《檔案法》框架下高校學(xué)生學(xué)籍檔案信息化路徑探析

石 群

（貴州財(cái)經(jīng)大學(xué)）

高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案是學(xué)生大學(xué)四年學(xué)習(xí)生活的原始記錄，是學(xué)生大學(xué)生活的反映和以后就業(yè)升學(xué)的重要依據(jù)。所以高校學(xué)生的檔案管理工作作為高等學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對(duì)學(xué)生的升學(xué)就業(yè)都起到不可替代的作用。新《檔案法》的實(shí)行，為高校學(xué)生的檔案管理工作提供了依據(jù)，并指明了方向。新《檔案法》增設(shè)了第五章“檔案信息化建設(shè)”和第六章“監(jiān)督檢查”兩章內(nèi)容和其他條款，讓高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)有了強(qiáng)有力的法律保障。但高校學(xué)生檔案工作依然存在很多問(wèn)題，日常的檔案管理工作中存在法律法規(guī)落實(shí)不到位，依法管檔意識(shí)薄弱等問(wèn)題比較常見(jiàn)。所以，高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)被提到高校發(fā)展建設(shè)的日程上來(lái)。

一、國(guó)家法規(guī)政策

新《檔案法》的修訂與頒布具有重大意義，反映了國(guó)家對(duì)檔案工作的重視和新要求，無(wú)論哪個(gè)領(lǐng)域的檔案必須做到依法治檔。新《檔案法》中，堅(jiān)持中國(guó)共產(chǎn)黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，使得檔案工作有了正確的政治導(dǎo)向，檔案工作必須在中國(guó)共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)下有序進(jìn)行。檔案信息化建設(shè)被寫(xiě)進(jìn)新《檔案法》，具體內(nèi)容有七條。首先，新《檔案法》對(duì)各地政府和企事業(yè)單位提出了要求，檔案信息化被納入各個(gè)單位信息化發(fā)展規(guī)劃，高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)也被提上日程。新《檔案法》出臺(tái)后，高校的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，把檔案管理的傳統(tǒng)工作方式和現(xiàn)代化的信息技術(shù)相結(jié)合。其次，電子檔案本身也被新《檔案法》納入管轄范圍。電子檔案被要求來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合理。國(guó)家鼓勵(lì)傳統(tǒng)檔案數(shù)字化。另外，各個(gè)單位在移交電子檔案的時(shí)候，法律規(guī)定應(yīng)當(dāng)通過(guò)符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)或者存儲(chǔ)介質(zhì)向檔案館移交。檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)和推動(dòng)檔案數(shù)字資源的共享利用也被納入到新《檔案法》。檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)完畢以后，將推動(dòng)檔案的全面和便捷的利用和查詢。

《檔案法》讓高校學(xué)生學(xué)籍檔案信息化工作的推進(jìn)和實(shí)施有了法律依據(jù)和保障，為高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)指明了方向。除了《檔案法》之外，也有一些信息化建設(shè)的規(guī)范可以借鑒，例如：《檔案信息系統(tǒng)維護(hù)規(guī)范》，《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，另外，還有一些管理辦法：《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》。這些規(guī)范和管理辦法是檔案法中關(guān)于檔案信息化建設(shè)的有效補(bǔ)充。

二、高校學(xué)生檔案信息化的作用

（一）為檔案的永久保存打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)

從檔案產(chǎn)生以來(lái)，紙質(zhì)檔案一直是檔案的載體。紙質(zhì)檔案對(duì)環(huán)境的要求很高。紙質(zhì)檔案在保管的過(guò)程中，容易出現(xiàn)受潮發(fā)霉、老鼠啃咬、蟲(chóng)蟻啃食，或者庫(kù)房發(fā)生火災(zāi)、水淹等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案極其容易被毀損。因?yàn)檫@些風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案不能永久保存。但一個(gè)學(xué)生的學(xué)籍檔案要伴隨他的一生。所以只有檔案信息化才能使檔案永久保存。檔案信息化是用先進(jìn)的電腦技術(shù)，使檔案以數(shù)字信息的形式保存下來(lái)。所以檔案信息化是檔案永久保存的必經(jīng)之路。

