資金系統(tǒng)與核算系統(tǒng)對接實踐
——以H集團為例

郭春陽

（河南日報報業(yè)集團有限公司，河南 鄭州 450008）

一、背景介紹

H集團為省管重要骨干文化企業(yè)，下屬各級子公司73家，經(jīng)營范圍覆蓋新聞和出版業(yè)（報刊）、戶外廣告、印刷業(yè)、住宿和餐飲業(yè)、房地產(chǎn)業(yè)、租賃和商務(wù)服務(wù)業(yè)、互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)、非金融投資業(yè)以及高等教育等，主輔業(yè)涉及國民經(jīng)濟9個門類15個小類，以媒體融合為契機，探索多元化、數(shù)字化經(jīng)營之路。隨著集團資產(chǎn)規(guī)模的擴大以及所屬子公司的數(shù)量不斷增加，出現(xiàn)了銀行開戶多且資金分散、資金調(diào)配難等問題，內(nèi)部資金沉淀較多，為實現(xiàn)資金的統(tǒng)一調(diào)配，提高資金的使用效率，H集團于2006年依托拜特資金結(jié)算系統(tǒng)建立了資金結(jié)算中心，實現(xiàn)了在單一平臺上對不同銀行的資金調(diào)配及資金明細的實時監(jiān)控，大幅提高了工作效率。并開展了針對下屬公司的定期存款、內(nèi)部資金調(diào)劑等業(yè)務(wù)，初步形成了集團內(nèi)部的資金蓄水池，節(jié)約了整體資金成本。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，更多銀行開展了銀企互聯(lián)業(yè)務(wù)，為優(yōu)化資金結(jié)算流程，提高資金管理效率，2015年對拜特資金結(jié)算系統(tǒng)進行了二次升級。

為解決原有財務(wù)核算系統(tǒng)內(nèi)各公司數(shù)據(jù)庫造成的信息孤島，集團于2018年依托金蝶系統(tǒng)實施了財務(wù)核算系統(tǒng)的信息化升級，實現(xiàn)了財務(wù)核算一套賬，從而能夠?qū)Ω魉鶎俟镜臅嫈?shù)據(jù)標準、流程控制環(huán)節(jié)實現(xiàn)統(tǒng)一管控，利用統(tǒng)一的平臺對財務(wù)數(shù)據(jù)進行查詢、匯總，進而對各子公司、各業(yè)務(wù)板塊的經(jīng)營情況進行有效、及時的分析和考核。財務(wù)核算系統(tǒng)已平穩(wěn)運行2年，為進一步推進財務(wù)信息化，解決會計核算系統(tǒng)與資金結(jié)算系統(tǒng)割裂的現(xiàn)狀，形成財務(wù)信息管理閉環(huán)，資金結(jié)算系統(tǒng)與核算系統(tǒng)的對接勢在必行。

二、資金結(jié)算系統(tǒng)與核算系統(tǒng)對接項目的設(shè)計與實施

（一）項目的需求調(diào)研與實施方案確認

資金結(jié)算系統(tǒng)與核算系統(tǒng)對接項目由H集團董事會批準納入當年預(yù)算后，由財務(wù)部門負責(zé)此次項目的實施，財務(wù)部就此項目牽頭成立了項目實施小組，項目實施小組主要包括資金結(jié)算中心、會計核算科以及金蝶項目實施人員。需求調(diào)研先以項目組成員為主和軟件供應(yīng)商進行面談，再擴大到集團重點板塊企業(yè)的財務(wù)骨干，通過軟件供應(yīng)商上門進行功能介紹、演示操作，確定了兩種實施方案：第一種是將資金結(jié)算系統(tǒng)也納入金蝶軟件平臺，依托金蝶平臺實現(xiàn)核算、預(yù)算、固定資產(chǎn)、資金結(jié)算、供應(yīng)鏈一體化；第二種是更換原拜特資金結(jié)算系統(tǒng)為更為專業(yè)的浪潮或用友，可以與金蝶核算系統(tǒng)通過接口交互，實現(xiàn)系統(tǒng)對接。最終通過招標采購的方式確定第一種方案，將資金結(jié)算系統(tǒng)切換至金蝶軟件平臺，也有利于后續(xù)同一軟件供應(yīng)商提供售后服務(wù)，保障服務(wù)質(zhì)量。

（二）項目實施內(nèi)容

1．銀行賬戶清查

項目組于2021年10月啟動了各所屬公司銀行賬戶自查工作，要求各公司在2021年10月底前到基本戶打印開戶清單并填寫銀行賬戶自查表，自查表內(nèi)容包括銀行賬戶基本信息、是否開通網(wǎng)銀、是否已在結(jié)算中心上線、銀企互聯(lián)是否開通等內(nèi)容，通過銀行賬戶清查，保證各所屬公司銀行賬戶全部遷移至金蝶資金結(jié)算系統(tǒng)，并對閑置的銀行賬戶進行銷戶處理，確保資金集中管理。

