機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問題和原因分析

王欣桐

（長(zhǎng)春市市場(chǎng)監(jiān)管綜合行政執(zhí)法支隊(duì)）

在當(dāng)前的社會(huì)主義市場(chǎng)體制下，政治體制改革是漸進(jìn)的、深入的，一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作存在明顯的不足之處，使得機(jī)關(guān)單位的人事工作無法有效地推進(jìn)和開展。常見的問題有死檔、人檔脫節(jié)等，這樣不但讓人事檔案的作用無法得到很好的發(fā)揮，也無法促進(jìn)檔案管理工作的有效推動(dòng)。不但極大地困擾了我國(guó)公共政策的落實(shí)以及國(guó)家治理工作的進(jìn)行，也使得目前的檔案管理也存在著一些問題。因此，有必要深入分析其原因，針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，優(yōu)化相應(yīng)的管理方法。

一、相關(guān)概念概述

（一）機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)涵

檔案管理是指檔案管理人員在日常檔案管理過程中，對(duì)所收集有關(guān)檔案所有者的資料進(jìn)行集中的管理，并利用相應(yīng)的信息的整個(gè)過程，具體包括員工檔案的整理，數(shù)字檔案的管理等。根據(jù)內(nèi)容特點(diǎn)，將國(guó)有企業(yè)人事檔案分為十大類：簡(jiǎn)歷材料、履歷材料、考核材料、教材、政治考試材料、黨團(tuán)共青團(tuán)材料、表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料、違法違紀(jì)材料、職務(wù)變動(dòng)材料等。人事檔案信息化管理是用數(shù)字化去取代紙質(zhì)管理，利用計(jì)算機(jī)相關(guān)設(shè)備將資料進(jìn)行加密和上傳。其打破了傳統(tǒng)的檔案管理過于復(fù)雜、人工成本高的弊端，提高了檔案管理的效率。

（二）機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化的內(nèi)涵

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理是應(yīng)用現(xiàn)代通信技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段，通過媒體對(duì)國(guó)家檔案進(jìn)行管理，規(guī)范國(guó)家檔案管理，將“偽造文件”的現(xiàn)象扼殺在搖籃里，也能夠降低紙質(zhì)文檔引發(fā)的資源浪費(fèi)。信息化的本質(zhì)是優(yōu)化檔案管理方式，促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新和現(xiàn)代化，并將傳統(tǒng)工具轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代技術(shù)工具。2010 年1 月，中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)召開了全國(guó)信息系統(tǒng)發(fā)展研討會(huì)，提出要以信息化為契機(jī)，推動(dòng)政府部門和機(jī)構(gòu)的人事檔案內(nèi)容優(yōu)化，根據(jù)社會(huì)主義社會(huì)發(fā)展的要求，對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步的完善，這樣就能夠積極地推動(dòng)信息化檔案管理的發(fā)展。

二、當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問題

從整體上出發(fā)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)存在進(jìn)度慢、系統(tǒng)封閉、應(yīng)用手段不足以及檔案利用率低等弊端。

（一）信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，進(jìn)展緩慢

從2019 年起，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位已開始將人事檔案信息化管理納入工作范疇，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，而紙質(zhì)數(shù)字檔案的發(fā)展仍在進(jìn)行中，管理系統(tǒng)的開發(fā)工作和功能使用工作還有待完善，檔案?jìng)鬏敗鬏敶_認(rèn)、接收、驗(yàn)證、流通和檔案統(tǒng)計(jì)仍然取決于工作人員的表現(xiàn)。檔案的信息化管理不應(yīng)該倉(cāng)促進(jìn)行。檔案信息化工作不能操之過急，由于沒有明確的目的和科學(xué)的規(guī)劃，檔案信息化建設(shè)變得隨意，沒有展開深入的研究。解決方案往往從淺層出發(fā)，沒有深入地研究，使得信息化建設(shè)的進(jìn)程變得停滯不前。

