新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新途徑

夏萬鎖

[摘 要]醫(yī)院檔案管理能夠?yàn)獒t(yī)院的日常醫(yī)療服務(wù)和內(nèi)部管理提供相應(yīng)的信息和數(shù)據(jù)，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。新時(shí)代，醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)是創(chuàng)新醫(yī)院發(fā)展的重要方式，也標(biāo)志著我國醫(yī)療系統(tǒng)進(jìn)入新的領(lǐng)域，信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。文章闡述了檔案管理信息化建設(shè)的必要性，討論目前建設(shè)過程中遇到的困境和問題，并提出相應(yīng)的解決策略，提高醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)效果，發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。

[關(guān)鍵詞]新形勢；醫(yī)院；檔案管理；信息化；創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G271；R197 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2023）05-0078-03

如今，我國信息化建設(shè)速度日益加快，信息技術(shù)和相關(guān)信息平臺(tái)的應(yīng)用深入各行各業(yè)，醫(yī)院同樣如此。醫(yī)院在應(yīng)用信息技術(shù)方面走在了時(shí)代前列，為人們的身體健康提供了必要的幫助。

醫(yī)院和其他行業(yè)的企業(yè)或單位有所不同，其中的醫(yī)療檔案數(shù)量繁多且內(nèi)容繁雜，因此在管理方面會(huì)面臨很多挑戰(zhàn)和困難。檔案管理信息化建設(shè)除了能夠有效提高檔案管理效率外，還應(yīng)順應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的趨勢，符合醫(yī)院發(fā)展核心利益的需要。

一、新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的必要性

（一）減輕人工操作壓力

傳統(tǒng)檔案管理流程中，檔案管理人員需要承擔(dān)較大的工作壓力，勞動(dòng)強(qiáng)度也很高。由于醫(yī)院的特殊性，檔案管理人員需要人工分類和歸檔，整合和分類大量信息資料，查找和使用時(shí)也需要管理人員協(xié)助，這增加了管理人員的工作量。檔案管理信息化能夠?qū)n案檢索、查找、立卷、歸檔等工作交由先進(jìn)技術(shù)解決，可有效減輕管理人員的壓力，減少人工操作造成的失誤，提升檔案管理質(zhì)量。

（二）方便資料查詢，提高效率

以往的檔案管理工作需要處理大量的紙質(zhì)信息數(shù)據(jù)，因此非常耗費(fèi)時(shí)間和精力，需要投入較多的資源。在使用檔案數(shù)據(jù)的過程中，由于檔案的管理處于較低的水平，加上相關(guān)規(guī)章制度的規(guī)定，因此資料查詢需要經(jīng)歷多個(gè)環(huán)節(jié)。檔案管理信息化建設(shè)能夠從以往的經(jīng)驗(yàn)式管理模式中脫離出來，實(shí)現(xiàn)“案卷即管理”到“文件即管理”的轉(zhuǎn)變。

除此之外，采用信息技術(shù)還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案自動(dòng)化管理，使管理人員將時(shí)間和精力放在一些重復(fù)性、基礎(chǔ)性的管理工作上，方便工作人員查閱資料信息[1]。

（三）加強(qiáng)檔案信息的查漏補(bǔ)缺

傳統(tǒng)的檔案管理工作多采用人工的方式，因此在立卷時(shí)很容易出現(xiàn)漏交信息資料、信息資料收集不齊全等問題。如果出現(xiàn)問題，則需要將檔案拆開，重新排列其中的內(nèi)容，并編輯目錄。這不但耗時(shí)耗力，還會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間和資源，工作效率也不高。

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)能夠以某一分類為單位管理文件，在減輕工作人員壓力的同時(shí)，降低檔案管理錯(cuò)誤出現(xiàn)的概率。除此之外，也可以為管理人員留出足夠的時(shí)間與空間自主學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平。

二、新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題

（一）檔案管理工作重視程度有待提高

隨著醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)的不斷提高，很多醫(yī)院忽視了檔案管理工作，而將更多的精力和時(shí)間放在醫(yī)療體系的管理中，資金投入明顯不足；對管理人員的人員投入也存在較大的問題，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)速度減緩，使醫(yī)院管理成本增加，并產(chǎn)生了一系列負(fù)面影響。

傳統(tǒng)的檔案管理工作需要醫(yī)院檔案管理人員綜合處理各種數(shù)據(jù)和信息，這必然會(huì)增加醫(yī)療人員的工作壓力，耗費(fèi)醫(yī)療人員大量的時(shí)間，導(dǎo)致醫(yī)院很難提供高質(zhì)量的醫(yī)療服務(wù)，并增加醫(yī)患矛盾發(fā)生的概率，影響了醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展[2]。

