基于信息化技術(shù)的數(shù)字化檔案管理

姚文成，吳圣達，夏夢豪

（中交第二航務(wù)工程局有限公司第六工程分公司，湖北 武漢 430014）

0 引言

隨著時代進步，人們的質(zhì)量理念和生活水平逐漸提高，建筑行業(yè)也被推到市場競爭的潮流中，建筑業(yè)也走上了科學(xué)化、規(guī)范化、數(shù)字化、精細化的管理道路。建筑行業(yè)企業(yè)在當前激烈的市場競爭的潮流中，也面臨了轉(zhuǎn)型升級、提升核心競爭力和科學(xué)發(fā)展的新形勢，檔案管理也得到了高層領(lǐng)導(dǎo)的重視，工程檔案管理的發(fā)掘和使用要站在更高的層階，為企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展，充分發(fā)揮科學(xué)化、規(guī)范化、精細化、數(shù)字化的管理水平，充分挖掘檔案管理的潛在價值。提高企業(yè)工程項目實施精細化、數(shù)字化管理水平以及工程項目的超前檔案管理能力，積極嘗試新型的管理方式。

檔案作為作為一個歷史文獻，記錄了一個工程建設(shè)項目從無到有的真實寫照，體現(xiàn)了工程建設(shè)工期內(nèi)所有的人員變動、材料情況、機械設(shè)備、施工方法、環(huán)境變化、驗收活動等內(nèi)容。而公路工程建設(shè)期間的檔案管理不管是從以前的紙質(zhì)還是到現(xiàn)在的電子化檔案管理，一直是個弱點，不能全面的展示企業(yè)在公路工程建設(shè)期間的風(fēng)采。在時代前進的潮流中，也萌生出很多專業(yè)的檔案管理團隊，但是由于地域的不同、管理模式不同、管理人員對檔案管理的理解不同以及管理人員的能力不同，檔案管理工作也是一直得不到統(tǒng)一，體現(xiàn)不出檔案的真實目的與真正意義。

1 檔案管理難點

1.1 同步收集和整理難

由于工期緊張，經(jīng)手人員多，檔案資料不但數(shù)量大而且還分散不集中，部分需要收集的原始資料，如材料的出廠證明、合格證、施工過程中的影像資料、試驗檢驗報告等很容易發(fā)生丟失和破損的情況。尤其對于那些投資規(guī)模大、建設(shè)周期長、社會影響大的重大工程項目，因為其參建單位多、建設(shè)標準高、功能設(shè)施復(fù)雜、工期緊且施工周期長等，導(dǎo)致工程資料的收集和工程檔案的歸檔難度大，資料同步收集和整理難。

1.2 統(tǒng)一協(xié)調(diào)和監(jiān)督難

由于參建單位多，檔案管理意識淡薄，檔案管理人員流動大，管理水平參差不齊，對工程檔案的全周期系統(tǒng)性管理、檔案歸檔的及時性、資料的完整性等造成很大的困難。在施工檢查過程中，每個檢查者對檔案管理的認知不同、要求不同，導(dǎo)致資料來回重復(fù)修改，造成人力、物力浪費，形成檔案資料的丟失和遺棄，很容易失去檔案管理的主動性，統(tǒng)一協(xié)調(diào)和監(jiān)督難度大。

1.3 資料組卷和歸檔難

公路建設(shè)項目由于線路長、環(huán)境復(fù)雜，參建單位多，更有好多同一個項目有好幾家設(shè)計單位和建設(shè)單位，由于地域的不同、設(shè)計理念不同、管理模式不同、管理人員對檔案管理的理解不同以及管理人員的能力不同等。整個項目建設(shè)沒有一個統(tǒng)一的認識和要求，在檔案整理移交過程中也因為資料來回重復(fù)修改等情況，導(dǎo)致本來完整的資料最終缺失漏項，資料組卷和歸檔難度大。

2 檔案管理要點

2.1 提前籌劃 統(tǒng)一思想

工程檔案管理是建設(shè)項目的一項基礎(chǔ)性的工作，由于一些原因，一直被“安全、質(zhì)量和進度”所遺忘，不能全面的體現(xiàn)檔案管理應(yīng)有的作用。想要系統(tǒng)的做好檔案管理，必先統(tǒng)一，在項目籌劃期間將資料檔案管理納入項目策劃，在項目沒有正式開工前就要確定好最終需要移交檔案的檔案館，根據(jù)檔案館接收檔案資料要求以及現(xiàn)行國家、行業(yè)、地方標準的要求，制定好與建設(shè)項目相應(yīng)的資料檔案驗收標準文件、檔案管理的相關(guān)表格及填寫說明，制訂檔案資料管理的具體實施方案，如隱蔽工程、施工日志的填寫樣表等，做到統(tǒng)一管理，統(tǒng)一標準。主動組織工程檔案管理人員和編制人員參加資料收集和歸檔的技術(shù)培訓(xùn)；加強作業(yè)過程中的檢查指導(dǎo)和考核力度；組織觀摩學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)交流，統(tǒng)一提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2.2 應(yīng)用臺賬 善于統(tǒng)計

