探究中小企業(yè)行政管理人員績(jī)效管理

杜琳

（青海民族大學(xué)政治與公共管理學(xué)院，西寧 810000）

1 行政管理人員績(jī)效管理概述

企業(yè)的績(jī)效管理工作包含績(jī)效考核和管理兩部分，對(duì)行政管理人員開(kāi)展績(jī)效管理工作，不僅能夠提升相關(guān)人員的工作執(zhí)行能力，還能激發(fā)其工作熱情和積極性，從而改善中小企業(yè)的管理活動(dòng)和效率。企業(yè)的行政管理工作涉及企業(yè)業(yè)務(wù)開(kāi)展的全過(guò)程，行政管理工作主要統(tǒng)籌管理經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)的所有工作流程，不僅對(duì)人力資源、辦公事務(wù)、財(cái)務(wù)事務(wù)等進(jìn)行管理，還包括對(duì)文書材料搜集、制作和管理等日常事務(wù)，行政管理工作任務(wù)具有瑣碎性、復(fù)雜性，工作內(nèi)容較多、較為繁雜，主要以日常事務(wù)為主。對(duì)企業(yè)的行政管理與生產(chǎn)管理、營(yíng)銷管理不同，它對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益沒(méi)有直接的影響，管理的效果不會(huì)在短期內(nèi)顯現(xiàn)出來(lái)，因此企業(yè)容易將工作的中心集中到生產(chǎn)和營(yíng)銷方面，將時(shí)間和精力投入到能夠直接影響經(jīng)濟(jì)利益的部門，對(duì)行政管理部門的重視不夠，忽視對(duì)行政管理人員的工作質(zhì)量和績(jī)效的考察，導(dǎo)致行政管理人員的績(jī)效管理方式具有單一化、表面化的特點(diǎn)，且由于行政管理工作的特殊性，難以運(yùn)用定量的考核指標(biāo)來(lái)考察、檢測(cè)相關(guān)人員的工作績(jī)效和效果，導(dǎo)致行政管理人員的績(jī)效管理落后，阻礙了企業(yè)對(duì)行政管理工作的深入實(shí)施，打擊了行政管理人員的工作積極性，妨礙其職能價(jià)值的實(shí)現(xiàn)[1]。

2 中小企業(yè)行政管理人員的工作特點(diǎn)

2.1 績(jī)效考評(píng)工作難度較大

中小企業(yè)一些行政管理團(tuán)隊(duì)屬于臨時(shí)組建的團(tuán)隊(duì)，具有短暫性和階段性，且中小企業(yè)為了能夠降低人力投入成本，就會(huì)要求行政管理人員一身兼任多職，要求其不僅要做好自己的本職工作，還要做一些非本職工作內(nèi)容，導(dǎo)致行政管理人員工作強(qiáng)度較大，工作量較多，對(duì)其績(jī)效考核工作難度增加。

2.2 難以進(jìn)行定量評(píng)價(jià)

行政管理人員主要是管理一些日?，嵥榈氖聞?wù)，且工作范圍較廣，不僅包括材料信息的搜集、管理，還包括文書制作、辦公用品的購(gòu)買和管理等，工作任務(wù)較多、較為瑣碎，會(huì)涉及多個(gè)環(huán)節(jié)和流程，因此難以從定量評(píng)價(jià)的角度進(jìn)行考核。

2.3 工作具有復(fù)雜性

中小企業(yè)行政管理人員的工作內(nèi)容較為煩瑣，不僅要對(duì)日常事務(wù)進(jìn)行管理，還要對(duì)突發(fā)事務(wù)進(jìn)行管理，如員工發(fā)生工傷或急病、發(fā)生火警事故等，要建立應(yīng)急機(jī)制組，制定應(yīng)急情況處置程序，有效解決和處理緊急情況，因此工作具有突發(fā)性和復(fù)雜性，不容易對(duì)其工作績(jī)效進(jìn)行考察和管理[2]。

3 中小企業(yè)對(duì)行政管理人員實(shí)施績(jī)效管理的作用

3.1 激發(fā)行政管理人員的工作積極性

中小企業(yè)對(duì)行政管理人員實(shí)施績(jī)效管理，能夠?qū)ο嚓P(guān)人員的工作質(zhì)量、工作績(jī)效、工作成果進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)，通過(guò)工作績(jī)效進(jìn)行工資的分配，將績(jī)效管理與工資、職位掛鉤，讓績(jī)效與行政管理人員的利益保持一致，能夠提升績(jī)效考核結(jié)果的公正性，實(shí)現(xiàn)以實(shí)際的工作能力和質(zhì)量為依據(jù)，從而激發(fā)相關(guān)人員的工作積極性和潛力，使員工能夠更好地投入到工作過(guò)程中，為員工提供自我價(jià)值實(shí)現(xiàn)的機(jī)會(huì)，從而提高相關(guān)人員的工作熱情，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的整體作戰(zhàn)能力，從而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

