(huán)保、以人為本等理念，通過綠色評(píng)價(jià)和監(jiān)測(cè)所搜集的文件資料，以防止由于公司大量的數(shù)碼文件而導(dǎo)致的“信息污染”及“信息泛濫”。

4.2健全企業(yè)檔案管理體系

建立健全檔案管理系統(tǒng)是改善檔案管理首要的條件[2]。建立公司的檔案管理研究和評(píng)估機(jī)制，對(duì)檔案管理人員定期來進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，并將評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)納入公司的人才管理流程，以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展[3]。信息化建設(shè)還包括數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、安全管理等工作內(nèi)容，需要多個(gè)部門的配合。落實(shí)企業(yè)內(nèi)部檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)工作，不僅僅能夠讓檔案信息的有效利用率越來越高，還可以推進(jìn)企業(yè)內(nèi)部檔案管理信息與其他社會(huì)信息、媒體信息相結(jié)合，使企業(yè)內(nèi)部的檔案管理信息內(nèi)容更加豐富，體系更加完整。

4.3運(yùn)用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，對(duì)員工賦能

文件的實(shí)施主體是人。人才隊(duì)伍建設(shè)是技術(shù)革新、觀念革新、工藝革新的重要保證。當(dāng)前，我國(guó)的企業(yè)人事管理仍停留在傳統(tǒng)的控制模式下，遵循傳統(tǒng)的規(guī)則、規(guī)范和制度，無法有效地實(shí)現(xiàn)人力資源的有效利用。在數(shù)字社會(huì)，企業(yè)要實(shí)現(xiàn)對(duì)員工的賦能，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的檔案管理進(jìn)行數(shù)字化改造。

4.3.1 知識(shí)賦能

在對(duì)員工的培訓(xùn)中，要充分調(diào)動(dòng)員工積極性。堅(jiān)持以“以人為本”的理念，不斷提升檔案事業(yè)的人才質(zhì)量，以更好地滿足企業(yè)的創(chuàng)新經(jīng)營(yíng)需求。在企業(yè)的檔案經(jīng)營(yíng)中，要充分調(diào)動(dòng)職工的積極性。通過對(duì)職工進(jìn)行管理訓(xùn)練，調(diào)整職工的思想認(rèn)識(shí)，調(diào)動(dòng)職工的工作熱情，為企業(yè)的檔案管理方式的變革提供有力的支撐。在企業(yè)的信息化建設(shè)中，要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的信息化管理和專業(yè)化的培訓(xùn)。對(duì)于檔案管理人員而言，其職業(yè)要求包括以下幾個(gè)方面。（1）會(huì)同省、市檔案館組織相關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，檔案管理人員要樹立終身學(xué)習(xí)的理念和危機(jī)意識(shí)，充分調(diào)動(dòng)積極性，根據(jù)自身情況積極學(xué)習(xí)，緊跟時(shí)代步伐。（2）通過系統(tǒng)、專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，檔案工作者可以掌握全新的檔案管理知識(shí)，創(chuàng)新工作，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制。（3）在新的檔案管理人員招聘方面公司需加大資金投入比重，吸引更多年輕專業(yè)的人才加入到檔案管理中來，為信息時(shí)代檔案管理團(tuán)隊(duì)注入新的血液，以老帶新。（4）不斷優(yōu)化檔案管理人員組織，為檔案管理創(chuàng)新思路。

4.3.2 技術(shù)賦能

在企業(yè)的檔案工作中，必須運(yùn)用多種先進(jìn)的技術(shù)，比如檔案管理技術(shù)、高速微型的電子文件管理技術(shù)等。應(yīng)當(dāng)提供專業(yè)的相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)，使員工擁有數(shù)字化環(huán)境下的工作能力。技術(shù)賦能，指的是在信息化的背景下，通過培訓(xùn)相關(guān)的技術(shù)、技能和方法，使管理人員能夠熟練地運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)，以適應(yīng)電子文件管理的需要。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案館的館員必須積極地學(xué)習(xí)現(xiàn)代科技，并熟練運(yùn)用數(shù)字化的管理手段。在技術(shù)賦能的基礎(chǔ)上，各級(jí)檔案管理部門要及時(shí)組織實(shí)施數(shù)字化檔案管理的專題培訓(xùn)，以提高人才培養(yǎng)的實(shí)效性。檔案管理的數(shù)字技術(shù)主要有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、RFID技術(shù)、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)、數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)輔助存貯技術(shù)等。通過技術(shù)培訓(xùn)，使檔案管理者盡快地學(xué)會(huì)有關(guān)的技術(shù)手段，推動(dòng)檔案工作從單一的形式走向復(fù)雜的發(fā)展。

