“5G+智慧政務(wù)”時代秘書的適應(yīng)性研究

文/暨南大學(xué)文學(xué)院 譚婉瑩

2019年6月，工業(yè)和信息化部正式向中國電信、中國移動、中國聯(lián)通、中國廣電發(fā)放5G商用牌照，這標(biāo)志著我國正式進入5G商用新紀(jì)元。2022年，隨著5G技術(shù)的不斷完善，政府信息化的發(fā)展也進入了一個全新的發(fā)展時期。5G不但能提升網(wǎng)絡(luò)速度，還能使“智慧政務(wù)”有一個質(zhì)的飛躍。而秘書作為政務(wù)工作中的重要一環(huán)，必須在日常秘書工作中加強適應(yīng)“5G+智慧政務(wù)”的步伐，做到思維方式適應(yīng)工作模式、工作效率跟上時代步伐、工作成果達到創(chuàng)新要求。

一、“5G+智慧政務(wù)”定義

5G是第五代移動通信技術(shù)的英文縮寫，它的核心技術(shù)就是無線技術(shù)。5G時代，下載和上傳的速度更快，延遲更小，移動鏈接更穩(wěn)定，承載能力更強，數(shù)據(jù)傳輸能力更大。當(dāng)前，5G已是國家的戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)，經(jīng)過全國范圍內(nèi)的規(guī)劃，5G技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)已達到世界先進水平。

IBM公司關(guān)于智慧政務(wù)的定義：在原來電子政務(wù)模式上更進一步的創(chuàng)新，在互聯(lián)網(wǎng)、云計算等信息基礎(chǔ)上，通過政府部門內(nèi)部的統(tǒng)一管理和政府部門間協(xié)同合作的方式，利用數(shù)據(jù)的匯聚共享，促進政府服務(wù)流程優(yōu)化改造，為群眾提供更高效的政務(wù)服務(wù)，同時鼓勵公眾參與其中，提供支持并加以監(jiān)督。

5G作為智慧政務(wù)的新鮮血液開始沸騰，對智慧政務(wù)建設(shè)如虎添翼。面向智慧政務(wù)的5G網(wǎng)絡(luò)將攜手物聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)，共同構(gòu)建真正意義上的政務(wù)神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)，賦能政務(wù)智慧與活力。

二、“5G+智慧政務(wù)”背景下秘書工作的發(fā)展前景

當(dāng)前，我國智慧政務(wù)建設(shè)如火如荼，5G的加入使得智慧政務(wù)取得了諸多成效和突破，實現(xiàn)了從“三難”到“三通”，即政務(wù)信息化由互聯(lián)互通難、數(shù)據(jù)資源共享難、業(yè)務(wù)協(xié)同難向網(wǎng)絡(luò)通、數(shù)據(jù)通、業(yè)務(wù)通發(fā)展。但還存在著網(wǎng)絡(luò)建設(shè)成本、頻譜不足、光纖需求量巨大等問題。雖然裝備的質(zhì)量和技術(shù)都很復(fù)雜，但有了政府和企業(yè)的共同努力，5G的應(yīng)用會更好落實，爭取讓“新型智慧政務(wù)”盡快取得成果。

（一）傳統(tǒng)秘書人才亟須變革。5G技術(shù)的應(yīng)用，使全息投影技術(shù)迅速發(fā)展，隨著VR+5G和AI（人工智能）的普及，越來越多的“虛擬秘書”會出現(xiàn)在當(dāng)代政務(wù)活動中，這無疑對現(xiàn)實中的秘書帶來巨大的壓力與挑戰(zhàn)。因此，面對來勢洶洶的現(xiàn)代信息化挑戰(zhàn)與機遇，傳統(tǒng)秘書人才亟須變革。

