自然資源檔案管理特點及其數(shù)字化管理有效策略

曹愛芳

山東省威海市文登區(qū)自然資源局 山東 威海 264400

引言

隨著社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的進一步發(fā)展，社會各界已經(jīng)形成了資源共享的意識，為了產(chǎn)生更多的生態(tài)效益和經(jīng)濟效益，實現(xiàn)資源的共享與優(yōu)化配置是非常有必要的。在進行自然資源開發(fā)和保護時，會產(chǎn)生大量的檔案資料。這些檔案資料中所包含的內(nèi)容較為廣泛，也有了更高的實用價值。為了更好地適應當前工作的需要，要不斷推動自然資源檔案管理工作優(yōu)化，逐步提高自然資源檔案管理的科學性和有效性。同以往的檔案管理工作相比較，自然資源檔案管理工作體現(xiàn)出自身的獨特性，專業(yè)性也更為突出。因此，將傳統(tǒng)的管理模式繼續(xù)沿用到自然資源檔案管理工作中，在一定程度上會影響自然資源檔案管理的工作效率，降低工作質(zhì)量。因此，為了更好地適應當前自然資源檔案管理的需要，要引入更多的現(xiàn)代化技術手段，逐步推進自然資源檔案數(shù)字化管理，不斷提高自然資源檔案管理工作的科學性。

1 自然資源檔案管理特點

1.1 自然資源檔案管理的保密性

自然資源檔案管理的內(nèi)容較多，涵蓋的種類較為豐富。在所有自然資源檔案資料中，有一部分資料的內(nèi)容關系著國家的安全與利益，這也就說明了自然資源檔案管理工作具有一定的保密性。自然資源檔案管理人員在進行自然資源檔案管理過程中，對相關自然資源檔案管理內(nèi)容做到絕對性保密。同時，為了不斷降低自然資源檔案管理工作的難度，相關工作人員在進行檔案管理時加大了現(xiàn)代化信息技術的應用程度，有利于進一步推動自然資源檔案管理內(nèi)容的信息共享。現(xiàn)代化信息技術的應用一方面給自然資源檔案管理工作帶來了便捷性，但現(xiàn)代化信息技術存在一定的安全風險，容易導致自然資源檔案信息被泄露，這也給自然資源檔案管理工作帶來了一定的困難。

1.2 自然資源檔案管理的長期性

自然資源檔案管理工作是一項持久性較強的工作，需要長期投入足夠的時間、資金和人力成本，有效整合自然資源檔案內(nèi)容，提高自然資源檔案的利用效率。檔案管理工作人員對自然資源檔案內(nèi)容進行有效的整理與收集，能夠更好地發(fā)揮自然資源檔案的使用價值。同時，也能夠利用自然資源檔案從整體上把握資源的整體狀況，有利于工作人員更好地對自然資源進行管理。由于自然資源檔案管理工作的內(nèi)容較為繁雜，包含的工作量較大，這就需要配備足夠的檔案管理工作人員長期有效完成自然資源檔案管理工作，不斷提高自然資源檔案的準確性，從根本上保證自然資源檔案的真實性，更好的發(fā)揮自然資源檔案的價值[1]。

1.3 自然資源檔案管理的重復性

在傳統(tǒng)的自然資源檔案管理工作中，自然資源檔案管理工作需要多個部門協(xié)同完成，其中包括國土部門、農(nóng)業(yè)部門、林業(yè)部門，規(guī)劃部門等。但是，隨著自然資源檔案管理工作的持續(xù)推進，對自然資源檔案管理機構進行了一定的改革，改革后的自然資源檔案管理工作主要由自然資源部門負責。自然資源部門在自然資源檔案管理工作中，考慮到自然資源檔案管理種類的多樣性、管理內(nèi)容的豐富性，設置了多個管理部門，這些管理部門又設置了許多分支，由于多個部門、多個分支的存在，在自然資源檔案管理過程中，重復工作的情況頻繁出現(xiàn)，這樣會浪費更多的時間和人力成本。因此，要組織檔案管理工作人員重新整理自然資源檔案，將重復的檔案內(nèi)容進行整合，強化檔案信息的審核工作，提高自然資源檔案管理的可靠性，從根本上保障自然資源檔案管理的質(zhì)量。