（二）檔案管理信息系統(tǒng)過于封閉

與其他人事數(shù)據(jù)和信息軟件相比，人事檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)和信息是最原始、最真實(shí)、最可靠的，然而統(tǒng)計(jì)工作錯(cuò)綜復(fù)雜，分類分析也不夠方便。如果能進(jìn)行數(shù)據(jù)的對(duì)接和共享，有利于提高公務(wù)員的管理水平，提升他們的工作效率。但是，目前一些機(jī)構(gòu)和機(jī)關(guān)使用的檔案管理信息系統(tǒng)是一種相對(duì)封閉的人事檔案管理軟件版本。人力資源信息系統(tǒng)中是包含干部的人事檔案的，不能或難以對(duì)其他干部人事軟件進(jìn)行順暢、互助、共享并形成了“煙囪”信息系統(tǒng)。雖然“煙囪”和“煙囪”之間的數(shù)據(jù)有很多重疊，但由于信息系統(tǒng)之間缺乏數(shù)據(jù)交換能力，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能同步更新，導(dǎo)致信息的收集、維護(hù)和重復(fù)使用。

（三）信息化手段應(yīng)用不足

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)無法體現(xiàn)日常的檔案管理功能，不能完成檔案的注銷管理、檔案的查詢統(tǒng)計(jì)、檔案的審核審計(jì)等，無法減輕檔案管理的任務(wù)量。比如，每次重新登記資料，就需要增添人事檔案，或因搬遷、退休、死亡需要修改檔案管理人員的檔案管理權(quán)限系統(tǒng)只能手動(dòng)添加或刪除系統(tǒng)中的信息，系統(tǒng)無法對(duì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的監(jiān)控，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的更新或者更改。收集的文件必須手動(dòng)掃描多個(gè)副本。審批幾千份人事檔案還必須依靠人力等。另外，本系統(tǒng)雖然可以制作數(shù)字文件，但不能制作多個(gè)文件，不能掃描多個(gè)文件材料。人事檔案材料，是指隨著任職年限的增加，以檔案材料的形式及時(shí)提供的，包括招聘、考核、任用、解聘、薪酬、獎(jiǎng)懲等內(nèi)容。而機(jī)關(guān)事業(yè)單位只有兩名行政人員，因此任務(wù)十分艱巨。如果能同時(shí)掃描，工作量就會(huì)大大減少。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)只能逐一掃描，有限的人力在單調(diào)乏味的重復(fù)勞動(dòng)中浪費(fèi)殆盡。

（四）數(shù)字檔案利用率低

信息化檔案建設(shè)人員需要計(jì)算機(jī)的幫助，但計(jì)算機(jī)硬盤容易受到病毒的威脅，導(dǎo)致信息化檔案信息的丟失或損壞，還可能導(dǎo)致計(jì)算機(jī)軟件的密碼被盜、篡改文件，使得檔案資料的真實(shí)性不復(fù)存在。受個(gè)人檔案的保密性和信息化保護(hù)水平的限制，檔案室的計(jì)算機(jī)只能物理隔離，不能與單位使用的外網(wǎng)或內(nèi)網(wǎng)相連接；U 盤等移動(dòng)設(shè)備不能夠安裝設(shè)置，確保信息不被病毒攻擊，確保不外泄?？紤]到機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案都是集中性地進(jìn)行管理，信息系統(tǒng)只能夠在一臺(tái)機(jī)器上使用，無法與省、市、區(qū)組織人事部門實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享。必要時(shí)，經(jīng)組織部門批準(zhǔn)，還可以提供有關(guān)檔案資料的復(fù)印件。雖然這種方法有助于最大限度地保障信息安全，但也導(dǎo)致了數(shù)字檔案館的使用只能局限于檔案館。各單位、各部門之間的人員信息共享費(fèi)時(shí)費(fèi)力，無法促進(jìn)信息的共享，大大降低了數(shù)字檔案的利用效率。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理問題的原因分析

