綜合藝術(shù)院校檔案館與圖書館數(shù)字化管理研究

陶東明

（吉林藝術(shù)學院，吉林 長春 130021）

一、檔案館與圖書館的新機遇

隨著信息技術(shù)迅速發(fā)展，數(shù)字化已成為全球各行各業(yè)轉(zhuǎn)型升級的關(guān)鍵驅(qū)動力。作為知識傳播與文化傳承的重要機構(gòu)，檔案館與圖書館的數(shù)字化建設顯得尤為迫切。推動這一轉(zhuǎn)型是貫徹落實黨的二十大精神的具體體現(xiàn)，也順應了信息時代的發(fā)展需要，旨在深化文化與教育系統(tǒng)的現(xiàn)代化進程，助力構(gòu)建學習型社會，推動文化創(chuàng)新和知識傳播。

在數(shù)字化的大潮中，綜合藝術(shù)院校的圖書館與檔案館必須進行轉(zhuǎn)型，這一過程揭示了它們之間的固有協(xié)同作用?，F(xiàn)有的文化遺產(chǎn)保護和知識傳播工作顯示出它們的內(nèi)在聯(lián)系，這為藝術(shù)院校的教育生態(tài)提供了有力支撐。隨著數(shù)字化的深入發(fā)展，資源整合變得更為高效，突破了傳統(tǒng)的界限，為知識流通和學術(shù)研究帶來了新的可能。

在現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展推動下，綜合藝術(shù)院校的檔案館與圖書館正處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期。這種變革要求兩個機構(gòu)采取前瞻性措施，以便緊跟數(shù)字化的步伐。數(shù)字化的應用不僅優(yōu)化了師生的檢索體驗，實現(xiàn)了便捷且高效的信息獲取，而且還促成了文獻資源與檔案的跨平臺、跨地域共享。通過網(wǎng)絡平臺，師生能夠克服傳統(tǒng)限制，實現(xiàn)隨時隨地的信息訪問。借助于移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的加持，使線上閱讀成為一種新型服務方式[1]。

對檔案館來說，數(shù)字化轉(zhuǎn)型是提升服務質(zhì)量的核心。實施數(shù)字化建設模式可以打破以往檔案管理地域及時間的束縛，創(chuàng)造良好的檔案管理環(huán)境，靈活開展檔案管理工作，使檔案管理人員有更多時間用于檔案管理調(diào)整與優(yōu)化，形成良性循環(huán)，確保檔案工作向著智能化方向發(fā)展[2]。通過采用數(shù)字技術(shù)，檔案的獲取、管理、存儲、檢索及借閱等環(huán)節(jié)的效率得到了顯著提升。自動化流程不僅降低了人力成本，還為歷史文獻的長期保存提供了更為堅固的安全保障。

在傳統(tǒng)服務模式下，圖書館的物理限制一直是其發(fā)展的阻礙。數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實施有效地拓寬了圖書館的服務領域。讀者不必到場就能快速訪問所需的資源，這種資源的可訪問性無疑提升了服務的便捷性和效率。數(shù)字化不僅增加了圖書館作為知識傳播平臺的服務范圍，也極大地提高了信息流通的速度，為形成學習型社會和促進文化創(chuàng)新提供了強大動力。

實施數(shù)字化還能夠加強檔案館與圖書館之間的信息共享和資源整合。兩個部門在信息資源的收集、整理，資料的存儲、使用等方面存在相同之處，通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型，還能強化兩個部門間的協(xié)作、促進各部門間的交流，實現(xiàn)部門之間的資源共享，提高資源的利用效率，避免檔案數(shù)字化成果利用率不高，數(shù)據(jù)流動性差[3]，從而進一步推動藝術(shù)教育的創(chuàng)新與發(fā)展。

二、數(shù)字化轉(zhuǎn)型的機遇與挑戰(zhàn)

