物流企業(yè)應(yīng)收賬款管理

鐘華

（深圳順豐泰森控股（集團(tuán)）有限公司，廣東 深圳 518000）

物流行業(yè)在最近十年經(jīng)歷了快速的發(fā)展。從國家2021年郵政行業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報(bào)看，2021年全年郵政行業(yè)業(yè)務(wù)總量13698.3億元，同比增長25.1%，全年郵政行業(yè)業(yè)務(wù)收入（不含郵政儲蓄銀行收入）12642.3億元，同比增長14.5%。其中快遞業(yè)務(wù)保持較快增長。2017年到2021年快遞件量保持在25%以上的年增長率，快遞收入保持在17%以上的年增長率。2021年快遞服務(wù)企業(yè)業(yè)務(wù)量1083.0億件，同比增長29.9%；快遞業(yè)務(wù)收入10332.3億元，同比增長17.5%。但是值得關(guān)注的是，快遞業(yè)務(wù)增長比例較上年下降1.6個(gè)百分點(diǎn)，快遞業(yè)務(wù)收入增長比例較上年趨平，增長速度放緩。隨著電子專業(yè)發(fā)票推行應(yīng)用的擴(kuò)大，以及電商業(yè)務(wù)訂單增長放緩，快遞行業(yè)增長可能進(jìn)一步下降。

從國家郵政局公布的2022年11月郵政行業(yè)運(yùn)行情況數(shù)據(jù)來看，2022年1-11月，郵政行業(yè)寄遞業(yè)務(wù)量累計(jì)完成1263.1億件，同比增長3.1%。其中，快遞業(yè)務(wù)量累計(jì)完成1002.1億件，同比增長2.2%；郵政寄遞服務(wù)業(yè)務(wù)量累計(jì)完成260.9億件，同比增長僅6.5%，可以看到2022年物流行業(yè)的增長明顯放緩。

一、物流企業(yè)應(yīng)收賬款管理的意義

物流企業(yè)主要提供貨物運(yùn)輸、倉儲、配送及保管等多種物流服務(wù)業(yè)務(wù)，在經(jīng)濟(jì)生活中常扮演著供貨商與零售商之間負(fù)責(zé)集貨、理貨、庫存、配送等角色的公司。物流企業(yè)的應(yīng)收賬款主要是針對公司的月結(jié)客戶提供先服務(wù)后收費(fèi)的授信服務(wù)。通常來說，物流企業(yè)的應(yīng)收管理一般包含授信管理，應(yīng)收賬款回收和催收管理，壞賬管理，以及物流企業(yè)應(yīng)收管理環(huán)境，內(nèi)控和風(fēng)控環(huán)境等等。應(yīng)收管理政策和策略與企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展有著相輔相成的作用。寬松的應(yīng)收管理政策，如寬松的授信額度，較長的信用周期等通常有助于業(yè)務(wù)增長，但同時(shí)也會帶來一定的應(yīng)收回款風(fēng)險(xiǎn)；而緊縮的應(yīng)收管理政策有助于防范回款或資金風(fēng)險(xiǎn)，但對業(yè)務(wù)的拓展有一定限制或影響。應(yīng)收賬款的管理和回收將很大程度上影響企業(yè)的經(jīng)營現(xiàn)金流，是企業(yè)現(xiàn)金流的生命線，應(yīng)收賬款的有效管理有助于企業(yè)穩(wěn)健健康可持續(xù)地發(fā)展。

二、物流企業(yè)應(yīng)收賬款管理存在的問題

隨著物流行業(yè)業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，物流行業(yè)尤其是快遞業(yè)務(wù)進(jìn)入紅海價(jià)格戰(zhàn)，業(yè)務(wù)的拓展和對市場的搶占要求更寬松的應(yīng)收管理政策，但如何更好地管控因較寬松授信政策帶來回款風(fēng)險(xiǎn)是對物流企業(yè)的挑戰(zhàn)。從近三年國內(nèi)主要物流企業(yè)的財(cái)報(bào)數(shù)據(jù)來看，其應(yīng)收賬款的增長皆高于業(yè)務(wù)的增長幅度。如國內(nèi)電商和倉配物流融合的企業(yè)京東物流，對比其22年三季度和21年三季度的財(cái)務(wù)報(bào)告會發(fā)現(xiàn)，22年三季度京東物流收入357.7億元，同比增長39%，而應(yīng)收從119億元增長至164億元，同比增長幅度達(dá)38%。聚焦物流企業(yè)的應(yīng)收管理，其存在的主要問題聚焦于管理意識、信控管理、內(nèi)部控制制度以及職能部門間的數(shù)據(jù)拉通等幾個(gè)方面。

