基于信息系統(tǒng)的醫(yī)院后勤管理模式探索

王滔

[摘 要]醫(yī)院后勤管理工作十分復(fù)雜，在管理過程中不可避免地會出現(xiàn)各種問題，影響醫(yī)院的正常運營管理。在信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展背景下，醫(yī)院的后勤管理理念及模式均有所改變，借助后勤信息系統(tǒng)，可以實現(xiàn)后勤的信息化及精細化管理，提高后勤工作的效率與服務(wù)質(zhì)量。文章較系統(tǒng)地分析了信息系統(tǒng)視角下醫(yī)院后勤管理的模式，主要有使用手機移動端的接收模式、使用維修拍照功能、優(yōu)化綜合巡檢流程、發(fā)揮好互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢等，以期為醫(yī)院做好后勤管理工作提供幫助。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；后勤管理；信息系統(tǒng)

中圖分類號：R197 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）05-0047-03

當(dāng)前較多醫(yī)院采用了信息技術(shù)完善后勤管理，基于信息技術(shù)的優(yōu)勢，提高了后勤管理水平。在大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的支持下，醫(yī)院的后勤管理可以更加精細化、高效化[1]。

但是需要認識到，醫(yī)院的后勤管理較為復(fù)雜和專業(yè)，尤其是后勤物資管理、設(shè)備巡檢、維修管理等內(nèi)容較為復(fù)雜，對后勤管理思維及模式均有較高的要求，必須不斷推進醫(yī)院后勤信息系統(tǒng)的發(fā)展，努力實現(xiàn)精細化管理。

一、信息系統(tǒng)下的醫(yī)院后勤管理要求

第一，結(jié)合醫(yī)院需求搭建后勤信息化管理平臺。

醫(yī)院應(yīng)成立一站式服務(wù)報修中心，執(zhí)行全天候保障管理措施，職工可以借助手機App動態(tài)發(fā)送報修信息，值班人員在接收到報修信息后統(tǒng)一安排人員現(xiàn)場檢修。在檢修作業(yè)中，一站式服務(wù)報修中心可以自動記錄相關(guān)信息，確保檢修作業(yè)的有效性。

第二，醫(yī)院應(yīng)實現(xiàn)配件耗材管理的信息化。

為實現(xiàn)物料的精細化管理，醫(yī)院可以成立配件倉庫，存放及管理各種配件耗材，并由專人管理。物料的出庫和入庫、最終使用情況都應(yīng)做好統(tǒng)計，確定同類物料的當(dāng)前使用情況及剩余量，在信息系統(tǒng)的支持下，數(shù)據(jù)信息應(yīng)具備即時分享的功能，發(fā)揮出后勤管理數(shù)據(jù)的最佳作用。

第三，對于醫(yī)院的大型設(shè)備而言，應(yīng)實現(xiàn)巡檢和維修的信息化。

例如，醫(yī)院在購置空調(diào)主機、電梯等大型設(shè)備時，要將其購置、安裝、運行及維修保養(yǎng)過程中形成的數(shù)據(jù)信息錄入信息系統(tǒng)，且要做到“一機一檔”[2]。通過分析大型設(shè)備的運行情況，確定維護保養(yǎng)的周期，實施全生命周期管理，最大限度地延長大型設(shè)備的使用壽命。巡檢人員要利用好手持終端設(shè)備，在領(lǐng)取任務(wù)之后，按照既定的巡檢計劃盡快完成設(shè)備的維修保養(yǎng)，及時上報存在的問題并有針對性地予以解決。

第四，醫(yī)院如果將后勤管理外包，則應(yīng)利用好信息系統(tǒng)實現(xiàn)外包服務(wù)考核指標(biāo)化，動態(tài)掌握后勤管理工作的成效。

在實現(xiàn)外包服務(wù)考核指標(biāo)化時，重點記錄三種數(shù)據(jù)，即維修工作量、滿意度、服務(wù)缺陷，最后進行綜合評價。

第五，醫(yī)院應(yīng)利用好信息系統(tǒng)平臺，及時分析公示后勤管理各項數(shù)據(jù)指標(biāo)，為醫(yī)院的精細化管理提供數(shù)據(jù)支持。