（二）秘書職業(yè)內(nèi)容發(fā)生改變?！?G+智慧政務(wù)”為秘書工作增添了新的內(nèi)涵，傳統(tǒng)的“辦文、辦會、辦事”工作已不再適應(yīng)新時代的發(fā)展，繁復(fù)的秘書事務(wù)已逐漸淡出秘書職業(yè)，涌現(xiàn)出了一批新型以網(wǎng)絡(luò)秘書在內(nèi)的新型文秘崗位。而政務(wù)信息的宣傳、公關(guān)展開“線上+線下”的雙向互動模式成為常態(tài)，如“5G+智慧政務(wù)”衍生出的網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)大廳，需要秘書打造線下、線上互動的服務(wù)模式，運用好多樣化的溝通手段，從線下辦事窗口轉(zhuǎn)移到線上服務(wù)對話框來實現(xiàn)在線解答人們的疑惑。

（三）秘書工作效率尚需提升。5G網(wǎng)絡(luò)的傳輸速度將有助于智慧政務(wù)中信息的監(jiān)測和管理，有利于提高整個政務(wù)工作的智能化程度，使輔政部門之間的“聯(lián)動”更精確、更迅速?；诖?，5G技術(shù)在辦公室的運用對秘書自身的工作效率提出了新要求、新挑戰(zhàn)，如何使秘書的日常工作能夠及時跟上5G賦予智慧政務(wù)的高效聯(lián)動，是秘書值得重點關(guān)注的問題。

（四）秘書參謀地位引起重視?！?G+智慧政務(wù)”的推廣讓人工智能承擔(dān)了大部分的秘書日常工作，如前臺接待、通信會話、會議接待等，秘書處理基礎(chǔ)的日常工作事務(wù)時間減少，但在傳統(tǒng)秘書工作任務(wù)量減輕的同時，秘書的參謀作用就顯得尤為重要。參謀工作前期的數(shù)據(jù)資料收集分析等工作可依靠5G技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)來完成，速度更快、效率更高；而參謀工作后期的工作例如數(shù)據(jù)再整合、與領(lǐng)導(dǎo)溝通匯報等，則需要秘書來跟進。因此在“5G+智慧政務(wù)”時代，秘書應(yīng)抓牢“智慧政務(wù)”的優(yōu)勢來發(fā)揮自身“智囊”的作用，把秘書從傳統(tǒng)的“一般助手”角色提升到“參謀助手”地位上來。

三、“5G+智慧政務(wù)”在秘書工作中的應(yīng)用價值分析

（一）改變了秘書的思維方式?！?G+智慧政務(wù)”的高速率、低時延、協(xié)同性等特征要求秘書人員樹立服務(wù)意識，以優(yōu)化過程體驗為理念，以智慧政務(wù)的用戶為中心，改善傳統(tǒng)的服務(wù)理念與方式。而秘書作為輔政者，除了服務(wù)用戶以外，更重要的是以主政者即領(lǐng)導(dǎo)為主要服務(wù)對象，要在5G的浪潮下積極追靠領(lǐng)導(dǎo)，對于領(lǐng)導(dǎo)日趨復(fù)雜多變的工作形勢有及時的反應(yīng)和跟進，做到注重工作的時效性，能熟練使用“5G+智慧政務(wù)”下的各類融媒體。

（二）優(yōu)化了秘書的工作環(huán)境。目前，遠程辦公成為一個巨大市場，其耗資更少，更加容易獲得人才。并且“5G+VR”技術(shù)的切入，人們可以通過一個地方獲取一個物理空間，不需要出差就可以共同工作，不論距離多遠，都可以直接和共事的人進行溝通。

