加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理 助力鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)發(fā)展

文/桐鄉(xiāng)市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局 王亞芬

桐鄉(xiāng)素有“魚米之鄉(xiāng)、絲綢之府、百花地面”的美譽(yù)，是浙江省糧、油、繭和畜禽的重點(diǎn)產(chǎn)區(qū)。近年來，桐鄉(xiāng)農(nóng)業(yè)將“鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)發(fā)展”主基調(diào)貫穿到新時(shí)代“三農(nóng)”工作全過程各方面，以“農(nóng)業(yè)興、農(nóng)民富、農(nóng)村美”為歷史使命，推進(jìn)全市農(nóng)業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。在農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展進(jìn)程中，農(nóng)業(yè)科研院所在科研研究活動(dòng)、農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣應(yīng)用中，形成了很多具有保存價(jià)值的農(nóng)業(yè)科研檔案。對(duì)產(chǎn)生的農(nóng)業(yè)科研檔案加強(qiáng)科學(xué)規(guī)范管理，是解決鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)“三農(nóng)”問題的基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段“三農(nóng)”工作的重點(diǎn)目標(biāo)是：利用農(nóng)科院所豐富的科研資源同鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相結(jié)合，將農(nóng)科院所的先進(jìn)科研管理經(jīng)驗(yàn)應(yīng)用到鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)發(fā)展中，結(jié)合實(shí)際情況，有針對(duì)性地解決鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)發(fā)展中存在的問題，完善發(fā)展中的薄弱點(diǎn)。只有使農(nóng)業(yè)科研檔案的優(yōu)點(diǎn)充分發(fā)揮出來，并對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案的信息資源進(jìn)行有效利用，才能不斷推動(dòng)鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)發(fā)展，為社會(huì)主義新農(nóng)村產(chǎn)業(yè)振興提供強(qiáng)有力的科技支撐。

一、農(nóng)業(yè)科研檔案對(duì)鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)發(fā)展的重要作用

（一）是農(nóng)業(yè)科研成果的體現(xiàn)。在農(nóng)業(yè)科研研究、農(nóng)業(yè)技術(shù)試驗(yàn)和推廣應(yīng)用過程中所進(jìn)行的一切活動(dòng)，如農(nóng)作物的培育、農(nóng)作物的病害和蟲害的防治等都是基于所有的科學(xué)實(shí)驗(yàn)研究、農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和成果。所以，農(nóng)業(yè)科研檔案就是將以往所有的科技經(jīng)驗(yàn)、科技資源和農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中的研究成果匯集到一處，實(shí)現(xiàn)科研數(shù)據(jù)和科研檔案的合理利用。農(nóng)業(yè)科研檔案對(duì)農(nóng)業(yè)新品種、新技術(shù)、新模式、新機(jī)具的開發(fā)、推廣、應(yīng)用具有推動(dòng)性作用。

（二）為鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)科研工作提供了條件。農(nóng)業(yè)科研檔案涉及許多豐富的農(nóng)業(yè)資源，這些資源信息為科技人員從事科研工作提供了重要參考?？萍既藛T可以通過科研檔案對(duì)以往的歷史經(jīng)驗(yàn)和成果進(jìn)行了解和總結(jié)，并為科技人員研究新的發(fā)展思路提供了有力的數(shù)據(jù)支持，節(jié)約了農(nóng)業(yè)科研人員大量的時(shí)間和金錢，使農(nóng)業(yè)科研工作的效率得到了有效提升。由于農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)的周期比較長，因此較為完整的檔案資源為服務(wù)鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)發(fā)展提供了極大的幫助，使農(nóng)業(yè)科研人員在探索鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)律和技術(shù)發(fā)展方面的時(shí)間周期大大縮短。

（三）是農(nóng)業(yè)科技人員相互交流信息資源的重要渠道。農(nóng)業(yè)科研檔案是一種有效的信息資源傳遞媒介，它在農(nóng)業(yè)科技人員之間實(shí)現(xiàn)了資源的共享，促進(jìn)了農(nóng)業(yè)科技人員的有效信息交流。為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)和農(nóng)業(yè)成果推廣提供了重要的借鑒和指導(dǎo)作用。

