計算機辦公軟件在辦公室的應用

鄧政路

摘 要：隨著我國科技的發(fā)展，計算機辦公軟件在人們的生活和工作中得到了廣泛的應用，它改變了人們的生活和工作方式，讓工作變得更加方便和有效。在公司里，這是一款必不可少的辦公軟件。與傳統(tǒng)的辦公方式比較，計算機辦公軟件具有更高的安全性、更快的檢索速度，而且還可以實現(xiàn)無紙辦公室，從而促進了辦公方式的革新。本文對辦公軟件的實際應用作了一些探討，希望能對大家有所幫助。

關鍵詞：計算機技術；辦公軟件；設計應用

在當前科技持續(xù)發(fā)展進步的背景下，將計算機辦公軟件引入到辦公室，從而使得辦公室變成了自動化和無紙化的辦公形式，進而有效地提高了辦公室工作人員的工作效率。目前，自動化辦公已是一種不可阻擋的潮流，國家也在經(jīng)歷著一場信息化的變革，要想跟上時代的腳步，提高工作的效率，就必須要提高工作人員的工作效率。強化計算機辦公軟件的發(fā)展與運用，已是各公司需要關注的頭等大事。

1、計算機辦公軟件的應用優(yōu)勢

1.1控制辦公成本

對企業(yè)而言，追求經(jīng)濟效益的最大化是其經(jīng)營的目的，所以，成本的控制對企業(yè)的發(fā)展起到了至關重要的作用。如果使用計算機軟件辦公，盡管在前期會有一定的投資，比如電腦設備、網(wǎng)絡線路等，但它取代了原有的工作材料，所以許多信息的傳遞和消息的發(fā)布都是通過郵件的方式來完成的。這樣可以節(jié)省大量的紙張費用。此外，使用電腦辦公還能讓資訊的傳送變得更為方便，省去了許多中間的環(huán)節(jié)與流程，提高了資訊交流的效率；能給公司帶來許多潛在的利益。所以，長期來看，使用計算機辦公軟件進行辦公室工作，能有效地節(jié)省辦公室的費用。

1.2優(yōu)化辦公流程

在辦公室中運用計算機技術，可以使辦公室的工作流程得到最大程度的優(yōu)化。在過去的工作中，許多信息的傳遞、收集和整理都是依靠人來進行的，都是人工來進行的，所以在這個過程中會耗費大量的人力和時間。但是，如果使用了電腦的辦公軟件，許多復雜的信息的處理和處理，就可以通過軟件來完成，從而使辦公室變得更加的自動化；使得企業(yè)內(nèi)各部門、各員工的溝通不再受到地理位置的制約，從而加強了各部門間的協(xié)作與交流。所以電腦辦公軟件也能有效地優(yōu)化辦公室的工作流程。

1.3提升辦公效率

使用計算機辦公軟件進行辦公，最直觀的效果就是提高辦公室的工作效率。在傳統(tǒng)的工作流程中，耗費了大量的人力、物力，因為許多工作都是人工操作，工作的內(nèi)容十分繁瑣、繁雜，所以他們的工作效率很低。如果使用了電腦辦公軟件，就可以將系統(tǒng)規(guī)劃進行規(guī)范化、流程化的操作，許多復雜的工作都可以在電腦辦公軟件中迅速地完成，從而在整體上提升了工作效率。

2、辦公室計算機辦公軟件的實際應用

2.1在教育科研中的應用

在教育科研中，計算機辦公軟件的運用使傳統(tǒng)的教學方式發(fā)生了翻天覆地的變化，老師們可以有效地使用諸如 PPT等計算機辦公軟件來進行備課，通過這些計算機辦公軟件，可以把所要表達的信息以一種非常形象的方式展現(xiàn)在學生的眼前，讓他們更容易地了解到教學內(nèi)容；這樣，就能有效地提高學校的教育質(zhì)量。此外，老師還可以讓學生們利用 word等軟件來對他們的課程進行總結，這可以讓教學變得更有活力，也可以讓教學變得更有多樣性。