2．基礎(chǔ)資料整理

根據(jù)金蝶資金結(jié)算系統(tǒng)功能，需要對用戶、審批權(quán)限、銀行賬戶、銀企互聯(lián)協(xié)議、客戶供應(yīng)商財務(wù)資料等信息進行整理。通過對銀行賬戶自查表、財務(wù)核算系統(tǒng)、拜特資金系統(tǒng)中的銀行賬戶進行整理核對，確定所有應(yīng)上線銀行賬戶全部上線，對結(jié)算中心已開立的定期存款賬戶、大額存單賬戶以及內(nèi)部資金調(diào)劑賬戶進行統(tǒng)計，確定有余額的部分賬戶；用戶角色方面，通過數(shù)據(jù)授權(quán)等方式，設(shè)置了資金角色組25個，針對資金結(jié)算業(yè)務(wù)設(shè)置了工作流，滿足各所屬公司不同審批權(quán)限和流程的需求；整理已簽訂銀企互聯(lián)協(xié)議，與銀行電子銀行部對接，確定所需前置機配置、服務(wù)環(huán)境及銀企互聯(lián)接口配置，確保測試環(huán)境的順利搭建。

3．會計科目與現(xiàn)金流量項目設(shè)置

金蝶資金結(jié)算系統(tǒng)與財務(wù)核算系統(tǒng)共用一套科目表，資金結(jié)算系統(tǒng)會計科目僅資金結(jié)算中心使用，且資金業(yè)務(wù)較為單一，故只設(shè)置資產(chǎn)、負債及損益三個類別的科目，年末資金結(jié)算中心損益結(jié)余全部轉(zhuǎn)入集團本部結(jié)算中心內(nèi)部賬戶，通過客戶和銀行賬戶的輔助核算，可篩選統(tǒng)計不同公司在結(jié)算中心的理財以及內(nèi)部資金調(diào)劑余額。現(xiàn)金流量項目也不同于標準格式的現(xiàn)金流量表，分為現(xiàn)金流入和現(xiàn)金流出兩類，并根據(jù)科目預(yù)設(shè)了現(xiàn)金流量的主附表項目，提高業(yè)務(wù)處理效率和準確度。

4．核算流程梳理與業(yè)務(wù)規(guī)則設(shè)置

H集團原有核算流程為先制證后付款，即業(yè)務(wù)部門將原始憑證交至財務(wù)部門后，由財務(wù)人員審核原始憑證并根據(jù)原始憑證在金蝶EAS系統(tǒng)中生成記賬憑證，再由出納根據(jù)記賬憑證內(nèi)容通過拜特資金管理系統(tǒng)進行款項的支付，處理流程相對較長且會出現(xiàn)付款金額與記賬憑證金額不一致的情況，增加了期末銀行存款對賬的困難。

切換資金結(jié)算系統(tǒng)后，資金結(jié)算系統(tǒng)與財務(wù)核算系統(tǒng)均在金蝶EAS系統(tǒng)中，核算流程變更為先付款后制證，縮短了處理的流程，為確保審批手續(xù)的完善，保障集團資金安全，增設(shè)了原始憑證審核崗，原始憑證經(jīng)審核后通過付款單進行款項的支付，并在系統(tǒng)中預(yù)設(shè)了8種不同業(yè)務(wù)場景下的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)換規(guī)則，覆蓋所有業(yè)務(wù)類型，例如錄入付款單時可選擇錄入對方科目，款項支付成功后可在付款單序時簿中轉(zhuǎn)換生成包含對方科目和銀行存款科目的憑證，大幅提高了記賬效率，同時避免了付款金額與記賬憑證金額不一致的問題，減輕銀行對賬人員的工作量，同時提高了工作效率和會計信息質(zhì)量。

5．培訓(xùn)財務(wù)人員

資金結(jié)算系統(tǒng)相較于財務(wù)核算系統(tǒng)，其應(yīng)用對不同行業(yè)的公司來說差異較小，關(guān)鍵在于操作無誤，保障資金安全。集團下屬各級子公司財務(wù)人員200余名，財務(wù)人員素質(zhì)參差不齊，為保障資金結(jié)算系統(tǒng)平穩(wěn)升級，集團于2021年10月召開了項目啟動會，及時向所屬公司傳達資金結(jié)算系統(tǒng)升級的信息，在新系統(tǒng)上線前后通過騰訊會議組織線上全員培訓(xùn)11次、分版塊組織8人以下線下培訓(xùn)26次，在系統(tǒng)上線前協(xié)同項目公司人員編寫完成適用于本集團的資金結(jié)算系統(tǒng)操作手冊，并由項目組成員在系統(tǒng)上線一個月內(nèi)為操作人員答疑，確保系統(tǒng)平穩(wěn)對接。

