事業(yè)單位退休人員檔案管理的啟示與思考

李雪花

（常州工學(xué)院檔案館）

為了確保事業(yè)單位的退休人員檔案管理工作更加科學(xué)合理、健全完善，需要結(jié)合事業(yè)單位退休人員檔案管理工作現(xiàn)狀，不斷提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)，使事業(yè)單位的退休人員的檔案管理意識(shí)逐漸提升，構(gòu)建事業(yè)單位的退休人員檔案管理機(jī)制，并逐步完善與優(yōu)化檔案管理流程，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，通過提升事業(yè)單位退休人員檔案管理工作的科學(xué)性，構(gòu)建更加完善的退休人員檔案管理工作機(jī)制，從而可以確保整個(gè)退休人員的檔案管理工作更加健全、完善，使得事業(yè)單位的管理工作質(zhì)量獲得實(shí)質(zhì)性的提升。

一、事業(yè)單位加強(qiáng)退休人員檔案管理工作的必要性

在事業(yè)單位內(nèi)，檔案是整個(gè)單位的人才信息載體，能夠直觀地反映出事業(yè)單位的人力資源具體情況，也能為制定決策提供有力的保障。通過開展事業(yè)單位的退休人員檔案管理工作，能夠更好地映射事業(yè)單位的人才素質(zhì)情況，也能為促進(jìn)事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展提供真實(shí)、可靠的人力資源基礎(chǔ)與原始材料。近年來，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，就業(yè)形式更加多元化，社會(huì)發(fā)展中人口老齡化問題日益嚴(yán)重，事業(yè)單位發(fā)展中呈現(xiàn)出比較鮮明的加速化特點(diǎn)，有很多的事業(yè)單位員工面臨著退休、下崗。根據(jù)相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，我國的事業(yè)單位每年會(huì)有大量的事業(yè)單位員工退休。在事業(yè)單位和勞動(dòng)保障部門的工作中如何才能有效地加強(qiáng)退休人員服務(wù)，如何構(gòu)建更加健全、完善的事業(yè)單位退休人員檔案管理機(jī)制，如何才能更加妥善地處理退休人員檔案信息，如何保障退休人員的合法權(quán)益是其工作的重點(diǎn)，會(huì)對(duì)事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生重要的影響。事業(yè)單位的退休員工檔案管理可以作為事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程中的重要原始記錄與權(quán)威憑證，加強(qiáng)事業(yè)單位的退休員工檔案管理可以更好地保護(hù)事業(yè)單位的資源，推動(dòng)事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。

通過提升退休人員的檔案管理工作的具體實(shí)施水平來切實(shí)提升事業(yè)單位的整體檔案管理水平。要求相關(guān)的檔案管理工作人員能夠采取有效方式來對(duì)檔案管理工作中的管理形式進(jìn)行分析，確保其形式的科學(xué)性，使得檔案管理的實(shí)施要點(diǎn)被充分體現(xiàn)出來。事業(yè)單位的檔案管理工作由于管理措施不當(dāng)、檔案保存環(huán)境不佳等多種問題導(dǎo)致事業(yè)單位退休人員檔案管理中存在較多的問題，不僅會(huì)對(duì)退休人員檔案管理工作效果產(chǎn)生消極影響，還不利于相關(guān)工作的展開。通過加強(qiáng)事業(yè)單位退休人員的檔案管理工作，能夠?qū)瑐€(gè)人信息、家庭住址等退休人員較為重要的具體信息進(jìn)行有效的管理，這樣可以使退休人員的信息安全得到保障，也能有效的提升事業(yè)單位檔案管理工作的安全性。

二、事業(yè)單位退休人員檔案管理現(xiàn)狀

（一）事業(yè)單位的人事檔案管理制度存在漏洞

根據(jù)目前我國的事業(yè)單位檔案管理工作開展實(shí)際情況來看，我國尚未針對(duì)退休人員開展檔案管理。與企業(yè)相比，事業(yè)單位是形成機(jī)構(gòu)，其日常管理較為嚴(yán)格規(guī)范，但是在退休人員的檔案管理與檔案服務(wù)工作機(jī)制方面也存在一定的問題與漏洞。其中最典型的表現(xiàn)之一就是事業(yè)單位的退休人員檔案管理工作缺乏完善的監(jiān)督落實(shí)機(jī)制與執(zhí)行保障機(jī)制。在查看、借閱、保密等事業(yè)單位的檔案管理工作中都缺乏規(guī)范，且相關(guān)的手續(xù)不夠規(guī)范及時(shí)；部分檔案信息存在無人管理、隨意存放的問題；事業(yè)單位的人事檔案管理工作監(jiān)督管理機(jī)制不夠完善，容易導(dǎo)致檔案管理工作混亂，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案信息丟失的問題。檔案管理工作缺乏考核機(jī)制、考核措施等，不能在檔案管理工作人員的績(jī)效考核中納入相應(yīng)的內(nèi)容都是事業(yè)單位檔案管理工作中的常見問題。上述的種種問題都導(dǎo)致事業(yè)單位的退休人員管理工作安全存在嚴(yán)重的危害，不利于事業(yè)單位的檔案管理權(quán)威性樹立。