臺賬管理是檔案管理的根本，要善于使用臺賬管理檔案，一本記錄全面的臺賬，使之檔案查閱方便、統(tǒng)計簡單，可以說是有了清晰的臺賬對于檔案管理和檔案查閱是“一目了然”。充分發(fā)揮檔案管理的主動性，根據(jù)現(xiàn)場施工進度，加強施工臺賬及檢測驗收臺賬的登錄管理，實時跟進，形成有進度度就要有臺賬、有變化就要有臺賬的的思想，應(yīng)用多手段和多方式、多通道進行檔案管理。

2.3 改進方法 敢于創(chuàng)新

隨著時代的腳步，檔案也從手寫記錄到紙質(zhì)打印再到電子化轉(zhuǎn)變，隨著信息時代的沖擊，現(xiàn)代檔案管理也要從紙量到質(zhì)量的轉(zhuǎn)變，對檔案管理的信息需求也要從量到質(zhì)的跳躍。近年來，國家一直提倡工程設(shè)計單位和工程建設(shè)項目進行管理信息化、數(shù)字化，也有好多單位也在使用信息化管理技術(shù)，如車輛人員 GPS 定位電子圍欄、建筑信息模型 BIM 技術(shù)、視頻監(jiān)控技術(shù)等，也對工程檔案的管理工作下了新的戰(zhàn)書。進一步提升檔案管理水平和檔案管理系統(tǒng)，不斷改進、不斷創(chuàng)新，是檔案管理工作的新出路。

3 檔案信息化管理

隨著信息化時代的沖刷洗理，越來越多的工程設(shè)計單位和工程建設(shè)項目逐步采用車輛人員 GPS 定位電子圍欄、建筑信息模型 BIM 技術(shù)、視頻監(jiān)控技術(shù)等信息化管理技術(shù)，建設(shè)項目也大量的使用了如物料智能管控設(shè)備、箱梁智能張拉設(shè)備、試驗檢測數(shù)據(jù)智能采集系統(tǒng)、人臉自動識別設(shè)備等先進的智能機械設(shè)備，也逐步加入到信息化管理的隊伍，也參與了大數(shù)據(jù)處理、數(shù)字化建模、模型撞擊試驗等高效率、高標準、高水準的管理，也充分體現(xiàn)了企業(yè)科學(xué)化、規(guī)范化、精細化、數(shù)字化的管理水平和理念。

近些年，檔案管理被重新重視，檔案管理也由以往的“冷宮寒服”到現(xiàn)在“披紅掛帥”，這是一次從思想認識上的質(zhì)的飛躍。檔案管理者也在利用這次機會，大力地推廣檔案信息化管理技術(shù)，雖然檔案管理也和施工技術(shù)管理一樣加入信息化技術(shù)管理行列，但是建設(shè)工程檔案的信息化管理還不成熟，沒有一個成套的而且適用性強的設(shè)備和技術(shù)，使之檔案管理在信息化潮流中有些迷茫。在信息化時代檔案管理也應(yīng)分成小塊或者小組管理，將檔案管理看成好多個小塊，形成檔案管理流程化、檔案管理集成化、檔案管理模塊化、檔案管理數(shù)字化、檔案管理統(tǒng)一化。

3.1 檔案管理流程化

形成一套統(tǒng)一的系統(tǒng)的檔案管理流程，是檔案管理的基礎(chǔ)，制定一套適應(yīng)工程項目建設(shè)的相關(guān)檔案歸檔制度和適用性強的程序性文件，是工程項目建設(shè)檔案管理的根本。將檔案管理根據(jù)人員、內(nèi)容、時間等的需要分成不同類型的若干個小組或小塊，比如影像資料可以按類型分為施工進度影像資料、隱蔽工程影像資料、質(zhì)量檢驗影像資料等，而隱蔽工程影像資料又可以分為鋼筋隱蔽工程影像資料、路基隱蔽工程影像資料等等，將這些若干個小塊又用時間節(jié)點或工程進度等串到一起，就形成了一個檔案管理流程。而且對每一個小塊環(huán)節(jié)進行專人審核歸檔，確保歸檔檔案符合要求。

