戶籍檔案管理的信息化建設(shè)與實踐

關(guān)鍵詞：戶籍檔案；檔案管理；信息化建設(shè)

中圖法分類號：G270 文獻標識碼：A

1戶籍檔案信息化管理相關(guān)理論

1.1信息化理論

隨著信息化時代的到來，信息技術(shù)在各行各業(yè)得以廣泛應(yīng)用，促使社會從物質(zhì)生產(chǎn)向信息化生產(chǎn)過渡。信息技術(shù)作為未來各行各業(yè)發(fā)展的首要戰(zhàn)略目標，目前主要形成以下幾種范式。其一，信息經(jīng)濟測度理論，該理論由馬克盧普提出，是一種宏觀信息經(jīng)濟的測度量工具。其二，信息化指數(shù)模型，由經(jīng)濟研究所和日本電訊共同提出，能夠很好地開展某地域信息化水平的測定工作。其三，社會信息化概念，該概念由孟課克·諾拉提出，認為技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用是信息化的核心內(nèi)容。其四，貝爾從社會角度分析信息化主要包含文化、政治、經(jīng)濟、社會、法律等多方面內(nèi)容。

1.2檔案信息化管理理論

檔案信息化管理以提高檔案管理實效性為主要目的，凸顯檔案管理效能，拓寬檔案管理途徑。除強化檔案信息化管理建設(shè)工作，還要健全完善檔案信息化理論，以滿足現(xiàn)代社會發(fā)展需求?？傮w來說，當前檔案信息管理仍處于初級階段，需進一步研究與探索，不斷豐富檔案管理內(nèi)涵，為明確檔案信息化管理目標與任務(wù)、管理方法與途徑提供參考依據(jù)，確保檔案信息管理系統(tǒng)具備規(guī)范化特點。

1.3檔案信息化管理的特點

檔案信息化管理具有諸多優(yōu)勢，將傳統(tǒng)檔案文件經(jīng)數(shù)字化處理后，不再限制檔案使用次數(shù)，更不會造成缺失損壞等現(xiàn)象，如保存合理，可供長期查詢與使用。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展在一定程度上推進了檔案信息建設(shè)工作，與傳統(tǒng)檔案管理方式不同的是采用電子文件、圖像等形式進行記錄，管理方式上雖千差萬別，但管理本質(zhì)卻具有統(tǒng)一性。隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，越來越多的管理人員注重檔案使用效能，通過計算機海量的存儲能力，有利于信息數(shù)據(jù)的高速傳輸，在優(yōu)化檔案管理方式的同時，降低檔案泄露與被篡改的風(fēng)險。

2戶籍檔案信息化管理存在的問題

2.1檔案信息化管理水平偏低

2.1.1紙質(zhì)版檔案管理存在弊端

調(diào)查表明，超過90％的檔案管理人員認為紙質(zhì)版檔案管理較為復(fù)雜，其中60％以上的人員認為紙質(zhì)檔案由于保存不善致使檔案出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。當前，戶籍檔案管理層多交由當?shù)毓矙C關(guān)或上級公安部門負責(zé)，而戶籍檔案管理工作需要由內(nèi)勤完成，此種管理方式彈性較大，無法滿足居民日常需求。另外，經(jīng)費短缺、設(shè)備不完善、配套設(shè)施缺乏等問題直接導(dǎo)致戶籍檔案丟失破損，不僅在很大程度上降低了檔案信息的準確性，而且會影響信息的安全性，長此以往易產(chǎn)生不容忽視的負面效應(yīng)，不利于公安機關(guān)開展人口管理工作。

2.1.2信息歸檔不及時

一旦檔案信息存放時間過久，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)的丟失及查詢困難等問題，基層公安人員未在有效時間完成歸檔轉(zhuǎn)移工作，致使檔案資料常年積壓，影響檔案鑒定及入庫保存工作的開展。部分地區(qū)缺乏健全完善的檔案管理系統(tǒng)，直接影響檔案信息資源的共享和利用。加上檔案管理方法的差異化，也抑制檔案管理工作的順利銜接。除此之外，檔案管理人員經(jīng)驗不夠成熟、創(chuàng)新性不高、主動性不強，無法滿足新時期檔案管理需求，甚至?xí)又貦n案管理工作負擔(dān)。

2.1.3檔案檢索查詢效率不高

部分地區(qū)檔案管理人員查詢檔案信息用時較久，每次查詢時間均在10min以上，未按規(guī)范標準擺放戶籍檔案，信息化檢索不足，無法在有效時間內(nèi)查詢相關(guān)信息，整體查詢效率不高。