檔案網(wǎng)絡(luò)管理能夠利用數(shù)字虛擬化檔案信息，對(duì)各種企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行實(shí)時(shí)儲(chǔ)存和再處理。利用互聯(lián)網(wǎng)能夠?qū)崟r(shí)獲得各種多方面的信息資源，不僅大大增加了企業(yè)檔案管理資源，也為企業(yè)檔案的實(shí)時(shí)查詢與綜合利用管理帶來了方便。面向低速微型企業(yè)的數(shù)字文件管理系統(tǒng)技術(shù)，不僅可以有效解決我國(guó)傳統(tǒng)紙質(zhì)企業(yè)中大量文件的安全問題，還可以避免數(shù)碼照片、圖片文件褪色等異?，F(xiàn)象。同時(shí)，使用文件檢索管理功能可以提供快速而廣泛的文件查詢管理服務(wù)。這種管理方式完全集成了各種多媒體管理功能，圖文和聲音數(shù)據(jù)并存，可以使檔案信息的管理更加豐富。需要注意的是，在云中備份數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)構(gòu)建防火墻、數(shù)字驗(yàn)證碼、密碼驗(yàn)證技術(shù)和入侵檢測(cè)技術(shù)，使企業(yè)數(shù)字文件更加安全。

4.4實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合與共享

企業(yè)員工可以根據(jù)自己的實(shí)際需求，個(gè)性化檔案工作管理需求，點(diǎn)擊鏈接進(jìn)入新的企業(yè)檔案鏈接，獲取更多與自己日常工作所關(guān)的信息，及時(shí)找到企業(yè)檔案管理信息資料來源，以及相關(guān)的其他企業(yè)檔案信息。企業(yè)檔案管理資源信息化平臺(tái)建設(shè)要全面整合整個(gè)企業(yè)的檔案資源，建立信息化的檔案共享管理平臺(tái)，根據(jù)員工的工作崗位和實(shí)際工作管理內(nèi)容，設(shè)置相應(yīng)的檔案訪問管理權(quán)限。在沒有經(jīng)過主管機(jī)關(guān)許可的情況下，雇員可以在自己的職權(quán)范圍之內(nèi)查詢文件，從而達(dá)到了檔案信息的共享。

4.5 創(chuàng)新管理為企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供保障

從管理的角度看，企業(yè)的管理體系包含了歸檔管理、自動(dòng)化管理、制度管理和文件管理等方面。在進(jìn)行企業(yè)經(jīng)營(yíng)制度的改革中，既要注重各個(gè)環(huán)節(jié)的改革，又要完善內(nèi)部的工作程序，確保各個(gè)環(huán)節(jié)之間的有機(jī)聯(lián)系。例如：企業(yè)檔案數(shù)字化、自動(dòng)化改革后，要對(duì)檔案的工作進(jìn)行再設(shè)計(jì)，合理安排人員，使技術(shù)和經(jīng)營(yíng)達(dá)到最大程度的協(xié)調(diào)。這樣才能切實(shí)地提升企業(yè)的檔案管理水平[4]。

技術(shù)革新是檔案管理數(shù)字化變革的主要內(nèi)容支持。隨著信息化進(jìn)程的加快，各類信息技術(shù)的運(yùn)用逐漸深入到企業(yè)的檔案管理之中。實(shí)際上，在檔案的管理手段和手段方面，現(xiàn)代科技是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理改革的主要推動(dòng)力。在科技創(chuàng)新的推動(dòng)下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件向電子文檔轉(zhuǎn)化。隨著信息化、區(qū)塊鏈、數(shù)據(jù)挖掘、等等技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，越來越多地應(yīng)用于企業(yè)文檔的創(chuàng)新。