3.2 檔案管理集成化

檔案集成化管理是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將所有掃描后的紙質(zhì)檔案和電子檔案歸集在一起的一個平臺，應(yīng)用管理編號等手段實現(xiàn)聯(lián)動效果?？晒n案管理人員和檔案查閱人員進行及時準確有效的進行檔案的查閱和管理。對集成化的檔案設(shè)置電子圍擋和權(quán)限，只有有權(quán)限的管理人員可以修改收集檔案，其他人員只有查閱權(quán)限。

3.3 檔案管理模塊化

將檔案管理模塊化，是將整個檔案管理根據(jù)不同的類型和要求等分成由若干個模塊組成，而這些模塊又可以分成若干個小模塊，由專人單獨的將某一個模塊整理完善，然后由專人完成審核，最終歸集。

臺賬管理模塊，臺賬管理是檔案管理的根本，要善于使用臺賬管理檔案，在信息化時代，將臺賬統(tǒng)計分成專一模塊，滲透到各個模塊中，進行數(shù)據(jù)等信息的統(tǒng)計，有一個專業(yè)臺賬統(tǒng)計的模塊，可以實現(xiàn)各類想統(tǒng)計和查閱的檔案，也可以對不同數(shù)據(jù)集中進行分類展示，及圖形展示。

試驗管理模塊和數(shù)據(jù)采集模塊配套，將試驗檢測管理作為一個大的模塊，針對壓力機、萬能機、折壓一體機等試驗數(shù)據(jù)采集模塊，實時采集試驗設(shè)備工作數(shù)據(jù)并進行分析，和資料檔案編制管理模塊對接，自動生成資料。節(jié)約勞力，節(jié)省時間；現(xiàn)場檢測模塊和數(shù)據(jù)采集模塊配套，在現(xiàn)場使用手機等終端采集設(shè)備對現(xiàn)場檢測的數(shù)據(jù)進行編制采集，對接到工序資料模塊，形成原始資料，技術(shù)人員在現(xiàn)場就可以完成隱蔽工程檔案、檢測資料等的編制歸集。

3.4 檔案管理數(shù)字化

作為公路工程項目建設(shè)過程中的檔案信息化管理，將紙制檔案掃描后變成數(shù)字化電子檔案，可加入檔案集成化管理，相對檔案的使用更安全，防止部分檔案的篡改和替換等情況。

可以利用先進的網(wǎng)絡(luò)等供檔案查閱和管理，采用瀏覽器或服務(wù)器等模式的架構(gòu)，在單位或項目建設(shè)組織內(nèi)部實現(xiàn)本地查檔、遠程查檔及檔案管理等功能。

3.5 檔案管理統(tǒng)一化

檔案管理整體形成樹狀結(jié)構(gòu)，統(tǒng)一管理，實現(xiàn)高效性的檔案管理。借助現(xiàn)代信息管理技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一化，利用臺帳管理模塊和檔案目錄實現(xiàn)檔案管理信息化的統(tǒng)一化。檔案管理可以有序進行，信息技術(shù)能夠更加便捷高效的進行檔案歸檔和查閱，檔案的重新編輯、整理也會降低重復(fù)性勞作，減少工作人員，節(jié)約成本。

統(tǒng)一管理，便于檔案信息共享。公路工程項目建設(shè)過程中的檔案管理的最終目的施工過程中使用查閱和竣工檔案移交，檔案管理的統(tǒng)一化，能讓檔案管理的各種環(huán)節(jié)都能夠統(tǒng)一進行。在施工過程中，能夠簡便快捷的實現(xiàn)檔案信息的共享。領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員能夠及時的發(fā)現(xiàn)問題和及時的整改問題，也可以利用檔案管理來管控現(xiàn)場作業(yè)施工，對現(xiàn)場問題能夠及時的分析和處理，增加了施工現(xiàn)場管控的及時性和準確性，能夠更好體現(xiàn)公路工程項目建設(shè)過程中的檔案管理的價值。

4 結(jié)語

總而言之，公路工程項目建設(shè)過程中的檔案信息化管理是現(xiàn)代化先進的信息科學(xué)技術(shù)手段，也是現(xiàn)代信息化技術(shù)管理方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式的統(tǒng)一結(jié)合，也是在新的歷史環(huán)境下，公路工程檔案工作發(fā)展的主要方向和趨勢。在信息化時代的今天，做好公路工程項目建設(shè)過程中的檔案信息化管理，不但能夠降低資源浪費，還能提高檔案資源的利用與開發(fā)的能力效率，還能減少檔案管理工作及資料編輯人員的勞動力，降低檔案簽訂、移交、歸檔等各個渠道的支出費用，節(jié)約成本，為公路工程項目建設(shè)過程中檔案管理的持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。Q