信息化在企業(yè)物資采購管理工作中的創(chuàng)新應(yīng)用

高巖

中國飛行試驗(yàn)研究院 陜西 西安 710089

引言

先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)為我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展貢獻(xiàn)出了卓越的力量，也進(jìn)一步提高了我國的綜合國力。企業(yè)日常的經(jīng)營管理工作，關(guān)系到企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，因此，優(yōu)化管理理念，選用先進(jìn)的管理手段，制定現(xiàn)代化的管理體系，是企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要舉措。而企業(yè)物資采購管理工作關(guān)系到了企業(yè)的綜合發(fā)展實(shí)力，為此，企業(yè)必須合理應(yīng)用信息技術(shù)，優(yōu)化物資采購管理工作流程，提高物資采購管理工作效率。

1 信息化企業(yè)物資采購管理工作概述

1.1 信息化企業(yè)物資采購及管理工作內(nèi)涵

企業(yè)物資采購管理工作是企業(yè)發(fā)展、運(yùn)營過程中的重要環(huán)節(jié)，合理的物資采購管理工作直接關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展。而物資是企業(yè)的戰(zhàn)略儲(chǔ)備資源，若企業(yè)內(nèi)部的關(guān)鍵物資供應(yīng)不及時(shí)，必然會(huì)影響企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。所以，物資采購管理工作，應(yīng)在嚴(yán)格管控企業(yè)發(fā)展、運(yùn)營成本的基礎(chǔ)上，確保企業(yè)始終具有充裕、穩(wěn)定的物資保障。企業(yè)物資采購工作包含物資采購、物資運(yùn)輸、物資日常管理等各個(gè)方面，每一環(huán)節(jié)都關(guān)系著企業(yè)的生產(chǎn)成本、運(yùn)營成本，這正是物資采購管理工作的重要性體現(xiàn)。

物資采購信息化基于電子商務(wù)貿(mào)易，是一種可以在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)中直接聯(lián)系供應(yīng)商，并完成線上交易的采購方式。企業(yè)可以借助互聯(lián)網(wǎng)的及時(shí)通信功能，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中收、發(fā)信息，完成商品采購等工作。交易雙方可以在電子商務(wù)平臺(tái)中完成招標(biāo)、談判等流程，大大降低了合作成本，也能節(jié)約合作時(shí)間。與此同時(shí)，信息化物資采購工作不僅可以幫助企業(yè)完成商品采購，還可借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)及信息技術(shù)，監(jiān)控整個(gè)交易過程，確保交易安全性。此外，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以實(shí)現(xiàn)多方資源的有效整合，能進(jìn)一步提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力[1]。

信息化企業(yè)物資采購管理工作基于數(shù)字化采購電子商務(wù)平臺(tái)，工作人員可以使用數(shù)據(jù)處理工具，執(zhí)行高效、便捷的物資采購管理工作。其中包含數(shù)據(jù)訂單分析及應(yīng)用、融資信息數(shù)字化應(yīng)用等多項(xiàng)工作，能夠提高財(cái)務(wù)工作的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，也能提高企業(yè)與供貨商之間聯(lián)系的有效性，確保往來信息的安全。合理的信息化物資采購管理工作，能夠?qū)⑴c供貨商及訂單相關(guān)的全部信息并入數(shù)據(jù)平臺(tái)中，并完成數(shù)據(jù)信息的基礎(chǔ)分類及處理工作。因此，該技術(shù)是進(jìn)一步提高企業(yè)物資采購工作質(zhì)量的關(guān)鍵技術(shù)，可以在短時(shí)間內(nèi)快速處理種類繁雜的多項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，提高采購管理工作的實(shí)際效率。

1.2 企業(yè)物資采購管理工作信息化的重要意義

信息化企業(yè)物資管理工作，可以使企業(yè)與各供應(yīng)商之間達(dá)成良好的合作，建立起信息化供應(yīng)鏈，確保企業(yè)能夠在與供貨商合作的過程中打開市場(chǎng)信息接口，便于企業(yè)及時(shí)收集并了解市場(chǎng)中的各類信息與數(shù)據(jù)，能夠提高企業(yè)經(jīng)營決策方向的準(zhǔn)確率。隨著企業(yè)對(duì)市場(chǎng)信息收集規(guī)模的持續(xù)擴(kuò)大，企業(yè)可以掌握市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)變化情況，并從中分析出當(dāng)前市場(chǎng)的波動(dòng)規(guī)律，讓企業(yè)始終維持市場(chǎng)敏感度，并牢牢占據(jù)采購主動(dòng)權(quán)，保持自身在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)也可以基于數(shù)字化信息平臺(tái)的數(shù)據(jù)收集及整理功能，快速獲取市場(chǎng)中不同方向、不同視角的關(guān)鍵性信息，能夠大大節(jié)約傳統(tǒng)市場(chǎng)分析工作中耗費(fèi)的人力、物力及財(cái)力[2]。