（四）能夠使農(nóng)業(yè)生產(chǎn)水平得到提升。農(nóng)業(yè)科研檔案為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)提供了許多重要的保障，很多的農(nóng)業(yè)生產(chǎn)工具都是依據(jù)農(nóng)業(yè)科研檔案所提供的信息經(jīng)過研究創(chuàng)新制作而成。農(nóng)業(yè)科研檔案對(duì)于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)最直接的作用就是：為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)勞動(dòng)者提供了許多前人的寶貴經(jīng)驗(yàn)，再通過以往的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行研究并改造成適合現(xiàn)階段的先進(jìn)生產(chǎn)工具和生產(chǎn)技能，提升了鄉(xiāng)村生產(chǎn)力，減輕了勞動(dòng)者的生產(chǎn)強(qiáng)度。

二、農(nóng)業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

目前，農(nóng)科院所比較突出的問題是重生產(chǎn)輕管理，農(nóng)業(yè)科技人員普遍檔案意識(shí)淡薄，導(dǎo)致科研檔案收集難、保管難、資源共享與利用難。收齊、管好農(nóng)業(yè)科研檔案難度更大、挑戰(zhàn)更高。主要存在的問題有：

（一）檔案保管分散，資源整合困難。長期以來，受限于認(rèn)識(shí)和手段不足，缺乏對(duì)科研檔案的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)和管理，更缺乏與產(chǎn)業(yè)發(fā)展的融合，檔案保管分散，大部分仍集中在科研人員自己手中，沒有形成系統(tǒng)化、體系化、完整的管理體系。

（二）檔案難以積累，流失嚴(yán)重。由于農(nóng)業(yè)的特殊性，其科研活動(dòng)如水土氣溫、作物病蟲害、動(dòng)物疫情等農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)性長期性監(jiān)測(cè)，種質(zhì)資源收集、保存、評(píng)價(jià)與利用，新技術(shù)新產(chǎn)品研發(fā)、示范與推廣應(yīng)用等，時(shí)間周期長，材料多、范圍廣，加之科研人員崗位調(diào)整頻繁等因素，造成檔案流失嚴(yán)重，特別是特殊載體檔案的留存極少，加大了收集難度。

（三）檔案管理手段落后，難以適應(yīng)新形勢(shì)新要求。隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，對(duì)科研檔案工作提出了更新更高的要求?，F(xiàn)有的檔案以紙質(zhì)為主，分散保管于農(nóng)科院所各站所或各位科技人員手中，已難以適應(yīng)新形勢(shì)新要求。特別是隨著科研活動(dòng)的日益增多，產(chǎn)生的檔案資料越來越多，亟須加強(qiáng)集中統(tǒng)一保管，這也是做好科研檔案管理工作的首要任務(wù)。

（四）檔案利用方式單一，無法滿足查閱需要。目前，查檔方式以紙質(zhì)原件和科技人員存于個(gè)人電腦的電子文檔為主，造成信息資源分散、保存期限短、利用難度大、資源共享難等弊端，顯然已無法滿足新形勢(shì)下對(duì)科研檔案利用的需要，嚴(yán)重阻礙了科研水平提升和產(chǎn)業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

（五）檔案意識(shí)淡薄，管理水平滯后。長期的“重科研，輕檔案”“重生產(chǎn)、輕利用”，導(dǎo)致檔案管理水平和形勢(shì)發(fā)展脫節(jié)。目前，農(nóng)業(yè)科研檔案除科研獲獎(jiǎng)項(xiàng)目外，其余諸如生產(chǎn)資料、技術(shù)資料、實(shí)施的項(xiàng)目材料等，均未納入綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。農(nóng)科院所大多為兼職檔案員，檔案專業(yè)知識(shí)不足、服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)、業(yè)務(wù)流程不熟練等制約了農(nóng)業(yè)科研檔案事業(yè)發(fā)展。

三、加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的對(duì)策

（一）健全建檔制度，增強(qiáng)建檔意識(shí)。農(nóng)業(yè)科研檔案管理制度是農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作有序開展的基礎(chǔ)，是農(nóng)業(yè)科研檔案工作有章可循、有據(jù)可依的保障。農(nóng)業(yè)科研檔案的制度可以重點(diǎn)圍繞“建組織、梳流程、定規(guī)范”三方面開展。加強(qiáng)組織管理，落實(shí)檔案工作責(zé)任制，明確綜合檔案室、科研管理部門及檔案形成部門在檔案管理中的責(zé)任，建立自上而下的科研檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并將檔案工作納入各科站年度評(píng)優(yōu)爭先的考核內(nèi)容；梳理業(yè)務(wù)流程，檔案工作與科研任務(wù)同步管理，明確檔案檢查和檔案驗(yàn)收要求；制訂檔案規(guī)范，根據(jù)科研業(yè)務(wù)特點(diǎn)，重點(diǎn)制訂科研檔案分類方案、科研檔案歸檔范圍、檔案歸屬與利用要求等。通過建立健全相關(guān)的檔案管理制度，開展多渠道多形式的宣傳學(xué)習(xí)，不斷提升科技人員建立科研檔案的自覺性，為農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作提供一個(gè)良好的環(huán)境。