（二）檔案信息化是評(píng)價(jià)一個(gè)學(xué)校發(fā)展程度的重要指標(biāo)

學(xué)校的高水平發(fā)展必須是全面發(fā)展。衡量一個(gè)學(xué)校的發(fā)展水平需要很多指標(biāo)來(lái)進(jìn)行評(píng)價(jià)。其中檔案信息化建設(shè)的發(fā)展水平也必將成為一個(gè)學(xué)校發(fā)展進(jìn)步的重要方面。當(dāng)前，國(guó)家提倡發(fā)展大數(shù)據(jù)，在發(fā)展大數(shù)據(jù)的背景下，任何一項(xiàng)工作都不能離開(kāi)大數(shù)據(jù)的指引而停滯不前。所以檔案信息化建設(shè)也必將為大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展添磚加瓦。因此，高校要全面的發(fā)展，必將要求高校的檔案工作也必須跟上時(shí)代的步伐，將原始的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，也是一個(gè)學(xué)校高質(zhì)量全面發(fā)展的必然要求。所以，一所高質(zhì)量的高校必然要在各個(gè)方面的發(fā)展注重信息化建設(shè)。

三、新《檔案法》背景下高校學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

高校學(xué)生學(xué)籍檔案信息化是落實(shí)國(guó)家政策的必然結(jié)果。高校學(xué)生學(xué)籍檔案包含學(xué)生的高中檔案和大學(xué)檔案，包括學(xué)生的高中學(xué)籍表和大學(xué)學(xué)籍表，畢業(yè)的相關(guān)材料以及就讀期間的獲獎(jiǎng)證明，是學(xué)生畢業(yè)后報(bào)考研究生、公務(wù)員和找工作的重要依據(jù)。這些檔案信息被學(xué)生頻繁使用，必然會(huì)造成紙質(zhì)檔案的磨損。有些紙質(zhì)檔案材料一旦損毀滅失就難以重新獲取，所以有些紙質(zhì)檔案面臨著永久滅失的風(fēng)險(xiǎn)。若能對(duì)高校學(xué)生檔案進(jìn)行信息化，能夠有效減少紙質(zhì)檔案的磨損，提高檔案工作的效率，并能很好地方便畢業(yè)生和用人單位的查詢，不需要畢業(yè)生在百忙之中回到母校查詢檔案，復(fù)印紙質(zhì)檔案原件，造成人力物力上的浪費(fèi)，只要在網(wǎng)上查詢即可。這種高效省力的檔案利用方式是檔案信息化的必然結(jié)果，是高校學(xué)生檔案工作的大勢(shì)所趨。

高校學(xué)生學(xué)籍檔案目前還以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主要信息載體。在高校學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，調(diào)查了高校學(xué)生檔案的相關(guān)工作狀況，我們發(fā)現(xiàn)仍然存在很多亟待解決的問(wèn)題。高校檔案信息化的建設(shè)，只有克服了以下存在的問(wèn)題，才能更好地實(shí)施高校信息化建設(shè)工程。

（一）高校領(lǐng)導(dǎo)層面沒(méi)有充分重視學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)