（一）缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，要制定軟件開發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)，除開前期的充分調(diào)研和準(zhǔn)備外，還需要實(shí)踐。因此，與計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速特征相比較，標(biāo)準(zhǔn)的制定速度相對(duì)較慢。然而，為了確保人事檔案信息化建設(shè)和管理順利進(jìn)行，應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)離不開，系統(tǒng)平臺(tái)的研究與開發(fā)需要有嚴(yán)格的科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范作為研究與開發(fā)的基礎(chǔ)；缺乏軟件開發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)，不一定能滿足人事檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)一要求。目前，由于中國(guó)沒有制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)協(xié)議、技術(shù)規(guī)范和檔案管理信息系統(tǒng)，為了滿足不同地區(qū)和部門對(duì)人力資源組織和信息開發(fā)的準(zhǔn)確性和效率的要求，正在開發(fā)沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和操作程序的檔案管理軟件。但是，目前還沒有統(tǒng)一的開發(fā)和運(yùn)營(yíng)標(biāo)準(zhǔn)，還不清楚主要的軟件運(yùn)營(yíng)模塊會(huì)有哪些功能，軟件開發(fā)在實(shí)踐中會(huì)有哪些功能。種種問題不利于提高檔案管理的效率，一些管理模式也逐漸被放棄了。這些短期的、低水平的發(fā)展模式不僅浪費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力，而且由于安全防護(hù)技術(shù)不夠成熟，使得后期的開發(fā)工作不及時(shí)，版本更新不到位等問題紛紛出現(xiàn)。

（二）資金投入不足

建立人事檔案的數(shù)字化是廣泛的、系統(tǒng)的、耗時(shí)的，需要足夠的財(cái)政支持。在組建初期，首先必須改善辦公環(huán)境，增加必要的設(shè)備，如電腦、高速掃描儀和條碼打印機(jī)，并購(gòu)買終端和網(wǎng)絡(luò)管理軟件服務(wù)器等軟件。因此，在引入人事檔案計(jì)算機(jī)化時(shí)，決策者沒有主動(dòng)投入足夠的資源，導(dǎo)致資金利用不足。建立基于信息化的檔案需要大量的資金用于購(gòu)買軟件和硬件，以及后續(xù)的運(yùn)營(yíng)和維護(hù)費(fèi)用。無論是升級(jí)IT設(shè)備、開發(fā)軟件、網(wǎng)絡(luò)安全還是日常管理，都需要資金支持。那么，一旦缺乏資金，后期的投入和維護(hù)都無法得到相應(yīng)的保障。

（三）技術(shù)方面的原因

在技術(shù)方面，主要表現(xiàn)在以下兩點(diǎn)上：

第一是技術(shù)因素影響數(shù)字檔案的原始性。人事檔案信息化建設(shè)的第一步是利用掃描技術(shù)完成紙質(zhì)檔案的電腦化，確保原始內(nèi)容不丟失。此外，要確保數(shù)字文件在儲(chǔ)存過程中不會(huì)因?yàn)槭д娑z失。如果系統(tǒng)、設(shè)備、儲(chǔ)存條件、管理程序和其他技術(shù)不符合相應(yīng)的要求，數(shù)字檔案的真實(shí)性就不能得到保證。第二是技術(shù)因素影響數(shù)字檔案的真實(shí)性。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境變得越來越復(fù)雜，網(wǎng)絡(luò)安全攻擊也時(shí)有發(fā)生。網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)和威脅已成為一個(gè)全球性問題，我國(guó)也不例外。一旦人事檔案中的信息被轉(zhuǎn)移到網(wǎng)上，就不可避免地面臨被竊聽、竊取、篡改、偽造等風(fēng)險(xiǎn)，給非法用戶留下任何痕跡。為了保證人事檔案信息不被竊取或篡改，目前最有效的方法是維護(hù)一個(gè)進(jìn)程，預(yù)防移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備的接入，人事檔案信息化建設(shè)工作一直無法提升。

（四）缺少專業(yè)化的人才

一方面，單位領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員的思想相對(duì)傳統(tǒng)，無法洞察到信息化管理所帶來的巨大生產(chǎn)力，往往忽略信息的明確性，定位出現(xiàn)不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，缺乏重視度，工作主動(dòng)性和積極性不足。此外，不遵守勞動(dòng)法規(guī)制度，不愿主動(dòng)接受和學(xué)習(xí)新的工作方法。同時(shí)，許多單位的檔案管理人員不僅不是專職人員，而且還負(fù)責(zé)檔案管理等關(guān)鍵人員的工作，不能集中精力進(jìn)行檔案管理，加之流動(dòng)，直接導(dǎo)致行政人員檔案建設(shè)滯后。另一方面，檔案管理人員的培訓(xùn)管理不足，大多數(shù)檔案管理人員只能通過工作、積累經(jīng)驗(yàn)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，加大對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案管理人員信息化建設(shè)方面的培訓(xùn)，尤其是人才匱乏的情況下，新招聘的年輕員工被分配到其他重要崗位，大多是老年員工和檔案員。因此，只有少數(shù)管理人員掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，阻礙了管理人員的快速發(fā)展。

