制造企業(yè)物資采購周期優(yōu)化研究

張子鍵

采購周期優(yōu)化與加快企業(yè)響應(yīng)速度、提高資金周轉(zhuǎn)率和企業(yè)競爭力等緊密相關(guān)。物資采購是保障制造企業(yè)生產(chǎn)任務(wù)按期完成的重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)降本增效的關(guān)鍵。為滿足重點(diǎn)工程的如期進(jìn)行，采購周期優(yōu)化是當(dāng)前企業(yè)面臨的關(guān)鍵問題。在采購過程中，若不能快速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地掌握生產(chǎn)過程中的物資需求、采購歷史數(shù)據(jù)、供應(yīng)商的情況等信息，則會(huì)因不能科學(xué)地對(duì)安全庫存進(jìn)行設(shè)定而導(dǎo)致采購決策的不科學(xué)，造成采購周期增加，生產(chǎn)無法按時(shí)交貨。因此，需要在有限的交貨時(shí)間內(nèi)對(duì)采購周期進(jìn)行優(yōu)化。本文對(duì)制造企業(yè)物資采購周期影響因素進(jìn)行分析，探索制造企業(yè)物資采購周期優(yōu)化的新思路和新方法，旨在在滿足質(zhì)量要求和進(jìn)度要求的前提下實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的按期交付，為后續(xù)制造企業(yè)物資采購工作的高效開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

制造企業(yè)物資采購周期優(yōu)化的重要性

采購優(yōu)化是多數(shù)制造企業(yè)所面臨的問題，隨著市場(chǎng)競爭由基于成本的競爭轉(zhuǎn)向基于時(shí)間的競爭，快速響應(yīng)成為制造企業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)，企業(yè)也正在不斷追求縮短采購周期以獲得競爭優(yōu)勢(shì)。而在采購過程中，由于缺乏科學(xué)的理論依據(jù)，單純依靠自身經(jīng)驗(yàn)來預(yù)估采購需求，這種主觀的不確定性經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致庫存短缺或過剩，無法科學(xué)地做出決策，從而導(dǎo)致缺貨現(xiàn)象的發(fā)生或庫存資金的無效占用，影響企業(yè)對(duì)客戶的快速響應(yīng)。此外，采購周期優(yōu)化是通過分析影響物資采購周期的因素、尋求縮短采購周期的策略。采購周期優(yōu)化通過研究物資消耗規(guī)律和物資安全庫存，為采購部門確定合理的采購數(shù)量提供依據(jù)，進(jìn)而降低采購成本，實(shí)現(xiàn)采購周期最優(yōu)化，增強(qiáng)企業(yè)應(yīng)變能力，有效地銜接供銷環(huán)節(jié)，達(dá)到采購優(yōu)化。

制造企業(yè)物資采購周期影響因素分析

采購周期是指采購方從決定訂貨并下達(dá)訂單到收到合格物資的整個(gè)周期時(shí)間，它包含下達(dá)采購訂單、供應(yīng)商確認(rèn)、發(fā)貨等時(shí)間。采購周期的優(yōu)化對(duì)企業(yè)具有戰(zhàn)略意義，能降低企業(yè)庫存，減少庫存成本，提高資金周轉(zhuǎn)率。綜合近年來國內(nèi)外關(guān)于優(yōu)化采購周期的研究，物資采購周期主要受以下幾方面因素的影響：

一是采購流程。制造企業(yè)的采購流程具體包括采購員下達(dá)采購訂單、供應(yīng)商確認(rèn)訂單、安排生產(chǎn)、檢驗(yàn)、包裝、發(fā)貨、運(yùn)輸?shù)榷鄠€(gè)環(huán)節(jié)。其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會(huì)對(duì)物資采購周期產(chǎn)生影響。

二是合作關(guān)系。制造企業(yè)與供應(yīng)商的合作關(guān)系也是影響物資采購周期的關(guān)鍵因素。在短期合作關(guān)系下，供應(yīng)商與制造企業(yè)信息不對(duì)稱，缺乏供求信息與庫存信息的有效溝通。在這種模式下，供應(yīng)商不會(huì)主動(dòng)為制造企業(yè)提前準(zhǔn)備庫存。而在長期合作關(guān)系下，供需雙方可以通過信息共享等方式來優(yōu)化采購周期，提高采購效率。

三是人為因素。影響物資采購周期的因素還有人為因素的干擾。采購員的人為失誤造成物資采購周期延長的現(xiàn)象屢見不鮮，如采購員的工作失誤、責(zé)任心缺失等均會(huì)導(dǎo)致采購周期延長。人為因素通過影響采購效率對(duì)物資采購周期產(chǎn)生影響。

四是供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性。制造企業(yè)的物資采購周期也受供應(yīng)商所提供產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性的影響。供應(yīng)商所提供產(chǎn)品的質(zhì)量越穩(wěn)定，生產(chǎn)周期越短，進(jìn)而制造企業(yè)的物資采購周期越短。