在現(xiàn)行的檔案工作中，確保資料的真實(shí)是最根本的。而在技術(shù)上，其不可偽造的特性能夠適應(yīng)文件的真實(shí)性。為了保證檔案資料的真實(shí)，必須加強(qiáng)資料的保密，做到提前預(yù)防，防止資料遭到損壞、篡改。加密算法、點(diǎn)對(duì)點(diǎn)傳輸、分布式數(shù)據(jù)存儲(chǔ)以及共識(shí)機(jī)制等技術(shù)的融合，能夠保障文件的安全。在此基礎(chǔ)上，運(yùn)用不對(duì)稱加密機(jī)制，如簽名、時(shí)間戳、哈希值運(yùn)算以及鏈路構(gòu)造等技術(shù)，可以防止文件資料被人動(dòng)手腳，從而保證了文件資料的唯一性和真實(shí)性[5]。區(qū)塊鏈技術(shù)的基本思想是在后面的區(qū)塊中嵌入上一條區(qū)塊鏈的散列值，從而使文件的信息“塊塊相扣”，任何一條文件的錯(cuò)誤被篡改，都會(huì)引起后面的數(shù)據(jù)塊中散列值的變化。它突破了傳統(tǒng)的文件管理思路，使文件具有“活的能力”。例如：中國(guó)石油公司引進(jìn)了一個(gè)區(qū)塊鏈技術(shù)，以保證企業(yè)每個(gè)存取階段的使用都是真實(shí)的。在特定的運(yùn)作中，包括檔案哈希值上鏈存檔、資料存檔、檔案接受存檔存證、日常巡查檔案上鏈存證、存取檔案上鏈存證等資料。檔案管理員在核實(shí)檔案真實(shí)性時(shí)，會(huì)呼叫區(qū)塊鏈認(rèn)證，將檔案資料所產(chǎn)生的散列值與存檔鏈存證進(jìn)行比對(duì)，從而確認(rèn)檔案資料的真實(shí)性[6]，即可驗(yàn)證檔案信息的可信度。

利用因特網(wǎng)技術(shù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行智能的處理與防范，為檔案資料的安全提供了技術(shù)保證。特別是在進(jìn)行歸檔時(shí)，利用閱覽機(jī)和寫字機(jī)將存檔資料錄入到RFID卡中，使其與存檔之間產(chǎn)生一一對(duì)應(yīng)，使存檔資料與資料庫(kù)之間產(chǎn)生了一種相互聯(lián)系。在文檔被借出后，能夠根據(jù)文檔的標(biāo)記信息，對(duì)文檔進(jìn)行即時(shí)追蹤，并能迅速地對(duì)對(duì)應(yīng)的文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)的鎖定，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的追蹤和監(jiān)視。同時(shí)，通過與安全防范系統(tǒng)相結(jié)合的方式，建立起一套完整的文件資料防盜報(bào)警體系。比如：通過無線電波竊聽探測(cè)門把電子竊聽與讀取裝置結(jié)合起來，當(dāng)非法文件離開檔案室時(shí)，會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)。該系統(tǒng)在各大公司檔案資料的實(shí)際管理中得到了廣泛的運(yùn)用，目前，國(guó)網(wǎng)江蘇電力公司已建立了智能檔案?jìng)}儲(chǔ)系統(tǒng)，利用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等技術(shù)，引入智能檔案密集架、RFID電子標(biāo)簽管理系統(tǒng)、安全防盜門控報(bào)警系統(tǒng)[7]、RFID電子標(biāo)簽打印機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案智能定位、智能上架，并通過RFID電子標(biāo)簽打印機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案智能定位、智能上架，極大提高了數(shù)字檔案管理效率，同時(shí)也推進(jìn)了檔案?jìng)}庫(kù)業(yè)務(wù)管理模式的創(chuàng)新。鑒于企業(yè)的檔案工作的復(fù)雜和多元化，尤其是那些具有歷史意義的資料的收集、鑒定、著錄、保管和整合，就顯得尤為緊迫[8]。

5?結(jié)語

總之，面對(duì)數(shù)字時(shí)代的變化，企業(yè)的管理人員必須主動(dòng)拓寬檔案管理途徑。企業(yè)檔案管理工作具有內(nèi)容復(fù)雜和種類繁多的特點(diǎn)，尤其是對(duì)有一定歷史意義的無組織文件資料的搜集很有難度。信息的描述、存儲(chǔ)與整合是當(dāng)前信息化建設(shè)的必然要求。通過建立健全的檔案管理制度，使檔案與各相關(guān)單位緊密協(xié)作，對(duì)檔案管理工作的改革起到了促進(jìn)作用。我國(guó)近年來注重信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理也步入了信息化、數(shù)字時(shí)代，因此企業(yè)要推動(dòng)檔案管理工作的信息化，加強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新工作。

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