2 自然資源檔案數(shù)字化管理中的不足分析

2.1 數(shù)字化檔案管理制度不健全

數(shù)字化檔案管理制度是自然資源檔案管理工作持續(xù)有效推進的根本保障。目前，數(shù)字化自然資源檔案管理制度不健全，這在一定程度上制約著自然資源檔案管理工作。目前，自然資源管理部門仍然將窗口業(yè)務視為工作重點，由于對窗口業(yè)務的高度重視導致專業(yè)的數(shù)字化檔案管理人才很難有“用武之地”，這降低了自然資源檔案數(shù)字化管理的效率和質(zhì)量。除了檔案管理部門對于數(shù)字化管理不夠重視之外，也有一些自然資源檔案管理工作人員的責任意識不強，沒有形成專業(yè)的數(shù)字化思維，這嚴重影響了自然資源檔案的整合效率，容易出現(xiàn)檔案積壓，不利于推進自然資源檔案數(shù)字化管理。由于檔案的積壓，導致相關數(shù)據(jù)錄入滯后，自然資源檔案數(shù)據(jù)不完善，在檔案查詢過程中容易出現(xiàn)問題，這些都阻礙了檔案資源的發(fā)展。同時，由于自然資源檔案管理的信息化制度不健全，自然資源管理部門以及自然資源檔案管理工作人員沒有形成相關的法治觀念和科學理念，這都給自然資源的檔案管理帶來了一定的安全隱患[2]。

2.2 數(shù)字化檔案管理平臺不完善

同傳統(tǒng)的自然資源檔案管理模式相比較，數(shù)字化檔案管理模式在管理方法以及管理思想上都發(fā)生了一定的變革。但目前自然資源檔案數(shù)字化管理工作中，很多工作部門仍然沿用傳統(tǒng)的管理思想，沒有從根本上認識到自然資源檔案數(shù)字化管理的重要意義，這不利于自然資源檔案數(shù)字化管理工作的持續(xù)推進。為了不斷加強自然資源檔案數(shù)字化管理，需要相應的平臺和足夠的資金保障。但相關部門對于數(shù)字化管理的投入資金不足，沒有配套相應的平臺支持數(shù)字化管理，主要是由于相關負責人沒有認識到數(shù)字化建設對于檔案管理的重要價值。當前，檔案管理人員的信息化操作水平較低，導致自然資源檔案數(shù)字化管理效率低。又由于檔案管理部門數(shù)字化基礎建設不完善，更新速度緩慢，不能更好地適應當前數(shù)字化檔案管理工作的需要。這不利于各個檔案管理部門之間的合作，給自然資源檔案管理工作帶來了一定的難度。

2.3 數(shù)字化檔案管理方法較為單一、滯后

在信息化發(fā)展背景下，要實現(xiàn)自然資源檔案數(shù)字化管理，必須改進傳統(tǒng)的檔案管理工作方法，運用適合當前數(shù)字化發(fā)展需要的管理方法，不斷提高自然資源檔案數(shù)字化管理的效率。但目前的自然資源檔案數(shù)字化管理存在許多問題，雖然極力推進自然資源檔案數(shù)字化管理，但紙質(zhì)化的檔案管理仍然是存在的。由于紙質(zhì)化檔案的存在歷史悠久，讓數(shù)字化檔案完全取代紙質(zhì)化檔案在短時期內(nèi)是不可能實現(xiàn)的。紙質(zhì)化與數(shù)字化的檔案管理同時存在，這只會為檔案管理工作增加更多的成本，提升檔案管理工作的難度。近些年來，自然資源檔案管理的內(nèi)容和范圍不斷擴大，必須更好地應用數(shù)字化的管理方法，提高自然資源檔案管理的效率。但在實際的自然資源檔案管理過程中，仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，這些管理方式已經(jīng)不適應當前的自然資源檔案管理工作，在管理過程中容易出現(xiàn)各種各樣的問題，自然資源檔案的準確性不能得到根本保證，降低了自然資源檔案數(shù)字化管理的工作質(zhì)量。因此，要不斷優(yōu)化數(shù)字化檔案管理方法[3]。

3 自然資源檔案數(shù)字化管理的有效策略

3.1 高效獲取檔案數(shù)據(jù)資源

在自然資源檔案數(shù)字化管理過程中，離不開各種區(qū)域網(wǎng)絡及軟硬件設備等信息設備的支持，因此在推進自然資源檔案數(shù)字化管理過程中，要完善相應的數(shù)字化檔案管理配置，加快建設自然資源數(shù)據(jù)庫，提高自然資源數(shù)據(jù)管理效率，更快更有效地推動區(qū)域檔案資源共享。為了不斷實現(xiàn)區(qū)域檔案資源共享，采集基礎的自然資源檔案管理數(shù)據(jù)是非常有必要的。自然資源檔案管理數(shù)據(jù)包括自然資源檔案管理的歷史數(shù)據(jù)、管理發(fā)展趨勢等，這些數(shù)據(jù)能夠不斷提高自然資源檔案管理工作的可靠性和真實性。首先，為了高效獲取檔案數(shù)據(jù)資源，必須有針對性的調(diào)研自然資源檔案管理工作，以此來更好地獲取自然資源檔案數(shù)據(jù)資料，提高檔案資料的準確性。其次，在整理自然資源檔案歷史管理數(shù)據(jù)時，要更好的應用現(xiàn)代化信息技術，及時查找自然資源歷史管理數(shù)據(jù)，掌握自然資源檔案管理歷史記錄。再次，對于收集上來的自然資源檔案數(shù)據(jù)，需要利用相關的數(shù)據(jù)系統(tǒng)進行分析，匯總所有收集上來的自然資源檔案管理數(shù)據(jù)。最后，對于收集上來的自然資源檔案數(shù)據(jù)及時進行處理，利用信息網(wǎng)絡技術對自然資源檔案數(shù)據(jù)進行歸類處理，更好推動自然資源檔案共享[4]。