四、對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的改進(jìn)建議

（一）構(gòu)建檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫和平臺(tái)

1.構(gòu)建全面的人事檔案電子數(shù)據(jù)庫

作為基本的檔案管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、備份和管理是必不可少的。為了促進(jìn)信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，包括目前管理信息系統(tǒng)中所有的手工注冊(cè)操作文件、記錄文件、缺少資料等，一旦存儲(chǔ)在系統(tǒng)里，就能夠變成電子數(shù)據(jù)庫，得以保留。電子數(shù)據(jù)庫的建立，大大簡(jiǎn)化了以往復(fù)雜的行政管理流程，簡(jiǎn)化了檔案管理自上而下的溝通和審批程序，使系統(tǒng)的使用更加貼近實(shí)際工作，工作效率大大提高，人事檔案的使用率也與日俱增，打破了原有行政管理模式的桎梏，使行政管理逐步走向高效和科學(xué)。

2.構(gòu)建人事檔案信息化辦公平臺(tái)

在信息數(shù)據(jù)交換平臺(tái)下，將信息檔案管理系統(tǒng)接入0A 辦公系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行日常使用，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案綜合管理，這種實(shí)用的方式可以大大方便日常工作。在完成人事檔案電子信息數(shù)據(jù)庫的建立后，網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用將實(shí)現(xiàn)人事檔案的平行管理和授權(quán)檔案的收集。最后，公務(wù)員的人事檔案將被完全納入現(xiàn)代技術(shù)管理領(lǐng)域，使其更加系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化，并實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)和機(jī)構(gòu)管理的計(jì)算機(jī)化建設(shè)。計(jì)算機(jī)終端成熟后的持續(xù)改進(jìn)和創(chuàng)新進(jìn)行后，將相關(guān)信息文件系統(tǒng)的應(yīng)用程序安裝在政協(xié)機(jī)關(guān)配備齊全的手機(jī)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)終端上，有一些人事檔案數(shù)據(jù)庫電子文件與應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)共享。

（二）完善設(shè)施投入和保障制度

1.加大全新基礎(chǔ)設(shè)施的投入

為了促進(jìn)各機(jī)構(gòu)順利引入信息技術(shù)進(jìn)行記錄管理，需要通過引進(jìn)新的設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器和安全存儲(chǔ)介質(zhì)，加強(qiáng)記錄信息管理。此外，還需要引入用于信息化和智能化的軟件，如智能服務(wù)系統(tǒng)或信息開發(fā)工具。

2.建立信息使用的安全保障制度

通過將機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案數(shù)字化，管理人員可以更多地依靠現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)來管理大量的檔案。然而，計(jì)算機(jī)技術(shù)帶來的風(fēng)險(xiǎn)可能會(huì)在檔案管理中出現(xiàn)，原因是病毒攻擊、系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)庫故障、信息丟失以及系統(tǒng)操作和管理錯(cuò)誤。應(yīng)針對(duì)這些問題采取適當(dāng)?shù)念A(yù)防和應(yīng)對(duì)措施?？紤]到公共服務(wù)領(lǐng)域人事檔案的保密特點(diǎn)，提出劃分保密等級(jí)、保障信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫安全，加強(qiáng)行政人員的安全保密意識(shí)。

（三）打造信息化管理系統(tǒng)