3.2 提高工作效率和質(zhì)量

對(duì)行政管理人員進(jìn)行績(jī)效管理，就是為行政管理人員制定明確的考核項(xiàng)目和定性定量指標(biāo)，將績(jī)效考核與員工的利益捆綁，將工作成果與薪資、職位直接掛鉤，將責(zé)任和利益進(jìn)行精細(xì)化，使員工能夠主動(dòng)改進(jìn)工作方法以提升業(yè)績(jī)。中小企業(yè)預(yù)先制定行政管理人員績(jī)效管理目標(biāo)，根據(jù)不同的崗位和能力，制定不同的績(jī)效管理目標(biāo)，并將目標(biāo)進(jìn)行分解和精細(xì)化，為后續(xù)的考核提供基礎(chǔ)，還要制定績(jī)效考核和管理的過(guò)程規(guī)范，明確規(guī)范的內(nèi)容、項(xiàng)目、程度以及考核的內(nèi)容，使員工明確自身責(zé)任應(yīng)該落實(shí)到什么程度。將績(jī)效考核和管理與利益相聯(lián)系，并督促相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)績(jī)改進(jìn)，形成持續(xù)的改進(jìn)機(jī)制，從而使員工能夠以正確和積極的態(tài)度執(zhí)行工作，防止產(chǎn)生工作沖突，提高工作效率和質(zhì)量，提高中小企業(yè)行政管理的實(shí)效性[3]。

4 中小企業(yè)對(duì)行政管理人員實(shí)施績(jī)效管理的策略

4.1 轉(zhuǎn)變思想觀念，提升重視程度

中小企業(yè)要轉(zhuǎn)變思想觀念，高度重視行政管理隊(duì)伍建設(shè)，重視對(duì)行政管理人員的招聘、選拔和任用，根據(jù)行政管理人員的實(shí)際工作情況和工作能力，建立科學(xué)的績(jī)效管理體系，制定績(jī)效計(jì)劃，確定關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，明確部門人員的業(yè)績(jī)衡量指標(biāo)，從而做好績(jī)效管理，確保績(jī)效考核的公平公正性與績(jī)效反饋的及時(shí)性。建立員工關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)管理卡、員工業(yè)績(jī)檔案技術(shù)卡、員工績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃等，建立完善的行政管理人員績(jī)效管理機(jī)制。

除此之外，中小企業(yè)還要研究績(jī)效管理理論，包括績(jī)效考核的重要性、績(jī)效考核的內(nèi)容、考核標(biāo)準(zhǔn)，以及行政管理人員績(jī)效管理的主要原則、常見(jiàn)問(wèn)題和根本目的。要?jiǎng)?chuàng)新績(jī)效管理方式，做好績(jī)效考核執(zhí)行工作，預(yù)先制定最近一年的工作目標(biāo)，如營(yíng)業(yè)額、利潤(rùn)額、客戶數(shù)量等，并將工作目標(biāo)精細(xì)分解到行政管理部門工作人員上，將目標(biāo)量化、明確化，設(shè)計(jì)考核表格，如個(gè)人績(jī)效考核表、績(jī)效反饋、面談?dòng)涗洷淼?。還要安排相關(guān)考核人員進(jìn)行績(jī)效考核能力培訓(xùn)，考核人員要定期進(jìn)行績(jī)效期間檢查，調(diào)整績(jī)效指標(biāo)，發(fā)現(xiàn)績(jī)效考核問(wèn)題，根據(jù)績(jī)效考核的結(jié)果，對(duì)員工進(jìn)行獎(jiǎng)懲，從而保證績(jī)效管理工作的推進(jìn)有序化、高效化[4]。