（一）欠缺風(fēng)險(xiǎn)管理意識

物流企業(yè)尤其是經(jīng)營快遞業(yè)務(wù)的企業(yè)在面對競爭越來越激烈的市場時(shí)，通常會采用降低價(jià)格，提供更寬松的信用周期、信用額度，以及提供額外的增值服務(wù)等策略來保留客戶或吸引新的客戶來增長業(yè)務(wù)，而忽略了對客戶的信用等級及風(fēng)險(xiǎn)的評估和管控。由于客戶實(shí)際使用的信用周期和授信額度與其信用等級不匹配而增加的風(fēng)險(xiǎn)，未通過其他方式進(jìn)行管控而導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)管理的漏洞，增加了企業(yè)的回款風(fēng)險(xiǎn)。物流行業(yè)中的快遞企業(yè)，在缺乏特色產(chǎn)品、特色服務(wù)，替代性高的服務(wù)時(shí)，客戶轉(zhuǎn)換供應(yīng)商成本低，價(jià)格和信用條款成為最容易調(diào)整和吸引客戶的項(xiàng)目。業(yè)務(wù)部門在與客戶簽訂合同時(shí)，為了贏得業(yè)務(wù)而犧牲結(jié)算回款條款，如客戶確認(rèn)后回款，但未對客戶確認(rèn)的條件或周期做具體的限制，導(dǎo)致在回款周期上無限延長，也增加了企業(yè)的應(yīng)收賬款回款風(fēng)險(xiǎn)。

（二）信用管控有待落實(shí)

企業(yè)的信用管控政策通常包含客戶信息的收集和調(diào)查，客戶資信檔案的建立和管理，客戶資信評級，客戶信用額度和信用周期的授予，以及基于客戶回款行為習(xí)慣和記錄、客戶資信檔案更新的資信評級的更新和信用額度和信用周期的更新。信用管理如何落實(shí)在業(yè)務(wù)實(shí)施過程中將很大程度上影響企業(yè)的應(yīng)收管理。一般來說，大型的物流企業(yè)通常已建立自己的信用管理政策，建立了客戶的信息主數(shù)據(jù)以及基于客戶信息主數(shù)據(jù)的資信評級和與之匹配的信用額度、信用周期。但在實(shí)際業(yè)務(wù)實(shí)施過程中，企業(yè)的信用管控問題主要體現(xiàn)在幾個(gè)方面。

第一，業(yè)務(wù)與客戶簽訂的合同中為適用授予的信用額度和信用周期，導(dǎo)致實(shí)際使用的信用額度和信用周期與客戶的資信不匹配。第二，在實(shí)際業(yè)務(wù)實(shí)施過程中，客戶的資信情況的變化、回款過程中的行為習(xí)慣，如逾期欠款、外部訴訟等未及時(shí)更新客戶的資信檔案，以至于客戶的信用額度、信用周期與客戶實(shí)際的資信檔案和情況不匹配。第三，企業(yè)已基于客戶更新的資信信息、回款逾期、外部負(fù)面輿情或訴訟等情況對客戶的資信檔案、信用額度和信用周期進(jìn)行了更新，但并不影響實(shí)際業(yè)務(wù)的執(zhí)行，導(dǎo)致企業(yè)信控未落實(shí)，回款風(fēng)險(xiǎn)上升。