1.收集和補(bǔ)齊檔案信息

日常人事檔案的收集體現(xiàn)在如下層面：一是提供本人的證件類型，應(yīng)復(fù)印一份加蓋人事行政部門的公章；二是組織對(duì)原始資料進(jìn)行備份，根據(jù)工作需要?jiǎng)澐譃槿耸聶n案，一般為紙質(zhì)。作為個(gè)人數(shù)據(jù)記錄器，兩者同樣重要，不能被取代或互換使用。在干部檔案專項(xiàng)檢查過程中發(fā)現(xiàn)檔案材料不全，必須逐項(xiàng)進(jìn)行登記，要求人事部門及時(shí)投遞，涉及如需提供學(xué)歷、獎(jiǎng)金、職稱證明等資料，及時(shí)與工作人員聯(lián)系，以便在規(guī)定的期限內(nèi)完成。

2.數(shù)字化整理檔案信息

在檔案信息化的過程中，檔案信息資料的分類需要整理的內(nèi)容非常復(fù)雜多樣，涉及的范圍非常廣泛，如黨籍資料、年度考核資料、獎(jiǎng)懲材料、材料變更工資、材料的任免等。不僅要注意材料的保管，而且要了解檔案管理的重要性、嚴(yán)肅性和真實(shí)性，必須對(duì)檔案中的材料進(jìn)行全方位、準(zhǔn)確、全過程的保管。在這種情況下，可以用A4 空白紙標(biāo)明丟失材料的類型和名稱，以便外包公司可以對(duì)其他材料進(jìn)行信息化和編號(hào)，并盡快完成進(jìn)行信息化掃描輸入，更換空白頁，從而有效地節(jié)省時(shí)間和人力成本，并可一目了然地檢索丟失的物品類型。

（四）提高人才的培養(yǎng)

1.拓寬用人渠道

人事檔案信息管理的重點(diǎn)在于管理。因此，有必要進(jìn)一步完善檔案信息人員的選拔、培訓(xùn)和激勵(lì)機(jī)制，進(jìn)一步提高檔案信息人員的綜合素質(zhì)。目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的信息管理和人事管理工作要配備思想政治素質(zhì)強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的黨政干部；良好的檔案管理工作作風(fēng)，增加檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)管理等專業(yè)人才的數(shù)量，可以結(jié)合高校的專業(yè)工作和簡(jiǎn)歷公務(wù)員的協(xié)助，選擇能夠參與檔案管理的人員，并將其納入檔案人才庫。同時(shí)，它還可以在檔案管理部門招聘專業(yè)人員，在招聘工作人員的同時(shí)，它側(cè)重于選拔有工作經(jīng)驗(yàn)的人員，如選派工作人員檔案管理，靈活引進(jìn)專業(yè)人員，擴(kuò)大人員選拔任用標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)造適宜的工作條件。

2.加強(qiáng)人員培訓(xùn)

為了確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作的持續(xù)性和健康性，確保管理人員得到有效的崗前培訓(xùn)，需要對(duì)管理人員加強(qiáng)定期學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使其具備以下技能：

（1）掌握人事檔案中的各類信息。只有了解了人事檔案的類別和歸檔材料的具體要求，才能快速判斷和檢查日常管理中需要?dú)w檔的材料衛(wèi)生檔案資料。（2）掌握使用計(jì)算機(jī)工具來滿足各種檔案管理要求。在今天這個(gè)高度信息化的環(huán)境中，檔案管理的好壞與計(jì)算機(jī)的保密程度有著密切的關(guān)系。（3）良好的記錄管理規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，以保持保密性。保密原則應(yīng)始終適用于職前培訓(xùn)。在培訓(xùn)結(jié)束后要立即開展安全檢查，確保從業(yè)人員堅(jiān)守保密原則，防止公務(wù)員的個(gè)人數(shù)據(jù)被泄露和用于其他目的。

五、總結(jié)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的個(gè)人檔案信息化管理非常復(fù)雜，要求很高，涉及到事業(yè)單位檔案管理的方方面面，不僅是信息的收集、剔除和管理，還包括主管部門對(duì)相關(guān)信息的維護(hù)和管理，以及各種軟件和硬件信息系統(tǒng)的使用。雖然機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息架構(gòu)現(xiàn)狀與安全、高效、便捷的檔案管理要求有較大差距，但一些發(fā)展可以大大提升檔案信息管理水平，為大多數(shù)事業(yè)單位提供新的檔案管理方向和路徑。