高校檔案館個性化信息服務(wù)研究初探

文/北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院 張海東

互聯(lián)網(wǎng)時代，高校實施檔案個性化信息服務(wù)，對提高高校檔案管理效率和質(zhì)量具有基礎(chǔ)性作用，有助于更好地為用戶提供服務(wù)，促進高校全面發(fā)展。本文在研究的過程中，以高校檔案管理個性化信息服務(wù)的特征為基礎(chǔ)進行分析，對高校檔案館個性化信息服務(wù)開展的價值以及策略進行探討。

一、高校檔案館個性化信息服務(wù)特征

（一）針對性。高校檔案館個性化信息服務(wù)以用戶為中心，以用戶的需要為基礎(chǔ)，以滿足用戶的需求為主要目標(biāo)。在進行管理的過程中能利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)，實現(xiàn)對用戶的興趣、愛好以及習(xí)慣等內(nèi)容的查詢和分析，以用戶的差異性因素為基礎(chǔ)，制定個性化的服務(wù)，使得高校檔案館個性化信息服務(wù)在開展的過程中更具有針對性。

（二）可定制性。高校檔案館個性化信息服務(wù)的管理具有可定制性，在管理過程中，允許用戶根據(jù)自己的需要和閱讀的習(xí)慣，對用戶界面進行動態(tài)化的定制，并能實現(xiàn)對信息資源、服務(wù)方式等內(nèi)容的動態(tài)定制，使得相應(yīng)的信息服務(wù)工作能滿足用戶個性化差異，實現(xiàn)“量身訂制”的服務(wù)方式。

（三）主動性。高校檔案館個性化信息服務(wù)在對用戶服務(wù)的過程中，利用人工智能以及大數(shù)據(jù)技術(shù)，以“信息找人”的方式，打破傳統(tǒng)管理方式下“人找信息”的服務(wù)方式，在信息管理中，能針對用戶的需求進行主動的信息服務(wù)，體現(xiàn)服務(wù)工作的主動性。

（四）特色性。高校檔案信息服務(wù)的過程中，利用信息化管理技術(shù)，在進行管理的過程中能夠針對不同用戶的需求以及習(xí)慣定制具有特色的服務(wù)，既能夠針對單一的用戶進行信息服務(wù)，也能夠針對特定群體進行信息服務(wù)。在進行管理中能將不同的信息資源推送給不同的用戶群體，使得高校檔案館個性化信息服務(wù)工作更具有特色性。

二、高校檔案館個性化信息服務(wù)開展的價值

（一）簡化流程，提高管理效率。紙質(zhì)化管理是傳統(tǒng)檔案管理中最主要的管理方式，存在流程繁瑣、工作量大等缺點。在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，信息化、智能化等技術(shù)改革的腳步越來越快，也實現(xiàn)了高校檔案管理服務(wù)工作的技術(shù)革新。高校檔案館在進行信息服務(wù)中，采用個性化信息服務(wù)，能滿足不同用戶的需求，在管理的過程中利用大數(shù)據(jù)以及人工智能等信息化管理技術(shù)，能實現(xiàn)對檔案信息的存儲以及實時提取，簡化了管理的流程，減少了管理的工作量，有助于提升管理工作的效率和質(zhì)量。

（二）優(yōu)化存儲，保障信息安全。高校檔案館個性化信息服務(wù)工作的開展，利用互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)能節(jié)約空間，實現(xiàn)對信息數(shù)據(jù)的大規(guī)模存儲，確保信息存儲的完整性。且采用信息技術(shù)進行保管，能避免反復(fù)復(fù)印檔案造成的紙張浪費和對檔案的各種人為損害或自然侵害，從而有效防止隨著時間的推移出現(xiàn)信息記錄受損的情況，保障信息的安全性。

（三）規(guī)范流程，實施人性化管理。高校檔案館個性化信息服務(wù)工作，在信息化技術(shù)背景下，對信息的記錄以及存儲工作的規(guī)范性要求更高。在管理中，需要按照相應(yīng)的要求以及流程進行信息的存儲和提出，在保障信息安全與完整性的同時，能提高管理工作的科學(xué)性。且個性化信息管理工作的開展能為檔案館提供一個更為舒適的管理環(huán)境，為檔案的使用者和提取者提供更具個性化、人性化的服務(wù)。

三、高校檔案館個性化信息服務(wù)開展的策略——以北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院為例