（三）企業(yè)內(nèi)部控制制度有待完善

應(yīng)收賬款的管理是企業(yè)從訂單到回款流程中的一個(gè)環(huán)節(jié)，其中涉及客戶引入，包括客戶信息收集和客戶授信、合同簽訂等環(huán)節(jié)，訂單執(zhí)行，服務(wù)交付，收入確認(rèn)，賬單出具，客戶對賬，差異解決，發(fā)票開具，回款跟進(jìn)等環(huán)節(jié)，流程長涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，多個(gè)職能和業(yè)務(wù)部門的操作，需要企業(yè)有完善的內(nèi)部控制制度，包括不相容職責(zé)相分離、審批授權(quán)、簽收確認(rèn)等端到端的流程控制，以及在此流程前端的信控控制等控制點(diǎn)以合理保證企業(yè)在此流程執(zhí)行過程中避免或降低風(fēng)險(xiǎn)。但是在實(shí)際執(zhí)行過程中，基于第（一）（二）點(diǎn)的分析，我們看到有授信未被執(zhí)行、授信未更新，以及更新的授信未被應(yīng)用等問題，導(dǎo)致授信環(huán)節(jié)在此流程控制中是失效的。在流程的執(zhí)行過程中，由于企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管控意識、控制點(diǎn)在系統(tǒng)中的應(yīng)用以及系統(tǒng)對接等問題，也會導(dǎo)致企業(yè)對內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)控制的漏洞，導(dǎo)致回款風(fēng)險(xiǎn)增加，應(yīng)收管理的風(fēng)險(xiǎn)增加。

（四）內(nèi)部業(yè)務(wù)部門之間數(shù)據(jù)有待打通

應(yīng)收管理涉及企業(yè)從訂單到收款的流程，對于物流企業(yè)來說流程涉及銷售的客戶引入環(huán)節(jié)、接單和運(yùn)輸?shù)姆?wù)交付環(huán)節(jié)，以及售后的客服環(huán)節(jié)和最終的回款環(huán)節(jié)，涉及多個(gè)職能和業(yè)務(wù)部門的操作，流程中任何環(huán)節(jié)的斷檔或者問題都會影響最終的回款環(huán)節(jié)。現(xiàn)代企業(yè)不斷發(fā)展線上化系統(tǒng)，使業(yè)務(wù)的流程從線下到線上，從而顯性化企業(yè)的流程過程，優(yōu)化過程管理，為企業(yè)的數(shù)字化奠定基礎(chǔ)。但不同職能、業(yè)務(wù)部門間系統(tǒng)不打通，數(shù)據(jù)口徑和維度不打通將阻礙企業(yè)流程端到端的打通和管理，也會影響在訂單到回款的流程中后端的應(yīng)收管理。一個(gè)簡單的例子，客戶引入中的客戶信用評級和授信，如果企業(yè)在不同業(yè)務(wù)組織之間的數(shù)據(jù)不拉通，將導(dǎo)致同一客戶在企業(yè)不同業(yè)務(wù)組織間取得多次授信，其合計(jì)的授信金額合計(jì)起來往往會遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過其信用等級和應(yīng)被授信的金額，為企業(yè)應(yīng)收管理帶來超過其預(yù)期的風(fēng)險(xiǎn)。

