基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作創(chuàng)新策略探究

◎楊霞

檔案能夠真實(shí)反映各機(jī)關(guān)單位開展工作的實(shí)際情況，并且也能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)，因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)必須做好檔案管理工作，確保檔案資源實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、全面化以及真實(shí)化等，以此為其他各項(xiàng)工作的開展打下基礎(chǔ)，并更好地服務(wù)于農(nóng)村社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。因此，對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理進(jìn)行有效的強(qiáng)化有著不容忽視的重要作用。但就目前情況來看，鄉(xiāng)鎮(zhèn)在開展檔案管理工作過程中還存在著一定的不足之處，要根據(jù)實(shí)際情況，采取科學(xué)合理的解決策略，以此使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中存在的不足

（一）檔案管理制度尚不完善

檔案管理工作的開展必須有完善的管理制度作為保障，那么，這就需要在工作實(shí)踐中積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以此彌補(bǔ)制度的不足，并形成良性循環(huán)，這樣才能使檔案管理工作始終保持先進(jìn)性和有效性。但就目前情況來看，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度仍不完善。鄉(xiāng)鎮(zhèn)相關(guān)部門對(duì)檔案管理與單位發(fā)展兩者的聯(lián)系缺少正確認(rèn)知，致使管理機(jī)制未能得到有效的完善，這樣長(zhǎng)期發(fā)展下去就會(huì)發(fā)生檔案數(shù)據(jù)記錄不完整、數(shù)據(jù)存在誤差等問題，致使后續(xù)的各項(xiàng)工作難以順利開展下去。

首先，綜合管理制度不全面。當(dāng)前，有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)已經(jīng)開始逐漸創(chuàng)建檔案館，并且為了使檔案管理、文件管理更加規(guī)范化，出臺(tái)了相關(guān)文件，使管理制度變得更加細(xì)化和完善。然而還有一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)只有綜合檔案室，由于受諸多因素影響使得檔案館未能建成，且其管理制度有所欠缺，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的管理意識(shí)也不強(qiáng)，致使檔案管理工作逐漸被弱化。再加上缺少足夠的資金、未能對(duì)檔案進(jìn)行專業(yè)化管理以及沒有專人管理檔案等問題的存在，相應(yīng)制度的建設(shè)也就更易被忽略掉了。這樣就使得工作較為隨意，工作人員通常以自己的主觀經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行判斷，管理行為不夠規(guī)范，致使檔案的完整性和安全性缺少有效的保障。

其次，缺少規(guī)范化的業(yè)務(wù)管理體系。就現(xiàn)行的業(yè)務(wù)規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)來說，只對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的要求，并沒有針對(duì)檔案管理過程中的收集、保管以及銷毀等業(yè)務(wù)流程做出詳細(xì)的規(guī)定，使得管理中的業(yè)務(wù)活動(dòng)缺少規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)格要求，檔案管理部門缺少安全保障措施，極易引發(fā)檔案丟失等現(xiàn)象發(fā)生。

（二）信息化建設(shè)步伐緩慢

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，檔案信息化管理已經(jīng)被企事業(yè)單位作為重點(diǎn)工作來抓，經(jīng)濟(jì)發(fā)展較好的鄉(xiāng)鎮(zhèn)也在大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，引進(jìn)信息化設(shè)備及系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)已對(duì)部分檔案目錄或是重要檔案內(nèi)容實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。但是就整體而言，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化建設(shè)發(fā)展緩慢，缺少深度，與城市之間存在著極大的差距。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府并未安排專業(yè)人員對(duì)重要檔案信息、數(shù)據(jù)等進(jìn)行有效的保護(hù)，這就使得其容易遭受惡意的網(wǎng)絡(luò)攻擊，發(fā)生信息泄露、丟失等嚴(yán)重后果。

（三）管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足

鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理部門通常只有少數(shù)幾人來負(fù)責(zé)管理工作，而且有時(shí)還是由其他崗位人員兼職。經(jīng)相關(guān)數(shù)據(jù)表明檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)偏低，主要是由于其并非檔案專業(yè)人員，并且并未設(shè)置專門的崗位編制，所以說在檔案管理工作上花費(fèi)的精力極為有限。另外，由于兼職的緣故，存在著管理人員流動(dòng)性大、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)以及工作中缺少主觀能動(dòng)性等現(xiàn)象。并且由于并未定期組織開展專業(yè)培訓(xùn)，使得工作人員的專業(yè)素養(yǎng)、操作技能無法得到有效提升，致使檔案管理工作缺少一定的創(chuàng)新性。