在日常的工作中，高校檔案工作人員管理理念落后，他們安于現(xiàn)狀，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，工作方式還停留在原始的紙質(zhì)檔案的日常收集、整理和提供利用，他們沒(méi)有學(xué)習(xí)前沿的理論，沒(méi)有積極的創(chuàng)新工作方式方法。許多檔案工作的方式和方法延續(xù)了幾十年沒(méi)有變化。他們沒(méi)有根據(jù)檔案工作需要的新趨勢(shì)來(lái)創(chuàng)新檔案工作，使得檔案工作的發(fā)展跟上時(shí)代進(jìn)步的步伐。高校學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)應(yīng)是高校建設(shè)事業(yè)中不可或缺的一項(xiàng)工作，但大部分高校對(duì)學(xué)生檔案信息化工作的重視程度依然不夠。許多高校對(duì)學(xué)生檔案信息化建設(shè)沒(méi)有全面充分的認(rèn)識(shí)，將檔案工作停留在輔助性工作的層面，還認(rèn)為檔案的工作只是傳統(tǒng)的檔案的收集和保存。或者僅僅認(rèn)為檔案信息化就是簡(jiǎn)單地將紙質(zhì)檔案掃描存儲(chǔ)，沒(méi)有更深層次的對(duì)數(shù)字檔案的信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，更不要說(shuō)建設(shè)檔案信息化平臺(tái)。大部分高校對(duì)檔案信息化建設(shè)和信息技術(shù)應(yīng)用的研究停滯不前，沒(méi)有建立自己的檔案網(wǎng)站?？傊?，許多高校沒(méi)有認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)學(xué)校發(fā)展前景有重要的意義和價(jià)值。使得高校檔案信息化建設(shè)沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展。

（二）高校學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)缺乏財(cái)力支持

完善的配套設(shè)施是高校學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。包括機(jī)器設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、庫(kù)房設(shè)施等軟件和硬件條件。在信息化建設(shè)的前期，基礎(chǔ)設(shè)施的建立需要大筆資金的注入。建設(shè)的中期和后期仍然需要充足的資金被投入，以便進(jìn)行軟件的開(kāi)發(fā)和硬件設(shè)施的維護(hù)。許多高校因?yàn)橘Y金有限，又格外重視教學(xué)和科研的投入，所以能夠投入到學(xué)生檔案信息化建設(shè)的資金就少之又少。由于資金的投入不足，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)前期無(wú)法開(kāi)展，中期資金投入不足導(dǎo)致項(xiàng)目難以繼續(xù)和發(fā)展。基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)設(shè)備得不到完善，許多高校檔案管理設(shè)備簡(jiǎn)單。資金的投入不足導(dǎo)致檔案數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)安全也得不到有效的保護(hù)，數(shù)字檔案的整體安全受到威脅。由于資金的缺乏，很多高校檔案管理系統(tǒng)軟件不統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案信息資源不能共享和被充分利用?？傊Y金沒(méi)有被充足的投入，是制約高校學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的重要因素之一。

（三）學(xué)生檔案工作人員檔案信息化知識(shí)匱乏

學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，檔案工作人員是建設(shè)過(guò)程的主體。建設(shè)主體的綜合業(yè)務(wù)能力直接影響著檔案信息化建設(shè)是否能順利開(kāi)展和執(zhí)行。由于受傳統(tǒng)思想的影響，檔案工作往往被高校管理層所忽視，檔案工作也被認(rèn)為是閑職工作，所以高校許多從事檔案工作的人員來(lái)自不同的專業(yè)，學(xué)歷結(jié)構(gòu)也參差不齊。他們?cè)趯?shí)際的工作中，對(duì)檔案管理工作并不熟悉，或者還沒(méi)有熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)。他們?cè)趯?shí)際的工作中還處于學(xué)習(xí)階段，不能很好地使用檔案信息化新技術(shù)、新設(shè)備來(lái)管理和整理檔案。他們由于技術(shù)的欠缺，不能及時(shí)維護(hù)和更新檔案信息化平臺(tái)，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)不能快速有效地運(yùn)行。即使建立起來(lái)檔案信息化平臺(tái)，由于技術(shù)的欠缺，檔案的利用服務(wù)仍不能充分反映現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案中的應(yīng)用。檔案的利用仍然停留在傳統(tǒng)的電話咨詢、郵箱回復(fù)和線下到場(chǎng)咨詢的服務(wù)方式。