（三）改善了秘書的工作模式。“朝九晚五”的傳統(tǒng)文秘工作格局將發(fā)生變化，文秘工作的本質(zhì)面臨從全職到兼職、由固定到流動的轉(zhuǎn)變，工作場域的物理性和空間性將不會受到限制，移動辦公室將會是一個新的工作領(lǐng)域。在辦文方面，隨著“5G+智慧政務(wù)”的到來，辦公文件越來越多地采用電子化的方式，而不僅是紙質(zhì)文件。智慧政務(wù)中人工智能的使用，由智能機器人完成電子文檔的接收、審核、分發(fā)、存檔等工作，秘書只需做好最后的審核工作。并且秘書在草擬公文時僅需輸入關(guān)鍵的信息，系統(tǒng)將自動生成完整公文，秘書再作審核。在辦會方面，基于5G時代物聯(lián)網(wǎng)可實現(xiàn)萬物互聯(lián)的特征，秘書在辦會時可使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行會場模擬、經(jīng)費預(yù)算、食宿安排等工作。而會議記錄也將通過5G智能系統(tǒng)實時記錄，將錄像與錄音轉(zhuǎn)化為文本，最后將其轉(zhuǎn)化為“視聽+語音+文本”的多種媒體形態(tài)。在辦事中，“5G+物聯(lián)網(wǎng)+AI”打造的智慧政務(wù)，將會極大地改變秘書的工作方式，提升工作效率。

四、“5G+智慧政務(wù)”下秘書的適應(yīng)性策略

5G時代，以人工智能為主的智慧政務(wù)取代秘書辦公室職能并不是一蹴而就的，需要時間的緩慢推進，來不斷增進人與人工智能之間的關(guān)系。新的技術(shù)變革留給秘書思考的空間，更給了秘書與過去繁瑣枯燥的流程化工作模式說“再見”的機會。秘書需要轉(zhuǎn)變思維模式，去挑戰(zhàn)從未涉足的領(lǐng)域，并與之進行協(xié)作、創(chuàng)新。

（一）主動形成適應(yīng)的思想意識。5G技術(shù)使得辦公手段不斷變化，文秘工作內(nèi)容日新月異，秘書在5G時代背景下應(yīng)主動適應(yīng)時代的思想意識，而不是在未涉足的領(lǐng)域望而卻步，打退堂鼓。要主動迎合時代要求，做到與時俱進，秘書要從思想上就形成“不以現(xiàn)在思考未來，而以未來決定現(xiàn)在”的意識，向未來的“5G+智慧政務(wù)”時代看齊、靠攏，在內(nèi)心接受時代變化對工作帶來的機遇與挑戰(zhàn)，積極抓住時代變化的脈動，適時地在辦公理念和思維方式上作出改變，以適應(yīng)新時代新形勢。

（二）強化智慧政務(wù)的思維方式。秘書不僅要熟練掌握“5G+智慧政務(wù)”的應(yīng)用工具，還需強化“5G+智慧政務(wù)”下的工作思維方式。一是要有“5G+智慧政務(wù)”的媒介意識。所謂“媒介即信息”，“5G+智慧政務(wù)”的實現(xiàn)依托眾多媒介使政務(wù)信息得以傳播，強化媒介意識，運用好智慧政務(wù)傳播工具，輔之以亮眼的宣傳，使政務(wù)信息的傳播產(chǎn)生意想不到的效果；二是要有“5G+智慧政務(wù)”的用戶思維。要從智慧政務(wù)信息接收方的視角出發(fā)，以上級領(lǐng)導(dǎo)、各級部門和群眾的需要為指導(dǎo)，在“內(nèi)容為王”的5G+融合媒體時代，堅持以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為宗旨，加強智慧政務(wù)的內(nèi)容建設(shè)；三是要有“5G+智慧政務(wù)”的創(chuàng)新思維。秘書工作不再止步于傳統(tǒng)的事務(wù)性工作，而是應(yīng)該樹立其創(chuàng)新思維，探討秘書工作與時代如何融合的問題。

