文件連續(xù)體理論視域下檔案數(shù)據(jù)治理能力提升探析
——以NAA《數(shù)據(jù)戰(zhàn)略2023-2025》為例★

袁安琦 楊智勇

（上海大學(xué)文化遺產(chǎn)與信息管理學(xué)院 上海 200444）

1 引言

文件連續(xù)體理論是在澳大利亞基于證據(jù)和連續(xù)體的文件管理思想、文件系列體系思想的基礎(chǔ)上，借鑒后保管主義及結(jié)構(gòu)化理論建構(gòu)的后現(xiàn)代主義文件保管新范式，它強(qiáng)調(diào)文件的運(yùn)動(dòng)具有時(shí)空延伸性，其終極訴求是建立一個(gè)自下而上的、可靠的文件保存體系，以完整保存集體記憶，促進(jìn)社會(huì)民主發(fā)展。[1]數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，檔案資源形態(tài)由模擬態(tài)加速向數(shù)據(jù)態(tài)、價(jià)值態(tài)轉(zhuǎn)化，檔案管理活動(dòng)逐步邁向檔案數(shù)據(jù)治理新階段。而文件連續(xù)體理論所蘊(yùn)含的整體性、證據(jù)性思想在檔案數(shù)據(jù)治理中體現(xiàn)了強(qiáng)大的生命力。目前學(xué)界對(duì)于檔案數(shù)據(jù)治理的研究主要集中于以下三方面：一是探究其概念內(nèi)涵，如理論坐標(biāo)[2]、三重邏輯[3]、認(rèn)識(shí)維度[4]等；二是針對(duì)檔案數(shù)據(jù)治理各要素提出優(yōu)化建議，如檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量治理[5]、檔案數(shù)據(jù)權(quán)力治理[6]、檔案數(shù)據(jù)安全治理[7]等；三是結(jié)合具體實(shí)踐領(lǐng)域探究治理對(duì)策，如高校檔案數(shù)據(jù)治理[8]、紅色檔案數(shù)據(jù)治理[9]、醫(yī)療檔案數(shù)據(jù)治理[10]等。澳大利亞國(guó)家檔案館（以下簡(jiǎn)稱NAA）在數(shù)據(jù)治理實(shí)踐方面處于領(lǐng)先地位，于2022 年12 月頒布的《數(shù)據(jù)戰(zhàn)略2023-2025》[11]（以下簡(jiǎn)稱《戰(zhàn)略》）以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)價(jià)值最大化、數(shù)據(jù)受到信任和保護(hù)、促進(jìn)數(shù)據(jù)利用、構(gòu)建數(shù)據(jù)能力為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)NAA 2030 年愿景——打造世界領(lǐng)先檔案館鋪設(shè)道路，對(duì)我國(guó)具有參考借鑒價(jià)值。為此，本文以《戰(zhàn)略》為例，著眼于檔案數(shù)據(jù)治理與文件連續(xù)體理論的耦合，闡明文件連續(xù)體理論應(yīng)用于檔案數(shù)據(jù)治理中的價(jià)值，探索檔案數(shù)據(jù)治理能力提升對(duì)策。

2 檔案數(shù)據(jù)治理與文件連續(xù)體理論的耦合

文件連續(xù)體模型中的身份軸、保管形式軸、業(yè)務(wù)活動(dòng)軸、證據(jù)軸代表的是文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程中的4 個(gè)重要主題。檔案數(shù)據(jù)治理指的是檔案部門(mén)、社會(huì)組織和公民等多元主體通過(guò)協(xié)同合作，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)整個(gè)生命周期進(jìn)行科學(xué)有效、合法合規(guī)的全程管理，挖掘檔案數(shù)據(jù)價(jià)值，滿足社會(huì)利用需求，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)善治的活動(dòng)和過(guò)程，[12]其核心內(nèi)容與文件連續(xù)體模型四軸聯(lián)系緊密，下文將以《戰(zhàn)略》內(nèi)容為支撐，針對(duì)二者耦合做簡(jiǎn)要分析。