2.2在政府部門中的應用

在政府部門的工作中，將電腦辦公軟件引進到工作中，可以發(fā)揮出很好的

輔助作用?？梢岳秒娔X軟件，建立一個對公眾開放的網(wǎng)頁，用它來傳遞有關的信息，讓公民可以在任何時候，從政府網(wǎng)頁上獲得自己需要的有關信息。這樣才能提高政府部門的工作水平。此外，政府部門還可以利用相關的辦公軟件，與公民展開良好的溝通，對公民存在的疑問甚至問題進行解答，從而更好地提高政府部門的服務質(zhì)量。持續(xù)推進電子證件的使用，開展網(wǎng)上辦事大廳的升級改造及使用工作，使政府工作由 PC向手機方向發(fā)展；提高全程在線處理的能力。實施電子政府，是落實“以人民為本”的發(fā)展理念的一項重要措施，也是推動我國政府管理體制和管理能力的一項重要措施，也是推動我國經(jīng)濟社會發(fā)展的一項重要任務。

2.3在商務辦公中的應用

在商務辦公方面，計算機辦公軟件的作用就更加明顯了，而商務的核心就是金錢，確切地說時間和效率就是金錢，面對某些事情或狀況，我們必須要在最快的速度作出反應，把握住轉瞬即逝的機會，利用計算機辦公軟件，才能幫助辦公人員作出有效的應對。此外，辦公軟件還能夠為商務辦公中的各種事務的處理提供良好的輔助效果。通過相關的辦公軟件，可以對某些產(chǎn)品的信息展開有效的加工處理，從而讓產(chǎn)品變得更加具有吸引力。此外，如今，商家和顧客都可以在網(wǎng)絡平臺上進行交易，這給商家的銷售帶來了極大的便利。商家和顧客可以利用相關的軟件，在網(wǎng)上直接進行有效的溝通，這就更有利于企業(yè)的發(fā)展，也讓企業(yè)的經(jīng)營模式變得簡單。

3、計算機辦公軟件的未來發(fā)展

3.1加強軟件開發(fā)人才的培養(yǎng)

需要加大對我國軟件開發(fā)人才的培養(yǎng)力度，豐富該領域的人才儲備。一是要加大對該領域的教育力度，二是要為該領域的學生創(chuàng)造更多的實習機會與平臺，這樣才能讓他們深入到我們國家的各個部門，才能真正的了解我們國家的實際情況。許多從外國進口的計算機軟件與我們國家的某些辦公室的現(xiàn)實需要并不是很相符，這給我們在應用中帶來了一定的不便，因此，我們還需要加強辦公軟件的自主研發(fā)。

3.2基于WEB的協(xié)同辦公軟件開發(fā)

在通信技術持續(xù)發(fā)展的今天，單純的個體辦公軟件已經(jīng)不能適應現(xiàn)代化的、具有越來越多的、越來越多的信息交互的需要，將?WEB技術和?office軟件技術相融合，可以實現(xiàn)資源共享和協(xié)同工作。以 WEB為基礎的協(xié)作辦公軟件能夠讓文件資料共享、信息交流傳遞、資料系統(tǒng)管理等功能得以發(fā)揮，它為公司構建了一個科學、開放、自動化程度較高的信息化辦公平臺。在線辦公軟件對公司的辦公場所和參加辦公的人員都有了很大的擴展。

結語

在計算機技術的輔助下，過去的辦公方式已漸漸淡出了人們的視野，而在現(xiàn)階段，無紙化辦公和信息化辦公正處于發(fā)展時期。在這種情況下，對各類辦公軟件進行正確的運用，實現(xiàn)信息化、智能化的辦公管理，能夠提高辦公室工作的效率和質(zhì)量，從而促進公司的持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

【1】朱珍. 基于產(chǎn)教融合的"文案崗位模擬化"Office辦公軟件應用教學研究[J]. 科學與信息化， 2021（28）：161-164.

【2】黃振華. 企業(yè)自動化辦公軟件的應用與價值探討[J]. 企業(yè)改革與管理， 2021（13）：2.

【3】段元鋒. 計算機辦公軟件Word的操作與應用分析[J]. 無線互聯(lián)科技， 2021， 18（18）：2.