1.數(shù)字化管理是提高工作效率的必然選擇

數(shù)字化管理已成為圖書館與檔案館提升服務質(zhì)量的關(guān)鍵策略。藝術(shù)作品、歷史文獻、影像資料的數(shù)字化處理消除了訪問這些資源的時間和空間限制，極大地增加了學術(shù)研究和藝術(shù)創(chuàng)作的便捷性及效率。同時，集中化的數(shù)字管理簡化了原本繁復的資源維護流程，減少了手動操作可能發(fā)生的失誤和物理搬運的巨大壓力。數(shù)字化顯著減輕了傳統(tǒng)物理存儲的空間需求和相關(guān)維護開銷。自動化管理系統(tǒng)的引入進一步降低了對人工操作的依賴，有效降低了人工成本。此外，檢索系統(tǒng)和歸檔技術(shù)提升了工作效率，也減少了重復性工作，降低了錯誤率，從而節(jié)省整體的管理成本。通過優(yōu)化資源配置和利用現(xiàn)代技術(shù)手段，綜合藝術(shù)院校的檔案館與圖書館已有效地運用數(shù)字化策略實現(xiàn)了運營效率的提升和成本的降低，確保了資源的持續(xù)可用性和經(jīng)濟的有效管理。

隨著數(shù)字化的迅速推進和藝術(shù)領域信息資源的日益增長，檔案館與圖書館的服務水平和師生的服務期望均隨之提升。利用數(shù)字化技術(shù)，檔案館超越了傳統(tǒng)的時間和空間界限，利用線上數(shù)據(jù)庫和數(shù)字閱覽室等公共平臺，提供遠程咨詢、圖像展示和檔案復制服務。這些服務不僅擴大了檔案的可用性，也實現(xiàn)了與師生之間更有效的信息對接。圖書館可以更精準地滿足師生的閱讀需求，提供更具個性化的服務。依據(jù)對師生研究方向和偏好的合理分析，圖書館能夠向其推薦更相關(guān)的學術(shù)資源和資料，使服務的個性化程度顯著提升?；跀?shù)字化服務，用戶通過網(wǎng)絡完成自主學習和服務的流程[4]，這不僅提升了檔案館和圖書館服務的效率和精確度，還突出了個性化和無界限服務的特點，極大地促進了校園內(nèi)外資源的共享和應用。

藝術(shù)作品和學術(shù)資料的保護現(xiàn)已步入數(shù)字化的新紀元。資料的數(shù)字化減少了物理損壞的風險，極大增強了長期保存的能力。即便原件受損，其數(shù)字副本依舊能夠完整地保存。通過實施訪問控制系統(tǒng)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)，保證了只有授權(quán)人員能夠訪問或下載內(nèi)容，同時確保了資料的隱私安全。定期備份和災難恢復策略的應用，保證了即使面對突發(fā)情況，重要信息也不會丟失。在保護手段從物理到數(shù)字的轉(zhuǎn)變中，不僅提升了安全性，也增加了存取資料的靈活性。這些進步不僅為當下提供便捷，也確保了師生將來能夠接觸到這些無價的歷史和文化遺產(chǎn)。

2.數(shù)字化管理過程中的難題與挑戰(zhàn)

數(shù)字化轉(zhuǎn)型對于綜合藝術(shù)院校的檔案館和圖書館來說，是一場關(guān)鍵性革新。這不僅涉及歷史檔案的保護和文化藝術(shù)的傳承，也關(guān)乎教育資源的高效利用。然而，在此過程中，會遇到一系列問題和挑戰(zhàn)。

首先，資金是推動數(shù)字化轉(zhuǎn)型的主要驅(qū)動力之一。綜合藝術(shù)院校需對舊有資料進行掃描、元數(shù)據(jù)創(chuàng)建、存儲解決方案的建立以及長期維護等環(huán)節(jié)進行投資。這些活動需要購買或租賃昂貴的硬件設備，開發(fā)或采購軟件系統(tǒng)，以及建設安全可靠的存儲和備份機制。

其次，數(shù)字化轉(zhuǎn)型以及人力資源配置的問題。藝術(shù)院校的檔案館和圖書館需要培養(yǎng)一支既懂藝術(shù)和檔案管理，又精通信息技術(shù)的團隊。很多情況下，現(xiàn)有的教職工需要額外培訓以應對新系統(tǒng)和工作流程。此外，專業(yè)人員的頻繁流動會對數(shù)字化項目的連續(xù)性和穩(wěn)定性帶來挑戰(zhàn)。