2.1 身份軸：構(gòu)建檔案治理共同體

文件連續(xù)體模型中的身份軸主要指的是文件保管活動(dòng)中的行為主體，包括形成者、業(yè)務(wù)部門(mén)、組織機(jī)構(gòu)和制度。該模型認(rèn)為“檔案”并不是由單一主體所形成的單一形式文件，而是應(yīng)包括多元主體所形成的多種形式的證據(jù)和記憶。[13]檔案治理共同體是由檔案形成者、檔案保管者、檔案利用者、檔案監(jiān)管者及相關(guān)輔助力量，圍繞檔案的價(jià)值生成、價(jià)值流轉(zhuǎn)、價(jià)值實(shí)現(xiàn)所形成的責(zé)任與利益聯(lián)合體。[14]《戰(zhàn)略》在原有信息治理框架的基礎(chǔ)上，將館內(nèi)所有工作人員都界定為數(shù)據(jù)用戶，并將其劃分為領(lǐng)導(dǎo)層和執(zhí)行層兩類，以明確其能力與職責(zé)。其中，領(lǐng)導(dǎo)層包括信息和數(shù)據(jù)治理委員會(huì)、主管助理、首席信息治理官，對(duì)國(guó)家檔案館總體運(yùn)作、項(xiàng)目實(shí)施、戰(zhàn)略規(guī)劃等進(jìn)行全面治理；執(zhí)行層包括數(shù)據(jù)管理總干事、數(shù)據(jù)管理員、數(shù)據(jù)專家、數(shù)據(jù)用戶（所有員工），負(fù)責(zé)監(jiān)管檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量、防范安全風(fēng)險(xiǎn)、確保資源共享等活動(dòng)，并對(duì)日常工作中的數(shù)據(jù)使用提出優(yōu)化建議。NAA 在內(nèi)部培養(yǎng)館員數(shù)據(jù)治理能力的同時(shí)，也注重構(gòu)建與外部政府部門(mén)或其他機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)協(xié)作機(jī)制，如《澳大利亞數(shù)據(jù)戰(zhàn)略》《數(shù)據(jù)可用性和透明度法案2022》《建立公共文件信任：為政府和社區(qū)管理信息和數(shù)據(jù)》《人工智能（AI）行動(dòng)計(jì)劃》等，從而不斷滿足政府的數(shù)據(jù)需求和公眾的數(shù)據(jù)期望。[15]理順多元主體在數(shù)據(jù)流動(dòng)各環(huán)節(jié)中的權(quán)責(zé)關(guān)系，有利于形成共建共享、高效安全的檔案數(shù)據(jù)治理模式。文件連續(xù)體理論強(qiáng)調(diào)跨越文件保存機(jī)構(gòu)間的合作，以目的為導(dǎo)向的系統(tǒng)方法能夠提升歸檔保存數(shù)據(jù)的規(guī)范性，并使得檔案部門(mén)主動(dòng)地、超前地參與到數(shù)據(jù)全生命周期治理過(guò)程中。

