試析如何提高事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理水平

白叢叢

（博興縣公共資源交易中心，濱州 256500）

引 言

財(cái)務(wù)檔案管理工作是優(yōu)化和調(diào)整事業(yè)單位健康發(fā)展和管理體系的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，能夠有效地強(qiáng)化財(cái)務(wù)活動(dòng)的日常管理效率，也能夠通過對(duì)財(cái)務(wù)工作的科學(xué)管控來降低各種成本支出，既有利于提高事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益，也能夠提高事業(yè)單位的管理水平。

一、事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的內(nèi)容及作用分析

（一）事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的內(nèi)容

事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的內(nèi)容主要有以下幾個(gè)方面。

（1）財(cái)務(wù)檔案能夠作為事業(yè)單位各方面資金流動(dòng)的一個(gè)基礎(chǔ)憑證。例如，可以結(jié)合財(cái)務(wù)活動(dòng)的開展情況，以規(guī)范化的管理來形成會(huì)計(jì)憑證和記賬憑證，從而進(jìn)一步明確事業(yè)單位內(nèi)部資金的流動(dòng)方向。

（2）財(cái)務(wù)檔案可以作為事業(yè)單位財(cái)務(wù)總結(jié)報(bào)告的重要參考依據(jù)，在財(cái)務(wù)檔案管理工作的過程中，會(huì)計(jì)人員可以結(jié)合資金支出的時(shí)間進(jìn)行有效的劃分，將財(cái)務(wù)檔案劃分為會(huì)計(jì)報(bào)表、季度報(bào)告和年終報(bào)告等。

（3）財(cái)務(wù)檔案包含了事業(yè)單位的各種明細(xì)賬目，不僅包括資金的具體流向，還包括固定資產(chǎn)的使用情況，這些記錄都可以作為檔案來進(jìn)行有效的管理。

（4）財(cái)務(wù)檔案中對(duì)于事業(yè)單位的存款對(duì)賬有著詳細(xì)的記錄，事業(yè)單位在銀行往往有大額的存款。銀行會(huì)向事業(yè)單位出具相應(yīng)的清單和保管項(xiàng)目，能夠作為事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案的重要組成部分來發(fā)揮作用。

（5）財(cái)務(wù)檔案不僅包括一些紙質(zhì)化的檔案，還包括一些電子檔案。例如，在信息化建設(shè)的過程中，事業(yè)單位的財(cái)務(wù)軟件能夠形成各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)信息都能夠以移動(dòng)硬盤或者U 盤的形式儲(chǔ)存起來，作為事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案的重要組成部分來進(jìn)行管理。

（6）內(nèi)部數(shù)據(jù)庫的儲(chǔ)存?zhèn)浞菀彩鞘聵I(yè)單位財(cái)務(wù)檔案的一個(gè)組成部分，既能夠以電子化的檔案來呈現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，也能夠在大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用下對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)分析。

（7）事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的應(yīng)用需要結(jié)合信息技術(shù)來開展，在管理的過程中，財(cái)務(wù)系統(tǒng)能夠生成各種各樣的數(shù)據(jù)庫記錄這些情況，這些數(shù)據(jù)既包含了大量的財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)，也能夠自動(dòng)生成財(cái)務(wù)檔案來發(fā)揮作用。

（8）在事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作中，各方面的財(cái)務(wù)設(shè)備也是財(cái)務(wù)檔案的一個(gè)重要組成部分，一些會(huì)計(jì)軟件和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫等都能夠作為財(cái)務(wù)檔案來發(fā)揮作用，這些信息化的數(shù)據(jù)與紙質(zhì)版的數(shù)據(jù)具有同等的管理效能。