（二）檔案數(shù)量眾多，存在重復(fù)性建設(shè)問題

隨著我國醫(yī)療體系日趨完善、醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)的數(shù)量越來越多，內(nèi)容越來越豐富。如果沒有形成有效的管理體系，則會(huì)增加管理人員的工作壓力，使管理流程越來越繁雜。很多醫(yī)院還沒有完全實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，還保留著很多重要資料，這些資料以紙質(zhì)形態(tài)保存，要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化并整理保存到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中較為困難。

由于醫(yī)院的特殊性，檔案類型很多，部分檔案管理人員在立檔時(shí)可能出現(xiàn)重復(fù)性建檔問題。這一問題會(huì)對管理體系造成不利影響，增加管理人員的工作負(fù)擔(dān)。重復(fù)建檔的問題會(huì)增加醫(yī)院的資源負(fù)擔(dān)，對醫(yī)院的發(fā)展造成巨大的阻礙，不利于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

（三）檔案管理人才隊(duì)伍素質(zhì)有待提升

檔案管理人員需要在新形勢下加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)，具備良好的信息素養(yǎng)，學(xué)會(huì)運(yùn)用多種信息技術(shù)。然而，部分管理人員并沒有自主學(xué)習(xí)的意識(shí)，或者缺少足夠的時(shí)間及恰當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì)。很多管理人員依然采用傳統(tǒng)管理體系，在工作中不可避免地會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，造成了一些負(fù)面影響。由于檔案管理人才素質(zhì)不高，檔案管理信息化建設(shè)很難在短時(shí)間內(nèi)完成，不利于管理效果的提高[3]。

如今的醫(yī)院檔案管理類別主要分為兩類，一類是醫(yī)護(hù)人員檔案，另一類是病患檔案。由于管理人員受到技術(shù)水平的限制，再加上傳統(tǒng)管理模式效率并不高，因此大量病患檔案在應(yīng)用時(shí)無法形成有效的關(guān)聯(lián)診治記錄，大多以碎片化形式存在。

在具體治療時(shí)，需要主治醫(yī)師查詢每一個(gè)檔案，這樣不但無法充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，而且會(huì)加重醫(yī)患之間的矛盾。

（四）檔案管理工作制度不夠完善

完善的管理工作制度可以為檔案管理工作的開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。然而很多醫(yī)院沒有針對管理制度中的漏洞實(shí)施有效管理，例如黃牛泛濫、檔案數(shù)據(jù)丟失或者失真等，這些都不利于檔案管理信息化建設(shè)和提高檔案管理質(zhì)量。

除此之外，在完善檔案管理工作制度時(shí)，還應(yīng)投入更多資源，提高醫(yī)療管理水平，使管理制度具有一定的指向性和特殊性。很多醫(yī)院在制定檔案管理工作制度時(shí)，沒有充分結(jié)合管理現(xiàn)狀與存在的問題[4]，這加大了檔案管理信息化建設(shè)的難度，不僅影響了醫(yī)院正常開展醫(yī)療活動(dòng)，也加大了醫(yī)患之間的矛盾。

此外，一些心懷不軌之人可能會(huì)利用這些管理漏洞，引發(fā)一系列的爭端和問題，比如最常見的騙保。這不僅不利于社會(huì)的和諧穩(wěn)定，而且會(huì)產(chǎn)生更多的危機(jī)和問題，影響醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

三、新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新途徑

（一）提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

首先，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，從多角度、多層面加大對檔案管理的支持力度，包括投入更多資金、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)等，需要有改革的信心和勇氣。

檔案管理信息化建設(shè)的重要前提是發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值，因此需要醫(yī)院提高對應(yīng)用信息技術(shù)的重視程度，了解信息技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用路徑。同時(shí)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層和管理人員還應(yīng)該加強(qiáng)對管理工作的管控，根據(jù)現(xiàn)存問題，加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、規(guī)范化建設(shè)，提升管理質(zhì)量。

在制定決策時(shí)，需要以前瞻性的眼光制定相應(yīng)的方針與政策，提高檔案管理信息化建設(shè)的速度[5]。

其次，管理層要了解信息技術(shù)的具體應(yīng)用，明確信息化建設(shè)的積極意義。結(jié)合當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，制定相應(yīng)的解決策略。

例如，針對檔案管理人才匱乏及設(shè)備設(shè)施建設(shè)不完善等問題，可以通過調(diào)整管理策略、優(yōu)化人才資源配置及提高資源投入等方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新和升級(jí)。醫(yī)院的管理層和領(lǐng)導(dǎo)層需要分析檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，了解當(dāng)前的管理問題和困境。以管理工作未來發(fā)展為核心，以加大管理工作的管控強(qiáng)度和檢查力度為切入點(diǎn)開展檔案管理信息化建設(shè)。