4.2 績(jī)效管理考核指標(biāo)優(yōu)化

中小企業(yè)要根據(jù)戰(zhàn)略目標(biāo)以及行政部門管理人員的具體工作情況、工作業(yè)績(jī)等，優(yōu)化績(jī)效管理考核指標(biāo)，科學(xué)設(shè)計(jì)績(jī)效管理考核指標(biāo)的權(quán)重比例，科學(xué)分配每一個(gè)績(jī)效指標(biāo)在總分中所占的比重，對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)的重要程度進(jìn)行權(quán)衡和評(píng)價(jià)，要根據(jù)平衡分布的原則進(jìn)行指標(biāo)權(quán)重的設(shè)計(jì)。行政管理工作人員的績(jī)效指標(biāo)可以是5～10 個(gè)，每個(gè)指標(biāo)的權(quán)重設(shè)定在5%～30%，防止指標(biāo)權(quán)重過(guò)高或過(guò)低，防止某一個(gè)指標(biāo)被相關(guān)人員忽略，可以將指標(biāo)權(quán)重設(shè)計(jì)為5%的整數(shù)倍。還要以導(dǎo)向原則進(jìn)行指標(biāo)權(quán)重的設(shè)計(jì)，在設(shè)計(jì)過(guò)程中要根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略的發(fā)展方向和發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行設(shè)計(jì)，增加與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)相契合的指標(biāo)的權(quán)重，還要根據(jù)崗位差異性原則進(jìn)行指標(biāo)權(quán)重的設(shè)計(jì)，若行政管理人員崗位較高，要增加其財(cái)務(wù)性經(jīng)營(yíng)指標(biāo)和業(yè)績(jī)指標(biāo)權(quán)重，而流程類指標(biāo)的權(quán)重較小。要根據(jù)重點(diǎn)突出的原則進(jìn)行指標(biāo)權(quán)重的設(shè)計(jì)，如果行政管理崗位重要指標(biāo)有兩個(gè)，那么每個(gè)重要指標(biāo)的權(quán)重要在30%以上，要優(yōu)先設(shè)定定量類指標(biāo)權(quán)重，確保其權(quán)重大于定性類指標(biāo)權(quán)重。中小企業(yè)還要根據(jù)企業(yè)的階段性發(fā)展目標(biāo)以及工作人員的不同工作狀態(tài)、工作階段，動(dòng)態(tài)化調(diào)整指標(biāo)權(quán)重。

中小企業(yè)要融合定性、定量指標(biāo)來(lái)評(píng)估行政管理人員的工作績(jī)效。定量指標(biāo)能夠體現(xiàn)企業(yè)的近期工作成果，量化的考核結(jié)果可以在個(gè)人和企業(yè)之間進(jìn)行比較。定量指標(biāo)能夠根據(jù)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行“是”或“非”的判斷和決定，常見(jiàn)的量化指標(biāo)包括：是否減少了浪費(fèi)和返工，是否達(dá)到了減少成本的目標(biāo)，是否推出了新產(chǎn)品，是否達(dá)到了管理和領(lǐng)導(dǎo)方面的要求，是否提高了客戶的滿意程度，考核的結(jié)果可以被加以測(cè)算。由于行政管理人員工作的特殊性，難以對(duì)其工作績(jī)效進(jìn)行準(zhǔn)確的定量考核，因此要將定量、定性指標(biāo)相結(jié)合。對(duì)行政管理人員的行為指標(biāo)要從定性上確定，考核員工的工作行為、管理能力、溝通能力等，劃分為優(yōu)秀、良好、合格等層次，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)拇蚍?。?duì)行政管理人員的知識(shí)和技能進(jìn)行定性指標(biāo)考核，對(duì)相關(guān)人員的價(jià)值觀、工作態(tài)度、個(gè)性品質(zhì)、工作積極性、工作內(nèi)驅(qū)力制定相應(yīng)的定性指標(biāo)，考察相關(guān)人員的實(shí)際貢獻(xiàn)、在工作中展現(xiàn)的能力或技能，要對(duì)行政管理人員的文件整理、簽訂和保管方面進(jìn)行定量指標(biāo)設(shè)計(jì)[5]。

中小企業(yè)要明確行政管理部門中各個(gè)崗位的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，改變傳統(tǒng)的形式化考核。企業(yè)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)簡(jiǎn)稱KPI，能夠明確部門人員的績(jī)效指標(biāo)。中小企業(yè)要將KPI 與公司戰(zhàn)略目標(biāo)相結(jié)合，針對(duì)不同職位來(lái)進(jìn)行設(shè)定，是公司戰(zhàn)略對(duì)每個(gè)職位工作績(jī)效要求的具體體現(xiàn)。要確保KPI 指標(biāo)對(duì)重點(diǎn)行政管理活動(dòng)進(jìn)行衡量，包括對(duì)行政費(fèi)用預(yù)算控制、對(duì)車輛進(jìn)行調(diào)度、對(duì)辦公用品進(jìn)行購(gòu)買、對(duì)消防安全事故進(jìn)行有效管理等。KPI 指標(biāo)還包括客戶的滿意程度、行政辦公設(shè)備的完好率、部門協(xié)作滿意程度、培訓(xùn)計(jì)劃完成率等。

