醫(yī)院科研物資采購管理新方法探究

徐婷 張舒 孫玲 秦峰云 陸遙

2018 年7 月，國務(wù)院印發(fā)《關(guān)于優(yōu)化科研管理提升科研績效若干措施的通知》（國發(fā)〔2018〕25 號），提出簡化科研采購流程，降低科研采購成本，提高科研購買效率，提升科研轉(zhuǎn)化率的需求[1]。目前醫(yī)療健康大數(shù)據(jù)挖掘已經(jīng)上升到國家戰(zhàn)略層面[2]，科研數(shù)據(jù)是醫(yī)院大數(shù)據(jù)的重要組成部分，關(guān)系著醫(yī)院科研發(fā)展的重要命脈。科研管理在現(xiàn)代醫(yī)院管理中占據(jù)越來越重要的位置，其管理的科學(xué)化水平對于醫(yī)院整體科研實(shí)力的提升有著重要的影響[3]?？蒲泄芾硇路椒ǖ暮侠硎褂米鳛獒t(yī)院科研、教學(xué)工作的重要組成部分，在提高臨床科研水平和培養(yǎng)醫(yī)學(xué)研究人才方面發(fā)揮著十分重要的作用。

1 科研物資采購管理中存在的問題

新形勢下，醫(yī)院必須依靠創(chuàng)新的科研管理工作和科技進(jìn)步提高自身的綜合競爭力[4]，做好科研項(xiàng)目管理工作是提升醫(yī)院科研工作水平的基礎(chǔ)[5-6]，雖然大部分醫(yī)院已經(jīng)通過信息化的手段對科研經(jīng)費(fèi)及科研物資的采購進(jìn)行了管理，但在具體采購操作及管理的過程中仍有許多問題存在。

1.1 科研物資種類繁多渠道復(fù)雜，管理難度較大

科研物資專業(yè)性強(qiáng)，即便是同樣的產(chǎn)品，但由于產(chǎn)品渠道不同、命名不同、類別不同、規(guī)格不同、價格不同等因素給管理部門帶來困難。由于科研物資專業(yè)性較強(qiáng)，部分試劑還具有毒性，給醫(yī)院驗(yàn)收工作帶來極大的專業(yè)難度。這些復(fù)雜的因素容易導(dǎo)致科研物資采購管理過程中存在缺漏，造成監(jiān)管不到位、資金使用欠規(guī)范，管理責(zé)任也存在一些風(fēng)險隱患。

1.2 科研物資購買流程復(fù)雜，耗費(fèi)大量人力

傳統(tǒng)的審批流程較為復(fù)雜，采購的過程需要經(jīng)歷多級審批，從采購、審批到報銷需要經(jīng)歷數(shù)月。課題組成員在申請經(jīng)費(fèi)使用、科研物資采購報銷的過程中，需要花費(fèi)大量的人力、物力，科研經(jīng)費(fèi)使用及費(fèi)用的管控與物資采購平臺為不同的信息系統(tǒng)，彼此獨(dú)立，形成了信息的孤島，造成科研費(fèi)用及采購管理部門之間信息無法互通。復(fù)雜的流程和信息系統(tǒng)的獨(dú)立增加了科研人員和采購管理人員的工作量，極大地影響了科研工作的進(jìn)行。

1.3 科研物資采購遴選不科學(xué)，責(zé)任歸口不明確

科研物資采購管理實(shí)際上是使采購工序得以標(biāo)準(zhǔn)化的行為方式[7]，課題組采購產(chǎn)品的遴選過程中存在物品信息不對稱、產(chǎn)品渠道單一、采購端可選擇性小、分散采購造成價格虛高等問題。傳統(tǒng)模式中，采購各環(huán)節(jié)各部門責(zé)任歸口不夠明確，供應(yīng)商沒有統(tǒng)一管理資質(zhì)的門檻，產(chǎn)品質(zhì)量及售后也無法得以保證。傳統(tǒng)淘汰退出機(jī)制不夠健全，容易給醫(yī)院造成物資積壓、醫(yī)療資源浪費(fèi)、資金占用等后果。

