構(gòu)建企業(yè)級(jí)數(shù)據(jù)共享平臺(tái) 助力智能化管理

文｜江敏

工程建設(shè)企業(yè)的發(fā)展壯大意味著項(xiàng)目范圍與業(yè)務(wù)的增加，給管理增加了難度。無法及時(shí)掌握項(xiàng)目建設(shè)過程中的重要數(shù)據(jù)，就可能導(dǎo)致項(xiàng)目管理出現(xiàn)各種漏洞，給項(xiàng)目造成損失。為了解決項(xiàng)目成本高、利潤被不斷壓縮的問題，建筑施工企業(yè)必須適應(yīng)激烈、復(fù)雜的競爭市場，提高項(xiàng)目管理水平，降低項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)以及成本費(fèi)用，確保工程項(xiàng)目可以順利實(shí)施、按時(shí)交付、按時(shí)獲得工程款。面對(duì)企業(yè)發(fā)展的挑戰(zhàn)，目前不少工程建設(shè)企業(yè)已經(jīng)開始采取應(yīng)用建筑施工管理軟件來提升管理的質(zhì)量，提高管理的科學(xué)性。

海蒂通信技術(shù)有限公司坐落于云南昆明，曾用名“昆明長信通信工程有限公司”，主營業(yè)務(wù)包括通信工程、電子智能化工程、裝飾工程、電力工程、機(jī)電安裝工程、房屋建筑工程、土石方工程、土木工程、市政公用工程、公路工程、橋梁工程等業(yè)務(wù)。隨著項(xiàng)目的逐年增加，海蒂通信業(yè)務(wù)中的數(shù)據(jù)量越來越大、人員分散，管理人員難以支撐對(duì)每個(gè)項(xiàng)目現(xiàn)場的監(jiān)管，無法實(shí)時(shí)掌控項(xiàng)目現(xiàn)場的施工情況、產(chǎn)值情況人工情況等。項(xiàng)目中人工成本等成本數(shù)據(jù)無法及時(shí)統(tǒng)計(jì)上報(bào)，導(dǎo)致無法準(zhǔn)確判斷項(xiàng)目成本發(fā)生情況，難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)匯總、清晰賬目、加強(qiáng)管控的目標(biāo)；決策層領(lǐng)導(dǎo)無法及時(shí)查詢相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，科學(xué)決策成為企業(yè)的管理難題。

針對(duì)海蒂通信目前的管理難題，借助眾和軟件直營項(xiàng)目管理模塊，獲得實(shí)時(shí)、精細(xì)、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)記錄，實(shí)現(xiàn)工程進(jìn)度的實(shí)時(shí)監(jiān)控與資金流向的監(jiān)控，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目成本的整體管控。

進(jìn)一步規(guī)范管理、推進(jìn)制度落地、提高工作效率。利用眾和工程項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)目支付審批數(shù)據(jù)自動(dòng)推送、有序歸集、充分關(guān)聯(lián)，將項(xiàng)目狀態(tài)和明細(xì)信息報(bào)表化、報(bào)表智能化。同時(shí)，通過充分利用證書管理模塊，打通證書信息與項(xiàng)目信息、便捷證書調(diào)配、規(guī)避由證書過期給企業(yè)帶來的風(fēng)險(xiǎn)、降低證書閑置帶來的資源浪費(fèi)。

具體在日常財(cái)務(wù)審批方面，加強(qiáng)工程項(xiàng)目的資金流動(dòng)監(jiān)控，可以借助“備用金審批”流程來加強(qiáng)管控。該流程主要用于統(tǒng)計(jì)企業(yè)內(nèi)部人員的不計(jì)息借款和還款，可通過費(fèi)用報(bào)銷中核銷的方式進(jìn)行沖抵，對(duì)備用金以及費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)進(jìn)行了調(diào)整。各業(yè)務(wù)部按照實(shí)際需要,使用申請備用金；備用金支出前先發(fā)支出報(bào)備流程，審批通過后方可采購；規(guī)范匯總發(fā)票后，統(tǒng)一使用通用成本報(bào)銷流程核銷借款；備用金借款明細(xì)記錄和統(tǒng)計(jì)信息可方便查看。