后勤管理的工作人員應(yīng)利用好一站式服務(wù)中心，詳細統(tǒng)計和分析后勤管理過程中的數(shù)據(jù)信息，最終形成后勤管理數(shù)據(jù)庫[3]。在后勤管理數(shù)據(jù)庫的支持下，可以知曉后勤管理過程中的各項情況，待完成合理性分析之后利用院內(nèi)平臺予以公示。如此一來，醫(yī)院的各科室均可以知曉維修情況及成本，并實施監(jiān)督和控制，這對降低醫(yī)院的后勤管理成本大有裨益。

二、基于信息系統(tǒng)的醫(yī)院后勤管理模式

（一）使用手機移動端的接收模式

當(dāng)前，較多醫(yī)院使用信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上的后勤管理模式，其中的一個關(guān)鍵是“派工模式”，維修人員可以根據(jù)“任務(wù)提示”盡快完成后勤管理工作。在“派工模式”的基礎(chǔ)上，應(yīng)增加“手機移動端的接收模式”，即維修人員的手機終端會有工單內(nèi)容。

不僅如此，因為有手機終端和信息技術(shù)的支持，維修人員可以在維修前、維修后拍攝照片，即時上傳至系統(tǒng)平臺，便于維修工作狀態(tài)的及時更新。如果有需要，可以在手機移動端的接收模式中增加“耗材使用提醒輸入功能”，此時耗材的使用情況可以與出庫領(lǐng)用相掛鉤，避免耗材的盜用、浪費。

還應(yīng)在維修管理中增加兩項預(yù)警功能。一是接收時間與派工時間的預(yù)警功能。二是派工時間與到達現(xiàn)場的預(yù)警時間。通過設(shè)置這兩個預(yù)警功能，提高維修工作的效率與質(zhì)量，便于盡快完成維修任務(wù)，避免對后勤管理工作造成不良影響。

使用手機移動端的接收模式，并增加一些重要的功能，可以達到三個目的。一是耗材的使用情況可以得到有效控制，避免耗材的浪費，對提高后勤管理效益意義重大。二是通過拍攝和上傳維修作業(yè)的照片，一方面可以為當(dāng)前的維修管理工作提供依據(jù)，另一方面可以為后續(xù)的一些管理工作提供依據(jù)，實現(xiàn)維修管理責(zé)任的追溯，避免出現(xiàn)維修工作中的惡意事件，始終確保維修工作的質(zhì)量。三是通過設(shè)置預(yù)警功能，可提高后勤維修的及時率和有效率，提高維修人員的績效，促使維修人員更加積極地開展維修工作。

（二）使用維修拍照功能

當(dāng)前醫(yī)院非常重視在后勤管理中開展巡檢工作，信息系統(tǒng)中會增加巡檢功能，便于動態(tài)化地掌握后勤管理成效。在原有巡檢功能的基礎(chǔ)上，可以考慮增加“拍攝照片”這一功能。

在“拍攝照片”這一功能的支持下，只有在巡檢任務(wù)結(jié)束后拍攝一張巡檢圖片，并上傳成功，才能認定完成任務(wù)。如果條件滿足，可以考慮在醫(yī)院的水泵房、中央空調(diào)機房、變電所設(shè)置NFC掃描點。在此基礎(chǔ)上，可以使用公用移動端掃描，設(shè)置NFC掃描點是為了避免在巡檢過程中的照片拍攝存在漏洞，確保巡檢工作的質(zhì)量[4]。

除此之外，可以在巡視機房中設(shè)置2～3個NFC掃描點，因為有自動化控制技術(shù)的支持，所以掃描點的掃描間隔時間可以動態(tài)調(diào)整，提高巡檢工作的效率與質(zhì)量。