在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，高校檔案館要加快實現(xiàn)個性化信息服務(wù)工作，應(yīng)轉(zhuǎn)變信息管理的觀念，在對基本理論知識的學(xué)習(xí)中實現(xiàn)管理觀念的創(chuàng)新；要進一步提升高校檔案館管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和管理水平；要建立健全高校檔案館管理制度，規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)；要規(guī)范個性化信息服務(wù)管理流程，加快檔案信息化建設(shè)；還要整合檔案資源集中管理。

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念。學(xué)院在檔案工作中，強調(diào)檔案人員對理論知識的學(xué)習(xí)，強調(diào)以理論指導(dǎo)實踐。加強對《北京市“十四五”期間檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的分析和參考，全面推進檔案治理體系，加強學(xué)院黨委對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，推動檔案工作與中心工作同研究、同部署、同推進。檔案管理人員應(yīng)提高對檔案信息化建設(shè)必要性的認(rèn)識，在管理的過程中應(yīng)主動轉(zhuǎn)變信息管理的觀念。比如，學(xué)院在進行檔案工作中，要求檔案人員掌握最新的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及檔案工作發(fā)展趨勢，以改革中優(yōu)秀的高校為例，學(xué)習(xí)其管理的理念和開展工作中的經(jīng)驗，并結(jié)合自身實際情況制訂可行性改革方案。

（二）提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)水平直接影響檔案工作的質(zhì)量。比如，學(xué)院檔案管理人員的工作素養(yǎng)以及信息化管理能力是影響個性化信息服務(wù)工作開展的主要因素。高校檔案管理中，實現(xiàn)個性化信息服務(wù)應(yīng)以提高檔案管理人員的工作能力和素養(yǎng)為基礎(chǔ)，高校檔案管理中，應(yīng)做到以下幾點：

1.積極組織專兼職檔案人員深入學(xué)習(xí)新修訂的《中華人民共和國檔案法》《高校檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，增強檔案人員的檔案知識與法律意識，加大對檔案人員的培訓(xùn)力度，確保檔案管理人員熟悉掌握檔案業(yè)務(wù)工作，了解檔案信息化建設(shè)中信息安全的重要性，保障檔案工作的科學(xué)性。

2.加強對信息化檔案管理人才的引進。信息化檔案管理人才是個性化信息服務(wù)工作開展的助推力。傳統(tǒng)檔案管理人員對信息化技術(shù)有抵觸心理，高校在進行人力資源管理中，需將信息化檔案管理意識以及能力納入人才選拔中，通過內(nèi)部培養(yǎng)和外部引進等渠道多措并舉，加強檔案信息管理人才隊伍建設(shè)。

3.構(gòu)建激勵評價機制。將信息化管理能力納入績效考核評價中，將信息化管理工作納入人員薪資構(gòu)成中，建立相應(yīng)的獎勵機制，提高檔案管理人員對信息化管理能力的重視程度，推動檔案管理人員的自我能力提升，提高自身信息化管理能力。

（三）建立健全高校檔案管理制度。高校檔案管理工作的主要內(nèi)容包括檔案的“收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用、編研”工作，相關(guān)制度的制訂是做好各項工作的前提與基礎(chǔ)。

1.《學(xué)院檔案管理辦法》的制訂與修訂工作。制度是行為活動的依據(jù)與保障，學(xué)院2006年制訂了《北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）并先后于2016年與2018年兩次對原有的《辦法》進行修訂，《辦法》共計1.7萬字余字。修訂后的《辦法》包含了文件歸檔制度、檔案安全保管制度、檔案保密制度、檔案利用和借閱制度、檔案移交制度、檔案鑒定銷毀制度、文書檔案保管期限表7個制度，內(nèi)容翔實，對學(xué)院檔案工作更具有很強的指導(dǎo)作用。學(xué)院對《辦法》開展了形式多樣的宣傳工作，確保宣傳到每一位教職員工。各部門依據(jù)《辦法》開展本部門的檔案工作，確保學(xué)院的檔案工作有據(jù)可依，有章可循。

