大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新策略探究

吳璐璐

（浙江新安邁圖有機硅有限責任公司）

當下，大數(shù)據(jù)作為企業(yè)發(fā)展中的關(guān)鍵性生產(chǎn)力角色之一，于企業(yè)而言，具有不可或缺的作用，是企業(yè)核心競爭力的有力體現(xiàn)。檔案管理在企業(yè)的構(gòu)成系統(tǒng)中全方位展現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展脈絡(luò)，明確記載了企業(yè)發(fā)展的全過程及重點攻略。伴隨著數(shù)據(jù)信息的不斷充實，資料來源范圍的不斷擴大，企業(yè)檔案管理的組成愈加多元化。在由各項數(shù)據(jù)信息構(gòu)成的科技載體環(huán)境下，檔案管理更加靈活，檔案載體的形式也隨之變化。大數(shù)據(jù)時代給企業(yè)檔案管理帶來了諸多優(yōu)勢，有效加強企業(yè)管理水平的提升。

企業(yè)檔案管理的目標，即是充分利用數(shù)據(jù)資源，為企業(yè)開展后續(xù)工作提供一定的參考價值。當下，在數(shù)據(jù)信息時代的背景下，企業(yè)檔案管理突破了以往紙質(zhì)化管理存在的諸多局限性，彌補了諸多不足，此外也更加符合信息化管理部門的發(fā)展需求。通過有效收集、挖掘、分析、整合相關(guān)信息，可以對不同類型的檔案進行潛在聯(lián)系與歸納，同時也可輔助相關(guān)人員開展其他工作業(yè)務(wù)，大大增加了檔案的服務(wù)價值。通過輸入關(guān)鍵字可快速找到相關(guān)數(shù)據(jù)資料，查找過程精確化、科學化，在一定程度上大大幫助工作人員減少工作量，提高工作效率，減少工作成本，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。另外，內(nèi)部人員之間的雙向溝通，在實踐過程中，也可通過反饋及時更新檔案管理功能，讓檔案管理變得更加高質(zhì)量化。

一、大數(shù)據(jù)時代對企業(yè)檔案管理的影響

伴隨著國家各項政策的支持，中國企業(yè)正在蓬勃發(fā)展，其管理規(guī)模正在日益擴大，企業(yè)內(nèi)部檔案信息數(shù)據(jù)管理等級也在逐步增強。在檔案信息管理方面，其價值仍值得企業(yè)重視。當下，企業(yè)檔案管理逐漸朝無紙化方向發(fā)展，信息的收集范圍逐漸拓展，已涵蓋多方面音視頻、文字等內(nèi)容。

信息化時代背景下，企業(yè)檔案管理正在面臨一定的機遇與挑戰(zhàn)。檔案管理存在多樣化系統(tǒng)特征，通過快速檢索信息，可及時有效提取可利用信息。在相關(guān)數(shù)據(jù)庫支持下，檔案信息內(nèi)容可以有效被分類，進而儲存到各系統(tǒng)位置。此外，檔案管理系統(tǒng)存在閱覽、檢索等功能，相關(guān)人員在有權(quán)限的前提下可及時查詢。大數(shù)據(jù)時代下，企業(yè)檔案管理應及時分析檔案信息各方面內(nèi)容，構(gòu)建規(guī)律性結(jié)構(gòu)體系，挖掘檔案價值。與此同時，隨著檔案規(guī)模的逐漸擴大，一些數(shù)據(jù)也在不斷擴充，平臺范圍內(nèi)的工作量及其難度正在逐漸增大，這也使得企業(yè)檔案管理面臨著諸多的挑戰(zhàn)。

二、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理的優(yōu)化方向

當下，社會發(fā)展正在逐步進入信息時代，伴隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的逐漸普及，企業(yè)內(nèi)部管理人員應積極利用技術(shù)優(yōu)勢及時更新工作程序。在企業(yè)的管理環(huán)節(jié)中，可將數(shù)據(jù)技術(shù)作為信息傳播媒介，通過有效利用并整合數(shù)據(jù)資源，使其更好適應大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢。

（一）注重需求導向，開發(fā)個性化檔案管理模式

在以往企業(yè)檔案管理工作中，僅需簡單收集相關(guān)資料，保存至相關(guān)系統(tǒng)中，并提供查閱證明等服務(wù)，及時查閱檔案信息。綜合來說，該流程內(nèi)容較為單調(diào)，且無法發(fā)揮檔案管理的最佳價值。現(xiàn)如今，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及下，相關(guān)企業(yè)可逐漸采取互聯(lián)共享、云計算等方式，逐漸替代傳統(tǒng)管理模式，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)過程，創(chuàng)造個性化管理服務(wù)體系。此外，大數(shù)據(jù)在一定程度上可逐漸拓寬業(yè)務(wù)服務(wù)范圍，提升業(yè)務(wù)能力。一些企業(yè)在相關(guān)工作過程中可以設(shè)置階段性發(fā)展目標，構(gòu)建明確的檔案管理流程體系，便于后續(xù)清晰明了展開工作。相關(guān)人員在打開該數(shù)據(jù)平臺時，便可一目了然觀察相關(guān)信息以及音視頻等諸多內(nèi)容。

