數(shù)字技術(shù)賦能企業(yè)組織協(xié)同的路徑分析
——以唯品會(huì)為例

王振宇 李大碩

(桂林理工大學(xué)商學(xué)院 廣西桂林 541004)

在數(shù)字經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，企業(yè)一方面面臨著在激烈且動(dòng)蕩環(huán)境中維持現(xiàn)有的組織運(yùn)營(yíng)；另一方面，必須積極探索以開拓新的領(lǐng)域，在這般矛盾的動(dòng)態(tài)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，現(xiàn)有企業(yè)組織紛紛選擇進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以求通過(guò)數(shù)字變革與進(jìn)化獲得更加有力的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，從而在日益激烈的市場(chǎng)環(huán)境中保持穩(wěn)步增長(zhǎng)。然而，一個(gè)關(guān)鍵的問(wèn)題是雖然數(shù)字技術(shù)對(duì)于企業(yè)組織的內(nèi)部和企業(yè)間流程都很重要，但企業(yè)如何利用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行企業(yè)的組織協(xié)同發(fā)展尚不清楚。鑒于數(shù)字化與實(shí)踐中企業(yè)內(nèi)部因素之間存在復(fù)雜的相互依賴關(guān)系，本文以唯品會(huì)的發(fā)展歷程為例，探析唯品會(huì)組織是怎樣通過(guò)數(shù)字技術(shù)促使企業(yè)的員工與業(yè)務(wù)部門等實(shí)現(xiàn)協(xié)同，進(jìn)而回答數(shù)字技術(shù)賦能企業(yè)組織協(xié)同這一路徑。

1 文獻(xiàn)回顧

1.1 數(shù)字賦能

隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字賦能理論引起了學(xué)界的廣泛關(guān)注。數(shù)字賦能理論是由“賦能”概念延伸而來(lái)，從社會(huì)學(xué)的角度來(lái)看，數(shù)字賦能包括識(shí)別、促進(jìn)和提高人們滿足自身需求和解決自身問(wèn)題的能力及調(diào)動(dòng)必要的數(shù)字資源，使人們能夠有意識(shí)地指導(dǎo)自己的生活；從管理學(xué)角度來(lái)看，管理者的授權(quán)可以極大地調(diào)動(dòng)個(gè)人的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，最大限度地發(fā)揮個(gè)人的才能和潛力。目前，學(xué)者普遍認(rèn)為數(shù)字賦能意味著“通過(guò)大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、人工智能和其他數(shù)字工具使一些人能夠獲得生活和生存所需的技能”(張明超等，2021)[1]。

對(duì)于數(shù)字賦能的維度劃分，學(xué)者從不同的研究視角提出了不同維度。從個(gè)體視角來(lái)看，數(shù)字賦能被劃分為員工賦能和顧客賦能兩大維度(杜晶晶等，2020)[2]；從企業(yè)視角來(lái)看，數(shù)字賦能強(qiáng)調(diào)企業(yè)在數(shù)字化技術(shù)下的賦能行為，主要?jiǎng)澐譃榻Y(jié)構(gòu)賦能、心理賦能和資源賦能三個(gè)維度(陶厚永等，2022)[3]；也有部分學(xué)者從平臺(tái)的角度出發(fā)，認(rèn)為數(shù)字技術(shù)賦能下的員工賦能更多是指平臺(tái)賦能，其得益于計(jì)算機(jī)通信技術(shù)賦予平臺(tái)做出更準(zhǔn)確、更復(fù)雜決策的能力(許暉等，2021)[4]。