（二）事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的作用

結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作的實(shí)際情況可以看出，財(cái)務(wù)檔案能夠有效地促進(jìn)單位內(nèi)部各方面工作的有效開展，財(cái)務(wù)檔案不僅包含單位內(nèi)部的資產(chǎn)情況，也包含單位與項(xiàng)目客戶之間的經(jīng)濟(jì)往來，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作能夠有效地整合這些財(cái)務(wù)情況。從這一層面來看，在事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展中加強(qiáng)管理職能的優(yōu)化調(diào)整，既可以從管理層面優(yōu)化成本管控，也可以與經(jīng)濟(jì)社會(huì)的實(shí)際情況相適應(yīng)；既能夠結(jié)合事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作的實(shí)際調(diào)整情況來對(duì)檔案進(jìn)行有效的整合，也可以按照財(cái)務(wù)提供的各項(xiàng)數(shù)據(jù)分析結(jié)果來進(jìn)行正確的決策。這樣既能夠幫助事業(yè)單位有效地規(guī)避各項(xiàng)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問題，也可以在財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展過程中進(jìn)一步明確具體的財(cái)務(wù)流程和財(cái)務(wù)規(guī)范，從而通過組織機(jī)構(gòu)的優(yōu)化調(diào)整和系統(tǒng)平臺(tái)的科學(xué)建設(shè)來增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的專業(yè)化水準(zhǔn)，對(duì)于優(yōu)化事業(yè)單位的管理效能具有重要的推動(dòng)作用。

二、事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作中的問題分析

（一）財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)淡薄

在事業(yè)單位的管理體系中，財(cái)務(wù)檔案的生成不僅能夠直接反映事業(yè)單位的各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)，也能夠?yàn)橹笈c企業(yè)合作過程中存在的各種糾紛提供強(qiáng)有力的依據(jù)。與此同時(shí)，財(cái)務(wù)檔案還能夠作為監(jiān)督事業(yè)單位內(nèi)部各項(xiàng)管理工作的一個(gè)有效證據(jù)來發(fā)揮作用。但是在實(shí)際的財(cái)務(wù)活動(dòng)中，受管理層財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)缺乏的影響，實(shí)際的財(cái)務(wù)活動(dòng)缺乏檔案體系建設(shè)工作，在日常的財(cái)務(wù)工作中仍然沿用傳統(tǒng)的管理理念，對(duì)于一些財(cái)務(wù)檔案也缺乏足夠的保密措施。這樣一來，很多事業(yè)單位在開展各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的過程中由于缺乏相應(yīng)的票據(jù)而無法進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理工作，還有一部分事業(yè)單位盡管已經(jīng)建立了財(cái)務(wù)檔案管理體系，但是僅僅停留在傳統(tǒng)的管理層面上，無法推動(dòng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的有序開展。

（二）財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

一方面，盡管很多事業(yè)單位的財(cái)務(wù)部門都是按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和《中華人民共和國檔案法》來開展工作的，但是由于部分單位在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算工作中沒有以嚴(yán)格的制度規(guī)范作為指引，在預(yù)算編制和執(zhí)行的過程中缺乏管理，既沒有認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理工作在事業(yè)單位財(cái)務(wù)活動(dòng)中的重要價(jià)值，也沒有按照相應(yīng)的法律法規(guī)要求來開展財(cái)務(wù)檔案管理工作。這樣一來，事業(yè)單位的財(cái)務(wù)工作和財(cái)務(wù)檔案管理工作僅僅停留在原有層面上，沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)作為支撐，嚴(yán)重影響了檔案的作用發(fā)揮。

另一方面，在財(cái)務(wù)檔案管理工作的內(nèi)容上還存在不規(guī)范、不健全等問題，沒有健全的法律法規(guī)作為管理支撐，無法實(shí)現(xiàn)部門之間的有效對(duì)接。這樣一來，既影響了財(cái)務(wù)檔案管理工作的管理效率，也無法按照財(cái)務(wù)檔案管理的具體要求來制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，需要通過規(guī)范財(cái)務(wù)人員的日常工作流程和行為來提高財(cái)務(wù)檔案管理的效率。

（三）財(cái)務(wù)檔案管理信息化素養(yǎng)缺乏

結(jié)合現(xiàn)階段我國事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作的實(shí)際情況來看，很多財(cái)務(wù)人員既缺乏財(cái)務(wù)檔案管理的意識(shí)，也因缺乏信息化素養(yǎng)而無法高效地利用財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)。這樣一來，在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理理念指引下，財(cái)務(wù)人員既無法及時(shí)更新自身的管理理念和管理水平，也無法提高專業(yè)能力，在信息化建設(shè)過程中因?qū)I(yè)素養(yǎng)不高而無法高效開展工作。