五是供應(yīng)商產(chǎn)能水平。當(dāng)供應(yīng)商產(chǎn)能水平不足時(shí)，供應(yīng)商即使接到制造企業(yè)的采購訂單也無法立即安排生產(chǎn)，會(huì)出現(xiàn)“排隊(duì)待產(chǎn)”的現(xiàn)象，造成制造企業(yè)的物資采購周期延長。

六是運(yùn)輸時(shí)間。采購物資的在途運(yùn)輸時(shí)間也是影響物資采購周期的關(guān)鍵因素。當(dāng)供應(yīng)商距離制造企業(yè)較遠(yuǎn)時(shí)，物資采購周期會(huì)隨著運(yùn)輸時(shí)間的增長而增加。

制造企業(yè)物資采購周期優(yōu)化策略

提高需求預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性 信息不對(duì)稱是供應(yīng)鏈中出現(xiàn)牛鞭效應(yīng)的最主要原因之一， 出現(xiàn)需求預(yù)測(cè)誤差的原因是供應(yīng)鏈中供應(yīng)商對(duì)制造企業(yè)的需求不了解，這種供求信息的不平衡導(dǎo)致采購周期延長。為了打破這種局面，必須消除供應(yīng)商與制造企業(yè)之間的信息壁壘，加強(qiáng)供應(yīng)商與制造企業(yè)之間的信息交流與溝通，讓信息流無障礙地在二者之間傳遞，進(jìn)一步提高需求預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性。

確保信息流在供應(yīng)商和制造企業(yè)之間無障礙傳遞應(yīng)做到以下三點(diǎn)：一是制造企業(yè)內(nèi)部各部門之間的信息協(xié)同。采購部門要與生產(chǎn)和營銷等部門實(shí)時(shí)溝通，明確每一筆采購計(jì)劃的具體需求時(shí)間。二是供應(yīng)商與采購員的信息共享，采購員要及時(shí)將需求信息傳遞給供應(yīng)商。三是研發(fā)人員要同供應(yīng)商技術(shù)人員加強(qiáng)溝通，如在新產(chǎn)品研發(fā)階段，雙方研發(fā)、技術(shù)人員共同參與新產(chǎn)品的開發(fā)，針對(duì)長周期物資，提前做好替代型號(hào)物資選型，降低成本的同時(shí)縮短物資的采購周期。

合理設(shè)置安全庫存 安全庫存是為應(yīng)對(duì)需求預(yù)測(cè)的偏差和采購周期的不確定性而設(shè)定的保險(xiǎn)儲(chǔ)備量。制造企業(yè)應(yīng)建立物資信息數(shù)據(jù)庫，對(duì)物資的產(chǎn)地信息、起訂量、采購周期等基本信息進(jìn)行梳理，形成信息數(shù)據(jù)庫，并定期進(jìn)行更新和維護(hù)，每年年初綜合物資的采購周期、最小起訂量、最小包裝量、年采購需求等信息調(diào)整安全庫存，科學(xué)合理地儲(chǔ)備物資。

加強(qiáng)多邊協(xié)同 制造企業(yè)梳理物資采購周期，制定《物資采購周期表》并傳遞給生產(chǎn)、營銷等相關(guān)部門，使其根據(jù)物資采購周期調(diào)整投產(chǎn)計(jì)劃，以快速滿足客戶的交貨需求；將物資采購周期傳遞給中標(biāo)供應(yīng)商，雙方監(jiān)控，當(dāng)物資采購周期發(fā)生變動(dòng)時(shí)提前告知，實(shí)時(shí)調(diào)整《物資采購周期表》，加強(qiáng)對(duì)采購物資到貨及時(shí)率的管理；供應(yīng)商將提早引入新產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)，在研發(fā)選型階段，與備選供應(yīng)商提前進(jìn)行交流，明確質(zhì)量和技術(shù)要求，以提高供貨的可靠性和準(zhǔn)確性，加快新產(chǎn)品研發(fā)進(jìn)度。

減少人為因素延遲 加強(qiáng)采購人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)采購人員的物資采購周期意識(shí)。采購部門要分析物資采購周期影響因素，對(duì)所采購物資的采購周期變化有更加深入的了解，準(zhǔn)確把握和預(yù)測(cè)上游供應(yīng)商采購周期的變化，及時(shí)調(diào)整采購策略。同時(shí)，采購部門要密切關(guān)注當(dāng)前國際、國內(nèi)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)及市場(chǎng)供求變化，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，根據(jù)原材料物資市場(chǎng)變化制定備貨計(jì)劃。此外，加強(qiáng)對(duì)采購人員的KPI 管理，建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，減少因人為因素干擾導(dǎo)致的采購周期延長。