2.加強檔案收集、整理與利用等基礎(chǔ)性工作。學(xué)院在檔案管理工作中，嚴(yán)格把控收集與整理的質(zhì)量關(guān)，近5年共收集整理文書、會計、學(xué)籍、基建、招投標(biāo)、科研等各類檔案約1.38萬卷。在檔案整理過程中，傳統(tǒng)方式與信息化手段相結(jié)合，充分利用檔案管理軟件對檔案進行科學(xué)分類，規(guī)范檔號設(shè)置。同時，將檔號相關(guān)的要求納入管理制度中，錄入管理軟件的檔案做到精準(zhǔn)無誤。服務(wù)利用過程中，做全做細借閱臺賬的記錄工作，根據(jù)記錄對各部門及各類群體使用檔案的內(nèi)容、使用頻率以及使用方式的習(xí)慣進行總結(jié)分析研究，為制訂個性化服務(wù)打好基礎(chǔ)。

（四）規(guī)范個性化信息服務(wù)管理流程，加快檔案信息化建設(shè)。在高校檔案管理中，為確保個性化服務(wù)工作的順利開展，應(yīng)規(guī)范個性化信息服務(wù)的管理流程。

1.制訂健全的管理制度，采用責(zé)任制管理方式，將檔案管理人員的具體責(zé)任和義務(wù)進行明確，針對不同需求制訂相應(yīng)的服務(wù)流程。

2.在檔案數(shù)字化工作開展的過程中，應(yīng)加強對案卷分類進一步核實，對案卷整理進一步規(guī)范，確保數(shù)字化的檔案與紙質(zhì)檔案完全一致。

3.根據(jù)檔案利用情況分析結(jié)果，對有個性化服務(wù)需求的部門或個人分別制訂有針對性的、靈活多樣的個性化的服務(wù)方案，從而提高檔案工作效率與利用者的滿意度。

4.學(xué)院先后開展了三次檔案數(shù)字化工作，共掃描文書、教學(xué)、基建、招投標(biāo)、科研、學(xué)籍、會計檔案等各類檔案共計122萬頁，其中文書檔案數(shù)字化率達到了98%。同時，完善了檔案管理系統(tǒng)的功能，加強個性化信息服務(wù)流程的安全保障。通過以上舉措，實現(xiàn)部分檔案資源共享，查閱方便快捷。學(xué)院招生就業(yè)部門在2020年暑假期間開展學(xué)生篩查工作，需篩查21年的招生情況，根據(jù)此項工作的需求，檔案部門制定了專門的服務(wù)方案，對檔案應(yīng)用系統(tǒng)開設(shè)了32個內(nèi)網(wǎng)查閱端口，32個用戶可同時對管理系統(tǒng)中相應(yīng)檔案類別進行查閱，工作效率大幅提升。

（五）構(gòu)建集中管理管理模式。高校檔案個性化信息服務(wù)工作在開展的過程中構(gòu)建集中管理模式，有助于全面了解掌握檔案資源、利用全面分析研究、統(tǒng)一整理標(biāo)準(zhǔn)，對所有的檔案信息進行集中化管理，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。在集中管理的基礎(chǔ)上，更有助于推進個性化信息服務(wù)工作的開展。北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院由原北京市農(nóng)校、北京市農(nóng)干院、北京市城鄉(xiāng)建設(shè)學(xué)校和北京市八一農(nóng)機校共4所學(xué)校組建而成，各校區(qū)檔案管理具有一定的獨立性。為提高檔案管理工作水平，集約資源，充分利用現(xiàn)代化管理手段，科學(xué)規(guī)劃檔案工作，于2019年將其他3個校區(qū)檔案共計約1.8萬卷／件全部搬遷至南校區(qū)（主校區(qū)）集中管理。集中管理后，對4個校區(qū)的檔案進行重新梳理，進一步精準(zhǔn)分類、規(guī)范整理標(biāo)準(zhǔn)，對已錄入系統(tǒng)的檔案條目進一步規(guī)范題名及各類錄入信息，為個性化信息服務(wù)打下扎實基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

檔案是社會的重要組成，其管理方式隨時代的變化而變化。高校在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)以滿足不同層次用戶的需求為目標(biāo)，在管理的過程中要加強對檔案的個性化管理，優(yōu)化管理模式，提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。在數(shù)字化校園建設(shè)不斷推進、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，個性化信息服務(wù)為解決檔案信息管理的滯后性提供了有效途徑，它突出了信息服務(wù)的主動性，開拓了信息服務(wù)的新思路，能夠有效滿足用戶的需求，最大限度地實現(xiàn)高校檔案資源的社會價值。