1.2 組織協(xié)同

組織協(xié)同的概念最早由Ansoff(1987)[5]將協(xié)同理念引入企業(yè)管理領(lǐng)域，并進(jìn)一步地將協(xié)同劃分為銷售協(xié)同、運(yùn)營(yíng)協(xié)同、投資協(xié)同和管理協(xié)同。自此以后諸多的學(xué)者開始關(guān)注在企業(yè)的組織管理中運(yùn)用組織協(xié)同理論，基本將其分為組織內(nèi)協(xié)同與組織外協(xié)同兩個(gè)維度。也有研究將組織協(xié)同的維度確定為合作與協(xié)調(diào)，認(rèn)為合作與“目標(biāo)相互依賴性”有關(guān)，協(xié)調(diào)與“任務(wù)相互依賴性”有關(guān)，各方協(xié)同過(guò)程中合作與協(xié)調(diào)兩者密切相關(guān)、缺一不可。許強(qiáng)和鄭曉丹(2010)[6]基于母子公司研究視角，將組織協(xié)同定義為母公司和子公司各種組織要素的相互作用，如戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)、文化、機(jī)制等，具體包括戰(zhàn)略協(xié)同、文化協(xié)同、組織結(jié)構(gòu)協(xié)同、機(jī)制協(xié)同等。

綜上所述，數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下，學(xué)者在數(shù)字賦能的相關(guān)研究已較為全面且成果頗豐，然而數(shù)字技術(shù)如何應(yīng)用到組織管理中，尤其是促進(jìn)組織協(xié)同仍然是學(xué)術(shù)界尚未解決的問(wèn)題。

2 案例選取與數(shù)據(jù)

2.1 案例選取

本文選擇唯品會(huì)信息科技有限公司(VIPS)作為案例企業(yè)，詮釋和發(fā)展數(shù)字賦能與組織協(xié)同等相關(guān)理論研究。唯品會(huì)成立于2008年8月，總部在中國(guó)廣東省廣州市，旗下網(wǎng)站于2008年12月8日上線。2014年開始，唯品會(huì)內(nèi)部啟動(dòng)流程信息化建設(shè)，公司成立了流程管理組織，包括內(nèi)部審計(jì)部門、流程管理者部門、OA流程設(shè)計(jì)和開發(fā)團(tuán)隊(duì)。內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)整體規(guī)劃與管理，并制定維護(hù)公司流程的管理辦法，他們還負(fù)責(zé)督促檢查和協(xié)助其他部門流程的制定和變更；流程管理者部門是具體流程的管理和審核部門，審核屬于本部門職能管理范圍內(nèi)流程的新增和變更申請(qǐng)，同時(shí)要負(fù)責(zé)擬上線流程的驗(yàn)收工作。OA團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)具體信息化實(shí)現(xiàn)，包括流程引擎的開發(fā)，參與流程方案的討論并對(duì)流程開發(fā)的可行性進(jìn)行評(píng)估和設(shè)計(jì)，依據(jù)設(shè)計(jì)對(duì)該流程進(jìn)行開發(fā)、測(cè)試、上線和維護(hù)等工作。在OA團(tuán)隊(duì)中有專門負(fù)責(zé)流程設(shè)計(jì)的產(chǎn)品專家，不僅負(fù)責(zé)把階段和任務(wù)細(xì)化成“活動(dòng)”，還針對(duì)活動(dòng)需要有詳細(xì)的描述和必要的量化指標(biāo)，在不斷調(diào)整的過(guò)程中逐漸形成了優(yōu)化和再造流程的結(jié)構(gòu)。2016年，唯品會(huì)開啟辦公全面移動(dòng)化，拋棄傳統(tǒng)IT以功能為中心的設(shè)計(jì)理念，建立以體驗(yàn)為中心的互聯(lián)網(wǎng)思維設(shè)計(jì)下的App，該App采用互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)和運(yùn)營(yíng)體系來(lái)打造，并定義專屬辦公品牌“唯秘”。如今，唯品會(huì)秉承簡(jiǎn)單、創(chuàng)新、快速、協(xié)作的價(jià)值觀和全面提升員工幸福工作水平的理念，開啟了數(shù)字化管理階段。