（四）檔案管理水平偏低

首先，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作過程中，針對(duì)收集資料這一環(huán)節(jié)有著系統(tǒng)化的流程，資料收集的工作量非常大，而其中全面性和真實(shí)性是檔案收集中最難控制的部分。例如，有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)將上級(jí)文件等作為重要檔案收集起來，而卻并未將鄉(xiāng)鎮(zhèn)范圍內(nèi)的其他檔案資料進(jìn)行收集；不注重照片、光盤等特殊載體的檔案收集，并且對(duì)本地區(qū)具有地方特色的資源信息也沒有進(jìn)行有效的收集，導(dǎo)致非遺、旅游資源等文獻(xiàn)資料流失。

其次，在對(duì)檔案資料進(jìn)行整理的過程中，雖然各個(gè)步驟有著詳細(xì)的要求，但在整理標(biāo)準(zhǔn)上不夠統(tǒng)一，也就是說其并沒有參照相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來制定，使得在整理的過程中較為混亂、沒有章法，沒有進(jìn)行科學(xué)的方法分類，未綜合考慮內(nèi)容、時(shí)間以及載體等因素進(jìn)行系統(tǒng)化的分類，這樣在整理上缺少規(guī)范性，容易發(fā)生檔號(hào)斷檔等情況，無論是對(duì)后期的查找，還是利用都極為不利。

最后，對(duì)檔案的利用，鄉(xiāng)鎮(zhèn)要定期將收集到檔案移交到上級(jí)檔案館進(jìn)行保管，但是有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)與縣城之間的距離非常遠(yuǎn)，檔案在移交之后，提取使用極為不便。另外，由于缺少規(guī)范化的管理，檔案內(nèi)容較為混亂，使用者不愿花過多的時(shí)間和精力來查找檔案，這也在一定程度上影響了檔案自身價(jià)值的有效發(fā)揮。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）不斷完善管理制度

首先，建立健全綜合管理制度。由于很多地區(qū)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室管理制度還不健全，那么，作為相關(guān)行政部門就必須立足于全局，深入鄉(xiāng)鎮(zhèn)進(jìn)行走訪調(diào)研，對(duì)檔案管理存在的困難和不足進(jìn)行客觀地分析總結(jié)，以此制定出科學(xué)合理的規(guī)劃方案，指導(dǎo)鄉(xiāng)鎮(zhèn)創(chuàng)建檔案管理制度和改進(jìn)管理業(yè)務(wù)方法，以規(guī)范化的制度為依據(jù)，井然有序地開展各項(xiàng)工作。由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府日常工作涉及的檔案種類非常多，且內(nèi)容也較為繁復(fù)，因此，必須提升工作的效率，充分利用信息化管理平臺(tái)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，實(shí)行一整套科學(xué)化的錄入流程，使得信息更加具有真實(shí)性和精準(zhǔn)性。另外，還應(yīng)將檔案的篩選、分類工作做好，這樣不僅可以節(jié)省人力、時(shí)間方面的成本，還可以優(yōu)化整合較為碎片化的資源，為后續(xù)工作的順利開展提供有效保障。

其次，規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館管理標(biāo)準(zhǔn)和流程。應(yīng)參考國(guó)家和行業(yè)實(shí)行的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)檔案管理工作的收集、整理以及統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)化，對(duì)于工作要求加以規(guī)范，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使工作人員的崗位責(zé)任意識(shí)得以強(qiáng)化，以免出現(xiàn)行為不規(guī)范等情況。同時(shí)，應(yīng)立足于各管理步驟，創(chuàng)建起具有安全保密、執(zhí)法檢查以及庫(kù)房管理等全面化的制度體系。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府還應(yīng)根據(jù)自身檔案管理的實(shí)際情況，創(chuàng)建具有針對(duì)性的輔助機(jī)制，針對(duì)檔案管理進(jìn)一步加強(qiáng)監(jiān)督管理力度。