（三）項目實施過程中遇到的主要問題和解決辦法

1．工期和資源的協(xié)調(diào)

項目實施主要工作時間不足3個月，涉及70余家公司、15個項目模塊、7個銀企接口和7個電子回單接口，資源和工期矛盾非常突出，項目組通過對項目實施的條件和環(huán)境進行整體規(guī)劃，以次年年初上線目標為引領(lǐng)，以問題為導(dǎo)向，倒排項目實施工期，制定詳細實施計劃，每周召開項目碰頭會，匯報進度并敲定下周工作計劃，以保證系統(tǒng)按時切換。

2．資金結(jié)算系統(tǒng)切換時間的確定

資金結(jié)算業(yè)務(wù)的特殊性，決定了銀企互聯(lián)系統(tǒng)不可在兩個系統(tǒng)中同時運行，確定核算系統(tǒng)與資金結(jié)算系統(tǒng)切換的時間成為難題，為不影響2021年度年末結(jié)賬以及所得稅匯算相關(guān)事宜，項目組決定先在測試環(huán)境中調(diào)試各銀企互聯(lián)接口，確保正式上線后可正常收付款，保障集團資金安全。經(jīng)過項目組成員多次溝通，確定原拜特資金系統(tǒng)停止服務(wù)時間為2022年1月7日，金蝶資金結(jié)算系統(tǒng)上線時間為2022年1月10日。

3．系統(tǒng)銜接問題

信息遷移方面，拜特資金系統(tǒng)的客戶供應(yīng)商付款信息儲存于后臺服務(wù)器中，累計三萬余條，經(jīng)與拜特資金系統(tǒng)服務(wù)人員協(xié)調(diào)，將所有歷史付款信息導(dǎo)出，包含賬戶名稱、銀行賬號以及開戶行，經(jīng)去重和與銀行行號信息匹配后，作為客戶供應(yīng)商的輔助財務(wù)資料，導(dǎo)入金蝶系統(tǒng)八千余條，進一步提升了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的完整性，同時提高了支付效率。

數(shù)據(jù)銜接方面，資金結(jié)算中心各科目余額牽涉到存款及內(nèi)部資金調(diào)劑的計息，故資金結(jié)算中心各科目余額確定為2021年12月31日余額，由于所得稅匯算對票據(jù)的時間要求，2021年度票據(jù)的截止報銷時間為2022年1月5日，為防止新系統(tǒng)上線運行不暢，經(jīng)協(xié)商決定，2022年1月1日-7日拜特資金系統(tǒng)正常使用，其間發(fā)生的影響資金結(jié)算中心各科目余額的業(yè)務(wù)在金蝶資金系統(tǒng)中補錄，以保證新舊資金結(jié)算系統(tǒng)順利銜接，確保2022年1月會計信息的準確和完整。

三、資金結(jié)算系統(tǒng)與核算系統(tǒng)對接項目的實施效果

（一）工作效率的提升

為實現(xiàn)資金集中管理，保障資金安全，提高資金使用效率，H集團要求各所屬公司通過結(jié)算中心銀企互聯(lián)進行款項的支付以及明細的查詢，不允許各單位開立網(wǎng)上銀行，故各單位須至銀行網(wǎng)點進行銀行回單的打印，此次資金結(jié)算系統(tǒng)升級實現(xiàn)了銀行電子回單及內(nèi)部電子回單的在線查詢及打印，縮短獲取電子回單的時間，減少了財務(wù)人員匹配業(yè)務(wù)單據(jù)與銀行回單進行檔案歸集的工作量，大幅提升了工作效率。

為保障資金安全，拜特資金系統(tǒng)通過天威誠信證書密碼加密的形式對資金支付進行控制，帶來的問題就是需要隨時攜帶實體介質(zhì)，且證書需要每年更換。隨著線上辦公的不斷普及，此次金蝶資金系統(tǒng)采取了在付款單提交以及提交銀企互聯(lián)環(huán)節(jié)增加了二次身份認證，并開啟強密碼策略，不再需要實體介質(zhì)的密碼驗證，為后疫情時代的居家辦公提供了更多的便利。