1.4 科研物資采購流程不明晰，監(jiān)管不到位，存在廉政風(fēng)險

傳統(tǒng)采購機(jī)制及流程尚不夠完善，使用部門自主權(quán)過大。少數(shù)課題組為了按期完成課題，私自跳過規(guī)定流程進(jìn)行采購，或從一些相熟的供應(yīng)商中進(jìn)行采購，存在貨與采購單不相符的現(xiàn)象。傳統(tǒng)的采購流程無法形成人、財、物閉環(huán)管理，導(dǎo)致報銷混亂、虛假交易、出入庫不符等審計問題，監(jiān)管缺失導(dǎo)致底層的腐敗問題。

2 探索科研管理新方法，建立科研物資采購管理平臺

2.1 科研物資采購管理新方法特點(diǎn)

2.1.1 一站式采購

科研物資采購管理平臺提供多方位、多渠道的比價采購方式，可以根據(jù)采購人的需求進(jìn)行審批、管理、代購和配送等。在科研采購流程中，平臺根據(jù)科研采購的特征，增加了一些新功能，例如多級審批、經(jīng)費(fèi)預(yù)算匹配、貨物拍照驗(yàn)收、電子簽名、在線競價、匯總結(jié)算等。

2.1.2 在線詢價、招標(biāo)采購

在采購前，采購人可以根據(jù)所需產(chǎn)品在平臺提出需求，在平臺商家報價完成后，自主選擇合適商家下單。采購人也可根據(jù)需求在平臺發(fā)布招標(biāo)項(xiàng)目，平臺商家線上競標(biāo)，保證全流程公開、公正和透明。

2.1.3 線上審批、線上合同

平臺擁有在線審批管理系統(tǒng)，功能包含采購審批、科研經(jīng)費(fèi)使用審批、招標(biāo)審批、中標(biāo)審批、驗(yàn)貨審批、采購請求審批等。平臺還提供技術(shù)服務(wù)合同網(wǎng)上簽訂功能。

2.1.4 電子驗(yàn)貨、電子開票

科研人員可通過平臺完成驗(yàn)收和簽字。平臺使用正規(guī)國稅開票系統(tǒng)，可以實(shí)時開取電子發(fā)票。

2.2 科研采購管理新流程

科研物資采購管理平臺上線后，醫(yī)院采用全新高效的管理流程：課題組采購人通過科研系統(tǒng)申請采購，課題組負(fù)責(zé)人、科技處、分管院長（院長）分級進(jìn)行采購審批，審批完成后采購中心在平臺下采購訂單，供貨商確認(rèn)訂單并發(fā)貨，課題組采購人收貨后拍照驗(yàn)收，采購中心出入庫審批，供貨商匯總結(jié)算單、開具發(fā)票和單據(jù)，采購中心核對發(fā)票后提交財務(wù)，財務(wù)部門付款結(jié)算（醫(yī)院科研平臺采購結(jié)算流程圖見圖1）。采購全流程由紀(jì)委、審計部門監(jiān)督，保障采購程序規(guī)范，過程透明，責(zé)任明晰，做好采購風(fēng)險防控。平臺一站式申請、審批及采購流程提高了醫(yī)院科研試劑耗材采購效率，降低了采購費(fèi)用，節(jié)省了醫(yī)院管理成本。

圖1 醫(yī)院科研平臺采購結(jié)算流程圖

圖3 二次篩選商品界面

3 科研物資采購平臺管理應(yīng)用成效

3.1 采購渠道全面正規(guī)

新的科研物資采購管理方法采用了嚴(yán)格的供應(yīng)商資質(zhì)審查體系，并把供應(yīng)商資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)了資源共享?？蒲形镔Y采購管理平臺采用電商模式，通過圖文并茂的模式展示產(chǎn)品，更加直觀詳細(xì)地提供產(chǎn)品的各項(xiàng)參數(shù)及功能，便于采購者直觀全面地了解產(chǎn)品。平臺提供各種級別及形式的搜索模式（圖2 ～圖5），便于科研人員迅速找到符合研究所需的物品。全網(wǎng)價格公開透明，可實(shí)行價格實(shí)時對比，并同時引入競價及招標(biāo)模式，為科研人員提供安全可靠全面的采購渠道，兼顧局部效益與整體效益[8]。平臺對采購價格嚴(yán)重偏離人工智能分析結(jié)果和采購人頻繁向單一供應(yīng)商發(fā)起采購的采購行為進(jìn)行自動警示，并提供審核通道，對腐敗行為進(jìn)行預(yù)防、警示，監(jiān)管部門可以隨時實(shí)時監(jiān)控。