證書管理方面，海蒂通信企業(yè)內(nèi)具有繁多的證書，需要用在投標(biāo)、項(xiàng)目備案和資質(zhì)申報(bào)等經(jīng)營活動(dòng)。通過充分利用證書管理模塊，可打通項(xiàng)目間的證書信息、便捷證書調(diào)配、規(guī)避由證書過期給企業(yè)帶來的風(fēng)險(xiǎn)、降低證書閑置帶來的資源浪費(fèi)等目標(biāo)。

各類證書均可通過流程或手動(dòng)登記的方式外借，人員證書可以被用于投標(biāo)使用和項(xiàng)目班組備案使用，作為項(xiàng)目備案使用的證書將會(huì)把該項(xiàng)目作為業(yè)績登記。系統(tǒng)對(duì)證書實(shí)施多個(gè)維度的統(tǒng)計(jì)，包括證書數(shù)量、專業(yè)數(shù)量、分類型分公司篩選的證書數(shù)量。證書所有的使用和外借記錄均會(huì)留下記錄、系統(tǒng)將自動(dòng)統(tǒng)計(jì)并生成可查詢的報(bào)表。

合同管理方面，海蒂通信與移動(dòng)等供應(yīng)商簽訂框架合同，對(duì)由監(jiān)控各區(qū)域負(fù)責(zé)人完成子項(xiàng)目的簽訂，統(tǒng)計(jì)計(jì)劃金額和實(shí)際項(xiàng)目金額之間的對(duì)比。海蒂通信利用眾和軟件的合同管理模塊，對(duì)各種合同進(jìn)行全過程管理，解決合同履約跟蹤難、執(zhí)行效率低、合同數(shù)據(jù)無沉淀，業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)難等問題，借助報(bào)表，合同相關(guān)的所有信息一目了然。

海蒂通信通過信息化的方式來規(guī)范管理流程、推進(jìn)制度落地、管控過程風(fēng)險(xiǎn)、輸出可用數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的支付審批數(shù)據(jù)自動(dòng)推送、數(shù)據(jù)抓取統(tǒng)計(jì)，將項(xiàng)目過程流程化、報(bào)表可視化。避免了因監(jiān)管不力，導(dǎo)致的直營項(xiàng)目成本超預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)；提高了數(shù)據(jù)管控效率，為企業(yè)高層決策提供有力的數(shù)據(jù)支撐，縮短了決策周期，提高了管理決策的正確性。主要成果包括：

一是提高了管理水平。海蒂通信成功搭建了企業(yè)級(jí)的數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)了信息化管理，審批流程貫通，業(yè)務(wù)處理與管理更加高效，工作協(xié)同能力不斷加強(qiáng)，信息化管理水平得到了較大提升。

二是規(guī)范了業(yè)務(wù)管理。信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和管控體系逐步建立完善，規(guī)范了業(yè)務(wù)管理工作，全面提升了公司的項(xiàng)目管理水平，提高了業(yè)務(wù)銜接的有效性，提升了運(yùn)行效率和經(jīng)濟(jì)運(yùn)行質(zhì)量。

三是合理的成本管控。通過對(duì)項(xiàng)目的精細(xì)化分析，形成合理的項(xiàng)目目標(biāo)成本，通過目標(biāo)成本的事前管控體系，有效地控制了實(shí)際成本的產(chǎn)生。同時(shí)，對(duì)成本的實(shí)時(shí)分析，讓公司可以及時(shí)了解到各項(xiàng)成本費(fèi)用占總成本的比重，輔助企業(yè)進(jìn)行成本結(jié)構(gòu)優(yōu)化。

四是決策更加科學(xué)。施工企業(yè)信息化系統(tǒng)的全面應(yīng)用為集團(tuán)的管理和決策提供了所需要的數(shù)據(jù)，通過信息化手段對(duì)關(guān)鍵性數(shù)據(jù)進(jìn)行抓取分析、處理和傳輸，給予高層的管理和決策更科學(xué)的支持。

使用信息化系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)企業(yè)工程項(xiàng)目管理方法。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與資金數(shù)據(jù)可在整個(gè)業(yè)務(wù)流程中進(jìn)行追溯和反查，確保企業(yè)的各層級(jí)人員都能隨時(shí)隨地的查看企業(yè)、項(xiàng)目的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，了解項(xiàng)目真實(shí)進(jìn)度和情況，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目全過程的管控力度，使付款有據(jù)可循。