2.2 保管形式軸：檔案態(tài)別縱深轉(zhuǎn)化

文件連續(xù)體模型中的保管形式軸主要指的是文件保管活動(dòng)中的資源形態(tài)，包括文檔、文件、檔案和檔案集合。該模型中的“文件”是動(dòng)態(tài)的客體，就其內(nèi)容及結(jié)構(gòu)的一些意義坐標(biāo)而言是固定的，但其背景元數(shù)據(jù)是不斷擴(kuò)展和豐富的，而正是這些元數(shù)據(jù)保證了文件在時(shí)空運(yùn)動(dòng)時(shí)的可獲取性、可用性及可靠性和真實(shí)性。[16]價(jià)值密度高、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、種類繁多的檔案數(shù)據(jù)作為檔案數(shù)據(jù)治理的對(duì)象，對(duì)其進(jìn)行處理的技術(shù)手段應(yīng)從傳統(tǒng)數(shù)字化、數(shù)據(jù)化向語(yǔ)義關(guān)聯(lián)、價(jià)值呈現(xiàn)轉(zhuǎn)變，以實(shí)現(xiàn)善治目標(biāo)?！稇?zhàn)略》主要面向兩種類型的數(shù)據(jù)：一是仍處于活躍或半活躍狀態(tài)，用于通知、執(zhí)行、記錄和傳達(dá)有關(guān)館內(nèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)、決策和批示的數(shù)據(jù)；二是按規(guī)定保管和使用的澳大利亞政府最有價(jià)值的永久保存數(shù)據(jù)。該《戰(zhàn)略》采取的是廣義的數(shù)據(jù)定義，認(rèn)為數(shù)據(jù)可以是數(shù)字的、空間的、統(tǒng)計(jì)的、結(jié)構(gòu)化或非結(jié)構(gòu)化的信息（未處理或已處理），以文本、數(shù)字或多媒體等形式傳達(dá)，并可以按特定目的或業(yè)務(wù)主題構(gòu)建結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)集，由此形成以單個(gè)或多個(gè)數(shù)據(jù)集合形式存儲(chǔ)的、有組織的數(shù)據(jù)庫(kù)。為實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案目標(biāo)，數(shù)據(jù)處理過(guò)程需要升級(jí)優(yōu)化以提高效率，NAA 序化整理原住民數(shù)據(jù)、打造Bringing them home 姓名索引數(shù)據(jù)庫(kù)、探索現(xiàn)代云環(huán)境Preservica 試點(diǎn)、更新云端數(shù)據(jù)治理清單，通過(guò)將民眾與澳大利亞政府活動(dòng)和決策的證據(jù)聯(lián)系起來(lái)，使得澳大利亞的文化認(rèn)同和民主得到加強(qiáng)。[17]檔案數(shù)據(jù)與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案雖然在態(tài)別和細(xì)粒度上有所不同，但是在其整理活動(dòng)中均經(jīng)歷了從最初無(wú)序生成到最終有序聚合的過(guò)程，不斷豐富檔案背景信息，從而使得檔案價(jià)值能夠在更大范圍得以實(shí)現(xiàn)。

2.3 業(yè)務(wù)活動(dòng)軸：全生命周期價(jià)值鏈

文件連續(xù)體模型中的業(yè)務(wù)活動(dòng)軸主要指的是文件保管活動(dòng)中的行為軌跡，包括業(yè)務(wù)（事務(wù)）、活動(dòng)、功能和目的，能夠反映數(shù)據(jù)在不同維度中的不同作用和對(duì)同維度其他環(huán)節(jié)的影響。在實(shí)際的管理活動(dòng)中，檔案數(shù)據(jù)能直接反映不同場(chǎng)景中形成和利用主體的主要職能及在社會(huì)中所扮演的角色，體現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)社會(huì)價(jià)值的整個(gè)過(guò)程。[18]檔案數(shù)據(jù)治理是在確保數(shù)據(jù)安全的前提下，對(duì)檔案數(shù)據(jù)從最初生成到最終銷毀或永久保存的整個(gè)生命周期進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理。NAA 以數(shù)據(jù)作為基本業(yè)務(wù)推動(dòng)力的理念，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)以改變收集、共享、管理和使用數(shù)據(jù)的方式，依據(jù)國(guó)家戰(zhàn)略制定數(shù)據(jù)傳輸計(jì)劃，并提升數(shù)據(jù)分析能力?！稇?zhàn)略》在考慮數(shù)據(jù)連續(xù)性的基礎(chǔ)上，提出涵蓋數(shù)據(jù)全生命周期的數(shù)據(jù)價(jià)值鏈。在前端著錄環(huán)節(jié)，NAA 捕獲一系列元數(shù)據(jù)并將其與在社會(huì)及業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文檔緊密相連；在后端歸檔環(huán)節(jié)，NAA 改進(jìn)了社交媒體捕獲流程，促進(jìn)了對(duì)各種渠道的訪問(wèn)和互動(dòng)，以豐富的檔案數(shù)據(jù)資源擴(kuò)大檔案館的影響力?！稇?zhàn)略》強(qiáng)調(diào)以人員素質(zhì)的提升促進(jìn)業(yè)務(wù)活動(dòng)的規(guī)范化，通過(guò)開(kāi)展數(shù)字存檔和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)培訓(xùn)來(lái)推動(dòng)館員數(shù)據(jù)能力的持續(xù)優(yōu)化。[19]文件連續(xù)體理論認(rèn)為“檔案”的價(jià)值源自它們最初形成時(shí)的背景，是具有持續(xù)價(jià)值的文件，并且可同時(shí)具備多重價(jià)值。而檔案數(shù)據(jù)因其流動(dòng)性強(qiáng)的特點(diǎn)，借助信息技術(shù)手段和治理環(huán)節(jié)的前移，能夠突破時(shí)空界限，在其全生命周期內(nèi)實(shí)現(xiàn)多元價(jià)值。