4.3 績(jī)效管理實(shí)踐過(guò)程優(yōu)化

第一，明確考核對(duì)象和考核主體。中小企業(yè)考核對(duì)象的范圍較為廣泛，對(duì)行政管理部門的考核上到行政部門高層，下到基層員工，都可以是績(jī)效考核的對(duì)象，在對(duì)行政管理部門部長(zhǎng)進(jìn)行考核時(shí)，可以運(yùn)用權(quán)重切分的方法，將部長(zhǎng)本人的考核分?jǐn)?shù)與部門的考核分?jǐn)?shù)相結(jié)合，將二者的考核分?jǐn)?shù)進(jìn)行權(quán)重劃分，并得出考核結(jié)果?？己说闹黧w主要是兩種：一種是上級(jí)，即上級(jí)給下級(jí)員工打分，上級(jí)對(duì)下級(jí)進(jìn)行考核；另一種是內(nèi)部客戶對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行打分，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)行政管理人員的精準(zhǔn)化考核。中小企業(yè)還要將員工的基礎(chǔ)信息當(dāng)作考核機(jī)制的核心，對(duì)每個(gè)崗位的工作內(nèi)容、工作職責(zé)、工作流程、工作標(biāo)準(zhǔn)都進(jìn)行明確化，從而提高考核的真實(shí)性和效率，從而明確不同員工在同一任務(wù)中的工作質(zhì)量和工作貢獻(xiàn)，從而避免考核結(jié)果的偏差。中小企業(yè)還要將行政線內(nèi)容都納入考核體系中，將關(guān)鍵指標(biāo)、日常指標(biāo)、加分事項(xiàng)指標(biāo)納入考核體系中，按照崗位考核指標(biāo)進(jìn)行打分，從而能夠評(píng)估不同員工的工作質(zhì)量和工作效率，全方位地了解行政管理人員的工作狀況。

第二，優(yōu)化考核流程。目前部分企業(yè)的行政管理人員考核流程不適應(yīng)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的要求，各個(gè)崗位的協(xié)作不到位，且考核結(jié)果沒(méi)有實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，評(píng)價(jià)結(jié)果缺乏可觀性和準(zhǔn)確性。中小企業(yè)行政人員考核機(jī)制缺乏項(xiàng)目線方面的考核，無(wú)法準(zhǔn)確判斷和測(cè)算相關(guān)人員在項(xiàng)目方面的工作成績(jī)和工作質(zhì)量。因此中小企業(yè)要構(gòu)建完善的行政管理人員考核流程，使項(xiàng)目化考核工作可以沿著行政線和項(xiàng)目線兩條路線進(jìn)行。行政負(fù)責(zé)人要對(duì)行政管理人員進(jìn)行行政線考核，項(xiàng)目經(jīng)理要對(duì)行政管理人員進(jìn)行項(xiàng)目線考核，并根據(jù)項(xiàng)目績(jī)效要求明確考核結(jié)果，初步確認(rèn)考核結(jié)果，收集一些對(duì)考核結(jié)果的反饋意見(jiàn)，并將其進(jìn)行公布。中小企業(yè)還要明確行政線、項(xiàng)目線考核方式的權(quán)重，進(jìn)行考核權(quán)重比例分配，根據(jù)相應(yīng)的公式以及經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目的輕重程度來(lái)計(jì)算各項(xiàng)考核比例，兩條線要相互溝通和協(xié)調(diào)進(jìn)行比例設(shè)計(jì)，確保行政線的權(quán)重在20%以上，根據(jù)比例來(lái)計(jì)算考核得分，并計(jì)算最終考核結(jié)果，從而確保項(xiàng)目線獲得充分的考核權(quán)，確保行政管理人員的績(jī)效考核結(jié)果與真實(shí)情況相契合。除此之外，中小企業(yè)要確定考核等級(jí)，每級(jí)管理者對(duì)下級(jí)員工和子項(xiàng)目的考核結(jié)果統(tǒng)一采用五級(jí)評(píng)價(jià)方式，五分優(yōu)秀，四分良好，三分及格，兩分待改進(jìn)，一分差，實(shí)行2∶3∶2∶2∶1 強(qiáng)制分布，采取“先定兩頭再定中間，兩頭四舍五入，中間補(bǔ)齊”的計(jì)算原則，設(shè)定每一個(gè)等級(jí)的區(qū)間，用分?jǐn)?shù)來(lái)表示，以便后續(xù)的考核成績(jī)計(jì)算和總結(jié)[6]。