（二）引入互聯(lián)網(wǎng)+社會化服務(wù)模式，構(gòu)建互聯(lián)共享一體化

在數(shù)據(jù)化信息時代背景下，諸多企業(yè)已利用云技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)+等模式連通一些智能設(shè)備，科學高效開展相關(guān)工作。企業(yè)檔案管理環(huán)節(jié)中需重視數(shù)據(jù)技術(shù)的關(guān)鍵性作用，積極利用數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，提升工作質(zhì)量。此外，企業(yè)需及時關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全問題，定期開展網(wǎng)絡(luò)安全勘察工作，設(shè)置檔案權(quán)限及防火墻，從多方面維護檔案的安全性，將檔案的保密性工作貫徹到底。通過利用企業(yè)檔案云平臺。有效連接用戶、政府、客戶、企業(yè)及員工之間的關(guān)聯(lián)，同時也可提供檔案查詢、下載、在線瀏覽電子檔案、篩選、建模、檔案加工等服務(wù)，這些增值內(nèi)容在此平臺均可實現(xiàn)。通過互聯(lián)網(wǎng)+的模式，高效整合全國檔案信息，確保檔案信息的互聯(lián)共享。此外，企業(yè)需及時探究檔案服務(wù)的多樣性，立足于發(fā)展現(xiàn)狀，挖掘檔案管理的潛在價值，以人的需求為出發(fā)點，主動服務(wù)，構(gòu)建完整化企業(yè)檔案管理平臺。

（三）實現(xiàn)信息化檔案管理模式，形成無紙化辦公

當下，檔案管理工作的完善與創(chuàng)新是企業(yè)面臨的大環(huán)境考驗。對企業(yè)而言，需明確市場環(huán)境下即將面臨的挑戰(zhàn)與機遇，未雨綢繆，提前做好應對措施，挖掘檔案管理的實用性。企業(yè)應有效規(guī)避可能出現(xiàn)的風險，以規(guī)整化、系統(tǒng)化方式逐步完善文件著錄、檔案整編、文件管理等模式?，F(xiàn)如今，檔案管理正朝向無紙化辦公方式發(fā)展，其文件內(nèi)容包含信息整理、管理等多方面功能；文件管理也包含歸檔、查詢等功能；文件著錄包含修改、回收等功能。檔案管理與整編也需形成固定的流程，以固定的格式完善系統(tǒng)操作。此外，檔案管理包含諸多環(huán)節(jié)，如查詢、多媒體管理等內(nèi)容。企業(yè)應有效利用數(shù)據(jù)化技術(shù)，統(tǒng)計與整理檔案信息，統(tǒng)籌相關(guān)數(shù)據(jù)，拓展檔案管理的最大化利用率，豐富企業(yè)檔案研究的多樣化價值。此外，電子檔案的有效利用，便于企業(yè)備案以及查詢相關(guān)信息，也可同其他智能化功能相聯(lián)系，開展其他業(yè)務(wù)活動。對于企業(yè)而言，應高度重視信息化管理建設(shè)，讓用戶、企業(yè)、員工、政府均能夠享受到便捷的信息化管理模式以及其他服務(wù)。

三、大數(shù)據(jù)時代增強企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新策略探究

（一）開發(fā)以需求為導向的企業(yè)檔案平臺

企業(yè)檔案管理需運用新型管理手段，提升檔案管理質(zhì)量，對此，應創(chuàng)新管理理念，從檔案管理平臺出發(fā)，有效規(guī)范各方面操作。利用信息化管理平臺帶來的規(guī)范性優(yōu)勢，統(tǒng)籌各方維度，不斷提升工作質(zhì)量。在推動檔案管理規(guī)范性的過程中，企業(yè)需及時觀察平臺特征，出現(xiàn)問題時及時優(yōu)化。在此過程中，對于以下系統(tǒng)需更加注意，如：檔案信息存儲，檔案信息查詢以及檔案信息保密等。在檔案信息保密系統(tǒng)方面，為健全查詢及保密工作，信息安全性保護尤為重要。相關(guān)人員應及時調(diào)整檔案信息化管理平臺的保密性及查閱權(quán)限，層層設(shè)置實施步驟，有效保障信息管理的安全性，同時增強檔案內(nèi)容的保密性。在檔案加工系統(tǒng)方面，需同步收集檔案信息內(nèi)容，高效完成數(shù)據(jù)整合以及錄入工作，推動信息檔案管理無紙化工作有效實施。