2.4 證據(jù)軸：數(shù)據(jù)安全強(qiáng)化信任

文件連續(xù)體模型中的證據(jù)軸主要指的是文件保管活動(dòng)中的價(jià)值呈現(xiàn)，包括痕跡、證據(jù)、機(jī)構(gòu)/個(gè)人記憶和集體記憶，能夠反映檔案數(shù)據(jù)以其固有的原記錄屬性，以不同形式在不同時(shí)空范圍中發(fā)揮證據(jù)價(jià)值的過(guò)程。該模型認(rèn)為文件與檔案的價(jià)值和意義由它們最初形成的背景所賦予，因此對(duì)于元數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)質(zhì)量的把控是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)原始憑證價(jià)值的核心要義。數(shù)據(jù)質(zhì)量是檔案數(shù)據(jù)治理的關(guān)鍵，是檔案數(shù)據(jù)規(guī)范管理與有效開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)，包括檔案數(shù)據(jù)自身的質(zhì)量和檔案數(shù)據(jù)的過(guò)程質(zhì)量?jī)煞矫?。[20]《戰(zhàn)略》的四大目標(biāo)之一是“數(shù)據(jù)受到信任和保護(hù)”，NAA 將保持其作為聯(lián)邦檔案數(shù)據(jù)值得信賴的管理者的角色，從識(shí)別數(shù)據(jù)問(wèn)題、保障數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全、嚴(yán)密數(shù)據(jù)防護(hù)、高效數(shù)據(jù)存儲(chǔ)四方面采取相應(yīng)措施，如基于數(shù)據(jù)治理成熟度模型方法進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、提升側(cè)重于保護(hù)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的Essential 8 活動(dòng)、開(kāi)發(fā)并實(shí)施數(shù)字格式連續(xù)管理方法、制定預(yù)防數(shù)據(jù)丟失的戰(zhàn)略和路線圖、制定關(guān)于數(shù)字材料長(zhǎng)期保存和訪問(wèn)的研究報(bào)告、按照國(guó)際慣例保存電子文件、管理關(guān)鍵業(yè)務(wù)的系統(tǒng)日志等，以確保政府和社會(huì)能夠創(chuàng)建、保護(hù)、保存和獲取真實(shí)的信息，從而使得數(shù)據(jù)作為戰(zhàn)略資產(chǎn)加以有效共享利用。[21]文件連續(xù)體理論以發(fā)揮檔案證據(jù)價(jià)值和構(gòu)建社會(huì)記憶為核心，而檔案數(shù)據(jù)治理以保障數(shù)據(jù)安全為前提，同樣需要確保檔案的真實(shí)與完整。

綜上所述，文件連續(xù)體理論強(qiáng)調(diào)文件與其形成背景的邏輯聯(lián)系，弱化文件積累和管理的階段性，將其描述成一個(gè)連續(xù)的系統(tǒng)性過(guò)程。而檔案數(shù)據(jù)治理是數(shù)字時(shí)代下的一種必然趨勢(shì)，檔案數(shù)據(jù)的連續(xù)性、整體性、多維度特點(diǎn)，以及對(duì)于背景信息的重視都遠(yuǎn)超傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。檔案數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)過(guò)程貼合文件連續(xù)體的時(shí)空延伸性內(nèi)核，文件連續(xù)體理論在檔案數(shù)據(jù)治理中體現(xiàn)出了極強(qiáng)的匹配性。

