關(guān)于檔案管理創(chuàng)新與現(xiàn)代信息技術(shù)融合的研究

■ 南充市人力資源和社會(huì)保障局：王濤

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜系統(tǒng)的工作，在以往的工作中受到紙質(zhì)檔案的影響，工作效率和質(zhì)量偏低，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要。因此要將檔案管理和現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)一步融合，從而完成創(chuàng)新發(fā)展。但從實(shí)際工作情況來看，現(xiàn)代信息技術(shù)推動(dòng)下，檔案管理創(chuàng)新還存在一定的問題。要想解決這種問題，就要明確檔案管理的內(nèi)涵，同時(shí)在保證技術(shù)創(chuàng)新的同時(shí)，還要做好檔案的安全防護(hù)工作?；诖?，本文圍繞檔案管理創(chuàng)新路徑相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行研究。

1.檔案管理理論及內(nèi)容

1.1 檔案管理理論

檔案最早是指倉庫、財(cái)務(wù)一類的登記簿，起源于明朝。隨著社會(huì)的變遷，檔案一直被不斷賦予新的內(nèi)涵，如今社會(huì)檔案主要用于記錄人們的各種實(shí)踐活動(dòng)。檔案管理也可以稱之為檔案工作，是指企事業(yè)單位的檔案室或者檔案館直接對(duì)檔案的實(shí)體或者檔案的信息進(jìn)行管理，以此來為各項(xiàng)活動(dòng)提供服務(wù)。從現(xiàn)階段企事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際情況來看，主要包括檔案的收集鑒別、整理歸類、檢索、統(tǒng)計(jì)分析等內(nèi)容，所以檔案管理具有一定的復(fù)雜性，要想提高其工作效率和質(zhì)量，要對(duì)各類工作進(jìn)行系統(tǒng)性分析，有針對(duì)性地開展檔案管理工作。

1.2 檔案管理內(nèi)容

企事業(yè)單位的檔案管理內(nèi)容主要是指在日?；顒?dòng)中形成的具有價(jià)值的各種文字、圖表、影像等材料和其他不同材質(zhì)不同形式的歷史記錄。具體來說，包括以下幾方面內(nèi)容：第一，文檔管理。包括制度規(guī)程以及黨建、生產(chǎn)經(jīng)營等工作的記錄材料等；第二，技術(shù)檔案，包括與其生產(chǎn)經(jīng)營或日?；顒?dòng)有關(guān)的技術(shù)創(chuàng)新記錄和工作記錄等；第三，財(cái)務(wù)檔案，原始憑證、總賬、資產(chǎn)表、利潤表等；第四，人事檔案，包括各崗位工作人員的履歷材料、人員登記材料和個(gè)人簡歷信息等。

檔案管理是圍繞檔案及相關(guān)材料為核心開展的各項(xiàng)工作，要有方向、有針對(duì)性地開展。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理包含的內(nèi)容和范圍不斷擴(kuò)大，不僅包括現(xiàn)階段人們所認(rèn)知的內(nèi)容，還包括信息技術(shù)所產(chǎn)生的各種材料。所以在未來工作中應(yīng)不斷擴(kuò)大檔案管理的工作范圍。

2.檔案管理現(xiàn)狀

2.1 方式落后

現(xiàn)階段大部分單位還以紙質(zhì)版檔案管理為主要工作內(nèi)容，但是因紙質(zhì)材料數(shù)量多，而且在管理工作中需要逐分打印保存，不僅導(dǎo)致工作效率低，還會(huì)造成嚴(yán)重的資源浪費(fèi)問題。同時(shí)在存檔工作中，大部分工作人員是以多年的經(jīng)驗(yàn)積累形成的習(xí)慣來完成工作，這種方式具有一定的工作慣性，并不能將其視為科學(xué)的系統(tǒng)的檔案管理方法。如果在后期對(duì)檔案材料進(jìn)行查閱時(shí)，不了解這些工作習(xí)慣的人很難快速準(zhǔn)確地找到材料。現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展飛快，檔案管理也隨著社會(huì)的變化而不斷地創(chuàng)新和優(yōu)化，如果固守傳統(tǒng)的檔案管理模式，將不能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，會(huì)被淘汰。