2.2檔案信息化管理設(shè)備資源短缺

2.2.1電子設(shè)備不足

檔案信息化管理工作的開展，既需要技術(shù)方面的支持，又需要資金方面的保障，但是大部分檔案管理部門對檔案信息化建設(shè)的投入不足，硬件設(shè)施設(shè)備十分短缺，致使檔案信息化管理水平停滯不前。部分機關(guān)單位雖配備了檔案信息化管理設(shè)備，但硬件設(shè)施相對落后，操作不便、信息時效性不足、設(shè)備單一，無法滿足日常工作需求。

2.2.2缺乏完善的檔案儲存環(huán)境

部分基層派出所缺乏戶籍檔案的固定儲存場所，在一定程度上增加了戶籍檔案的管理難度，甚至?xí)档蛻艏畽n案信息管理的安全性，不利于整體效率的提升。一些單位雖配置了相應(yīng)的檔案存儲庫房，但缺乏先進管理理念，無法為檔案管理工作提供良好的基礎(chǔ)設(shè)施保障。此外，缺乏健全完善的庫房防范設(shè)施，除濕器、空調(diào)等設(shè)備不能正常使用，未定期開展滅火器的檢測工作，庫房衛(wèi)生不達標，無法從根本上落實防火、防盜、防塵等管理措施。

2.2.3基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有待加強

在開展戶籍檔案信息化管理工作的過程中，大部分管理人員認為缺乏健全完善硬件設(shè)施是影響管理效率的首要因素。戶籍檔案信息化管理體系的建立，不僅涉及面較廣，而且投資大、耗時長，不利于整體設(shè)施建設(shè)的推進，需從資金資源等多方面提供保障，同時需要各部門積極配合，才能切實提高戶籍檔案信息化管理效率。

2.3檔案信息化管理效率偏低

2.3.1戶籍檔案工作人員不夠穩(wěn)定

戶籍檔案管理工作較為獨特，查閱與整理海量檔案資料需要耗費大量時間，管理人員與上級領(lǐng)導(dǎo)溝通甚少，工作環(huán)境較差，任務(wù)量偏多，短時間內(nèi)不易凸顯成績，枯燥乏味的工作直接降低員工從事檔案管理工作的積極性，一部分人員甚至?xí)a(chǎn)生轉(zhuǎn)行的想法。另外，受到市場經(jīng)濟動蕩的影響，復(fù)合型人才流失速度較快，學(xué)習(xí)培訓(xùn)力度不足，思想觀念落后，現(xiàn)有戶籍檔案管理人員已無法滿足時代發(fā)展需求，在一定程度上影響了戶籍檔案管理的時效性。

2.3.2檔案管理人員思維轉(zhuǎn)變不及時

長期以來，檔案資料多以紙質(zhì)版形式保存，雖然制定了針對性的紙質(zhì)檔案管理辦法，但是隨著信息技術(shù)的融合發(fā)展，信息化管理逐漸取代傳統(tǒng)管理方式，也就意味著檔案管理理念與環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的變化。在此背景下，大部分檔案管理人員仍未轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的思想觀念，不能很好地滿足檔案信息化管理要求。調(diào)查表明，超過20％的受訪人員認為戶籍檔案信息化管理工作不重要，認為保管好紙質(zhì)版檔案即可，主動意識匱乏，往往因自身的疏忽而影響檔案資料的利用效率。

2.3.3缺乏完善的檔案管理人員培訓(xùn)機制

檔案管理人員作為開展檔案信息化管理工作的主體，因缺乏健全完善的培訓(xùn)機制，培訓(xùn)內(nèi)容不夠系統(tǒng)化，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范等現(xiàn)象的發(fā)生。檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，缺乏良好的專業(yè)技能與手段，不具備從海量信息中提取有益信息的能力，無法應(yīng)對繁多且復(fù)雜的檔案管理任務(wù)，不能準確且全面地掌握云端數(shù)據(jù)使用功能。

3推進戶籍檔案信息化管理的具體對策

3.1強化戶籍檔案信息化管理的頂層設(shè)計

3.1.1提高戶籍檔案信息化管理意識

一般要從以下兩個方面強化戶籍檔案信息化建設(shè)的思想基礎(chǔ)。一方面，配套健全完善的基礎(chǔ)設(shè)施，確保除濕器、計算機、空調(diào)、掃描儀等設(shè)備滿足標準要求；另一方面，做好數(shù)據(jù)系統(tǒng)的分析與挖掘工作，通過委托研發(fā)、招標采購等途徑促進管理效能與水平的統(tǒng)一性。此外，建立激勵機制，根據(jù)人民群眾對戶籍管理工作的滿意程度逐級量化考評，對于滿意度較高的管理人員予以獎勵，加大宣傳與教育力度，提高檔案管理人員的管理意識。