三、優(yōu)化物流企業(yè)應(yīng)收賬款管理的策略

（一）提升風(fēng)險(xiǎn)管控意識

企業(yè)應(yīng)提高其不同業(yè)務(wù)組織和職能部門的風(fēng)險(xiǎn)管控意識，這也構(gòu)成企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管控的內(nèi)部環(huán)境。已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)案例和事件有助于不同業(yè)務(wù)組織和職能部門理解和關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)管理的重要性和對企業(yè)經(jīng)營帶來的影響和問題。銷售部門在拓展業(yè)務(wù)引入客戶時(shí)，加強(qiáng)對客戶實(shí)際業(yè)務(wù)情況的了解和核實(shí)，提供適當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)評估。在客戶引入使用財(cái)務(wù)部門提供的信用等級評估和授信評估，對于信用等級較低，風(fēng)險(xiǎn)偏高的客戶采用預(yù)付、保證金和嚴(yán)格的信用額度等措施來降低風(fēng)險(xiǎn)。在合同簽訂環(huán)節(jié)，識別可能對后期的回款結(jié)算帶來不確定因素的條款，如待客戶確認(rèn)等客戶通知等條款，針對這些不確定時(shí)效的條款設(shè)定一個(gè)合理的時(shí)間期間。在服務(wù)交付過程中，記錄和保留重要的交付信息，對非合同規(guī)定項(xiàng)目的交付確保溝通過程中的確認(rèn)和適當(dāng)?shù)挠涗浟舸?，為確保后續(xù)結(jié)算有的適當(dāng)依據(jù)和證據(jù)。對客戶逾期、客戶經(jīng)營異常的情況保持警惕，并根據(jù)不同的風(fēng)險(xiǎn)等級和影響程度，采取不同程度的措施，如應(yīng)收款確認(rèn)、催款函發(fā)出、現(xiàn)場確認(rèn)和催收、提升保證金、降低授信額度和周期等措施來應(yīng)對，適當(dāng)?shù)亟档推髽I(yè)的回款風(fēng)險(xiǎn)。

（二）加強(qiáng)客戶引入授信管理，提升信用管控措施落實(shí)

企業(yè)在客戶引入環(huán)節(jié)的授信管理，以及授信在訂單到回款流程中的落地對企業(yè)的應(yīng)收管理和回款風(fēng)險(xiǎn)管控至關(guān)重要。加強(qiáng)企業(yè)的授信管理要求企業(yè)建立自己的客戶資信檔案，通過購買或?qū)油獠啃庞脭?shù)據(jù)，如注冊資本、實(shí)繳資本、企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)告、股權(quán)信息、外部輿情等信息，對客戶的信用等級進(jìn)行有效評級，并根據(jù)信用評級、業(yè)務(wù)預(yù)測等信息授予客戶信用額度和信用周期。企業(yè)在與客戶簽訂業(yè)務(wù)和服務(wù)合同的時(shí)候，使用被授予的信用額度和周期，對合同中的結(jié)算周期進(jìn)行規(guī)定。

在信用周期內(nèi)的業(yè)務(wù)預(yù)測超過信用額度，或者結(jié)算周期可能超過授信額度的情況下，利用保證金、預(yù)付、擔(dān)保等方式來降低因超過授信而帶來的風(fēng)險(xiǎn)。在業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中，根據(jù)外部客戶信息和數(shù)據(jù)的變化，以及客戶付款行為習(xí)慣、業(yè)務(wù)穩(wěn)定性等信息對客戶的信用等級評估進(jìn)行定期更新，刷新客戶的信用額度和信用周期。對于信用等級、信用額度和周期有明顯變化或降級的客戶，需根據(jù)更新后的信息及時(shí)與客戶溝通協(xié)商應(yīng)對的方案確保后續(xù)業(yè)務(wù)能正常執(zhí)行。對于有明顯風(fēng)險(xiǎn)且不能提供足夠保證來降低風(fēng)險(xiǎn)的客戶需根據(jù)具體的風(fēng)險(xiǎn)額度影響考慮業(yè)務(wù)措施或法律措施以適當(dāng)降低風(fēng)險(xiǎn)。

（三）完善應(yīng)收管理內(nèi)部控制管理機(jī)制

根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》和《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》要求，完善企業(yè)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)流程過程中各環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理。從訂單到回款的流程來看，流程過程中涉及客戶引入，合同簽訂，訂單執(zhí)行，服務(wù)交付，收入確認(rèn)，賬單出具，客戶對賬，差異解決，發(fā)票開具，回款跟進(jìn)等環(huán)節(jié)。