（二）加強數(shù)據(jù)信息管理理念

數(shù)據(jù)信息管理意識是企業(yè)檔案管理人員的思想根基，需跟隨時代發(fā)展腳步，保持創(chuàng)新意識，褪去陳舊的管理觀念，關(guān)注技術(shù)性發(fā)展，時刻更新管理思維。企業(yè)可為員工營造數(shù)據(jù)宣傳的工作氛圍，定時開展各部門溝通交流工作，有效傳遞信息，增強數(shù)據(jù)意識，進而逐步提升其專業(yè)工作能力，提升工作質(zhì)量。對此，企業(yè)檔案管理人員應時刻牢記數(shù)據(jù)優(yōu)勢，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，有效貫穿工作全過程。工作人員展開相關(guān)工作前，需調(diào)動多元化思維，制定檔案管理的各階段發(fā)展目標，主動探究新型檔案管理模式，科學性工作，以更加突出的狀態(tài)面對檔案管理任務(wù)。

當下，企業(yè)檔案管理應逐漸朝著智慧平臺的目標前進，智慧檔案在未來的企業(yè)檔案管理環(huán)節(jié)中將成為重要的發(fā)展性需求，構(gòu)建數(shù)據(jù)化、數(shù)字化檔案，可有效代替?zhèn)鹘y(tǒng)管理中存在的諸多不足，合理解決遺留下來的弊端，開發(fā)檔案的潛在價值。此外，數(shù)據(jù)化信息管理理念的加深，有效拓寬電子檔案管理的新思路，綜合收集、整理、利用等模式，有效開發(fā)檔案的實用價值，使得檔案在企業(yè)內(nèi)部有效識別、檢索，從而為相關(guān)人員提供優(yōu)質(zhì)化服務(wù)。

（三）培養(yǎng)新時代企業(yè)檔案管理人才

企業(yè)人才的儲備，在一定程度上有效推進管理工作的持續(xù)開展?，F(xiàn)如今，伴隨著時代的發(fā)展，信息管理技術(shù)正在逐年提升。企業(yè)檔案管理需迎合時代發(fā)展的潮流，緊跟發(fā)展的腳步，努力革新管理模式，積極迎接新挑戰(zhàn)。在此過程中，需利用先進的管理模式，引進專業(yè)性管理人才，更新檔案管理數(shù)據(jù)，全方面保障數(shù)據(jù)資源的有效傳遞，以高質(zhì)量效率完成檔案管理工作。

相關(guān)管理人員應充分意識到檔案信息的特殊性，于日常中加強專業(yè)素養(yǎng)，提升專業(yè)操作性技能，全面投入，加強工作效率。于企業(yè)而言，需合理安排員工培訓流程，根據(jù)相應的規(guī)章制度，科學實施。培訓內(nèi)容應以員工為基礎(chǔ)，針對其薄弱處，查漏補缺。加強網(wǎng)絡(luò)安全素養(yǎng)，提高計算機操作水準。此外，企業(yè)同時可儲備一批專業(yè)型操作人才，適應崗位需求，遴選時應注重應聘人員的法律意識，有效考察應聘人員的專業(yè)素養(yǎng)。

（四）提高數(shù)據(jù)化管理安全意識

當下，數(shù)據(jù)化信息技術(shù)正在逐步優(yōu)化，大數(shù)據(jù)已然得到再創(chuàng)新，此時加強檔案管理的安全意識在企業(yè)中尤為重要。數(shù)據(jù)化技術(shù)的有效提升增強了檔案管理的安全性與保密度，通過專業(yè)控制數(shù)據(jù)管理庫的下載通道，觀看權(quán)限等內(nèi)容，提升數(shù)據(jù)平臺的安全性能，保障了企業(yè)檔案信息的可靠程度。該企業(yè)應加強檔案信息管理的關(guān)注力度，引進相關(guān)數(shù)據(jù)信息管理人才，有效設(shè)置層層步驟，由此驗證登錄身份信息。登錄平臺過程中，可設(shè)置相應的用戶名，密碼，登錄口令等限制活動，以此保證用戶身份的真實性，以及檔案管理的安全性。此外，也可設(shè)置不同等級用戶的多樣化查閱信息步驟，實現(xiàn)人員分流，不同的用戶所查閱的信息也將有所限制，在一定程度上保障了他人信息的安全。對于企業(yè)內(nèi)部檔案信息管理人員而言，所針對的檔案管理權(quán)限設(shè)置需高些。綜合來說，這種針對性檔案管理信息模式可有效防止信息泄露風險，同時當風險發(fā)生時，也能夠及時排查相關(guān)人員，進行責任追究。