（二）改進(jìn)服務(wù)方式，提高服務(wù)效能。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代為農(nóng)業(yè)科研工作管理和學(xué)術(shù)類研究提供了便利手段，“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”科研檔案管理是未來發(fā)展的必然趨勢(shì)。農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)處理技術(shù)，將科研檔案管理進(jìn)行數(shù)據(jù)化創(chuàng)新，建立屬于農(nóng)業(yè)科研檔案的專用數(shù)據(jù)庫，并將系統(tǒng)延伸到科研部門，為科研人員提供科研檔案檢索入口，方便查詢。一方面，以產(chǎn)業(yè)“大檔案”的全新視角來規(guī)劃科研檔案工作，注重加強(qiáng)科研研究活動(dòng)中產(chǎn)生的設(shè)計(jì)方案、試驗(yàn)數(shù)據(jù)、生產(chǎn)記錄、推廣應(yīng)用等核心過程性文件資料、照片、音頻、視頻、電子文件等特殊載體檔案的歸檔，進(jìn)一步推動(dòng)規(guī)范化管理，豐富檔案資源建設(shè)。對(duì)于歷史檔案，或者辦公自動(dòng)化尚未普及時(shí)期產(chǎn)生的檔案，復(fù)印機(jī)、掃描儀、微縮相機(jī)等先進(jìn)設(shè)備也能起到積極作用，通過復(fù)印、掃描、微縮等方式，把收集難、收集時(shí)間長、資料較為稀缺的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，既可以保護(hù)珍貴的歷史檔案，又能提高其利用的效率。另一方面，搭建服務(wù)型、智慧型的科研檔案利用新平臺(tái)，在政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型的大形勢(shì)下，實(shí)現(xiàn)科研檔案的收集、保存、管理、利用、監(jiān)管、服務(wù)于一體的智慧檔案管理體系。智慧化的檔案管理為科研人員查找農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料提供了方便，既可以減輕農(nóng)業(yè)科技人員和檔案管理人員查閱利用檔案的工作量，又能節(jié)約時(shí)間，提升農(nóng)業(yè)科研工作的效率。

（三）拓寬利用渠道，擴(kuò)大服務(wù)范圍。檔案的最大價(jià)值在于利用，農(nóng)科院所承擔(dān)著負(fù)責(zé)農(nóng)業(yè)科研試驗(yàn)、科技成果轉(zhuǎn)化、農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣、開展農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)服務(wù)、推動(dòng)鄉(xiāng)村振興農(nóng)業(yè)產(chǎn)學(xué)研創(chuàng)新發(fā)展和負(fù)責(zé)動(dòng)物疫病預(yù)防控制工作的職責(zé)。因此，要充分利用數(shù)字檔案帶來的“紅利”，運(yùn)用知識(shí)管理、大數(shù)據(jù)等理念和技術(shù)，創(chuàng)新檔案利用方式和方法，對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次加工和知識(shí)化組織，以檔案利用需求為導(dǎo)向，有針對(duì)性地主動(dòng)為農(nóng)科院所提供全方位、多層次的科研檔案信息服務(wù)。如可以利用庫存檔案，舉辦一些科技成果展覽，編纂或出版農(nóng)業(yè)史志、農(nóng)民增收實(shí)例選編、種養(yǎng)技術(shù)、三新技術(shù)匯編、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程匯編等。利用單位內(nèi)網(wǎng)，向全體農(nóng)業(yè)科技人員開放檔案查詢權(quán)限。為確保科技人員隨時(shí)隨地查檔，研究開發(fā)多種終端查檔方式，這樣可以解決科技人員在下鄉(xiāng)、家里、外地出差等多種場景中的查檔需求。