（三）優(yōu)化綜合巡檢流程

在醫(yī)院后勤管理工作中，巡檢管理始終是一大重點工作內(nèi)容，因此要求醫(yī)院不斷地優(yōu)化綜合巡檢流程，確保巡檢路線的布局是科學(xué)合理的。

在優(yōu)化綜合巡檢流程的過程中，可以重點從兩個方面入手，一是巡檢的內(nèi)容，二是巡檢的路線，并應(yīng)重新設(shè)定或完善后勤總務(wù)設(shè)施的巡檢要求，確保巡檢人員有據(jù)可循，實現(xiàn)巡檢區(qū)域的有效巡查。在巡檢過程中，發(fā)現(xiàn)問題后可以通過手機終端App及時上傳信息，對比分析本次巡查情況和往期的維修情況。

值得一提的是，在大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)等的支持下，巡檢問題的解決可以依托專家系統(tǒng)，實現(xiàn)問題的專項分析和針對性解決，確保醫(yī)院的后勤管理始終處于有效狀態(tài)。

（四）發(fā)揮好互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢

從互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的視角來看，在醫(yī)院的后勤管理及改革中積極應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可主要實現(xiàn)三個目標(biāo)，一是后勤管理過程可視化，二是后勤管理領(lǐng)域智慧化，三是后勤管理流程高效化。

在后勤管理過程可視化方面，因為有了互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的支持，后勤管理過程中的數(shù)據(jù)信息可以實現(xiàn)融合及全程可視化。為達成這一目標(biāo)，醫(yī)院應(yīng)考慮建設(shè)綜合信息管理平臺，依托信息數(shù)據(jù)流有效開展后勤管理工作。

在后勤管理領(lǐng)域智慧化方面，可以將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計算技術(shù)作為后勤管理的“大腦”，借助互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)獲取后勤管理過程中的各類數(shù)據(jù)，實施數(shù)據(jù)的分析與決策[5]。有些后勤管理數(shù)據(jù)至關(guān)重要，可以決定醫(yī)院的后勤管理成本投入，對于這一類數(shù)據(jù)信息，應(yīng)借助互聯(lián)網(wǎng)信息化處理手段，開展數(shù)據(jù)分析，得到數(shù)據(jù)分析結(jié)果，并作為后勤管理的決策支持。

在后勤管理流程高效化方面，可以在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下建立醫(yī)院后勤信息查詢系統(tǒng)，工作人員可以更高效地檢索信息，提高后勤業(yè)務(wù)辦理的效率。在實現(xiàn)后勤管理流程高效化后，后勤管理中的一些業(yè)務(wù)不需要采取“固定點位式業(yè)務(wù)處理”這一種模式，業(yè)務(wù)流程更加簡便。

為了在醫(yī)院后勤管理模式中更好地發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，應(yīng)打造三個平臺，一是后勤綜合服務(wù)平臺，二是移動端服務(wù)平臺，三是智能化管理平臺。

在后勤綜合服務(wù)平臺的建設(shè)中，醫(yī)院應(yīng)進一步完善一站式快速維修服務(wù)平臺，提高維修工作的效率及質(zhì)量，避免處于被動維修服務(wù)的狀態(tài)。與此同時，醫(yī)院應(yīng)考慮建設(shè)后勤服務(wù)數(shù)據(jù)管理中心，動態(tài)記錄后勤工作信息，包括關(guān)鍵數(shù)據(jù)和重要數(shù)據(jù)，為后續(xù)的后勤管理工作提供依據(jù)。為了提高入庫產(chǎn)品的管理水平，醫(yī)院應(yīng)建立和完善后勤倉儲管理系統(tǒng)，實時顯示倉庫產(chǎn)品的使用情況、保質(zhì)期等信息，減少不當(dāng)庫存[6]。