3 文件連續(xù)體理論在檔案數(shù)據(jù)治理中的價(jià)值闡釋

文件連續(xù)體理論構(gòu)建了一個(gè)多維坐標(biāo)體系來(lái)描述文件的運(yùn)動(dòng)過(guò)程，這一體系包括形成維、捕獲維、組織維和聚合維。數(shù)據(jù)連續(xù)性以連續(xù)體思想為指導(dǎo)，是指由數(shù)據(jù)的可關(guān)聯(lián)性、可溯源性、可理解性及其內(nèi)在聯(lián)系組成的一整套數(shù)據(jù)保護(hù)措施, 其目的是保障數(shù)據(jù)的可用性、可信性和可控性。[22]文件連續(xù)體理論能夠?yàn)闄n案數(shù)據(jù)流動(dòng)提供理論依據(jù)，為檔案治理實(shí)踐提供系統(tǒng)思維，為檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)提供目標(biāo)指引。

3.1 形成維與捕獲維：為檔案數(shù)據(jù)流動(dòng)提供理論依據(jù)

形成維和捕獲維可視為執(zhí)行維，這兩維關(guān)注的是獲得行為的痕跡，并確保它能作為證據(jù)；形成維與捕獲維是根據(jù)組織維和聚合維所制定的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)要求及最佳實(shí)踐模型來(lái)開(kāi)展的。[23]形成維描述的是關(guān)聯(lián)性較低的數(shù)據(jù)，體現(xiàn)了數(shù)據(jù)不斷生成的過(guò)程；捕獲維描述的數(shù)據(jù)具有一定的關(guān)聯(lián)性并經(jīng)過(guò)了初步整序，使得數(shù)據(jù)可從其形成的直接背景中“脫離”出來(lái)，并能夠追溯到形成維的各個(gè)參與要素。[24]《戰(zhàn)略》中對(duì)數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)集、數(shù)據(jù)庫(kù)的界定體現(xiàn)出NAA 對(duì)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性的重視，強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)的連續(xù)管理、全程管理、前端控制，關(guān)注數(shù)據(jù)在全生命周期中的動(dòng)態(tài)變化和價(jià)值增值。在數(shù)據(jù)形成之初對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格審查，將檔案數(shù)據(jù)治理環(huán)節(jié)前移，注重保留數(shù)據(jù)生成痕跡、數(shù)據(jù)形成要素、數(shù)據(jù)生成內(nèi)容，有助于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的可追溯、可保存、可利用。[25]檔案部門(mén)可借鑒文件連續(xù)體理論的連續(xù)性思維來(lái)維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的完整、真實(shí)、安全和可信，使得檔案部門(mén)在組建國(guó)家數(shù)據(jù)局的大背景下理清自身職能范圍，有效發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的原始記錄性及其憑證價(jià)值，融入數(shù)據(jù)全過(guò)程管理。文件連續(xù)體理論去中心化、非線性化的特點(diǎn)弱化了“文件”和“檔案”作為文件運(yùn)動(dòng)端點(diǎn)的特性，數(shù)據(jù)能夠在流轉(zhuǎn)過(guò)程中持續(xù)實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。