3.1.2科學(xué)建立戶籍檔案信息化管理體系

戶籍檔案管理是一項復(fù)雜且系統(tǒng)性的工作，不僅需要社會層面的高度重視，還要由管理者進行統(tǒng)籌規(guī)劃，從以下三個方面做好信息化建設(shè)工作。第一，公安部門要發(fā)揮自身的領(lǐng)導(dǎo)作用，在相關(guān)部門的高度配合下，將信息化建設(shè)列入重點管理工作中，并根據(jù)實際管理問題制定針對性地解決對策，以此凸顯檔案信息化管理成效。第二，細化檔案信息化管理每一環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做好現(xiàn)階段管理任務(wù)，促進數(shù)據(jù)信息共享，提高信息化管理系統(tǒng)的協(xié)同性。第三，管理決策要做到上傳下達，確保各部門職責(zé)的深入落實，注重整體效益的充分發(fā)揮。

3.1.3制定良好的戶籍檔案信息化管理制度

信息化管理制度的建設(shè)需有法律依據(jù)，并結(jié)合時代發(fā)展需求調(diào)整各項政策，制定規(guī)范化的管理制度，確保檔案信息管理工作的適時推進。規(guī)章制度的建立可采取線上交流或座談等形式進行制定，對于工作中所遇到難題進行充分溝通，并采取切實可行的管理辦法，為未來檔案管理的信息化發(fā)展指明方向。目標制定要做到定性與定量的結(jié)合，既要充分考慮群眾的直觀感受，又要制定量化評價指標，彌補檔案信息化管理的不足.從而提高檔案管理的時效性和滿意度。

3.2加強檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施及應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

3.2.1構(gòu)建戶籍檔案信息化管理平臺

檔案信息化管理平臺，既要實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的目標，又要不斷提高戶籍檔案服務(wù)質(zhì)量。其突破傳統(tǒng)管理模式的束縛，在系統(tǒng)內(nèi)鑲嵌各類業(yè)務(wù)模塊，以此推進檔案管理工作的自動化、標準化發(fā)展。另外，仔細梳理戶籍業(yè)務(wù)居民的相關(guān)材料，以免相同資料的重復(fù)提交，促進線下與線上審批相結(jié)合，設(shè)置人臉識別系統(tǒng)，堅決杜絕冒用或頂替戶籍信息等現(xiàn)象的發(fā)生，全面提升檔案辦理效率。建立健全電子檔案管理系統(tǒng)，以便電子檔案自動生成，通過快捷查找、實時監(jiān)督，解決戶籍檔案管理資料不健全、查詢效率低、丟失與破損等問題。

3.2.2完善對戶籍檔案信息化管理的安全保障

由于戶籍檔案與公民隱私有著密切的聯(lián)系，因此，保障檔案信息安全至關(guān)重要。強化安全技術(shù)的應(yīng)用，并健全體系與約束監(jiān)督機制，在促進信息共享的基礎(chǔ)上防止信息泄露。一旦在戶籍檔案管理工作中出現(xiàn)違規(guī)違法現(xiàn)象，要堅決予以查處，通過“一幫一帶”等方式切實提高戶籍檔案管理水平。另外，可建立模范戶籍檔案管理室，積極推廣優(yōu)質(zhì)管理經(jīng)驗，確保檔案信息管理正規(guī)化、高效化。

3.3加強戶籍檔案信息化管理人才隊伍的建設(shè)與宣傳

3.3.1建立健全人才培訓(xùn)體系

為確保檔案管理工作的安全開展，需建立系統(tǒng)化的人員培訓(xùn)體系，幫助檔案人員在短時間內(nèi)掌握基本技能與方法，從而更好地適應(yīng)新時期檔案信息化管理要求。另外，對于復(fù)合型人才的培養(yǎng)予以高度重視，為人才提供崗位歷練途徑，使其在了解公安系統(tǒng)檔案管理方法的同時，全面做好信息化管理與建設(shè)工作。

3.3.2加強檔案信息化管理知識的宣傳

檔案信息化管理工作屬于一項惠民工程，不僅需要公安機關(guān)牽頭，而且要在廣大人民群眾的共同推動下開展，以此保證檔案信息化管理工作的順利開展。通過微信、微博、宣傳欄等方式加大檔案信息化管理知識的宣傳力度，使廣大人民群眾對檔案信息化管理有充分的了解和認識，明確戶籍檔案管理的重要意義，為檔案信息化管理注入源源不斷的力量。

4結(jié)束語

戶籍檔案信息化管理是新時期檔案管理的必然趨勢，通過利用數(shù)字信息技術(shù)發(fā)揮檔案管理效能，在惠民利民的基礎(chǔ)上降低檔案管理成本。由于當前檔案信息化管理工作仍處于初級階段，系統(tǒng)性不強、智能化水平低、共享機制不完善，因此，需根據(jù)實際管理問題找尋切實可行的發(fā)展路徑，確保檔案信息化管理工作能夠全面適應(yīng)新形勢工作需求，以此凸顯檔案管理的安全性、有效性、科學(xué)性。

作者簡介：

歐陽盛麟（1974—），本科，館員，研究方向：文書檔案整理。