信息化物資采購管理工作可以提高企業(yè)物采工作質(zhì)量，使物資儲(chǔ)備、物資采購滿足企業(yè)的運(yùn)營發(fā)展需求，能有效提高物資采購方案的科學(xué)性、合理性?；谛畔⒓夹g(shù)的幫助下，企業(yè)可以更好地和供貨商開展跨區(qū)域溝通，節(jié)約談判時(shí)間，同時(shí)提高對(duì)供貨商、產(chǎn)品等核心材料信息收集的全面性，可以讓企業(yè)綜合市場(chǎng)的整體情況對(duì)比產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格以及供貨商提供的服務(wù)，能達(dá)到管控企業(yè)采購成本的目的，并大大節(jié)約企業(yè)的采購耗時(shí)，這正是電子商務(wù)系統(tǒng)在企業(yè)物資管理工作中占據(jù)的核心優(yōu)勢(shì)。

信息化物資采購管理工作可以實(shí)現(xiàn)物資采購工作的全過程管控，能夠真正細(xì)化采購管理流程，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化物資采購管理，可以有效降低物資采購管理中積壓或物資滯后供給等風(fēng)險(xiǎn)，有利于企業(yè)了解采購工作的具體內(nèi)容與整體流程。一旦企業(yè)采購工作中出現(xiàn)異?；虬踩L(fēng)險(xiǎn)，管理人員能夠及時(shí)調(diào)取并查看對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，查詢?cè)敿?xì)訂單內(nèi)容，以便及時(shí)分析異常信息、處理異常信息，制定針對(duì)性的處理對(duì)策，降低異常訂單對(duì)企業(yè)造成的損失。

2 企業(yè)物資采購管理信息化的創(chuàng)新應(yīng)用

2.1 完善信息化物資采購管理工作模式

2.1.1 物資采購管理數(shù)字化。企業(yè)內(nèi)部需建設(shè)大數(shù)據(jù)信息化管理平臺(tái)，綜合企業(yè)內(nèi)部所有資源信息，確保企業(yè)所有物資采購、消耗、庫存的信息錄入準(zhǔn)確性。完善數(shù)字化采購計(jì)劃，并靈活調(diào)整采購計(jì)劃，確保企業(yè)內(nèi)部物資供給及時(shí)，有效降低了企業(yè)物資短缺、供應(yīng)不足等問題影響其正常運(yùn)轉(zhuǎn)的可能性。其次，在數(shù)字化信息管理平臺(tái)中錄入商品檔案，完善供貨商、產(chǎn)品信息的檔案管理，及時(shí)記錄并更新供貨商或產(chǎn)品的實(shí)際情況。其中包括供貨商服務(wù)、產(chǎn)品對(duì)接聯(lián)系人、產(chǎn)品優(yōu)缺點(diǎn)、產(chǎn)品升級(jí)內(nèi)容、產(chǎn)品價(jià)格波動(dòng)等，實(shí)現(xiàn)供貨商的分級(jí)數(shù)字化管理，以保障采購物資品質(zhì)。數(shù)字化物資采購管理在實(shí)際運(yùn)用中，要結(jié)合企業(yè)明確了解一線生產(chǎn)的實(shí)際需求，并由系統(tǒng)的整體性反饋機(jī)制進(jìn)行詳細(xì)記錄，隨后由系統(tǒng)自動(dòng)在供應(yīng)商管理體系中匹配對(duì)應(yīng)的供貨商或產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息篩選，便可進(jìn)一步減少物資采購工作中耗費(fèi)的時(shí)間與精力。