（四）加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提升服務(wù)能力。為解決新時(shí)代農(nóng)業(yè)科研檔案的新特點(diǎn)新要求，同時(shí)培養(yǎng)適應(yīng)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科研研究，既懂檔案又了解科研的檔案業(yè)務(wù)骨干是農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的重要目標(biāo)之一。一個(gè)專業(yè)的科研檔案管理者需要具備以下業(yè)務(wù)素質(zhì)：1.擁有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，對(duì)檔案管理的流程能夠熟練地進(jìn)行掌握，擁有資料的分析能力和信息總結(jié)能力。檔案管理者不僅僅是將資料妥善保管，還需要對(duì)所提交的資料具有整理分析辨別的能力。2.對(duì)計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息處理等，要全面理解并能熟練操作。3.有積極的參與科研工作管理的服務(wù)意識(shí)，并具有足夠的耐心，對(duì)相關(guān)農(nóng)業(yè)科研工作進(jìn)行跟蹤管理，防止科研資料遺失。對(duì)相關(guān)科研工作者要主動(dòng)并及時(shí)地提供其所需的檔案資料，提升管理資料的信息價(jià)值。4.檔案管理人員要改變工作思路，由過去的被動(dòng)接收查檔申請(qǐng)，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)根據(jù)科研需要，提前整合相關(guān)信息，以便為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)發(fā)展服務(wù)。同時(shí)，需加強(qiáng)檔案培訓(xùn)與交流，組織開展農(nóng)業(yè)科研檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和點(diǎn)對(duì)點(diǎn)專項(xiàng)檔案培訓(xùn)，通過“請(qǐng)進(jìn)來，走出去”的實(shí)地指導(dǎo)，邀請(qǐng)省市檔案館相關(guān)專家來現(xiàn)場指導(dǎo)，或組織外出學(xué)習(xí)兄弟單位檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，取長補(bǔ)短。也可以通過微信群、釘釘群、電話等多種形式為輔，方便日常檔案工作交流、溝通，不斷提升科研人員、專兼職檔案人員的大檔案意識(shí)和專項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案能力。

（五）加快信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，是做好新時(shí)代檔案管理工作的迫切要求。作為農(nóng)業(yè)技術(shù)科研單位，所產(chǎn)生的檔案資料有一定的特殊性，在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展需求，對(duì)信息化建設(shè)進(jìn)行深入了解、剖析，并制定詳細(xì)的實(shí)施方案及規(guī)劃，才能使信息化建設(shè)工作得以順利開展，達(dá)到實(shí)現(xiàn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展的最終目的。首先，想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，必須加強(qiáng)農(nóng)業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)。數(shù)字檔案室的建設(shè)有利于農(nóng)業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理，提升農(nóng)業(yè)檔案的信息化程度。一是要夯實(shí)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)工作，進(jìn)一步擴(kuò)容檔案數(shù)據(jù)庫。同時(shí)，由于電子文檔的數(shù)量穩(wěn)步增加，給內(nèi)存帶來壓力，可以采用云存儲(chǔ)的方式。云存儲(chǔ)具有大量的庫存和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)以及業(yè)務(wù)訪問量，通過提供在線存儲(chǔ)空間，確保農(nóng)業(yè)科研檔案的最大安全性，同時(shí)還可以降低檔案管理成本，提高資源利用率。二是加快紙質(zhì)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)各種門類的檔案均數(shù)字化管理。三是開展檔案與電子文件登記備份工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)規(guī)范。另外，要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理的安全。數(shù)字檔案室建設(shè)，為檔案信息安全提供了有力保障。通過對(duì)檔案數(shù)據(jù)的多份及異地備份，定期對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行安全性、有效性檢查，發(fā)現(xiàn)載體或信息有損傷時(shí)，及時(shí)采取維護(hù)措施，確保檔案與電子文件的安全，提高檔案利用能力。最后，推動(dòng)檔案利用服務(wù)更加人性化。檔案管理員通過綜合查詢（如模糊查詢、組合查詢、分類查詢等查詢方式），在檔案庫中檢索出需要的檔案信息；對(duì)已數(shù)字化的電子檔案，利用者足不出戶，只需在辦公室輕點(diǎn)鼠標(biāo)，便可實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線查閱和遠(yuǎn)程利用，為科技人員提供高效便捷的檔案信息化利用服務(wù)，從而大大方便了查詢和利用，提高了工作效率。

四、結(jié)語

隨著鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略的全面實(shí)施，鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)發(fā)展進(jìn)入快車道。面對(duì)新時(shí)代形勢(shì)，農(nóng)業(yè)科研檔案的提升空間和服務(wù)鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)發(fā)展的潛力還很大，因而加強(qiáng)科研檔案管理這一課題成為檔案工作的新方向。如何發(fā)揮農(nóng)業(yè)科研檔案利用價(jià)值的最大化，有效破解農(nóng)業(yè)科研管理的“最后一公里”，還需農(nóng)業(yè)科研院所積極探索可行路徑，充分挖掘檔案利用價(jià)值，助力鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)振興。