最后，建立經(jīng)費(fèi)保障制度。檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)有效落實(shí)，就必須有充足的經(jīng)費(fèi)作為支撐?，F(xiàn)階段，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理水平滯后，從根本上來說是資金不足造成的。因此，上級(jí)部門應(yīng)針對(duì)檔案管理提供專項(xiàng)資金，且擔(dān)負(fù)起籌措相關(guān)經(jīng)費(fèi)的責(zé)任，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的開展提供充足的經(jīng)費(fèi)。同時(shí)，針對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理所能創(chuàng)造的價(jià)值，應(yīng)將眼光放長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，充分利用好經(jīng)費(fèi)保障機(jī)制，推動(dòng)其實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)發(fā)展，規(guī)范化管理，確保檔案資料得到妥善保管。

（二）大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案管理工作的信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。在信息化改革不斷深化的情況下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化水平明顯不足，因此，必須加快其建設(shè)發(fā)展進(jìn)程，將先進(jìn)的信息化設(shè)備及系統(tǒng)積極引入進(jìn)來，以此使檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)互通共享，進(jìn)而確保檔案管理水平和檔案利用率得到進(jìn)一步提升。同時(shí)，應(yīng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行完善，例如，在電腦、打印機(jī)以及掃描儀等硬件條件具備的同時(shí)，引進(jìn)管理系統(tǒng)等軟件設(shè)施，只有如此才能事半功倍。另外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理應(yīng)逐漸將檔案信息轉(zhuǎn)變成數(shù)字化形式，創(chuàng)建起相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，以此使各級(jí)檔案管理部門能夠共享檔案信息。針對(duì)檔案信息化建設(shè)，應(yīng)設(shè)置專項(xiàng)的資金用于引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備、系統(tǒng)升級(jí)以及軟件優(yōu)化等方面，確保檔案信息化建設(shè)步伐穩(wěn)步前行。

（三）切實(shí)提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

要大力引進(jìn)檔案管理人才，不僅要專業(yè)化能力強(qiáng)，還必須具備先進(jìn)信息化設(shè)備操作技能。也就是說，檔案管理人員要能夠熟練操作信息化系統(tǒng)軟件，能夠?qū)竟收?、運(yùn)行異常等情況進(jìn)行處理，并能配合專業(yè)技術(shù)人員對(duì)系統(tǒng)軟件進(jìn)行升級(jí)優(yōu)化等，對(duì)掃描儀等硬件設(shè)備的各項(xiàng)功能做到運(yùn)用自如。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的過程中，檔案工作人員只有擁有專業(yè)化的素養(yǎng)和能力，并具備一定的法律意識(shí)，才能夠更好地勝任這項(xiàng)工作。因此，應(yīng)根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的實(shí)際發(fā)展情況，切實(shí)提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

首先，針對(duì)檔案管理設(shè)置崗位編制，確保檔案管理專人專職。這是由于很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員都是由其他崗位人員來兼職的，不能將過多的時(shí)間精力放在檔案管理上面，使得工作效率和積極性受到極大的影響。因此，應(yīng)針對(duì)檔案管理工作設(shè)置崗位編制，引進(jìn)檔案管理專業(yè)，且熟練掌握各項(xiàng)先進(jìn)技能的專業(yè)化人才。實(shí)施科學(xué)合理的管理機(jī)制，對(duì)考評(píng)責(zé)任制度進(jìn)行不斷的完善，使檔案管理工作人員能夠在工作崗位上盡職盡責(zé)，切實(shí)提升業(yè)務(wù)效率和水平?？梢?，創(chuàng)建一支專業(yè)能力過硬的高素質(zhì)人才隊(duì)伍，可以對(duì)各類信息進(jìn)行更加快速高效的收集、整理等，將各項(xiàng)工作內(nèi)容落實(shí)到位，推動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。