2.1.2 物資采購管理信息化系統(tǒng)。根據(jù)企業(yè)內(nèi)部物資采購工作內(nèi)容及數(shù)據(jù)，建立系統(tǒng)的物資數(shù)據(jù)庫，同時(shí)優(yōu)化信息化管理系統(tǒng)。將采購物資的計(jì)劃單元及其庫存管理單元錄入信息管理系統(tǒng)之中，便于工作人員及時(shí)了解采購參數(shù)，并完成實(shí)時(shí)對(duì)比，依托信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)處理功能，合理整合物資信息，便于各部門職工能及時(shí)通過信息化系統(tǒng)了解物資情況，并根據(jù)企業(yè)當(dāng)前的生產(chǎn)運(yùn)行現(xiàn)狀，合理配置企業(yè)物資、資金流動(dòng)方向[3]。其次，信息化管理系統(tǒng)應(yīng)連接物資儲(chǔ)備倉庫，建立安全庫存區(qū)間警報(bào)系統(tǒng)，避免企業(yè)內(nèi)部物資短缺或同一時(shí)間庫存過多等情況發(fā)生。要求企業(yè)物資的安全庫存量，可滿足企業(yè)在緊急情況下的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，也能保證企業(yè)流動(dòng)資金充裕。除此以外，物資采購管理信息化系統(tǒng)可應(yīng)用于招標(biāo)模塊中，能夠?qū)崟r(shí)更新企業(yè)當(dāng)前的物資需求信息，并實(shí)時(shí)發(fā)布并傳遞給供貨商，完成與供貨商之間的有效交流，便于提高采購工作效率。

2.1.3 物資采購管理信息共享系統(tǒng)。企業(yè)內(nèi)部需確保物資采購的相關(guān)信息可以在企業(yè)內(nèi)部實(shí)時(shí)共享，因此企業(yè)有必要建立物資信息的動(dòng)態(tài)共享系統(tǒng)。要求該系統(tǒng)能自動(dòng)完成物資采購、物資發(fā)放、物資消耗等信息到整理、發(fā)布、共享等工作內(nèi)容，可以使公司的相關(guān)工作人員及時(shí)了解企業(yè)物資管理現(xiàn)狀。要求企業(yè)內(nèi)部員工能夠通過共享得來的信息，明確當(dāng)前企業(yè)物資儲(chǔ)存情況及企業(yè)物資需求變化。

2.1.4 信息化物資采購管理體系。企業(yè)需基于信息化物資采購管理工作運(yùn)行現(xiàn)狀，建立完善的物資采購體系，確保有關(guān)行政部門能夠順利、有序的完成采購管理工作，以提高物資采購管理工作整體的有效性。依托于信息化技術(shù)，管理人員可以在信息共享的基礎(chǔ)之上，針對(duì)各類數(shù)據(jù)信息及材料進(jìn)行系統(tǒng)分析，從而明確當(dāng)前企業(yè)物資采購環(huán)節(jié)中存在的問題，并對(duì)應(yīng)到具體負(fù)責(zé)人，以便及時(shí)了解情況，并給出相應(yīng)的解決策略，以優(yōu)化管理工作的整體模式。除此以外，基于信息技術(shù)平臺(tái)對(duì)各部門的日常工作執(zhí)行監(jiān)督，關(guān)注職工日常工作中是否存在不良行為，以達(dá)到監(jiān)管目的。

2.2 創(chuàng)新物資采購方案管理模式

信息化的企業(yè)物資采購管理工作中，企業(yè)有必要借助其技術(shù)優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新物資采購方案管理工作模式。企業(yè)在生產(chǎn)、運(yùn)行的過程中，對(duì)不同物資材料的需求量及其實(shí)際要求有所不同，企業(yè)需結(jié)合當(dāng)前的生產(chǎn)經(jīng)營現(xiàn)狀制定合理的采購方案，確保企業(yè)物資資源儲(chǔ)備充足，也盡量避免囤貨風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致企業(yè)資金運(yùn)轉(zhuǎn)不佳等現(xiàn)象發(fā)生。合理應(yīng)用信息技術(shù)建設(shè)，物資采購方案管理，可以對(duì)企業(yè)當(dāng)前的實(shí)際運(yùn)營情況做以分析，結(jié)合企業(yè)物資庫存與當(dāng)前的供需關(guān)系，最終計(jì)算出企業(yè)物資的實(shí)際需求量，完善物資采購安排，提高企業(yè)的經(jīng)營運(yùn)轉(zhuǎn)效率。在信息化物資采購方案系統(tǒng)的管理之下，系統(tǒng)可以結(jié)合企業(yè)當(dāng)前的生產(chǎn)訂單及生產(chǎn)計(jì)劃，核查企業(yè)未來一段時(shí)間內(nèi)所需的物資類型及物資數(shù)量。隨后，對(duì)照企業(yè)當(dāng)前的物資庫存，制定合理完善的采購計(jì)劃，根據(jù)數(shù)據(jù)庫中的供貨商信譽(yù)、供貨商服務(wù)、物資價(jià)格、物資品質(zhì)等多項(xiàng)參數(shù)，篩選出符合標(biāo)準(zhǔn)的供貨商信息并排列在前，以便工作人員選擇合適的供應(yīng)商。