2.2 安全性弱

檔案對(duì)于各單位來說是重要的資產(chǎn)和財(cái)產(chǎn)，因?yàn)檫@些材料涉及了很多重要信息，甚至是高度保密信息，所以檔案管理的安全性尤為關(guān)鍵，但是現(xiàn)階段部分單位在檔案管理工作中還沒有重視安全防護(hù)工作。這種安全問題體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，現(xiàn)代信息技術(shù)帶來了龐大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。而應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，如果沒有注意網(wǎng)絡(luò)安全，那么將造成嚴(yán)重的數(shù)據(jù)隱患，同時(shí)還有可能受到病毒的威脅而出現(xiàn)問題；其次，檔案管理工作需要在一個(gè)安全穩(wěn)定的環(huán)境中開展，如果相關(guān)硬件設(shè)施沒有做好安全防護(hù)，那么在管理人員不知情的情況下，很容易被其他人員使用U盤等介質(zhì)轉(zhuǎn)移重要材料；最后，紙質(zhì)版材料因這些材料很容易受到外界因素影響而出現(xiàn)問題，例如受潮、火災(zāi)等，所以沒有做好保護(hù)工作的情況下，當(dāng)出現(xiàn)突發(fā)情況時(shí)很難保護(hù)材料的安全。

2.3 服務(wù)性差

檔案材料作為一種隱形財(cái)富，檔案管理工作尤為重要。在傳統(tǒng)的檔案管理中，部分工作人員錯(cuò)誤地認(rèn)為只需要保管好材料，不讓其受到外界因素影響，就完成了工作要求。一般情況下，由一些文職人員來兼任此項(xiàng)工作。但是從實(shí)際情況來看，檔案管理已經(jīng)由保存提升至管理和服務(wù)，給各類活動(dòng)提供支持。所以部分單位的管檔案管理方法和模式存在嚴(yán)重的缺陷，不具備應(yīng)有的服務(wù)性。在活動(dòng)開展中，如需調(diào)取相關(guān)材料，例如人事檔案、檢測報(bào)告技術(shù)檔案的，那么使用傳統(tǒng)的管理模式，很難及時(shí)調(diào)取相應(yīng)檔案，不僅阻礙活動(dòng)的開展，甚至因調(diào)取錯(cuò)誤還會(huì)使活動(dòng)出現(xiàn)嚴(yán)重問題，這種問題的產(chǎn)生就是因?yàn)橄嚓P(guān)單位或工作人員缺乏服務(wù)意識(shí)，沒有正確地應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)來開展檔案管理工作。

3.檔案管理問題成因

3.1 檔案管理理念缺失

檔案管理理念直接關(guān)系到檔案管理工作的開展水平。分析目前造成檔案管理問題的原因，檔案管理理念缺失是主要的問題之一，這種問題體現(xiàn)在三個(gè)方面：第一，缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)檔案管理的思維，現(xiàn)在信息技術(shù)對(duì)社會(huì)的影響是巨大的，不僅改變了傳統(tǒng)工作理念更優(yōu)化了工作流程，對(duì)于檔案管理工作來說，只有正確應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，才能保證高校高水平高質(zhì)量地完成檔案管理工作，不過部分單位沒有重視這類技術(shù)，造成管理方法落后且水平偏低；第二，片面認(rèn)識(shí)網(wǎng)絡(luò)檔案管理安全性，在應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案管理要重點(diǎn)做好安全工作，防止數(shù)據(jù)丟失或被惡意攻擊等。不過部分單位只是片面認(rèn)識(shí)到安全管理工作，導(dǎo)致檔案受到了嚴(yán)重的威脅，一旦被惡意攻擊或竊取將給單位造成嚴(yán)重?fù)p失；第三，電子檔案管理規(guī)范空缺。為了進(jìn)一步規(guī)范電子檔案管理，工作需要匹配相應(yīng)的管理制度和工作規(guī)范，但是從目前情況來看，部分單位并沒有認(rèn)識(shí)到電子檔案管理工作的重要性，所以導(dǎo)致管理制度規(guī)范缺失，工作人員失去了科學(xué)的指導(dǎo)，嚴(yán)重影響工作質(zhì)量。

3.2 檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)不健全

檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)相融合，需要搭建相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，這是工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)。不過從目前大部分單位開展網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)的實(shí)際情況來看，檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)存在明顯的缺陷問題。首先，檔案管理平臺(tái)硬件配置欠缺。因網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)硬件設(shè)施有著很高的要求，需要專業(yè)人員來進(jìn)行安裝和使用，不過目前許多單位并沒有重視到硬件設(shè)施的缺陷問題，從而無法滿足網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)所提出的要求，在運(yùn)行效率和工作水平上無法得到保證；其次，檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)不足。檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的各項(xiàng)功能需要專業(yè)的軟件來完成，而軟件開發(fā)水平不高，功能不完善嚴(yán)重影響了檔案管理的水平和效率；最后，檔案管理安全性有待加強(qiáng)，在建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的過程中要對(duì)各項(xiàng)威脅進(jìn)行系統(tǒng)的分析，從而制定防御措施，不過目前在檔案管理安全方面工作卻存在一定的缺失，系統(tǒng)很容易受到外界的入侵或被病毒所影響。使系統(tǒng)失去了應(yīng)有的安全性和穩(wěn)定性。很容易造成機(jī)密文件或涉密材料丟失。