在移動端服務(wù)平臺的建設(shè)中，重點利用的是手機終端，可將后勤管理系統(tǒng)嵌入手機終端，比如可以開發(fā)微信“后勤管理小程序”。在此基礎(chǔ)上，工作人員在發(fā)現(xiàn)后勤管理中出現(xiàn)問題時，能夠及時用手機終端發(fā)送相關(guān)信息，后勤管理部門的工作人員在接收到緊急事件的信息后，便可以制定維護方案，快速開展后勤服務(wù)管理工作，對提高后勤管理效率意義重大。

在智能化管理平臺的建設(shè)過程中，不僅要使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段，而且要使用智能傳感器技術(shù)，動態(tài)獲取后勤管理中的信息。一直以來，后勤管理中存在人多、事雜、面廣的問題，當(dāng)擁有智能化管理平臺后，可以避免人為的不規(guī)范操作，有效利用醫(yī)院的后勤資源。

三、優(yōu)化醫(yī)院后勤信息系統(tǒng)的再思考

在優(yōu)化醫(yī)院后勤信息系統(tǒng)的過程中，為實現(xiàn)醫(yī)院后勤的精細化管理，促使醫(yī)院后勤管理朝著精細化管理方向發(fā)展，應(yīng)重點從以下四個方面切入。

第一，醫(yī)院的后勤管理部門要細化管理責(zé)任，將管理責(zé)任明確化和具體化，參與后勤管理工作的人員必須盡職盡責(zé)，將后勤管理工作做實做細。在此過程中，后勤管理的一些重要工作應(yīng)做到“日清日結(jié)”，便于及時發(fā)現(xiàn)及處理問題。例如，在庫存盤點工作中，應(yīng)在全程信息監(jiān)控的條件下盤點庫存，并形成視頻或圖片資料，發(fā)揮佐證的作用。又如，應(yīng)由專業(yè)人員開展巡檢工作，便于在巡檢過程中及時發(fā)現(xiàn)漏洞，借助專家系統(tǒng)盡快處理問題。

第二，在精細化管理模式中，要逐步實現(xiàn)后勤管理質(zhì)量的精細化，使后勤管理工作的成效服務(wù)于醫(yī)院和患者，使患者受惠[7]。為達成這一目標(biāo)，除了使用信息系統(tǒng)開展后勤管理工作外，還可以利用信息系統(tǒng)全過程監(jiān)管后勤管理質(zhì)量。例如，臨床一線的各項設(shè)備設(shè)施非常重要，日常的后勤管理工作必須開展得到位和有效，及時將設(shè)備設(shè)施的檢查、維修保養(yǎng)信息予以公示，確保臨床一線的設(shè)備設(shè)施始終處于待用狀態(tài)。

第三，在信息系統(tǒng)及信息技術(shù)的支持下，應(yīng)簡化醫(yī)院后勤工作，包括服務(wù)流程、服務(wù)行為、服務(wù)信息，避免后勤管理工作處于瑣碎的狀態(tài)。從服務(wù)患者的角度分析，醫(yī)院的后勤管理部門應(yīng)優(yōu)化服務(wù)環(huán)境，為患者提供一個安靜、舒適的候診環(huán)境，因此，需繼續(xù)優(yōu)化配置服務(wù)設(shè)施，開展精細化管理。

第四，在醫(yī)院后勤精細化管理模式的發(fā)展過程中，可以考慮使用PDCA循環(huán)管理方法，在持續(xù)的循環(huán)管理中發(fā)現(xiàn)后勤管理工作存在的問題，不斷改進、優(yōu)化，推動醫(yī)院的健康發(fā)展。

四、結(jié)語

醫(yī)院后勤管理工作在信息系統(tǒng)的支持下取得了良好成效，對提高后勤管理工作效率及質(zhì)量大有裨益。下一步應(yīng)加大對信息系統(tǒng)的研究與應(yīng)用，尤其是對大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的應(yīng)用。精細化管理模式是醫(yī)院后勤管理的發(fā)展方向，應(yīng)用價值顯著，應(yīng)積極探索和論證精細化管理模式的應(yīng)用要點及技巧，不斷提高醫(yī)院的經(jīng)濟效益和社會效益。

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