2.3 優(yōu)化物資庫存及配送管理

企業(yè)物資采購管理工作中，物資的運(yùn)輸及儲(chǔ)存也是極為重要的一環(huán)。通常，企業(yè)在生產(chǎn)產(chǎn)品時(shí)，各工廠之間相隔甚遠(yuǎn)，在生產(chǎn)與運(yùn)營時(shí)，往往會(huì)以“直達(dá)料”法完成物資輸送，該方法能夠保障物資供應(yīng)的及時(shí)性，也可以降低物資配送成本。但實(shí)際上，部分企業(yè)依然有部分物資儲(chǔ)備需要由倉庫完成出庫或配送。此時(shí)，運(yùn)輸距離會(huì)直接關(guān)系到物資配置及時(shí)性及物資配送成本。因此，企業(yè)可以基于信息化物資采購管理工作平臺(tái)，實(shí)時(shí)監(jiān)督各個(gè)工廠的物資配送、物資使用等情況，了解不同位置工廠中倉庫物資配送的及時(shí)性，并綜合分析配送工作中存在的問題。隨后，合理規(guī)劃各廠區(qū)的物資儲(chǔ)存量配置，提高物資供應(yīng)鏈的工作效率，在必要時(shí)也可在偏遠(yuǎn)工廠建設(shè)物資儲(chǔ)備倉庫，以降低物資配送過程中不必要的資金浪費(fèi)。除此以外，根據(jù)當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部物資的庫存情況，調(diào)取有關(guān)的數(shù)據(jù)信息，了解各個(gè)生產(chǎn)線或廠區(qū)中存在的廢棄物料數(shù)量及其所需物料情況，在條件允許的情況下，將廢棄物料輸送及所需物料配送工作整合，以統(tǒng)一配送的方式降低物資配送成本[4]。

2.4 靈活應(yīng)用倉儲(chǔ)條形碼

倉儲(chǔ)條形碼主要基于信息化管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)自動(dòng)收集功能，其本質(zhì)意義上是將條形碼技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)物資倉庫管理中，在物資入庫、出庫、盤點(diǎn)時(shí)，可利用條形碼技術(shù)完成數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集，大大降低了物資管理的人力成本及時(shí)間成本。倉儲(chǔ)條形碼可以自動(dòng)采集物資的具體信息，并完成企業(yè)當(dāng)前物資及各類產(chǎn)品信息的實(shí)時(shí)登記及處理，能夠大大提高倉庫管理工作整體的效率，同時(shí)也能夠降低原本人工入庫或盤點(diǎn)過程中可能存在的失誤率。建立精準(zhǔn)、高效的倉庫管理數(shù)據(jù)庫，完善物資儲(chǔ)備系統(tǒng)，便于企業(yè)及時(shí)準(zhǔn)確的了解物資的庫存數(shù)據(jù)及其當(dāng)前情況。倉儲(chǔ)條形碼可以利用無線網(wǎng)絡(luò)，在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)采集，結(jié)合數(shù)字化監(jiān)管系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化的倉儲(chǔ)業(yè)務(wù)管理或倉儲(chǔ)業(yè)務(wù)執(zhí)行，同時(shí)輔以倉庫物資儲(chǔ)備的全方位監(jiān)督管理，大幅度提高工作效率。倉儲(chǔ)條形碼接入信息化物資采購管理系統(tǒng)后，會(huì)在系統(tǒng)內(nèi)部建立電子文檔，方便工作人員實(shí)時(shí)查詢物資儲(chǔ)備情況，完成物資基礎(chǔ)管理，降低倉庫管理工作的難度，且數(shù)據(jù)庫的信息可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求對(duì)內(nèi)共享，便于企業(yè)的各個(gè)部門及時(shí)了解倉庫物資的流向[5]。

3 結(jié)束語

信息化管理是新時(shí)代下企業(yè)發(fā)展的必然選擇，也是管理行業(yè)未來的必然發(fā)展趨勢(shì)。信息化物資采購管理工作，可以保障企業(yè)重要物資的及時(shí)供應(yīng)，同時(shí)對(duì)企業(yè)的運(yùn)行成本執(zhí)行全方位的系統(tǒng)監(jiān)控，完善的信息化管理制度，方能保障企業(yè)的常規(guī)運(yùn)行，促使企業(yè)良性發(fā)展。因此，處于信息化高科技背景之下，企業(yè)管理工作應(yīng)逐漸向信息化、智能化方向轉(zhuǎn)變，真正與時(shí)俱進(jìn)，讓企業(yè)始終處于市場(chǎng)核心地位，在市場(chǎng)中站穩(wěn)腳跟，進(jìn)一步提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。