3.3 復(fù)合型檔案人才培養(yǎng)滯后

檔案管理各項(xiàng)工作都需要人來完成，所以工作人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作水平，但就目前各單位的實(shí)際情況來看，嚴(yán)重缺少復(fù)合型檔案管理人才。造成這種問題的原因有三個(gè)方面：第一，相關(guān)單位忽視人才的培養(yǎng)，在日常工作中單位的主要領(lǐng)導(dǎo)沒有正確理解檔案管理工作的重要意義，在人員安排方面僅將一些文職人員兼職完成檔案管理工作，這類人員缺乏專業(yè)的理論知識(shí)和技術(shù)能力，所以在工作期間不能正確完成檔案管理工作，同時(shí)因企業(yè)的不重視，所以在人員培養(yǎng)方面存在明顯的不足；第二，檔案管理人員專業(yè)知識(shí)缺失。部分從事檔案管理的工作人員是由其他專業(yè)調(diào)轉(zhuǎn)過來的，這類人員缺乏專業(yè)的管理知識(shí)，所以在實(shí)際工作中很難順利完成工作任務(wù)；第三，檔案管理人員綜合能力有待加強(qiáng)，分析現(xiàn)階段企業(yè)從事檔案管理工作人員的綜合能力，需要從責(zé)任心、執(zhí)行力、專業(yè)技能、理論知識(shí)等多方面同時(shí)評(píng)價(jià)，不過目前部分人員的工作意識(shí)和執(zhí)行力有待加強(qiáng)，其專業(yè)技能理論知識(shí)嚴(yán)重缺失，這也就造成檔案管理工作很難順利完成，同時(shí)在與現(xiàn)代信息技術(shù)結(jié)合而發(fā)展檔案，管理創(chuàng)新的工作中，工作人員的綜合能力不足，也造成無法順利完成相應(yīng)工作，導(dǎo)致檔案管理工作創(chuàng)新，受到嚴(yán)重阻礙。

4.現(xiàn)代信息技術(shù)推動(dòng)下檔案管理創(chuàng)新路徑

檔案管理工作對(duì)各領(lǐng)域的發(fā)展起到非常積極的作用，所以要對(duì)檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行深入分析，明確表現(xiàn)出的問題以及產(chǎn)生原因，要有針對(duì)性地制定優(yōu)化措施，同時(shí)結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)做好檔案管理工作創(chuàng)新。從目前信息技術(shù)水平和檔案管理工作現(xiàn)狀來看，在未來工作中開展檔案管理，創(chuàng)新融合現(xiàn)代信息技術(shù)要做好以下幾方面內(nèi)容。

4.1 樹立檔案管理創(chuàng)新理念

4.1.1 培養(yǎng)檔案管理服務(wù)意識(shí)

要做好檔案管理創(chuàng)新。首要工作就是培養(yǎng)檔案管理服務(wù)意識(shí)，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)管理方式已不再適用，所以要適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展下經(jīng)營管理和運(yùn)營決策的新模式和新概念，在管理意識(shí)上要做出變革，將檔案管理服務(wù)意識(shí)貫徹到每項(xiàng)工作中。一方面，單位的主要領(lǐng)導(dǎo)要正確樹立檔案管理服務(wù)意識(shí)。在組織開展檔案管理工作時(shí)，要將其融入每個(gè)每項(xiàng)工作中。對(duì)工作人員提出明確的要求。另一方面檔案管理工作人員也要正確樹立服務(wù)意識(shí)，將理念轉(zhuǎn)化為行動(dòng)。在工作過程中，站在其他崗位工作人員的角度對(duì)檔案工作的保存及調(diào)取進(jìn)行思考，從而提高服務(wù)水平。

4.1.2 重構(gòu)檔案管理工作流程

要想進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，就要明確工作流程，相比于以往的檔案管理工作，在現(xiàn)代信息技術(shù)影響下，檔案管理工作具有更多的內(nèi)容和更高的標(biāo)準(zhǔn)，所以單位要對(duì)于檔案管理工作各項(xiàng)內(nèi)容制定明確的工作流程。一方面要明確如儲(chǔ)存調(diào)取整理等工作的內(nèi)容和流程，使工作更加規(guī)范，另一方面要明確各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)，給工作人員提供更明確的指導(dǎo)。需要注意的是，在信息技術(shù)的影響下，需要建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來完成這些工作，所以在系統(tǒng)中也要對(duì)這些標(biāo)準(zhǔn)流程加以明確，使工作人員更順利地完成檔案管理工作。