在許多物流企業(yè)，銷售人員會處理流程中的多個(gè)與客戶溝通的環(huán)節(jié)，包括客戶的合同簽訂，完成服務(wù)后負(fù)責(zé)提供賬單給客戶、與客戶直接對賬，跟進(jìn)客戶回款等多個(gè)環(huán)節(jié)的工作，容易通過篡改賬單、私下承諾折扣，以及不合規(guī)的支付要求導(dǎo)致企業(yè)的資金風(fēng)險(xiǎn)。完善企業(yè)的內(nèi)部控制管理，優(yōu)化授權(quán)審批制度，也要求對于同一人員對流程中可能有風(fēng)險(xiǎn)的多個(gè)環(huán)節(jié)的處理進(jìn)行分離，將客戶的賬單出具、客戶對賬的環(huán)節(jié)從銷售人員手中分離出來，有助于幫助企業(yè)控制環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)。在客戶的支付環(huán)節(jié)上，要求對公賬戶支付是最有效的。完善的內(nèi)控制度也要求根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的變化、客戶運(yùn)營情況和回款情況的變化更新客戶授信，并根據(jù)新的客戶授信信息調(diào)整授信額度和周期，或提供相關(guān)保證、溝通更新合同條款等。完善企業(yè)內(nèi)部控制也要求有運(yùn)營分析、績效考核等制度來支持內(nèi)控系統(tǒng)的執(zhí)行。

（四）打通內(nèi)部數(shù)據(jù)，提升應(yīng)收管理數(shù)智化

越來越多的企業(yè)通過系統(tǒng)化、線上化、數(shù)字化來實(shí)現(xiàn)企業(yè)的現(xiàn)代化、數(shù)字化管理。優(yōu)化企業(yè)的應(yīng)收管理，加強(qiáng)企業(yè)的授信管理，需要企業(yè)不同業(yè)務(wù)組織間、不同職能間相關(guān)數(shù)據(jù)的打通和關(guān)聯(lián)。同一客戶或同一控制人控制的或關(guān)聯(lián)的企業(yè)客戶，在不同業(yè)務(wù)組織間的業(yè)務(wù)應(yīng)使用統(tǒng)一的客戶信用等級評估標(biāo)準(zhǔn)，并據(jù)此評估客戶信用等級，給客戶授予信用額度和信用周期。同一客戶在不同業(yè)務(wù)組織發(fā)生的不同業(yè)務(wù)，應(yīng)根據(jù)客戶匯總其在不同業(yè)務(wù)組織發(fā)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并據(jù)此應(yīng)用其信用額度和信用周期，對匯總超出其信用額度的情況通過補(bǔ)充協(xié)議、保證、擔(dān)保等方式來降低風(fēng)險(xiǎn)，避免客戶通過設(shè)立不同法人主體，或通過與不同業(yè)務(wù)組織發(fā)生業(yè)務(wù)來規(guī)避企業(yè)的授信限制。

此外，企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的拉通也有利于收集和匯總客戶的業(yè)務(wù)情況和回款情況，根據(jù)客戶的最新信息更新信用額度并執(zhí)行；同時(shí)內(nèi)部梳理的拉通也有利于企業(yè)快速有效地處理客戶的運(yùn)單結(jié)算差異問題，顯性化差異問題的處理時(shí)效和影響等，有利于企業(yè)對業(yè)務(wù)運(yùn)營進(jìn)行分析，減少差異，從而減少因?yàn)椴町惢驙幾h問題導(dǎo)致的回款逾期。

四、結(jié)束語

隨著物流行業(yè)發(fā)展的增速放緩，應(yīng)收賬款的管理作為企業(yè)現(xiàn)金流的生命線將越來越受到企業(yè)的重視。目前物流企業(yè)的應(yīng)收管理的問題主要存在著風(fēng)險(xiǎn)管理意識薄弱，信控措施落地困難，內(nèi)部控制制度有待加強(qiáng)和完善，以及企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)組織和業(yè)務(wù)部門之間的數(shù)據(jù)有待打通等問題。通過不斷優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境，加強(qiáng)不同業(yè)務(wù)組織和業(yè)務(wù)部門的風(fēng)險(xiǎn)管控意識，提升企業(yè)人員識別應(yīng)收管理流程環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)能力和應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)的策略，必將提升企業(yè)在應(yīng)收管理流程上的風(fēng)險(xiǎn)管控能力。隨著不斷的實(shí)施和優(yōu)化，必將提升物流企業(yè)的應(yīng)收管理效率和結(jié)果，為物流企業(yè)的應(yīng)收管理帶來參考和借鑒。