（二）缺乏先進(jìn)的退休人員檔案管理技術(shù)

在很多事業(yè)單位開展退休人員檔案管理工作過程中比較突出的問題就是缺乏先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，檔案管理工作無法實(shí)現(xiàn)與信息技術(shù)的有機(jī)融合、合理應(yīng)用。在開展具體的檔案管理工作時(shí)，仍舊嚴(yán)重依賴于人工操作，一般采取手工檢索的方式，從而導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案檢索效率較低。在部分事業(yè)單位內(nèi)還尚未開展相應(yīng)的檔案信息化建設(shè)，檔案內(nèi)容大部分為紙質(zhì)化內(nèi)容，對(duì)于現(xiàn)代化信息平臺(tái)的應(yīng)用不足，不僅不利于檔案信息化建設(shè)，也會(huì)受到多種因素的影響導(dǎo)致檔案紙質(zhì)內(nèi)容破損、丟失等。人工手寫、紙質(zhì)化等方式仍然是檔案管理工作的主要工作方式，工作人員缺乏現(xiàn)代信息化思維，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)會(huì)產(chǎn)生不利影響。大部分的事業(yè)單位尚未將充足的財(cái)力、人力、物力投資于退休人員檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)層不重視、資金不到位、檔案隨意擺放問題屢見不鮮，不利于檔案管理工作的質(zhì)量與效率提升。

（三）缺乏檔案管理意識(shí)與服務(wù)意識(shí)

在很多事業(yè)單位內(nèi)，通常是檔案管理人員身兼數(shù)職，很少有專門的檔案管理工作人員從事具體的退休人員的檔案管理工作。有部分事業(yè)單位的退休人員檔案管理工作由該單位的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)或者兼任，這導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平不高。還有部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部缺乏檔案管理意識(shí)，不能在事業(yè)單位內(nèi)組建起一支專業(yè)水平高，專業(yè)素養(yǎng)過硬的檔案管理隊(duì)伍，檔案管理人才隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，缺乏正規(guī)的技術(shù)指導(dǎo)與培訓(xùn)。部分事業(yè)單位在開展退休人員檔案管理工作的過程中，思想態(tài)度不端正，抱著隨意僥幸心理，且缺乏責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、保密意識(shí)，這就導(dǎo)致在退休人員檔案管理工作中往往容易出現(xiàn)檔案保管不當(dāng)、檔案管理分散，檔案管理技術(shù)落后等多種問題，嚴(yán)重影響事業(yè)單位的退休人員檔案管理工作的效果與質(zhì)量。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位退休人員檔案管理的具體措施

（一）切實(shí)提高檔案管理人員素養(yǎng)

事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的質(zhì)量與效率逐漸提升的規(guī)劃目標(biāo)，首先就要切實(shí)提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。提升檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平是確保事業(yè)單位退休人員檔案管理工作力度加大的基礎(chǔ)。首先，要求事業(yè)單位根據(jù)退休人員檔案管理工作需要設(shè)置專崗專職，由專業(yè)的檔案管理技術(shù)人員負(fù)責(zé)相應(yīng)的檔案管理工作。凡是負(fù)責(zé)退休人員的檔案管理工作的技術(shù)人員必須要掌握最新的檔案管理理念、檔案管理工作技能、信息化建設(shè)技能等多方面的技術(shù)，對(duì)于事業(yè)單位的退休人員的檔案管理工作特點(diǎn)、工作內(nèi)容有較為準(zhǔn)確的把握，在具體的退休人員檔案管理工作中能夠結(jié)合其工作特征與基本方法展開工作。其次，事業(yè)單位要定期組織退休人員檔案管理工作人員進(jìn)行深造學(xué)習(xí)，通過深造學(xué)習(xí)使其能夠掌握先進(jìn)的檔案管理理念、檔案管理方法與技術(shù)，要緊緊地圍繞事業(yè)單位的檔案管理基本操作能力提升展開相關(guān)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，要使退休人員、事業(yè)單位的檔案管理工作人員都具備相應(yīng)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)與技能。再次，要求檔案管理工作人員能夠主動(dòng)積極地學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)技能，并使其掌握相關(guān)的技能，這樣在工作中才能最大限度地挖掘退休人員檔案管理數(shù)據(jù)信息價(jià)值。第四，通過對(duì)相關(guān)政策、事業(yè)單位退休人員檔案管理工作實(shí)際情況進(jìn)行分析，逐步構(gòu)建退休人員檔案管理監(jiān)督機(jī)制與考核機(jī)制，這樣才能更好地滿足退休人員檔案管理工作的科學(xué)性、有效性要求，也可以更加科學(xué)地評(píng)價(jià)相關(guān)檔案管理工作人員的工作質(zhì)量，并將其納入績(jī)效考核評(píng)價(jià)體系內(nèi)，進(jìn)而使檔案管理人員能夠通過多種途徑來不斷更新檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理模式與方法，不斷提升業(yè)務(wù)能力，最終推動(dòng)事業(yè)單位的檔案管理整體質(zhì)量目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