3.2 組織維：為檔案治理實(shí)踐提供系統(tǒng)思維

組織維可視為控制、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化及審查維度之一，關(guān)注“內(nèi)部”事務(wù)，即機(jī)構(gòu)記憶的形成、管理及提供獲取。[26]組織維中的數(shù)據(jù)可能來(lái)自不同的時(shí)間和地點(diǎn)，其數(shù)據(jù)集合的時(shí)空延展性擴(kuò)大，從而賦予數(shù)據(jù)在組織機(jī)構(gòu)中更大的可獲取性?！稇?zhàn)略》在構(gòu)建數(shù)據(jù)能力、提升館員素質(zhì)的同時(shí)，在原有信息治理框架基礎(chǔ)上將館內(nèi)所有人員都視為數(shù)據(jù)用戶，并劃定相應(yīng)的數(shù)據(jù)角色和職能。除此之外，NAA 還建立了館內(nèi)協(xié)同機(jī)制，使《戰(zhàn)略》與信息安全政策、檔案風(fēng)險(xiǎn)管理框架、數(shù)字資產(chǎn)登記冊(cè)、業(yè)務(wù)連續(xù)性政策和計(jì)劃等相適應(yīng)，從而減少戰(zhàn)略實(shí)施的阻力，提高政策制定的連貫性。檔案數(shù)據(jù)協(xié)同治理能夠保障數(shù)據(jù)質(zhì)量、深化檔案服務(wù)、提升善治效能，通過(guò)制定統(tǒng)一完善的標(biāo)準(zhǔn)體系，利用語(yǔ)義挖掘等技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行價(jià)值性關(guān)聯(lián)和語(yǔ)義級(jí)開(kāi)發(fā)，充分釋放檔案數(shù)據(jù)價(jià)值，為知識(shí)管理奠定基礎(chǔ)。與此同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)治理強(qiáng)調(diào)檔案部門(mén)的“元治”地位，通過(guò)不同機(jī)構(gòu)之間的溝通與協(xié)調(diào)，平衡不同主體之間的沖突，圍繞檔案數(shù)據(jù)的全生命周期，對(duì)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量、數(shù)據(jù)安全等進(jìn)行治理，提升檔案數(shù)據(jù)的有序性和科學(xué)性，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的有效供給，進(jìn)而提高檔案數(shù)據(jù)治理效能，實(shí)現(xiàn)“共治”和“善治”。[27]

3.3 聚合維：為檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)提供目標(biāo)指引

聚合維可視為控制、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化及審查維度之一，關(guān)注“外部”事務(wù)，即集體記憶的構(gòu)成。[28]聚合維描述的是來(lái)自不同機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)，能滿足其形成、捕獲及組織過(guò)程中所涉及的主體以外的主體多元化需求，雖然檔案數(shù)據(jù)在這一維度中不直接呈現(xiàn)的背景信息，但通過(guò)數(shù)據(jù)的時(shí)空連續(xù)性使數(shù)據(jù)集合提供了更全面真實(shí)的信息內(nèi)容，充分實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)證據(jù)價(jià)值和構(gòu)建社會(huì)記憶的功能?！稇?zhàn)略》的首要目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)價(jià)值最大化，加快NAA 數(shù)字轉(zhuǎn)型進(jìn)程，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)在制定和實(shí)施政策、項(xiàng)目與計(jì)劃中的作用，為此采取提升數(shù)據(jù)分析能力、制定符合實(shí)踐和政府需要的數(shù)據(jù)收集和管理政策、通過(guò)機(jī)構(gòu)電子文件的安全傳輸向公眾開(kāi)放數(shù)據(jù)等措施，這與檔案數(shù)據(jù)治理的核心理念——充分實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)價(jià)值相契合。文件連續(xù)體理論有利于檔案數(shù)據(jù)證據(jù)價(jià)值最大化發(fā)揮，檔案數(shù)據(jù)從生成開(kāi)始就在不同維度中擴(kuò)散和收束，其元數(shù)據(jù)具有連續(xù)的可追溯性，并且能與其他數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，利用背景信息的關(guān)聯(lián)性來(lái)強(qiáng)化證據(jù)價(jià)值，借助數(shù)據(jù)連續(xù)性來(lái)提高社會(huì)記憶完整性。[29]大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案數(shù)據(jù)因其生成速度快、價(jià)值密度高、關(guān)聯(lián)性強(qiáng)等特點(diǎn)，需要突破時(shí)空界限，借助人工智能、XR、文本挖掘、語(yǔ)義分析等技術(shù)深層次挖掘海量數(shù)據(jù)的多維潛在價(jià)值。[30]

4 文件連續(xù)體理論視域下檔案數(shù)據(jù)治理能力提升策略

《戰(zhàn)略》等一系列體現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型目標(biāo)和發(fā)展愿景的文件，對(duì)我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)規(guī)劃、制定與實(shí)施數(shù)據(jù)戰(zhàn)略有一定的參考借鑒價(jià)值。文件連續(xù)體理論強(qiáng)調(diào)的連續(xù)性、多維互動(dòng)、時(shí)空延伸與檔案數(shù)據(jù)治理強(qiáng)調(diào)的全程性、多元協(xié)同、價(jià)值實(shí)現(xiàn)相契合。為此，筆者在文件連續(xù)體理論的指導(dǎo)下，提出全程管控、主體協(xié)同、資源聚合等建議，以期提升檔案數(shù)據(jù)治理能力。