4.4 加強(qiáng)文化建設(shè)，注重員工關(guān)懷

中小企業(yè)要營(yíng)造良好的企業(yè)文化氛圍，激發(fā)員工工作的積極性和潛能，從而為行政管理人員績(jī)效管理工作起到支持和輔助作用。中小企業(yè)要結(jié)合自身發(fā)展目標(biāo)，如產(chǎn)量與產(chǎn)值、銷售額、利潤(rùn)額、開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品的項(xiàng)目等目標(biāo)，再調(diào)研行政管理人員的實(shí)際需求，如薪資需求、晉升需求、發(fā)展前景需求、安全需求、尊重需求、工作環(huán)境需求等，還要了解員工對(duì)企業(yè)發(fā)展的意見(jiàn)和建議，從而建立多元特色的企業(yè)文化活動(dòng)，激勵(lì)員工參與企業(yè)文化建設(shè)，創(chuàng)建良好的企業(yè)文化環(huán)境，使員工認(rèn)識(shí)到自身崗位的價(jià)值，明確崗位的職責(zé)和工作內(nèi)容，建立務(wù)實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)、激情、協(xié)作的團(tuán)隊(duì)文化，打造團(tuán)隊(duì)合力和凝聚力，實(shí)現(xiàn)員工能力提升和企業(yè)發(fā)展的共贏。

除此之外，中小企業(yè)還要注重員工的心理需求，包括尊重需求，員工希望得到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自身的關(guān)注和尊重，渴望得到領(lǐng)導(dǎo)的賞識(shí)，希望領(lǐng)導(dǎo)能夠尊重自身的人格、知識(shí)、才能和勞動(dòng)，因此領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行處罰時(shí)，要注意說(shuō)話的態(tài)度和處罰的方式，還包括自我實(shí)現(xiàn)需求，許多行政管理人員志向遠(yuǎn)大、不甘于現(xiàn)狀，希望自身能夠得到更加廣闊的發(fā)展空間和機(jī)會(huì)，愿意為企業(yè)多作貢獻(xiàn)，因此領(lǐng)導(dǎo)要珍惜愛(ài)護(hù)行政管理人員的才華和奮發(fā)向上的精神，可以開(kāi)展一些評(píng)比和競(jìng)賽，從而實(shí)現(xiàn)員工的自我價(jià)值。員工還需要社交需求，希望與同事能夠協(xié)同合作，因此中小企業(yè)可以舉辦多樣化的聯(lián)誼活動(dòng)、精神文化活動(dòng)，如書法、攝影活動(dòng)、讀書活動(dòng)、生日晚會(huì)活動(dòng)等，滿足行政管理人員熱切交友的需求，從而增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的凝聚力。中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要理解員工、激勵(lì)員工、認(rèn)可員工，激發(fā)行政管理人員工作的激情和自覺(jué)性，使員工感受到家的溫暖，從而鼓勵(lì)員工作出更大的貢獻(xiàn)，促進(jìn)中小企業(yè)持續(xù)不斷地發(fā)展。

5 結(jié)語(yǔ)

中小企業(yè)對(duì)行政管理人員實(shí)施績(jī)效管理，先要轉(zhuǎn)變思想觀念，提升對(duì)績(jī)效管理的重視程度，建設(shè)完善的、具有豐富經(jīng)驗(yàn)的行政管理人員隊(duì)伍，制定績(jī)效計(jì)劃，確定關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，做好績(jī)效考核執(zhí)行工作，確保績(jī)效管理工作推進(jìn)的有序化，中小企業(yè)還要優(yōu)化績(jī)效管理考核指標(biāo)，設(shè)計(jì)績(jī)效管理考核指標(biāo)的權(quán)重比例，要融合定性定量指標(biāo)來(lái)評(píng)估相關(guān)人員的工作業(yè)績(jī)，明確各個(gè)崗位的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)。中小企業(yè)還要優(yōu)化績(jī)效管理實(shí)踐過(guò)程，明確考核對(duì)象和考核主體，優(yōu)化考核流程，提高績(jī)效考核的準(zhǔn)確性和全面性，加強(qiáng)文化建設(shè)，注重員工關(guān)懷，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的凝聚力，實(shí)現(xiàn)員工能力的提升和企業(yè)發(fā)展的共贏。