4.1.3 建立健全電子檔案規(guī)范

在進(jìn)行檔案管理，工作創(chuàng)新時(shí)要遵守相應(yīng)的工作原則，也就是根據(jù)國家及行業(yè)制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來開展實(shí)施工作，相關(guān)單位要對(duì)內(nèi)部的檔案管理建立明確的標(biāo)準(zhǔn)，尤其是在信息技術(shù)的影響下，要建立健全電子檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。要重點(diǎn)做好保密等安全性工作。

4.2 加強(qiáng)檔案管理平臺(tái)建設(shè)

4.2.1 完善檔案管理硬件配置

相關(guān)單位要正確認(rèn)識(shí)到檔案管理中硬件設(shè)施的重要性，在發(fā)展信息技術(shù)與檔案管理融合的過程中做好保障工作，為其提供所需的硬件設(shè)施。首先要明確建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)所需的硬件設(shè)施種類，內(nèi)容及參數(shù)，這項(xiàng)工作要由專業(yè)人員來完成，從而保證合理性和科學(xué)性；其次，單位要提供相應(yīng)的資金保障，用于購買和安裝硬件設(shè)施；最后要做好硬件設(shè)施的調(diào)配工作。根據(jù)相應(yīng)的管理制度和要求，對(duì)其進(jìn)行調(diào)整。

4.2.2 健全信息技術(shù)電子檔案平臺(tái)

對(duì)于管理軟件的開發(fā)，要從實(shí)際工作為基礎(chǔ)。符合本單位檔案的特點(diǎn)及性質(zhì)，即要提高軟件的適應(yīng)性。一方面在建立過程中要注意軟件系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，需要對(duì)各類檔案的儲(chǔ)存，調(diào)取整理，分析各項(xiàng)工作，制定相應(yīng)的程序，從而完成電子檔案平臺(tái)的建設(shè)。另一方面，要注意信息技術(shù)電子檔案平臺(tái)的安全性，通過科學(xué)的方法提高防護(hù)能力，避免在今后的使用過程中被惡意攻擊，竊取檔案。

4.2.3 加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)

第一，要定期排查網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，檔案管理工作人員要具備相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估意識(shí)，在日常工作中，根據(jù)系統(tǒng)情況和外部環(huán)境，對(duì)軟硬件進(jìn)行詳細(xì)的排查，同時(shí)要建立相應(yīng)的評(píng)估制度，對(duì)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)或可能出現(xiàn)的攻擊情況，詳細(xì)開展檢查工作，并作好記錄，以便為后續(xù)工作提供參考；第二要提高技術(shù)保障。積極引用國內(nèi)外先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)來提升整體能力；第三，應(yīng)用身份驗(yàn)證的方式來進(jìn)行。檔案管理工作，只有具有權(quán)限的人才可以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作。同時(shí)要記錄訪問痕跡；第四，要設(shè)置防火墻隔離技術(shù)，通過這項(xiàng)技術(shù)來抵御外部的惡意入侵。

4.3 強(qiáng)化檔案管理人才培養(yǎng)

人才決定了工作水平，所以相關(guān)單位要做好人員的培養(yǎng)，一方面要適當(dāng)提高準(zhǔn)入門檻在人員聘用階段對(duì)其專業(yè)能力和個(gè)人素養(yǎng)進(jìn)行相應(yīng)的考核。聘用具有相應(yīng)資質(zhì)的人參與檔案管理工作。另一方面對(duì)現(xiàn)有人員要加大培養(yǎng)力度，使其具備信息技術(shù)影響下檔案管理創(chuàng)新的工作能力。從而為工作創(chuàng)新和發(fā)展提供支持。

5.結(jié)束語

檔案管理對(duì)于各個(gè)行業(yè)來說有著至關(guān)重要的作用，所以在工作中要明確以往工作存在的弊病，綜合現(xiàn)代信息技術(shù)來進(jìn)行發(fā)展和創(chuàng)新，同時(shí)參與檔案管理的工作人員也要具備一定的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，在發(fā)展創(chuàng)新過程中要做好檔案的安全保護(hù)工作，避免受外界因素影響而出現(xiàn)泄露或竊取問題。