4.1 全程管控：提升數(shù)據(jù)質(zhì)量管控能力，化解治理風(fēng)險(xiǎn)

檔案數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)運(yùn)動(dòng)是一個(gè)連續(xù)性的過(guò)程，其背景信息和價(jià)值內(nèi)涵也隨著數(shù)據(jù)的運(yùn)動(dòng)過(guò)程愈加豐富，因此將治理環(huán)節(jié)前移并進(jìn)行全程管控有助于保證檔案數(shù)據(jù)的完整性、可用性、安全性。因檔案數(shù)據(jù)體量巨大、來(lái)源廣泛等特征，提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管控能力既符合國(guó)家總體安全利益，又契合我國(guó)檔案治理工作的現(xiàn)實(shí)需要。數(shù)據(jù)質(zhì)量管控能力主要體現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)與指標(biāo)體系、檔案業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化與再造、檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)三方面。[31]在檔案數(shù)據(jù)生成和收集階段尤其要著重提高檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量管控能力，通過(guò)制定檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和管理制度，輔以智能技術(shù)應(yīng)用將檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量量化，按照既定指標(biāo)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)測(cè)和管控，保證檔案數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，高質(zhì)量地收集檔案數(shù)據(jù)資源，為后續(xù)檔案數(shù)據(jù)治理夯實(shí)基礎(chǔ)。[32]與此同時(shí)，應(yīng)通過(guò)加強(qiáng)法律體系建設(shè)、完善安全管理制度、構(gòu)建安全防范壁壘和提升管理人員素質(zhì)等手段，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的采集、傳輸、存儲(chǔ)和利用全生命周期進(jìn)行綜合管控，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)安全治理模型，保障檔案數(shù)據(jù)的可信、可獲取、可溯源。另外，在整體上要把控檔案數(shù)據(jù)治理流程，及時(shí)改進(jìn)和持續(xù)優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)治理策略，準(zhǔn)確評(píng)估和定位檔案數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)，持續(xù)優(yōu)化安全建設(shè)，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)善治目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。[33]

4.2 主體協(xié)同：融入合作思維，共建治理體系

檔案數(shù)據(jù)治理是一項(xiàng)涉及多元主體的系統(tǒng)性工程，理順各主體在數(shù)據(jù)生成、流轉(zhuǎn)過(guò)程中的職能范圍和權(quán)責(zé)關(guān)系有助于構(gòu)建高效的檔案數(shù)據(jù)治理體系，優(yōu)化治理環(huán)境。一方面，應(yīng)構(gòu)建檔案治理共同體，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)治理組織體系。黨政機(jī)關(guān)、檔案主管部門(mén)、企事業(yè)單位、社會(huì)公眾等均為檔案數(shù)據(jù)治理的主體，應(yīng)建立科學(xué)平等的溝通對(duì)話機(jī)制使各主體“盡其責(zé)、行其權(quán)”。具體而言，黨政機(jī)關(guān)應(yīng)該把握檔案數(shù)據(jù)治理的目標(biāo)導(dǎo)向，使其融入國(guó)家治理現(xiàn)代化的大局中來(lái)；檔案主管部門(mén)應(yīng)突出其“元治”地位，制定切實(shí)可行的檔案數(shù)據(jù)治理方案，在宏觀上建立檔案數(shù)據(jù)跨部門(mén)流動(dòng)機(jī)制，微觀上完善檔案數(shù)據(jù)全流程處理程序，自上而下為檔案數(shù)據(jù)安全保管和共享利用打通屏障；[34]企事業(yè)單位和社會(huì)公眾應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值和對(duì)其進(jìn)行治理的重要性和必要性，積極參與到檔案數(shù)據(jù)治理活動(dòng)中來(lái)。另一方面，應(yīng)完善檔案數(shù)據(jù)治理法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系，并加強(qiáng)與相關(guān)數(shù)據(jù)部門(mén)政策的銜接?！丁笆奈濉比珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出要全面推進(jìn)檔案治理體系建設(shè)，完善檔案法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。檔案部門(mén)應(yīng)將檔案數(shù)據(jù)治理置于國(guó)家治理、社會(huì)治理、政府治理的整體布局中，并與如國(guó)家數(shù)據(jù)局等其他數(shù)據(jù)管理部門(mén)的政策法律相銜接，滿足大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)據(jù)治理實(shí)踐工作的需要。[35]