（二）信息范圍的擴大與信息分享

本次資金結(jié)算系統(tǒng)升級實現(xiàn)了財務(wù)核算系統(tǒng)和資金結(jié)算系統(tǒng)的有機互聯(lián)，整合銀行、企業(yè)雙方的系統(tǒng)資源，屏蔽不同銀行數(shù)據(jù)格式、連接方式的不同，將其轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的內(nèi)部標準數(shù)據(jù)格式和統(tǒng)一的連接方式，解決了原有財務(wù)核算系統(tǒng)和資金結(jié)算系統(tǒng)割裂的情況，財務(wù)人員同一用戶名和密碼登錄即可處理核算業(yè)務(wù)和資金業(yè)務(wù)，資金結(jié)算系統(tǒng)可共享財務(wù)核算系統(tǒng)維護的金融機構(gòu)、銀行賬戶、職員、客戶供應(yīng)商等基礎(chǔ)資料，同時實現(xiàn)了通過核算系統(tǒng)聯(lián)查上游資金系統(tǒng)單據(jù)，資金結(jié)算中心通過金蝶EAS平臺上報法定報表，并初步建立費用報銷單線上管理體系，為后續(xù)的費用報銷共享系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)，為進一步建設(shè)業(yè)財稅資金一體化的財務(wù)信息系統(tǒng)，此次升級中還通過定制化開發(fā)，打通了資金結(jié)算系統(tǒng)和稅務(wù)開票系統(tǒng)，實現(xiàn)內(nèi)部資金調(diào)劑利息的自動開票功能，加快形成業(yè)務(wù)、預(yù)算、核算、資金、納稅、檔案、共享的信息系統(tǒng)閉環(huán)。

（三）流程的標準化和規(guī)范化

H集團資金結(jié)算中心經(jīng)過十余年的發(fā)展，目前為所屬子公司提供內(nèi)部電子回單打印、內(nèi)部資金調(diào)劑、定期存款、大額存單等多項服務(wù)，這些服務(wù)覆蓋公司多，涉及金額巨大，資金結(jié)算中心之前一直使用EXCEL表進行管理，部分單據(jù)為手工出具，效率較低且容易出錯，內(nèi)部資金調(diào)劑合同等檔案管理工作量較大。

此次資金系統(tǒng)新增了融資管理模塊，對內(nèi)融資業(yè)務(wù)方面，實現(xiàn)了內(nèi)部資金調(diào)劑額度申請、額度批準、內(nèi)部資金調(diào)劑合同簽訂、放款、內(nèi)部資金調(diào)劑計息、還款以及定期存款開戶、定期存款提前支取以及計息等全流程的線上辦理，各子公司可實時查詢籌融資業(yè)務(wù)辦理進度，并實時查詢內(nèi)部資金調(diào)劑余額及內(nèi)部理財余額，實現(xiàn)結(jié)算中心業(yè)務(wù)的流程化、規(guī)范化，提升各所屬公司的服務(wù)體驗，有利于進一步減少資金沉淀，加強資金集中；對外融資方面，可通過系統(tǒng)實時掌握銀行授信額度的整體情況，計算應(yīng)還本金和利息，并可對融資相關(guān)消息設(shè)置預(yù)警，防范信貸風(fēng)險，全面實現(xiàn)集團信貸業(yè)務(wù)的流程化和規(guī)范化。

四、經(jīng)驗總結(jié)

信息系統(tǒng)建設(shè)是一個長期的、需要持續(xù)投入的過程，建設(shè)目標應(yīng)當符合企業(yè)的戰(zhàn)略目標，要充分評估企業(yè)的管理現(xiàn)狀和發(fā)展水平，選擇適合自身的信息系統(tǒng)建設(shè)，既不能落后于企業(yè)發(fā)展規(guī)模和管理需要，對企業(yè)管理造成掣肘，也不能超越現(xiàn)實、盲目求大求全，造成企業(yè)資源的浪費，甚至是項目的失敗。項目要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略制定整體規(guī)劃，避免孤立的設(shè)計或?qū)嵤┕芾?，防止形成信息孤島和重復(fù)投資。集團公司的信息化系統(tǒng)建設(shè)涉及部門較多，需要決策層的大力支持和參與，以實現(xiàn)資金、人力、技術(shù)等方面的保障，同時需要專業(yè)團隊的配合，做好項目的時間管理、質(zhì)量管理和資源管理。

H集團信息化系統(tǒng)建設(shè)目前已成功上線財務(wù)核算、預(yù)算、資金結(jié)算、供應(yīng)鏈管理及門店銷售系統(tǒng)、固定資產(chǎn)條碼管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)，未來計劃逐步完善稅務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)合同管理、項目管理、人力資源管理等模塊，實現(xiàn)對運營的線上管理、移動管理。為應(yīng)對復(fù)雜的市場環(huán)境和激烈的市場競爭，對財務(wù)管理組織模式進行變革，重塑企業(yè)財務(wù)管理流程，擴大信息技術(shù)在財務(wù)管理中的應(yīng)用，實現(xiàn)財務(wù)管理由核算向集團管控、決策支持的轉(zhuǎn)型，不僅是財務(wù)管理自身發(fā)展的需要，更是企業(yè)集團發(fā)展的必然要求。