再次，隨著越來越多的文件、資料、作品被轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，它們變得更容易受到未經(jīng)授權(quán)的訪問導致破壞或丟失。因此，藝術(shù)院校的檔案館和圖書館網(wǎng)絡安全體系需要優(yōu)先考慮建設，這包括數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防病毒保護，以及對抗網(wǎng)絡攻擊的防御能力。同時，也需要對教職工進行網(wǎng)絡安全教育，并建立快速響應機制以應對潛在的安全威脅。

最后，數(shù)字化管理不僅是一個技術(shù)過程，更涉及多部門、多學科、多專業(yè)的有機融合。這要求檔案館、圖書館及相關(guān)部門之間建立緊密的合作關(guān)系和資源共享機制，每個部門都要明確自身的職責范圍，以保證與其他部門的工作不重疊、不重復，確保整個項目的統(tǒng)一性和成果的標準化。

為了保障數(shù)字化管理過程的順利進行，綜合藝術(shù)院校的檔案館和圖書館應采取一系列有效措施。其中包括制定科學合理的預算計劃，確保經(jīng)費充足；建立和完善專業(yè)的培訓體系，提升教職工的技術(shù)能力和服務水平；強化網(wǎng)絡安全管理，以防范數(shù)據(jù)泄露和損壞；加強各部門間的溝通與合作，實現(xiàn)資源互補和配置優(yōu)化。采取這些措施，可以有效地提升檔案館和圖書館的服務質(zhì)量，滿足現(xiàn)代教育的需求，并為未來的發(fā)展奠定堅實的基礎。

三、數(shù)字化轉(zhuǎn)型的策略與實踐

1.構(gòu)建檔案圖書數(shù)字化平臺

構(gòu)建檔案與圖書資料的數(shù)字化平臺時，技術(shù)選型站在了決策的前沿。合適的技術(shù)能夠滿足對轉(zhuǎn)化效率和精度的雙重需求。以光學字符識別（OCR）技術(shù)為例，它能夠?qū)⒓堎|(zhì)文獻高效轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，特別是在處理那些印刷品質(zhì)較差的歷史文件時，光學字符識別技術(shù)顯得尤為重要，能夠顯著提高文本的識別質(zhì)量和可讀性。同時，可攜帶文件格式（PDF） 格式憑借其跨平臺的兼容性和一致的展示效果，成為文件共享與存儲的理想選擇。

平臺架構(gòu)的穩(wěn)定性也是亟需關(guān)注的核心問題。通過精心設計的架構(gòu)，平臺的性能不僅能得到提升，而且也增強了穩(wěn)定性，有助于降低維護成本并減少潛在的系統(tǒng)故障。采用微服務架構(gòu)，能將復雜的應用拆分為眾多的小型、獨立運作的服務，每項服務均可獨立部署和更新，極大地增加了系統(tǒng)的靈活性和韌性。容器化技術(shù)的應用進一步確保了程序在不同環(huán)境下的無縫運行和便捷擴展，從而使數(shù)字化平臺能夠隨著業(yè)務需求和技術(shù)發(fā)展實時適應和進化，為檔案館和圖書館的未來打下堅實基礎。

考慮到數(shù)據(jù)本身具有敏感性和巨大價值，所以必須采用先進的加密技術(shù)以確保關(guān)鍵數(shù)據(jù)的安全。這樣專門設計的加密措施防止數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中遭受未經(jīng)授權(quán)的訪問，大幅降低數(shù)據(jù)泄露的風險。制定數(shù)據(jù)備份與恢復策略，確保關(guān)鍵資料按規(guī)定周期進行備份，并定期執(zhí)行恢復演練以測試備份的有效性。通過定期的系統(tǒng)安全審計，漏洞掃描，并且采用分級的權(quán)限管理，進一步加固了數(shù)據(jù)的防護。在網(wǎng)絡傳輸方面，采用安全傳輸層協(xié)議（TLS）等安全協(xié)議，強化數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?，防止?shù)據(jù)在傳輸過程中被截取和篡改。以上措施不僅保障了檔案館和圖書館在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的信息安全，也有力地守護了學術(shù)成果和知識產(chǎn)權(quán)，為學校在學術(shù)交流與協(xié)作方面提供了堅實的安全基礎。