3.2 完善自然資源檔案數(shù)字化管理制度

自然資源檔案數(shù)字化管理制度是自然資源檔案管理工作有效開展的重要保障，檔案管理制度要根據(jù)檔案管理需要不斷進行優(yōu)化，逐步完善自然資源檔案數(shù)字化管理制度。自然資源檔案數(shù)字化管理制度的不斷完善與檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)以及獲取有效的自然資源檔案管理數(shù)據(jù)密切相關。在自然資源檔案數(shù)字化管理過程中，自然資源檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)對于提升數(shù)字化檔案管理的效率起著至關重要的作用，但目前數(shù)字化檔案管理過程中缺乏大數(shù)據(jù)人才。自然資源檔案數(shù)字化管理時需要運用大數(shù)據(jù)技術，由于大數(shù)據(jù)技術的更新?lián)Q代速度快，能夠儲存更多的檔案數(shù)據(jù)，對于收集上來的數(shù)據(jù)能夠及時進行分析，提升自然資源檔案管理的效率，讓自然資源在社會發(fā)展過程中發(fā)揮更大的優(yōu)勢。為了在自然資源檔案數(shù)字化管理過程中更好的應用大數(shù)據(jù)技術，需要不斷提高自然資源檔案管理部門及其相關工作人員的重視度，積極引進專業(yè)的大數(shù)據(jù)人才，加強對已有工作人員的培訓，通過線上線下培訓加考核的方式，逐步提升工作人員對于大數(shù)據(jù)的應用能力；加強管理人員對于大數(shù)據(jù)理念的學習，推動相關管理人員思想的更新，不斷提高管理人員的創(chuàng)新意識，讓所有自然資源檔案管理人員都能夠成為適應當前大數(shù)據(jù)技術的專業(yè)人才。在自然資源檔案數(shù)字化管理過程中，既要引進相關的大數(shù)據(jù)人才，要不斷提升檔案管理工作人員獲取自然資源檔案數(shù)據(jù)的能力，更好地推動自然資源檔案數(shù)據(jù)共享。

3.3 構建自然資源檔案數(shù)字化管理平臺

為了有效推進自然資源檔案數(shù)字化管理工作，建設檔案數(shù)字化管理平臺是非常有必要的。這就需要各個部門共同合作，投入更多的資金建設檔案數(shù)字化管理平臺。在建設自然資源檔案數(shù)字化管理平臺的過程中，要注重完善其相關基礎設施，配備與平臺相適應的軟硬件系統(tǒng)和設備，提高平臺內(nèi)部網(wǎng)絡系統(tǒng)的完善度，構建一個更好適應當前自然資源檔案數(shù)字化管理的平臺。同時，構建自然資源檔案數(shù)字化管理平臺，能夠不斷提高檔案資料的查詢和利用效率，為自然資源管理工作提供依據(jù)，為社會治理以及城鄉(xiāng)發(fā)展提供重要憑證，讓自然資源檔案數(shù)字化管理向著更好的方向發(fā)展。此外，要合理地將大數(shù)據(jù)技術、防火墻技術等應用到自然資源檔案數(shù)字化管理平臺上，完善檔案數(shù)字化管理平臺，提高檔案數(shù)字化管理平臺的安全性，降低自然資源檔案信息泄露風險。

4 結束語

綜上所述，自然資源檔案管理的特點有利于進一步推進自然資源檔案數(shù)字化管理，為自然資源檔案數(shù)字化管理迎來了新的發(fā)展機遇。在自然資源檔案管理中，加快數(shù)字化建設，能夠提高自然資源檔案的共享性，從根本上保證自然資源檔案管理信息化建設的效益，讓自然資源檔案的價值得到更大的發(fā)揮，為國家現(xiàn)代化建設提供更加可靠的檔案資料。因此，在自然資源檔案數(shù)字化管理中，要高效獲取檔案數(shù)據(jù)資源，完善自然資源檔案數(shù)字化管理制度，構建自然資源檔案數(shù)字化管理平臺，以此不斷提高自然資源檔案管理效率，更好地滿足社會對于自然資源檔案利用的需求。