2.2 數(shù)據(jù)來(lái)源與收集

本文采用一手資料和二手資料相結(jié)合的方法進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集，通過(guò)數(shù)據(jù)來(lái)源的多元化保證資料的完整性、豐富性和可靠性。一手資料主要來(lái)源于對(duì)企業(yè)中高層管理者的半結(jié)構(gòu)化訪談和對(duì)公司的現(xiàn)場(chǎng)觀察。研究團(tuán)隊(duì)實(shí)地調(diào)研唯品會(huì)總部，對(duì)唯品會(huì)公司負(fù)責(zé)移動(dòng)端數(shù)字化管理的經(jīng)理、高級(jí)管理人員、主管、“唯秘”研發(fā)部門的研發(fā)人員、普通員工進(jìn)行實(shí)地訪談，并利用微信、QQ等工具開展追蹤性補(bǔ)充交流；二手資料則來(lái)源于新聞網(wǎng)站、公眾號(hào)、企業(yè)內(nèi)刊、宣傳資料、專業(yè)書籍及研究論文等。

3 唯品會(huì)數(shù)字化發(fā)展歷程

本文結(jié)合唯品會(huì)企業(yè)內(nèi)部組織信息系統(tǒng)的建設(shè)歷程將其發(fā)展分為三個(gè)階段，分別是流程管理階段、移動(dòng)化管理階段、數(shù)字化管理階段，進(jìn)而探究三個(gè)階段中數(shù)字化扮演了怎樣的角色。

3.1 流程管理階段

2012年3月23日，唯品會(huì)在美國(guó)紐約證券交易所(NYSE)上市。在公司組織的快速成長(zhǎng)中，首當(dāng)其沖的就是解決內(nèi)部流程優(yōu)化問(wèn)題，于是2014年開始，唯品會(huì)啟動(dòng)流程信息化建設(shè)，成立了流程管理的組織，包括內(nèi)部審計(jì)部門、流程管理者部門、OA流程設(shè)計(jì)和開發(fā)團(tuán)隊(duì)，通過(guò)流程管理的優(yōu)化促進(jìn)組織內(nèi)部的協(xié)同。

流程管理階段的數(shù)字賦能過(guò)程：(1)連接能力。其主要表現(xiàn)為員工與員工、員工與管理者的連接能力。流程信息化建設(shè)之前，各部門各系統(tǒng)分散，每個(gè)系統(tǒng)都有自己的賬號(hào)密碼，阻礙各部門協(xié)同辦公流程。在流程管理階段，唯品會(huì)的OA團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)具體信息化實(shí)現(xiàn)，開發(fā)流程引擎，負(fù)責(zé)把員工的階段任務(wù)細(xì)化成“活動(dòng)”，針對(duì)活動(dòng)設(shè)計(jì)詳細(xì)的描述和必要的量化指標(biāo)，在不斷調(diào)整的過(guò)程中逐漸形成優(yōu)化和再造流程的結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)了員工與員工、員工與管理層之間辦公流程的電子化；(2)智能能力。其主要表現(xiàn)為“工作信息感知和獲取”。唯品會(huì) 開發(fā)了工作流程引擎，可以根據(jù)公司內(nèi)部管理者和員工角色的不同、各部門分工的不同決定信息傳遞路徑、內(nèi)容等圖形化快速配置流程，實(shí)現(xiàn)流程的節(jié)點(diǎn)管理、流向管理、流程樣例管理等重要功能，可以快速保證流程的新增、變更和廢除，實(shí)現(xiàn)工作流程的智能化，員工和管理者可以快速獲取工作信息；(3)分析能力。主要表現(xiàn)為“工作快速審批”。隨著唯品會(huì)流程信息化的深入，其管理者在員工的工作審批環(huán)節(jié)效率滯后，因此唯品會(huì)推出流程耗時(shí)監(jiān)控制度，定期發(fā)布各審批負(fù)責(zé)人在工作流程各個(gè)環(huán)節(jié)的耗時(shí)統(tǒng)計(jì)，并進(jìn)行定期評(píng)估，該監(jiān)督機(jī)制優(yōu)化了流程審批環(huán)節(jié)，大大提高了審批效率，進(jìn)而減少了無(wú)用的工作指令，形成有價(jià)值的信息。