圖2 分類搜索商品界面

圖5 高級搜索商品界面

3.2 采購管理省時高效

圖4 直接搜索商品名稱界面

醫(yī)院科研平臺上線以來，科研試劑及耗材采購流程、制度、時間等都發(fā)生了較大的改變（2022 年三季度與2021 年同期科研平臺采購情況比較見表1）。根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)分析可見，2022 年科研平臺上線以來，醫(yī)院三季度采購科研試劑耗材的科室數(shù)量較去年同期增長了23.68%，供貨商數(shù)量增長了18.1%，采購總次數(shù)增長了7.07%，而平均采購金額減少了4.18%，采購總金額減少了11.55%，平均采購時間減少了42.86%，全流程完成平均天數(shù)也減少了43.24%。這些數(shù)據(jù)說明，醫(yī)院科研試劑的采購需求在不斷增長，采購金額卻在降低，平臺的建立保障了這日益增長的采購需求，平臺為科研項(xiàng)目采購員提供了更多價優(yōu)且有服務(wù)資質(zhì)的優(yōu)質(zhì)供貨商，縮短了平均采購天數(shù)，簡化了審批、采購及報銷等流程，從而大大提高了科研管理人員的工作效率，降低了采購費(fèi)用，節(jié)省了采購管理成本。

表1 2022 年三季度與2021 年同期科研平臺采購情況比較表

新的科研采購平臺去除重復(fù)的審批環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)對科研物資采購行為的一體化管理。采購管理人員省去了復(fù)雜的采購詢價、比較環(huán)節(jié)，無需再進(jìn)行檔案錄入，入庫驗(yàn)收及出庫也由課題組項(xiàng)目負(fù)責(zé)人拍照驗(yàn)收上傳至系統(tǒng)，采購管理人員只需最后將入庫單和發(fā)票錄入系統(tǒng)發(fā)送給財務(wù)人員進(jìn)行結(jié)算付款，系統(tǒng)錄入時間減少，采購人員工作效率提高。

平臺審核流程也合并了科研經(jīng)費(fèi)使用及采購中重復(fù)的審批程序，從采購人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人直至醫(yī)院最高領(lǐng)導(dǎo)全程導(dǎo)入審批環(huán)節(jié)。全部采購流程通過信息化完成，真正做到實(shí)時、高效、便捷。

3.3 工作責(zé)任歸口明確

科院科研采購管理工作，需要整合醫(yī)院科研項(xiàng)目管理部門，實(shí)現(xiàn)管理統(tǒng)一[9]。各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是實(shí)驗(yàn)材料及技術(shù)服務(wù)委托的直接管理人，對采購及技術(shù)服務(wù)委托事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性、合法性負(fù)有直接責(zé)任。醫(yī)院物資裝備采管處負(fù)責(zé)采購工作的組織實(shí)施，科技處負(fù)責(zé)審核經(jīng)費(fèi)支出是否與預(yù)算相符，財務(wù)處負(fù)責(zé)具體經(jīng)費(fèi)的報銷及支付，合同管理辦公室負(fù)責(zé)合同簽訂的審核，物資裝備采管處、科技處、審計處負(fù)責(zé)全流程的日常監(jiān)督檢查，紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)全流程監(jiān)督和再監(jiān)督。醫(yī)院各部門工作責(zé)任歸口明確，有利于保證科研管理工作的高效性與合理性，從而促進(jìn)醫(yī)院科研工作的高速發(fā)展。