4.3 資源聚合：打破時(shí)空界限，釋放價(jià)值潛能

檔案數(shù)據(jù)治理的最終目的是擴(kuò)大檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，利用服務(wù)是檔案工作的宗旨，而信息技術(shù)在數(shù)據(jù)價(jià)值創(chuàng)造中提供了重要的驅(qū)動(dòng)力。檔案部門(mén)應(yīng)聚焦檔案“收、管、存、用”等方面，積極借助大數(shù)據(jù)、人工智能、數(shù)字孿生、知識(shí)組織等現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)海量數(shù)據(jù)資源進(jìn)行深度分析、知識(shí)聚合，在人機(jī)物三元智慧融合中不斷增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)能力和服務(wù)能力。[36]首先，運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對(duì)類型多樣、來(lái)源廣泛的海量檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)化、語(yǔ)義分析、關(guān)聯(lián)聚合，充分釋放檔案數(shù)據(jù)價(jià)值；并借助語(yǔ)音識(shí)別、OCR 識(shí)別、圖像分析、自動(dòng)標(biāo)引、智能感知等技術(shù)方法，對(duì)各種類的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理、智能分類、智能著錄、智能鑒定等，充分將數(shù)智技術(shù)融入檔案數(shù)據(jù)治理，提升檔案數(shù)據(jù)運(yùn)行效能。[37]其次，加強(qiáng)不同系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與數(shù)據(jù)的深度融合，化解信息孤島，在業(yè)務(wù)流程中嵌入電子文件歸檔要求，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中同步規(guī)劃、同步實(shí)施電子文件歸檔功能，從源頭上確保實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，促進(jìn)業(yè)務(wù)協(xié)同。最后，應(yīng)加強(qiáng)與高校、科研部門(mén)、IT 公司等機(jī)構(gòu)合作，運(yùn)用區(qū)塊鏈、云計(jì)算等技術(shù)構(gòu)建全國(guó)檔案數(shù)據(jù)協(xié)同治理平臺(tái)，促進(jìn)國(guó)家層面檔案數(shù)據(jù)資源安全傳輸和集成共享，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)挖掘、可視化等提供基礎(chǔ)。

5 結(jié)語(yǔ)

隨著數(shù)據(jù)要素的戰(zhàn)略地位日益凸顯，如何培養(yǎng)數(shù)據(jù)思維、把握數(shù)據(jù)浪潮引領(lǐng)下的新機(jī)遇、實(shí)現(xiàn)檔案館自身數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)，從而充分融入國(guó)家數(shù)據(jù)治理總體性框架成為重要時(shí)代議題。數(shù)智浪潮推動(dòng)之下，檔案資源形態(tài)加速向數(shù)據(jù)態(tài)、價(jià)值態(tài)轉(zhuǎn)化，檔案管理活動(dòng)逐步邁向檔案數(shù)據(jù)治理新階段。檔案數(shù)據(jù)治理有利于提高檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量、釋放檔案數(shù)據(jù)價(jià)值潛能，促進(jìn)檔案資源開(kāi)發(fā)，提升善治效能。我國(guó)檔案數(shù)據(jù)治理應(yīng)汲取全球治理實(shí)踐的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，探究檔案學(xué)經(jīng)典理論的時(shí)代應(yīng)用，從樹(shù)立治理思維、協(xié)同多元主體、深層關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)、融入新興技術(shù)、整合多方資源等方面提升檔案數(shù)據(jù)治理能力。