（二）基于云計(jì)算技術(shù)，優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)中要充分利用各種先進(jìn)技術(shù)，提高管理效率，滿足信息化建設(shè)需求。一方面，需要結(jié)合醫(yī)院的特殊性，科學(xué)、規(guī)范地開展檔案管理工作。比如優(yōu)化管理流程，促進(jìn)檔案編制工作的開展等。另一方面，需要管理人員積極開展原有歷史檔案資料的篩查、整合、辨識(shí)、數(shù)字化和分類保存等工作。采用云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的錄入與分析[6]。

雖然在開展檔案管理信息化建設(shè)過程中會(huì)給醫(yī)院管理體系增加很多負(fù)擔(dān)，但隨著信息化建設(shè)的完善，它會(huì)對醫(yī)院未來的發(fā)展起到重要的促進(jìn)作用。管理人員應(yīng)基于未來醫(yī)院發(fā)展的角度綜合分析，逐步減輕醫(yī)院管理體系的壓力。

在應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)時(shí)，需要結(jié)合實(shí)際情況，使用不同的技術(shù)，比如云加密和云盤等技術(shù)，提升檔案信息數(shù)據(jù)的安全性，從多角度、多層次幫助醫(yī)院開展檔案管理信息化建設(shè)。管理人員可以借助相應(yīng)的管理軟件和管理系統(tǒng)，通過先進(jìn)的管理策略提高管理水平[7]。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員信息技術(shù)培訓(xùn)

加強(qiáng)檔案管理人員信息技術(shù)培訓(xùn)，有助于提升他們的專業(yè)素養(yǎng)，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。在應(yīng)用信息技術(shù)、開展信息化建設(shè)的過程中，醫(yī)院檔案管理工作涉及大量的先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備設(shè)施。如果管理人員缺乏相應(yīng)的技術(shù)技能及良好的信息素養(yǎng)，將無法勝任醫(yī)院的檔案管理工作，阻礙檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，不利于提升醫(yī)院的綜合實(shí)力。

首先，醫(yī)院應(yīng)積極挖掘體系內(nèi)的檔案管理人才，保證人才在擁有扎實(shí)的管理知識(shí)和多樣化的管理技能的同時(shí)，還具備良好的信息素養(yǎng)及信息技術(shù)水平，提高檔案管理效果，促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部人才體系的優(yōu)化。

其次，醫(yī)院需要積極培訓(xùn)現(xiàn)有管理人才。定期組織教育課程及知識(shí)講座等，引導(dǎo)醫(yī)務(wù)人員積極主動(dòng)地參與到這些課程學(xué)習(xí)中，提升他們的綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的深度應(yīng)用。同時(shí)，醫(yī)院要制定完善的考核培訓(xùn)制度，引導(dǎo)檔案管理人員自主學(xué)習(xí)。針對表現(xiàn)優(yōu)異且不斷成長的管理人員，應(yīng)該給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)；針對那些不思進(jìn)取、不重視檔案管理信息化建設(shè)的管理人員，則給予相應(yīng)的懲罰[8]。

除此之外，醫(yī)院還應(yīng)適當(dāng)提高人才的招聘門檻。借助社會(huì)招聘、高校專業(yè)對口招聘等方式快速組建專業(yè)的檔案管理工作隊(duì)伍，為檔案管理信息化建設(shè)提供有力的人才支持。

（四）完善醫(yī)院檔案信息化管理制度

醫(yī)院檔案信息化管理制度是重要的基礎(chǔ)和保障，要完善和豐富制度內(nèi)容。結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，針對性地完善和調(diào)整管理制度的內(nèi)容，滿足信息化建設(shè)的實(shí)際需求。比如針對當(dāng)前可能給予部分違法人員可乘之機(jī)、損害醫(yī)院核心利益、損害醫(yī)患關(guān)系及容易泄露醫(yī)院病患個(gè)人資料的制度漏洞等，需要醫(yī)院給予高度重視。

在具體完善制度的過程中，需要與時(shí)俱進(jìn)地實(shí)施改革和創(chuàng)新，提高制度的規(guī)范性和科學(xué)性。同時(shí)，積極融合先進(jìn)的信息技術(shù)，提高檔案管理信息化水平。在完善制度的過程中，需要重點(diǎn)考慮檔案信息的安全性，針對信息泄露的行為加大懲罰力度，避免被不法之人獲取醫(yī)院的核心資料。

四、結(jié)語

新形勢下，醫(yī)院在面臨挑戰(zhàn)的同時(shí)迎來了新的發(fā)展機(jī)遇。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院需要提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，提升管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和規(guī)范化，為各科室的管理提供有力的支持與幫助。

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