3.2 移動(dòng)化管理階段

隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，傳統(tǒng)的PC辦公受到時(shí)間和空間的限制，不符合企業(yè)價(jià)值觀中快速協(xié)作的要求，于是唯品會(huì)在2016年啟動(dòng)了辦公全面移動(dòng)化。

移動(dòng)化管理階段的數(shù)字賦能過(guò)程：(1)連接能力。主要表現(xiàn)在“人與信息”的連接能力。此階段的連接能力主要依靠唯品會(huì)的移動(dòng)化辦公平臺(tái)實(shí)現(xiàn)。唯品會(huì)基于互聯(lián)網(wǎng)思維設(shè)計(jì)的專屬辦公品牌“唯秘”，實(shí)現(xiàn)了電子郵件、即時(shí)通信、網(wǎng)絡(luò)電話、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、電話會(huì)議等快速協(xié)作的溝通平臺(tái)，做到員工隨時(shí)隨地用手機(jī)就可以快速的協(xié)同，將以前繁冗復(fù)雜的平面辦公利用“唯秘”搬到移動(dòng)端，員工和管理者由此獲得快速處理信息的能力；(2)智能能力。配置個(gè)性化功能場(chǎng)景來(lái)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部移動(dòng)審批的移動(dòng)流程中心，高效的內(nèi)部供應(yīng)鏈、一站式的IT服務(wù)、高效的消息廣播機(jī)制、時(shí)間管理的工具等，同時(shí)涵蓋人事管理的選用育留的全閉環(huán)管理，例如移動(dòng)端招聘、移動(dòng)端打卡考勤、移動(dòng)端培訓(xùn)、移動(dòng)端人才管理等；在知識(shí)管理方面實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)圖書館、V課堂，快速的專家查找、唯博士、移動(dòng)資訊等，讓員工隨時(shí)隨地查找知識(shí)，詢問(wèn)專家；在文化生活方面實(shí)現(xiàn)了唯品人自己的社交圈“唯品圈”，唯品內(nèi)刊，并積極配合文化部門的年會(huì)，如抽獎(jiǎng)，移動(dòng)紅包，唯品互動(dòng)墻等，生活方面設(shè)計(jì)員工衣食住行的方方面面，如食唯天(餐廳菜單)，各類福利預(yù)約(如健身房，理發(fā)室，中醫(yī)問(wèn)診等)。

3.3 數(shù)字化管理階段

唯品會(huì)的經(jīng)營(yíng)理念視員工為公司最大的資產(chǎn)，不斷激發(fā)員工潛能，使員工與企業(yè)共贏、共成長(zhǎng)，善待員工，關(guān)愛員工身心健康。2018年，唯品會(huì)啟動(dòng)以人為本、以體驗(yàn)為中心的數(shù)字化辦公，重點(diǎn)突出提高員工的幸福感。

數(shù)字化管理階段的數(shù)字賦能過(guò)程：(1)生產(chǎn)生活方式。通過(guò)智能出行解決員工上下班問(wèn)題，通過(guò)唯秘平臺(tái)幫助員工掌握實(shí)時(shí)班車動(dòng)態(tài)；實(shí)現(xiàn)無(wú)感打卡，自動(dòng)記錄、生成上下班時(shí)間；智能會(huì)議安排，包括會(huì)議室導(dǎo)航，開會(huì)前自動(dòng)準(zhǔn)備會(huì)議室，實(shí)現(xiàn)會(huì)議室利用率和效率最大化；(2)數(shù)字化工作行為。基于相應(yīng)的管理模型或視圖呈現(xiàn)方式，個(gè)體會(huì)有各種各樣的數(shù)字記錄，包括工作流程、工作績(jī)效、知識(shí)行勢(shì)、社會(huì)關(guān)系等，通過(guò)算法的精準(zhǔn)匹配實(shí)現(xiàn)每個(gè)個(gè)體的“數(shù)字畫像”；員工在辦公中遇到任何問(wèn)題，通過(guò)智能機(jī)器人唯博士及時(shí)解答疑問(wèn)。