（五）優(yōu)化檔案存儲及備份功能

盡管無紙化檔案管理模式已成為檔案管理的發(fā)展潮流，然而對于檔案信息的備份、留存方面，企業(yè)也應十分注意。與以往紙質(zhì)檔案的保存不同，電子檔案的保存需不斷完善相關(guān)技術(shù)問題，留存相關(guān)檔案工作內(nèi)容，彌補紙質(zhì)檔案存在的不足。此外，企業(yè)中也可設(shè)置備份一體機，主要儲備以及留存重要檔案，或定時設(shè)置備份時間，有效儲存相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容。這些巨大的存儲量可以讓檔案規(guī)整工作變得更加便捷與可靠。當下大數(shù)據(jù)應用較為普遍，檔案信息管理方面也得到了創(chuàng)新性發(fā)展。企業(yè)在進行檔案管理過程中，需時刻學習數(shù)據(jù)信息技術(shù)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及信息化模式，對于檔案進行數(shù)據(jù)化處理與轉(zhuǎn)化，整合同類圖片、影音、文檔等類型信息，并完成備份等工作，完善檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)，讓數(shù)據(jù)變得更加可靠，且能夠極大發(fā)揮其價值。對于檔案管理人員而言，需要及時學習先進的技術(shù)，提升管理經(jīng)驗，不斷摸索創(chuàng)新性管理模式，讓檔案服務(wù)充分發(fā)揮價值，提高工作質(zhì)量。

（六）構(gòu)建精細化管理系統(tǒng)

當下，諸多企業(yè)在檔案管理過程中均采用智能化、數(shù)字化信息軟件，以精細化管理標準有效提升檔案管理水準，實時更新檔案信息內(nèi)容。此外，也有相關(guān)人員實時跟進檔案管理、信息統(tǒng)計等數(shù)據(jù)，有效連接檔案管理工作與檔案管理人員。對于企業(yè)而言，為有效提升管理系統(tǒng)的標準化、精細化，需要及時提升管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，在了解各工作人員的專業(yè)水準的基礎(chǔ)上，針對性展開相關(guān)培訓工作，通過定期培訓的方式查漏補缺。此外，引進相關(guān)專業(yè)人才，融入新鮮血液，配合開展相關(guān)講座、論壇，夯實專業(yè)人員技術(shù)知識、工作技能，及時更新信息技術(shù)知識網(wǎng)絡(luò)，提高專業(yè)認知，養(yǎng)成一定的專業(yè)工作意識以及職業(yè)情操。在實際管理環(huán)節(jié)中，便能夠通過熟練的操作模式，有效管理各檔案信息內(nèi)容，從而高效完成工作，實現(xiàn)檔案管理價值最大化，整體提升企業(yè)檔案管理工作的有效性。

四、結(jié)論

大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)檔案管理人員需提前做好應對措施，科學迎接檔案管理的機遇與挑戰(zhàn)，引入或培養(yǎng)檔案管理型人才，為企業(yè)的發(fā)展貢獻人生價值；充分利用數(shù)據(jù)優(yōu)勢，提升檔案管理水準，增強信息安全保護意識，杜絕信息泄露等風險發(fā)生。立足企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合自身發(fā)展優(yōu)勢，選取適宜的大數(shù)據(jù)模式，深層次構(gòu)建企業(yè)檔案管理系統(tǒng)模式，不斷改善操作不足之處，讓檔案管理的優(yōu)勢發(fā)揮至最佳狀態(tài)，有效推動企業(yè)健康發(fā)展。

在大數(shù)據(jù)時代影響下，企業(yè)檔案管理正面臨諸多機遇與挑戰(zhàn)。企業(yè)應及時應對檔案管理的機遇與挑戰(zhàn)，做好數(shù)字化檔案管理工作，培養(yǎng)一批高質(zhì)量檔案管理工作群體，應用精細化管理系統(tǒng)，有效提升管理質(zhì)量。針對以需求為導向的企業(yè)檔案平臺，企業(yè)應及時加強數(shù)據(jù)信息管理理念，儲備一定的人才力量，推動管理工作持續(xù)開展，有效培養(yǎng)數(shù)據(jù)信息安全意識，及時優(yōu)化檔案的存儲及備份功能，促進檔案數(shù)據(jù)化信息的處理與轉(zhuǎn)化。綜合來說，即是創(chuàng)新檔案管理模式，提升管理效率與水準，明確檔案管理的價值及目標，結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展的實際狀況，聯(lián)合互聯(lián)網(wǎng)+以及云平臺等技術(shù)綜合運用，促進大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。