（三）建立智慧政務(wù)知識體系。秘書應(yīng)深刻認識智慧政務(wù)的概念和內(nèi)涵，掌握智慧政務(wù)的傳播途徑、內(nèi)容策劃與管理、系統(tǒng)設(shè)計與運行、大數(shù)據(jù)分析與應(yīng)用等智慧政務(wù)的知識體系；積極學(xué)習(xí)與了解智慧政務(wù)發(fā)展、系統(tǒng)流程、業(yè)務(wù)架構(gòu)、構(gòu)成要素，空間布局等；了解智慧政務(wù)的基本特征、“5G+智慧政務(wù)”的傳播規(guī)律與規(guī)則，掌握運用智慧政務(wù)開展企業(yè)、政府公關(guān)等技能與手段；理解和把握智慧政務(wù)下的各種融合媒介形態(tài)，理解所表現(xiàn)出來的信息是怎樣引起觀眾的注意及如何對觀眾產(chǎn)生影響；熟悉與智慧政務(wù)有緊密關(guān)聯(lián)的物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、智慧城市等新技術(shù)的相關(guān)研究；熟悉政務(wù)官網(wǎng)、APP、微博政務(wù)、微信公眾號、微信小程序等智慧政務(wù)應(yīng)用平臺的建設(shè)、運營和維護技術(shù)。而隨著“5G+VR”在遠程辦公、辦會的實現(xiàn)，秘書應(yīng)持續(xù)關(guān)注此類技術(shù)的發(fā)展進程，以夯實的智慧政務(wù)知識體系來鞏固瞬息變幻的秘書工作。

（四）發(fā)揮參謀的助手作用。傳統(tǒng)模式下的秘書參謀工作，多為人工收集整理相關(guān)材料，效率較為低下，且分析的結(jié)果帶有強烈的主觀因素，容易產(chǎn)生“事后諸葛亮”等問題。“5G+智慧政務(wù)”依托大數(shù)據(jù)，改變了傳統(tǒng)參謀的模式，使得參謀更為科學(xué)、客觀，秘書也從先前的“一般助手”角色跳躍提升到了“參謀助手”地位。因此，在“5G+智慧政務(wù)”時代，秘書需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的“書”“辦”職能，落實好“謀”和“管”的職能，注重提升秘書工作中的參謀助手作用，積極利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、研發(fā)數(shù)據(jù)職能決策系統(tǒng)平臺，對信息資源進行有機整合后協(xié)同共向，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供更有力和客觀的數(shù)據(jù)支持和分析。

（五）尋求抗壓的生活方式?！?G+智慧政務(wù)”時代，隨著工作速度的加快，秘書的工作壓力也愈來愈大。而“5G+智慧政務(wù)”帶來的“辦公場所無界限”使得秘書在下班時間也需形成更強的工作主動性。因此，秘書應(yīng)積極主動地尋求休息時間，增強運動，以減緩因工作強度帶來的巨大壓力。人與人工智能的結(jié)構(gòu)與運行機制有巨大差別，運用在智慧政務(wù)領(lǐng)域的人工智能尚且需要充電休息，秘書更應(yīng)主動見縫插針尋求解壓的放松時間，唯有健康的生活方式，才能帶來良好的工作面貌，以應(yīng)對“5G+智慧政務(wù)”時代下激烈的工作挑戰(zhàn)。

五、結(jié)語

在“5G+智慧政務(wù)”的環(huán)境下，協(xié)同互動、數(shù)據(jù)整合已成為常態(tài)，簡單重復(fù)的傳統(tǒng)政務(wù)服務(wù)將逐步淡出秘書職業(yè)。5G時代下的秘書人才要跳出因循守舊、故步自封的思想泥潭，養(yǎng)成主動適應(yīng)時代變化的意識，積極發(fā)揮參謀助手作用，主動了解與學(xué)習(xí)與“5G+智慧政務(wù)”相關(guān)的技術(shù)知識，掌握好智慧政務(wù)媒介和技術(shù)，強化智慧政務(wù)的工作思維，提升文秘的服務(wù)能力和綜合素質(zhì)，實現(xiàn)秘書的適應(yīng)性升級。除此之外，在高壓的工作環(huán)境下，更要懂得積極尋求抗壓的生活方式，以更加健康的精神面貌迎接5G時代的挑戰(zhàn)，成為一名與時俱進的高級秘書。