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的策略性推進中，某綜合藝術(shù)院校的實踐為我們提供了生動案例。該校館藏的珍貴文獻和藝術(shù)創(chuàng)作資料，隨著時間的推移呈現(xiàn)出明顯的損壞。為應對這一情況，該校采用了光學字符識別（OCR）技術(shù)與自動化校正工具，有效地將這些文獻轉(zhuǎn)錄成高清數(shù)字副本。通過選用可攜帶文件格式（PDF）格式進行文件存儲和共享，其預期將極大提升文獻的可獲得性。

技術(shù)架構(gòu)方面，該校實施了微服務架構(gòu)與端到端加密技術(shù)，用以提升系統(tǒng)的模塊化自主性及整體穩(wěn)定性，并確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。在面對網(wǎng)絡入侵時，這一架構(gòu)設計作用顯著，它能夠迅速隔離問題，減少系統(tǒng)恢復時間，確保檔案和圖書資源的持續(xù)可用性。

通過案例分析，該校的實踐不僅證實了建設數(shù)字化平臺的必要性與可行性，也為其他學校提供了寶貴的經(jīng)驗。本案例明確展示了細致的規(guī)劃與恰當?shù)募夹g(shù)選擇，數(shù)字化轉(zhuǎn)型能夠顯著增強學術(shù)資料的長期保存、可訪問性以及擴大其分享與傳播的范圍。

2.推進資源共享

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的潮流中，綜合藝術(shù)院校面臨著獨特的發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)。數(shù)字化并非單一地轉(zhuǎn)變檔案和圖書的管理方法，更在根本上催化了院校資源整合與學術(shù)交流的廣泛擴展。資源共享在這個過程中扮演了至關(guān)重要的角色，它不僅提高了資源利用率，也為學術(shù)研究與創(chuàng)新建立了更廣闊的舞臺。

為了有效地實現(xiàn)資源共享，藝術(shù)院校的檔案館和圖書館必須制定明確的戰(zhàn)略規(guī)劃。該規(guī)劃應基于對現(xiàn)有資源的深入分析和清晰的共享愿景，結(jié)合細致的操作步驟。戰(zhàn)略的制定需依托詳實的數(shù)據(jù)分析，審視不同檔案資料、圖書資料的利用頻率與師生需求，以確保資源共享的準確性與效率。明確的共享流程和指導方針對于減少實施階段的誤區(qū)與矛盾至關(guān)重要，它們能夠確保資源的優(yōu)化配置與充分利用。

穩(wěn)固可信的伙伴關(guān)系是資源共享成效的關(guān)鍵支撐，它能為相關(guān)方帶來長期的共贏效果。在合作伙伴選擇過程中，不僅應重視合作方所擁有的資源量，更應評估其信譽度、合作意向及發(fā)展?jié)摿?。此外，資源共享還要求參與方在文化和管理層面達成共識，這也是建立和維護持久合作關(guān)系的基礎。

資源是圖書館服務模式創(chuàng)新的根本前提[5]。在實際操作中，資源的高效整合是成功共享的關(guān)鍵所在。集中管理不僅能提升資源利用效率，還有助于降低運營成本。同時，跨機構(gòu)合作將促進資源互聯(lián)互通，為知識交流、學術(shù)研究、藝術(shù)創(chuàng)作、教學活動注入新動力。

在綜合藝術(shù)院校的數(shù)字化進程中，資源共享是一個不容忽視的環(huán)節(jié)。一個經(jīng)過全面規(guī)劃并得到有效執(zhí)行的資源共享方案，能夠充分激發(fā)檔案與圖書資源的潛力，促進學術(shù)共同體之間的交流與合作，對于推動學術(shù)研究、藝術(shù)創(chuàng)作和文化傳承具有重要的意義。

某藝術(shù)院校意識到其擁有的大量民族音樂、古典音樂作品及表演錄音等音樂檔案，對研究和傳播中國音樂文化意義重大，因此院校啟動數(shù)字化檔案項目。該項目采用高保真技術(shù)確保數(shù)字化過程中準確復原音質(zhì)。數(shù)字化音樂檔案存儲于該院校建立的在線開放獲取數(shù)字資源庫，資源庫具有簡潔易用的用戶界面并支持多種檢索訪問方式。該校選擇與共同致力于推廣中國文化的國內(nèi)外高校、圖書館、研究機構(gòu)合作，開放獲取共享資源既保護了這些文化遺產(chǎn)，又推動了其應用和傳播。該數(shù)字化資源共享項目展示了音樂檔案現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型與開放共享的策略在保護和弘揚音樂文化遺產(chǎn)方面的積極作用。