（二）提升事業(yè)單位退休人員的檔案管理意識(shí)

進(jìn)入到新時(shí)期，事業(yè)單位的退休人員檔案管理工作受到多方因素的影響，也將面臨著新發(fā)展與新局面。要通過不斷完善與優(yōu)化事業(yè)單位的退休人員檔案管理工作，來為事業(yè)單位的退休人員提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。要求事業(yè)單位在開展檔案管理工作規(guī)劃時(shí)，就需要使退休人員的檔案管理意識(shí)逐漸提升，才能在事業(yè)單位的規(guī)劃、建設(shè)中讓事業(yè)單位檔案管理工作的科學(xué)性充分體現(xiàn)出來，構(gòu)建更加完整的事業(yè)單位的檔案管理工作體系與工作機(jī)制。基于此，事業(yè)單位的檔案管理工作人員需要將不斷提升自身的檔案管理意識(shí)作為事業(yè)單位檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，這樣在退休人員的檔案管理工作的具體開展、落實(shí)的過程中能夠與人力資源部門工作人員實(shí)現(xiàn)有效聯(lián)動(dòng)，有機(jī)整合檔案管理工作與人力資源管理工作，檔案管理工作人員也可以要求人力資源管理工作人員必須要融合保密性的相關(guān)工作要求與標(biāo)準(zhǔn)，這樣不僅能夠充分體現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理工作籌劃的科學(xué)性，還可以確保檔案管理工作開展過程中各項(xiàng)保密性、安全性策略實(shí)施。

（三）構(gòu)建事業(yè)單位的退休人員檔案管理機(jī)制

進(jìn)入到新時(shí)期，為了能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的退休人員提供更好的服務(wù)，從多個(gè)層面提升事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量，需要根據(jù)具體的工作需求來設(shè)置專門性的退休人員的檔案管理機(jī)制，通過該措施也可以有效的提升事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。只有認(rèn)識(shí)到構(gòu)建科學(xué)合理、全面完善的事業(yè)單位的退休人員的檔案管理工作的管理機(jī)制的重要性，并著手構(gòu)建，才能使得退休人員的檔案管理工作科學(xué)性得到保障，并逐漸提升其工作質(zhì)量與工作效率。例如，某事業(yè)單位的管理人員，為能夠使事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量獲得整體性的、實(shí)質(zhì)性的提升，側(cè)重于構(gòu)建退休人員檔案管理機(jī)制。也有部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，在綜合考量事業(yè)單位退休人員檔案管理要求、退休人員服務(wù)需求等多方面的因素后，嚴(yán)格區(qū)分事業(yè)單位內(nèi)的在職人員、退休人員的檔案管理工作，并明確在職人員、退休人員的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)檔案管理的保密性進(jìn)行嚴(yán)格的控制。保障事業(yè)單位退休人員檔案管理的保密性是確保其綜合管理質(zhì)量提升的重要基礎(chǔ)與前提，這也是事業(yè)單位構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系的重要前提。事業(yè)單位的退休人員檔案管理機(jī)制構(gòu)建過程中應(yīng)該注意如下重點(diǎn)。第一，要確保事業(yè)單位的退休人員檔案歸檔制度落實(shí)到位，要明確其歸檔時(shí)間、歸檔要求以及歸檔范圍等相關(guān)內(nèi)容。第二，要明確規(guī)定退休人員檔案保管制度的具體內(nèi)容，要明確檔案安全保護(hù)、檔案管理設(shè)備管理措施等。第三，要制定嚴(yán)格的檔案保密制度，要明確具體的檔案保密措施，明確檔案管理人員、查閱人員等的具體保密要求、安全要求等。第四，制定退休人員的檔案利用制度，明確檔案利用需要何種批準(zhǔn)手續(xù)，具體的利用方式、利用范圍。只有確保各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作到位，嚴(yán)格依照相關(guān)的規(guī)章制度來開展具體的、細(xì)致的事業(yè)單位退休人員檔案管理工作，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位退休人員的檔案管理工作質(zhì)量與效率逐步提升。