其次，做好相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)工作。通過培訓(xùn)、交流會(huì)以及自主學(xué)習(xí)等方式，使檔案管理人員的專業(yè)管理水平得以進(jìn)一步增強(qiáng)，綜合素養(yǎng)得到有效優(yōu)化，樹立起正確的服務(wù)、責(zé)任等意識(shí)，在管理工作過程中盡職盡責(zé)，全身心地投入，嚴(yán)格按照各項(xiàng)工作規(guī)章制度辦事，以免由于人為原因造成失誤。由上級(jí)檔案管理部門定期組織培訓(xùn)活動(dòng)，主要從崗前直至崗位交接整個(gè)過程，培訓(xùn)方式又可分為專題和實(shí)地兩種，專題培訓(xùn)主要是指設(shè)定主題內(nèi)容，工作人員自行選擇，而其中多以線上學(xué)習(xí)為主，在學(xué)習(xí)完專題知識(shí)內(nèi)容、操作技巧等之后，再經(jīng)由相應(yīng)的考試來檢測(cè)培訓(xùn)的實(shí)際效果；而實(shí)地培訓(xùn)則是指由上級(jí)檔案管理部門指派專門的培訓(xùn)隊(duì)伍下到基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)，為工作人員提供指導(dǎo)和培訓(xùn)，這樣在及時(shí)指正他們的錯(cuò)誤行為的同時(shí)，還可以將最新的政策、檔案管理方法等傳遞給他們，并且也可以對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的實(shí)際情況做到充分的了解，以此為依據(jù)采取相應(yīng)的指導(dǎo)方案，從而使管理人員的業(yè)務(wù)能力得到進(jìn)一步的提升。

（四）不斷優(yōu)化管理業(yè)務(wù)

首先，收集工作在檔案管理工作中是最為基礎(chǔ)的，而需要特別注意的是工作實(shí)踐中存在信息收集不全面的問題。一方面，應(yīng)對(duì)檔案收集的具體范圍進(jìn)行充分的明確，根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定和要求，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案收集制定詳盡的細(xì)節(jié)和工作方案，并將其匯報(bào)上級(jí)管理部門，經(jīng)由其審核通過之后再執(zhí)行下去。同時(shí)，也要對(duì)檔案收集內(nèi)容進(jìn)行明確。例如，圖像、視頻以及實(shí)物等都屬于檔案資料的范圍，應(yīng)按照資料的不同形式，及時(shí)、完整地將資料歸入相關(guān)類型的檔案。而收集的重點(diǎn)主要包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門的文件材料、農(nóng)村土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)等資料信息。另一方面，視收集工作量的多少，來決定上一年檔案的具體歸檔時(shí)間。另外，有關(guān)于民風(fēng)民俗、非遺文化等方面資料也應(yīng)作為檔案內(nèi)容，并保留其特色。檔案工作人員要高度重視檔案收集工作，當(dāng)上級(jí)下達(dá)完工作要求之后，應(yīng)及時(shí)組織開展相關(guān)收集工作，并積極爭(zhēng)取相關(guān)部門、人員的支持，以此使收集的資料更加具有真實(shí)性、完整性。

其次，在檔案管理的整理方面，應(yīng)按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)創(chuàng)建統(tǒng)一化整理規(guī)范，并且針對(duì)不同種類檔案材料進(jìn)行整理的過程中應(yīng)按照相關(guān)文件的具體要求進(jìn)行整理，從而使檔案管理人員可以有據(jù)可依，按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)將整理工作落實(shí)到位。同時(shí)，定期組織開展整理技能培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠熟練掌握各種類型檔案的整理方式方法，且按照相應(yīng)的整理步驟逐一歸檔。

最后，在開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的過程中，應(yīng)注重檔案的利用和宣傳，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)廣大基層群眾更加具有檔案意識(shí)，通過檔案來解決實(shí)際性的問題，以此使檔案在社會(huì)上的影響力得到進(jìn)一步擴(kuò)大，從而讓群眾可以對(duì)檔案管理工作積極主動(dòng)地進(jìn)行配合。另外，應(yīng)積極提升檔案資源的開發(fā)利用率，而這就需要檔案管理人員對(duì)檔案情況做到全面的掌握，只要是提出需求，就能夠準(zhǔn)確地找到相應(yīng)的檔案為其提供幫助。另外，還要拓寬檔案利用方式，例如，在規(guī)章制度允許的條件下，可以將檔案進(jìn)行外借、復(fù)制等，為社會(huì)大眾提供便利。

三、結(jié)語

要想實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的有效開展，就要對(duì)當(dāng)前檔案管理工作過程中存在的不足之處予以積極的解決，對(duì)檔案管理方法進(jìn)行不斷的創(chuàng)新和優(yōu)化，使其能夠緊跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，提升信息化建設(shè)水平，以此更好地發(fā)揮其應(yīng)有的參考價(jià)值，為有需要的部門和相關(guān)群體提供便利，從而實(shí)現(xiàn)科學(xué)化發(fā)展。