3.加強人員培訓

加強教職工培訓是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵步驟。為了使教職工適應數(shù)字化轉(zhuǎn)型，藝術(shù)院校應高度重視系統(tǒng)性的培訓，既要提升檔案管理人才隊伍的專業(yè)性，又要加強已有人才隊伍的繼續(xù)教育培訓，為職工繼續(xù)教育提供機會與平臺[6]。通過制定科學的培訓計劃、精心挑選培訓內(nèi)容以及執(zhí)行嚴格的考核制度，使教職工的數(shù)字管理技能迅速提升，為綜合藝術(shù)院校的數(shù)字化轉(zhuǎn)型打下牢固的人才基礎。

制定科學的人員培訓計劃是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基礎。在制定人員培訓計劃時，要充分考慮到教職工教育背景、技能水平、工作崗位的差異。所以培訓方案的制定應講求個性化、差異化，且培訓內(nèi)容的設計制定應具備全面性、系統(tǒng)性、綜合性，確保培訓中既包括數(shù)字化的理論知識，又包括設備實際操作技能。

評估培訓效果是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的保障。定期評估培訓成果跟蹤掌握教職工的學習進度，可以保證培訓質(zhì)量，有助于及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。評估培訓效果為持續(xù)適應數(shù)字化要求提供科學依據(jù)與實踐資料，以確保培訓內(nèi)容和方式能夠不斷適應數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需要做出及時調(diào)整。

某藝術(shù)院校在開展數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，制定了系統(tǒng)性的教職工培訓計劃。首先對教職工進行數(shù)字化理論知識和技能水平測評，根據(jù)測評結(jié)果分類設置課程，如基礎課程面向沒有接觸過數(shù)字化的教職工，高級課程面向有過相關(guān)經(jīng)驗的教職工。同時，精心設計實踐操作課程，讓教職工通過設備操作、數(shù)字資源開發(fā)、多媒體課件制作等實踐鍛煉技能。在質(zhì)量控制上，建立了考核制度，采用理論考試和實踐考核相結(jié)合的評價機制。此外還開展定期的跟蹤評估，通過問卷調(diào)查、個案訪談等方式評估培訓效果，及時優(yōu)化調(diào)整培訓方案。通過全面培訓和評估體系，該校不僅提升了教職工對數(shù)字化工具和流程的熟練度，而且確保了其檔案數(shù)字化工作的高效和精確執(zhí)行。培養(yǎng)出的這批具備高級數(shù)字技能的人才，他們將成為該校推動檔案數(shù)字化進程、保護文化遺產(chǎn)和促進知識傳播的重要力量。

四、結(jié)論

在黨的二十大精神的引領下，綜合藝術(shù)院校的檔案館和圖書館正處于重要的轉(zhuǎn)型時期。數(shù)字化技術(shù)為這些機構(gòu)帶來了前所未有的機遇，同時也提出了如何平衡它們傳統(tǒng)功能與新興角色的挑戰(zhàn)。數(shù)字化管理的引入提高了工作效率，自動化系統(tǒng)簡化流程、利用大數(shù)據(jù)分析可以實現(xiàn)精準服務，并且數(shù)字資源還能夠支持學生開展自主學習。檔案館和圖書館承擔著保護歷史文獻和重要資料、傳承文化藝術(shù)的重要任務，數(shù)字化的轉(zhuǎn)變推動了檔案館和圖書館向教育型、開放型文化交流中心轉(zhuǎn)型，二者應結(jié)合先進技術(shù)與本質(zhì)功能，既發(fā)揮館藏資源的教育價值，又培養(yǎng)學生的創(chuàng)新能力。綜合藝術(shù)院校的檔案館與圖書館應發(fā)揮自身優(yōu)勢和特色，把握時代賦予的機遇，積極促進藝術(shù)事業(yè)的發(fā)展，滿足數(shù)字時代對創(chuàng)新型教育的需求，助力培養(yǎng)更多的藝術(shù)人才，為藝術(shù)事業(yè)的繁榮作出貢獻。