一方面，在事業(yè)單位的財(cái)務(wù)核算工作中，很多財(cái)務(wù)核算工作涉及事業(yè)單位的各個(gè)科室，只有將財(cái)務(wù)信息與這些業(yè)務(wù)工作進(jìn)行有機(jī)融合，才能夠形成財(cái)務(wù)檔案。然而在實(shí)際工作的開展過程中，財(cái)務(wù)人員既缺乏多元化的核算管理理念，也無法將這些財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的整合分析，導(dǎo)致在財(cái)務(wù)檔案的生成過程中存在一定的不規(guī)范性和不科學(xué)性，不僅影響了事業(yè)單位財(cái)務(wù)活動(dòng)的高效開展，也會(huì)因管理流程不夠規(guī)范而無法生成良好的財(cái)務(wù)檔案。

另一方面，現(xiàn)階段的垂直化管理模式既無法充分保障財(cái)務(wù)部門與其他部門的有效銜接，也會(huì)因管理理念單一等問題而無法形成專業(yè)化的財(cái)務(wù)檔案管理體系，在影響事業(yè)單位財(cái)務(wù)活動(dòng)有序開展的同時(shí)還會(huì)影響管理效率。再加上財(cái)務(wù)人員既缺乏相應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)，也因缺乏專業(yè)素養(yǎng)而無法高效地利用信息系統(tǒng)來開展財(cái)務(wù)工作，在接收業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)信息時(shí)也無法進(jìn)行有效的整合，在一定程度上阻礙了事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的高效開展。因此，在信息時(shí)代需要事業(yè)單位結(jié)合信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用來構(gòu)建財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和檔案管理平臺(tái)，以信息化建設(shè)水平的提升來推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案管理體系的構(gòu)建。

三、提高事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理水平的路徑探討

（一）增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)，提升管理效果

事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展過程中需要將財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)的培養(yǎng)作為重點(diǎn)，通過增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)來規(guī)范財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門的財(cái)務(wù)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化引導(dǎo)。

一方面，事業(yè)單位的管理層需要結(jié)合管理實(shí)際來推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案管理工作的高效開展，以財(cái)務(wù)檔案管理工作的流程化和制度化建設(shè)來提升財(cái)務(wù)檔案管理水平，這樣不僅能夠?qū)⒇?cái)務(wù)檔案管理意識(shí)貫徹到日常工作中，也能夠通過各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展來生成各種各樣的財(cái)務(wù)檔案，既實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效整合，也能夠通過對(duì)這些財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的有效整理來加強(qiáng)監(jiān)督管理，是促進(jìn)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理體系高效構(gòu)建的一個(gè)重要方式。

另一方面，事業(yè)單位在各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作中還應(yīng)當(dāng)根據(jù)管理規(guī)模和實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況進(jìn)行有效的調(diào)整，在財(cái)務(wù)人員檔案管理意識(shí)提升的同時(shí)構(gòu)建完善的檔案管理制度，。財(cái)務(wù)部門應(yīng)配備專職人員來開展財(cái)務(wù)檔案管理工作，以提高財(cái)務(wù)工作的有效性。在各種規(guī)章制度的管理要求下，專職人員能夠?qū)κ聵I(yè)單位各個(gè)部門的財(cái)務(wù)情況進(jìn)行有效的收集和整合，既有利于促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案的分級(jí)分類管理，也能夠通過加強(qiáng)日常財(cái)務(wù)活動(dòng)監(jiān)督的方式來制定科學(xué)的財(cái)務(wù)檔案管理目標(biāo)，對(duì)于提高事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理效率，以及強(qiáng)化崗位分工和責(zé)任劃分至關(guān)重要。在提升財(cái)務(wù)人員管理意識(shí)的同時(shí)也，能夠通過加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門的財(cái)務(wù)檔案監(jiān)督來實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)的規(guī)范化，對(duì)于增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理體系的建設(shè)具有重要作用。

（二）統(tǒng)一財(cái)務(wù)檔案管理基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，提升管理水平

統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)檔案管理體系能夠有效地提升財(cái)務(wù)檔案的整體管理效率。

一方面，事業(yè)單位應(yīng)按照《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和管理制度的有效構(gòu)建，進(jìn)一步明確財(cái)務(wù)人員在財(cái)務(wù)檔案管理工作中的工作流程和工作規(guī)范。這樣一來，在對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行歸檔和立卷的過程中，便能夠通過統(tǒng)一化的管理體系來提高財(cái)務(wù)檔案管理工作的效率。在對(duì)這些工作規(guī)章制度進(jìn)行應(yīng)用的過程中，財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)也可以通過進(jìn)一步細(xì)化的方式來實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門的有效對(duì)接，既能夠提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，也能夠提高財(cái)務(wù)檔案的管理水平。