拓寬采購渠道 當(dāng)供應(yīng)商發(fā)生緊急情況，如設(shè)備故障、產(chǎn)品質(zhì)量問題時(shí)，應(yīng)有備選供應(yīng)商可供選擇以應(yīng)對(duì)緊急情況。因此，應(yīng)拓寬采購渠道，按品牌對(duì)采購物資進(jìn)行分類，統(tǒng)計(jì)各類品牌物資的年采購量，利用大訂單優(yōu)勢(shì)，逐步尋求與原廠或一級(jí)代理供應(yīng)商合作。此外，在充分市場(chǎng)調(diào)研的基礎(chǔ)上，增加電商平臺(tái)采購的數(shù)量，提供多元化的采購渠道，以應(yīng)對(duì)供應(yīng)鏈中斷風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

建立供應(yīng)商分級(jí)管理制度 應(yīng)用Kraljic矩陣，根據(jù)供應(yīng)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)水平和利潤潛力將采購物資分為四類，即戰(zhàn)略物資、瓶頸物資、杠桿物資和一般物資。針對(duì)不同種類的采購物資實(shí)施差異化的供應(yīng)商管理策略。

首先，戰(zhàn)略物資是對(duì)制造企業(yè)的生產(chǎn)或最終產(chǎn)品起關(guān)鍵作用，但常常由于供應(yīng)短缺等問題具有較高采購風(fēng)險(xiǎn)的物資。此類物資在最終產(chǎn)品的成本構(gòu)成中占比大。制造企業(yè)應(yīng)與此類物資的供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，參與到供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，協(xié)同公司研發(fā)、工藝等部門的技術(shù)人員幫助供應(yīng)商解決產(chǎn)能瓶頸、技術(shù)問題，形成雙贏的戰(zhàn)略合作關(guān)系。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)此類物資的供應(yīng)商考評(píng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題供應(yīng)商和引進(jìn)優(yōu)秀供應(yīng)商。其次，瓶頸物資是具有不穩(wěn)定供應(yīng)條件，但占用成本較小的物資。該物資多為非標(biāo)準(zhǔn)件，通常由特定的供應(yīng)商提供，因此采購風(fēng)險(xiǎn)也隨之增加。制造企業(yè)應(yīng)與此類物資供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過發(fā)展可靠、密切的合作關(guān)系，降低采購風(fēng)險(xiǎn)。在采購管理中，可與供應(yīng)商簽訂周期合同。針對(duì)長周期物資，應(yīng)加大備選供應(yīng)商的開發(fā)力度，同時(shí)利用研發(fā)部門的技術(shù)力量開發(fā)替代品，增加可選物資的供應(yīng)。再次，杠桿物資是供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)性小，但占用采購成本較大的物資。該物資具有一定的標(biāo)準(zhǔn)化和充足的供應(yīng)市場(chǎng)，使得采購風(fēng)險(xiǎn)較低。制造企業(yè)應(yīng)與此類物資供應(yīng)商建立有效的合作關(guān)系。在采購管理中，此類物資以市場(chǎng)競爭為導(dǎo)向，實(shí)行最低成本管理策略。最后，一般物資是指采購金額小，采購風(fēng)險(xiǎn)小的物資。制造企業(yè)應(yīng)與此類物資供應(yīng)商建立一般交易關(guān)系。一般物資通常有較多可供選擇的供應(yīng)商，產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)化程度較高，因此具有較低的采購風(fēng)險(xiǎn)。此類物資在采購管理中應(yīng)進(jìn)一步簡化采購流程，盡可能使用優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。

推進(jìn)供應(yīng)商管理庫存模式 供應(yīng)商管理庫存模式是建立在制造企業(yè)與供應(yīng)商的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系基礎(chǔ)上，制造企業(yè)通過與供應(yīng)商達(dá)成合作協(xié)議，以信息共享的方式實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商自主安排從生產(chǎn)到交貨的模式。制造企業(yè)通過定期對(duì)預(yù)測(cè)的最高與最低庫存點(diǎn)進(jìn)行維護(hù)，以管理供應(yīng)商庫存。首先，供應(yīng)商管理庫存模式是一種非常有利于雙方的供應(yīng)鏈管理模式，將庫存的更新和補(bǔ)充的決定權(quán)交到供應(yīng)商手中，使供應(yīng)商能夠根據(jù)制造企業(yè)的實(shí)時(shí)需求更加靈活地調(diào)整產(chǎn)能，提高了供應(yīng)商生產(chǎn)的柔性。其次，供應(yīng)商管理庫存模式實(shí)現(xiàn)了供需雙方的信息共享，提高了供應(yīng)商對(duì)制造企業(yè)需求預(yù)測(cè)的確定性，使供應(yīng)商的生產(chǎn)時(shí)間和數(shù)量調(diào)整為更適合于制造企業(yè)。最后，供應(yīng)商管理庫存模式省去了制造企業(yè)下達(dá)采購訂單這一步驟，簡化了訂貨手續(xù)，縮短了采購流程。供應(yīng)商的實(shí)時(shí)補(bǔ)貨降低了物資缺貨現(xiàn)象，從而縮短了物資的采購周期。