（四）學(xué)校沒(méi)有制定學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的制度體系

高校學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜而長(zhǎng)期的工程，實(shí)際建設(shè)中和建設(shè)之初沒(méi)有明確的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和有效的制度體系。由于受到資金、思想和發(fā)展水平的影響，許多高校在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中沒(méi)有自己的制度和標(biāo)準(zhǔn)，而是借鑒已有高校檔案信息化的做法和經(jīng)驗(yàn)，單純地在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形式上融入現(xiàn)代化信息技術(shù)，比如將紙質(zhì)檔案掃描保存。這使得檔案信息化建設(shè)沒(méi)有得到深層次的發(fā)展，只停留在表面的方式改變。各高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)自成體系和標(biāo)準(zhǔn)，這會(huì)使以后檔案資源的共享和使用出現(xiàn)各種障礙。所建成的檔案管理系統(tǒng)和平臺(tái)不能相互兼容，檔案信息化水平難以提高。

四、實(shí)施高校學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的舉措

新《檔案法》背景下，高校領(lǐng)導(dǎo)層面應(yīng)當(dāng)將高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)工作放在重要的位置上，及時(shí)發(fā)現(xiàn)學(xué)生檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，結(jié)合自身的發(fā)展和背景，拿出切實(shí)可行的實(shí)施方案，逐一加以解決。

（一）充分認(rèn)識(shí)學(xué)生學(xué)籍檔案信息化的必要性

高校學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)工作是高校自身長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展、整體規(guī)劃的一個(gè)重要部分。學(xué)生學(xué)籍檔案信息化應(yīng)當(dāng)被貫穿于學(xué)校建設(shè)發(fā)展的全過(guò)程。高校領(lǐng)導(dǎo)層面應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)工作必要性的認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)學(xué)生檔案信息化建設(shè)在推動(dòng)學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展道路上的重要意義。高校學(xué)生檔案記錄著學(xué)生的求學(xué)經(jīng)歷，每一位學(xué)生的成績(jī)、學(xué)籍、學(xué)歷都是他們成長(zhǎng)的見(jiàn)證。隨著時(shí)間的發(fā)展，部分時(shí)間久遠(yuǎn)的檔案會(huì)褪色磨損，所以將這些傳統(tǒng)的檔案信息化、電子化才能使這些有價(jià)值的檔案被長(zhǎng)久地保存。學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員應(yīng)當(dāng)積極開(kāi)展和參與檔案信息化管理工作的宣傳和學(xué)習(xí)。學(xué)校的官網(wǎng)、公眾號(hào)等平臺(tái)應(yīng)當(dāng)被充分利用，來(lái)宣傳學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)工作的重要性，使全體師生對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性有充分的認(rèn)識(shí)。充分利用各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，為師生和社會(huì)各界提供檔案服務(wù)，使他們成為檔案信息化建設(shè)的受益者。另外，還要積極主動(dòng)去其他高校進(jìn)行交流和學(xué)習(xí)，借鑒其他高校在學(xué)生檔案信息化建設(shè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，和他們一起共同發(fā)展。