另一方面，在統(tǒng)一財(cái)務(wù)檔案管理基礎(chǔ)和標(biāo)準(zhǔn)的過程中，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)這些財(cái)務(wù)檔案信息的有效管理。應(yīng)以庫房管理制度的有效應(yīng)用來實(shí)現(xiàn)專門管理，這樣在財(cái)務(wù)檔案資料的整理過程中，既能夠確保管理過程的規(guī)范性和流程化，也能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)檔案資料的完整化和清晰化。同時(shí)，專人負(fù)責(zé)的方式還能夠讓事業(yè)單位在開展各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作的過程中，實(shí)現(xiàn)對(duì)這些財(cái)務(wù)檔案的有效利用，既能夠幫助事業(yè)單位以規(guī)范有效的程序來開展各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)，提升業(yè)務(wù)部門財(cái)務(wù)支出的規(guī)范性和程序化，也可以結(jié)合財(cái)務(wù)檔案的生成來加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督，對(duì)于保障財(cái)務(wù)活動(dòng)的科學(xué)有序開展具有重要的推動(dòng)作用。

（三）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)，提升管理效率

在財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展過程中，加強(qiáng)信息化建設(shè)是適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的一個(gè)基礎(chǔ)需要，同時(shí)也能夠強(qiáng)化企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理效率的提升。在財(cái)務(wù)檔案管理工作中進(jìn)行信息化建設(shè)，可以依托信息化的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)來開展，這既有利于保障財(cái)務(wù)工作的全面性和系統(tǒng)性，也能夠通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效對(duì)接來實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理體系的有效構(gòu)建。

一方面，在財(cái)務(wù)檔案管理工作中進(jìn)行信息化建設(shè)，可以積極開發(fā)財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)和平臺(tái)。只要保證檔案平臺(tái)與財(cái)務(wù)平臺(tái)設(shè)置統(tǒng)一化的端口，就能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)檔案和財(cái)務(wù)管理的有效對(duì)接，實(shí)現(xiàn)分類歸檔工作的有效開展。同時(shí)，平臺(tái)系統(tǒng)在財(cái)務(wù)檔案管理中的應(yīng)用能夠有效地提升分類和歸檔的效率，同時(shí)也可以通過信息檢索功能來幫助事業(yè)單位財(cái)務(wù)人員及時(shí)有效地對(duì)這些財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行查閱和利用，不僅能夠?yàn)槭聵I(yè)單位財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)監(jiān)督工作提供便利，強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理工作的效率，也能夠通過平臺(tái)系統(tǒng)化的操作流程來提高財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范化和流程化。

另一方面，在信息技術(shù)的應(yīng)用過程中，需要事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的技術(shù)培訓(xùn)，提高財(cái)務(wù)人員的信息素養(yǎng)，同時(shí)也需要積極地引進(jìn)一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人才，結(jié)合財(cái)務(wù)檔案管理工作的實(shí)際不斷開發(fā)檔案管理系統(tǒng)的新功能。這樣既有利于推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案資源的有效共享，同時(shí)也能夠通過這種數(shù)據(jù)庫的建設(shè)方式來推動(dòng)管理理念和管理模式的有效創(chuàng)新，是優(yōu)化事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理體系和推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案管理建設(shè)創(chuàng)新的重要實(shí)踐路徑。

結(jié) 語

綜上所述，財(cái)務(wù)檔案管理工作在事業(yè)單位管理體系中占據(jù)十分重要的部分，應(yīng)通過加強(qiáng)財(cái)務(wù)資料收集整理的方式來構(gòu)建系統(tǒng)化的財(cái)務(wù)檔案管理體系。其在推動(dòng)財(cái)務(wù)監(jiān)督工作高效開展的同時(shí)，還能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)人員檔案意識(shí)的有效提升，是促進(jìn)財(cái)務(wù)工作規(guī)范化和流程化開展的重要方式。因此，需要進(jìn)一步加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理建設(shè)，以切實(shí)有效的管理體系和制度規(guī)范來推動(dòng)事業(yè)單位在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)條件下健康發(fā)展。