（四）逐漸優(yōu)化檔案管理流程

機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展退休人員檔案管理工作的根本任務(wù)是為了能夠?yàn)橥诵萑藛T提供更好的服務(wù)，并使得事業(yè)單位的退休人員服務(wù)管理工作質(zhì)量與效率逐步提升。首先，要對(duì)退休人員的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深度挖掘，要確保事業(yè)單位退休人員的個(gè)人數(shù)據(jù)信息逐漸豐富，提升退休人員檔案的完整性、豐富性，要逐漸構(gòu)建起具有鮮明的事業(yè)單位特色的退休人員檔案管理機(jī)制，不僅滿足收集信息的需求，還可以為退休人員提供更多具有針對(duì)性的服務(wù)。其次，還要通過多種措施來使事業(yè)單位退休人員檔案信息的真實(shí)性、可靠性逐漸提升，要結(jié)合事業(yè)單位、政策方針的實(shí)際變化情況來及時(shí)的更新相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，相關(guān)的檔案管理工作人員可以通過登記、定期調(diào)研的方式來獲取事業(yè)單位退休人員的最新數(shù)據(jù)信息。

（五）進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

進(jìn)入到新發(fā)展時(shí)期，信息技術(shù)的快速發(fā)展推動(dòng)了各個(gè)行業(yè)、領(lǐng)域的發(fā)展，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景，事業(yè)單位開展退休人員檔案管理工作要符合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，結(jié)合事業(yè)單位的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，充分、科學(xué)、合理的利用信息技術(shù)，從而使得退休人員檔案管理的信息化水平逐漸優(yōu)化與提升。事業(yè)單位應(yīng)該應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)而逐漸形成信息化、專業(yè)化的事業(yè)單位檔案管理工作體系。首先，要對(duì)信息化、智能化的檔案管理工作設(shè)備、設(shè)施與技術(shù)進(jìn)行合理的引進(jìn)，加強(qiáng)檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)與配備，要通過多種途徑與方式促使退休人員的檔案管理技術(shù)水平逐漸改善與提升，要在智能化、信息化的理念下開展退休人員檔案管理的相關(guān)工作。其次，在正式開展退休人員檔案管理工作之前，必須要明確建設(shè)重點(diǎn)、工作目標(biāo)，結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況、發(fā)展戰(zhàn)略，制定更加清晰明確、科學(xué)合理的退休人員檔案管理工作計(jì)劃。再次，要推動(dòng)事業(yè)單位的退休人員檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)規(guī)?；芾?，要使檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)便捷化、智能化的目標(biāo)，在“互聯(lián)網(wǎng)+”理念下合理應(yīng)用信息技術(shù)與系統(tǒng)，逐漸提升其智能化、數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)推送能力，相關(guān)的檔案管理工作人員、退休人員可以應(yīng)用移動(dòng)終端來進(jìn)行相關(guān)的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、可視化的檔案管理工作，并能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)信息的無障礙傳遞。最后，還應(yīng)該將事業(yè)單位的退休人員的所有檔案管理工作信息進(jìn)行收集、整理，并逐步構(gòu)建數(shù)據(jù)庫信息，使得檔案管理的數(shù)據(jù)分類存儲(chǔ)能力逐漸提升，并將拓展檔案管理數(shù)據(jù)信息的類型作為重點(diǎn)，加大對(duì)事業(yè)單位的退休人員的檔案數(shù)據(jù)信息管理力度。

四、結(jié)束語

綜上所述，由于事業(yè)單位的退休人員的檔案管理工作中需要處理大量的信息，退休人員檔案管理工作會(huì)直接影響事業(yè)單位相關(guān)工作順利展開?；诖耍聵I(yè)單位需要結(jié)合當(dāng)前退休人員檔案管理工作實(shí)際情況，來持續(xù)優(yōu)化強(qiáng)化退休人員的檔案管理工作，要使得相關(guān)的退休人員能夠依據(jù)相關(guān)政策方針來享受退休的福利待遇，使得事業(yè)單位的人才再利用效果顯著提升。要通過切實(shí)提高檔案管理人員素養(yǎng)，提升事業(yè)單位退休人員的檔案管理意識(shí)，構(gòu)建事業(yè)單位的退休人員檔案管理機(jī)制，逐漸優(yōu)化檔案管理流程，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)等多種方式，使得各項(xiàng)退休人員檔案管理工作順利展開。