（二）加大學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的資源投入力度

高校的發(fā)展經(jīng)費(fèi)非常有限。一些高校格外重視教學(xué)和科研，所以大量的資金被用于教學(xué)和科研的發(fā)展。能夠被運(yùn)用到檔案管理工作上的經(jīng)費(fèi)便少之又少。學(xué)生學(xué)籍檔案信息化前期建設(shè)、中期的改造升級(jí)、后期的維護(hù)都需要充足的資金投入做保障。所以，加大投入是學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的重要發(fā)展動(dòng)力。學(xué)?？梢越W(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)資金項(xiàng)目，確保此項(xiàng)工作有專門(mén)的資金保障。高校管理層應(yīng)全面合理地調(diào)配本校教育資金的份額，保證學(xué)生檔案信息化建設(shè)有專門(mén)的配額可以使用。另外，高?？梢苑e極尋求政府和社會(huì)各界力量的支持和幫助，通過(guò)他們?yōu)閷W(xué)校學(xué)生檔案信息化建設(shè)引入更多的資金和先進(jìn)的技術(shù)。除了資金的投入，高校還應(yīng)當(dāng)為學(xué)生檔案信息化建設(shè)投入先進(jìn)的硬件設(shè)備和高層次的軟件技術(shù)的支持。硬件上對(duì)原有的機(jī)器設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化，如標(biāo)注化庫(kù)房、計(jì)算機(jī)、打印交、掃描儀和容量足夠大的服務(wù)器等。軟件上進(jìn)一步與學(xué)校的教學(xué)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，推動(dòng)數(shù)字學(xué)籍檔案的開(kāi)發(fā)和利用，推動(dòng)線上學(xué)籍檔案使用平臺(tái)的建設(shè)，提供技術(shù)支持，保障學(xué)生學(xué)籍檔案信息化平臺(tái)的安全使用。

（三）檔案工作人員應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化知識(shí)的學(xué)習(xí)

高校學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)中，檔案工作人員和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員是實(shí)施的主體。所以高校必須加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案工作人員的工作能力和素養(yǎng)。首先，在新進(jìn)人員的選拔中，要重點(diǎn)錄用檔案專業(yè)人才和計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，讓他們?cè)趯W(xué)生學(xué)籍檔案信息化的建設(shè)中，擔(dān)負(fù)起檔案系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)、應(yīng)用。其次，要加強(qiáng)現(xiàn)有檔案工作人員的培訓(xùn)工作。鼓勵(lì)檔案工作人員多參加各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)和講座，了解檔案信息化的發(fā)展和前沿技術(shù)，如檔案信息化建設(shè)相關(guān)的數(shù)字化知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等。最后，學(xué)校層面應(yīng)該根據(jù)檔案信息化建設(shè)的需求，統(tǒng)一調(diào)配檔案和網(wǎng)絡(luò)相關(guān)技術(shù)人員。在實(shí)際的工作中，給予檔案工作人員充分的職業(yè)生涯發(fā)展空間，在收入上和職稱晉級(jí)上給予他們充分的政策支持，使檔案工作人員的積極性被充分調(diào)動(dòng)起來(lái)，在工作中展現(xiàn)出積極的態(tài)度和良好的創(chuàng)新能力。

（四）學(xué)校應(yīng)完善學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的相關(guān)制度

完善的學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的制度體系應(yīng)當(dāng)被學(xué)校建立起來(lái)，有了完善的制度體系，檔案信息化的實(shí)施者在學(xué)生檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中才能有法可依，有章可循。學(xué)校根據(jù)自身的實(shí)際情況，制定出本校的學(xué)生學(xué)籍檔案信息化的政策和標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息化的實(shí)施者按照這些制度和標(biāo)準(zhǔn)去實(shí)施建設(shè)行為。學(xué)校在制定這些制度和標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程中，可以參照《檔案法》和已有先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的學(xué)校的相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)校制定相關(guān)的制度和標(biāo)注，使得檔案信息化建設(shè)過(guò)程更加規(guī)范，建設(shè)目標(biāo)更符合本校的發(fā)展需求。相關(guān)的制度可以包含學(xué)生檔案建立過(guò)程的信息化，已有檔案的信息化，檔案查詢的信息化。另外，還可以包含以下制度：比如檔案信息化人才的吸收制度，檔案信息化建設(shè)相關(guān)設(shè)備采購(gòu)、維護(hù)制度，檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和維護(hù)制度。如果要建立數(shù)字檔案館，數(shù)字檔案館的建立制度，運(yùn)行制度，這些都要學(xué)校層面出臺(tái)相應(yīng)的政策，才能使檔案信息化建設(shè)更好地運(yùn)行。