4 唯品會(huì)組織協(xié)同路徑分析

4.1 流程化管理階段的組織內(nèi)協(xié)同

在流程化管理階段，基本實(shí)現(xiàn)了員工和管理者的工作協(xié)同。對(duì)管理層而言，其主要作用是轉(zhuǎn)型的頂層設(shè)計(jì)和推動(dòng)支持，基于現(xiàn)有成功的數(shù)字化轉(zhuǎn)型案例，管理層工作不再是一般“一把手”發(fā)起或得到其全力支持并由其他高管(通常為CIO)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)工作，而是基于技術(shù)創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)管理工作和管理工作需求技術(shù)創(chuàng)新的螺旋上升體系下的協(xié)同；對(duì)于員工而言，工作流程化推動(dòng)員工不斷提高自身的數(shù)字化相關(guān)技能和數(shù)字化思維，對(duì)工作需求、業(yè)務(wù)變化、使用情況進(jìn)行反饋，實(shí)現(xiàn)流程管理階段員工自身及員工與管理層之間的內(nèi)部協(xié)同。這種員工和管理者工作協(xié)同組織內(nèi)部的協(xié)同最直接的體現(xiàn)是企業(yè)組織實(shí)現(xiàn)跨業(yè)務(wù)部門的協(xié)同，而且這種組織內(nèi)部的協(xié)同使得整個(gè)組織呈現(xiàn)一種集中化的趨勢(shì)。文獻(xiàn)研究表明，集中化的企業(yè)單位由于規(guī)模效率更高，更容易進(jìn)行開發(fā)式創(chuàng)新活動(dòng)。

4.2 移動(dòng)化管理階段的組織外協(xié)同

移動(dòng)化管理階段，組織中個(gè)體逐步由雇員向合作者演變，員工對(duì)自身的責(zé)任與角色進(jìn)行重新定義，員工的責(zé)任與角色不再是將自己的分工做好，完成自己在崗位上所被期待的一系列行為模式，而是扮演多重角色，不僅需要做好自己的工作，還要配合別人協(xié)同做好多個(gè)任務(wù)。為了更好地與別人產(chǎn)生協(xié)同，個(gè)體還需克制自己的欲望與行為。協(xié)同的責(zé)任體系不僅是個(gè)體自身的責(zé)任體系，還是與他人相關(guān)、協(xié)同的責(zé)任體系。有效的組織內(nèi)協(xié)同團(tuán)隊(duì)使得組織成員擔(dān)負(fù)起更多的責(zé)任，包括勇于領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)的責(zé)任、為團(tuán)隊(duì)成員賦能的責(zé)任、配合團(tuán)隊(duì)成員獲得績(jī)效的支撐責(zé)任等。

4.3 數(shù)字化管理階段的組織協(xié)同

數(shù)字化管理階段，員工之間、員工與組織之間、員工與物之間的鏈接逐漸強(qiáng)化，員工的行為得以記錄和分析。員工能夠隨時(shí)隨地了解和認(rèn)知自己的工作狀態(tài)及與優(yōu)秀標(biāo)桿的差異性，極大地提高了個(gè)體的工作與協(xié)同效率。個(gè)體與組織的關(guān)系更傾向呈現(xiàn)一種共生關(guān)系，傳統(tǒng)的“企業(yè)+雇員”形式受到了沖擊，組織內(nèi)工作不一定全部依賴雇員完成，而將通過(guò)多元化的工作主體和方式來(lái)完成。在信息技術(shù)的加成下，員工也不再是局限于某個(gè)具體領(lǐng)域或具體組織的工作個(gè)體，他們可以跨團(tuán)隊(duì)/組織提供知識(shí)、技能和服務(wù)。