3.4 采購過程全面監(jiān)管

建立良好的科研試劑采購機(jī)制，不僅要完善采購的監(jiān)管制度，做到事前事中對采購方、供應(yīng)商等利益相關(guān)主體的約束，還要在實(shí)踐中建立抽查機(jī)制，形成完整的監(jiān)管鏈[10]?？蒲泄ぷ鞯谋O(jiān)督機(jī)制并不局限于監(jiān)管部門或醫(yī)院的高層管理領(lǐng)域，監(jiān)督要具備大眾化和多樣化[11]。采購人在平臺上采購的行為、各級別審批、經(jīng)費(fèi)的凍結(jié)及使用在平臺上都留有痕跡。采購人訂購的商品需要庫管員進(jìn)行拍照驗(yàn)收，保證賬物相符。采購管理處對發(fā)票及所有與該公司訂購和已簽名好的驗(yàn)收單進(jìn)行審核，確保采購過程公正公平。供應(yīng)商定時在線開具發(fā)票，確保采購工作公開透明。審計處、紀(jì)委監(jiān)察室實(shí)行全流程監(jiān)管，并設(shè)置隨機(jī)抽查機(jī)制，力爭每次采購行為都能夠?qū)崿F(xiàn)全方位監(jiān)管。

4 進(jìn)一步探索醫(yī)院科研采購管理新方法的建議

4.1 提高科研資金的利用率

科研資金是醫(yī)院發(fā)展科研工作的重要基礎(chǔ)，合理利用科研資源，提高有限的科研資金利用率，可以為醫(yī)院可創(chuàng)造更大的科學(xué)研究價值和空間。因此，如何提高科研資金管理利用效率將成為醫(yī)院科研采購管理的下一步重點(diǎn)。醫(yī)院可以重點(diǎn)部署：建立強(qiáng)化責(zé)任人制度、加強(qiáng)采購資金的統(tǒng)一集中管理、優(yōu)化科研資金管理流程等環(huán)節(jié)，通過改變采購管理制度、流程及模式來強(qiáng)化科研資金的執(zhí)行效率，從而將有限的資金效益最大化。

4.2 建立供貨商信用評價體系

供應(yīng)商資質(zhì)及信用管理是大數(shù)據(jù)下科研采購管理的新重點(diǎn)，資質(zhì)優(yōu)良的供貨商是保證科研材料質(zhì)量的重要條件。醫(yī)院通過建立供貨商信用評價體系可以對供貨商的信譽(yù)進(jìn)行評價，讓采購者在采購過程中趨利避害，選擇資質(zhì)更為優(yōu)良的供貨商和產(chǎn)品。供貨商信用評價體系也可對供貨商進(jìn)行約束，確保供貨商在采購流程中的行為規(guī)范，從而保證醫(yī)院在新模式下的科研物資采購管理工作的順利進(jìn)行。

4.3 大力發(fā)展人工智能化管理模式

隨著當(dāng)今時代人工智能化的加速發(fā)展，為進(jìn)一步貫徹落實(shí)國家關(guān)于大數(shù)據(jù)、人工智能方面的戰(zhàn)略規(guī)劃要求[12]，科研物資的采購管理工作也將進(jìn)一步地結(jié)合人工智能化發(fā)展，例如：科研試劑耗材通過大數(shù)據(jù)分析后的產(chǎn)品推薦、智能化的采購運(yùn)輸方式、自動化的財務(wù)結(jié)算模式等。高效的電子化信息平臺是開展科研管理工作的重要抓手[13]，在信息化的過程中，醫(yī)院采購管理人員應(yīng)著力將傳統(tǒng)的采購管理方式和智能化的管理方式相結(jié)合，進(jìn)一步提升醫(yī)院科研物資采購管理的信息化水平，提升科研管理工作效能[14]。

綜上所述，隨著醫(yī)療大健康發(fā)展日新月異，醫(yī)院大數(shù)據(jù)及信息化發(fā)展也對科研物資采購管理提出新的革新任務(wù)。醫(yī)院科研物資采購管理新方法的實(shí)施、科研新平臺的建設(shè)，推動著科研工作的高效進(jìn)行，也促使科研工作流程更加智能化、合理化。醫(yī)院管理層只有不斷地研究新方法、新思路，才能順應(yīng)科研工作不斷發(fā)展的潮流，才能讓科研采購的各環(huán)節(jié)有痕可循、有章可依，才能更好地全面實(shí)現(xiàn)采購信息全公開，才能實(shí)現(xiàn)全流程、全方位監(jiān)管，才能真正實(shí)現(xiàn)科研工作耗材試劑的陽光采購。