基于云會計的物流企業(yè)全面預算管理構建

文/馮彩麗

隨著大數(shù)據(jù)技術、云計算技術等新興技術被廣泛應用于企業(yè)管理，云會計作為會計信息化的新階段，給全面預算管理的發(fā)展帶來了新機遇。物流企業(yè)尚存在缺乏戰(zhàn)略全局性、戰(zhàn)略指向性；部分流程缺少信息化、信息化功能落后；缺少各部門參與，無法滿足功能性的需求；缺少云計算的重要模塊和大數(shù)據(jù)分析等問題。本文提出物流企業(yè)基于云會計全面預算管理平臺整體框架和具體流程，以提高物流企業(yè)全面預算管理的效率和效果。

1.云會計相關理論

1.1 云會計的內(nèi)涵。云會計依托云計算技術，以互聯(lián)網(wǎng)為媒介，通過第三方云會計服務商為企業(yè)提供軟硬件新型會計信息化服務的理念。企業(yè)依照自身的發(fā)展戰(zhàn)略和需求，選擇合適規(guī)模的云會計軟件系統(tǒng)和部署模式，通過任意移動終端進行云端快捷操作，以完成會計核算、數(shù)據(jù)分析、會計決策等的企業(yè)職能，收集、篩選、存儲、傳遞和分析企業(yè)財務數(shù)據(jù)。簡言之，云計算即通過云計算技術進行會計處理的方式，是會計信息化環(huán)境下的新產(chǎn)物。較傳統(tǒng)會計信息化技術而言，云會計能夠極大地降低軟硬件設施的投入成本，并極大提高數(shù)據(jù)的共享性，使操作更加便捷，財務數(shù)據(jù)來源更加豐富，降低非財務人員參與跨企業(yè)會計工作的門檻，打破客戶端平臺限制，實現(xiàn)移動辦公與信息共享。

1.2 云會計的基本結構。云計算模式是一種存儲和運算海洋數(shù)據(jù)的計算模式，根據(jù)用戶的不同靈活的變化應用模式。在實際應用中，依照企業(yè)自身規(guī)模的大小，運營模式即企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略來進行云會計模式選擇。目前來講，云會計應用與物流企業(yè)的基本結構主要包含三個服務模塊：基礎設施級服務（IaaS）：用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術，從計算機獲取技術服務，IaaS會將數(shù)據(jù)中心和基礎設施等硬件，以互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)形式傳遞給用戶，該數(shù)據(jù)通常為底層數(shù)據(jù)，主要來源于服務商已經(jīng)構建的大數(shù)據(jù)庫。平臺級服務（PaaS）指的是在IaaS平臺基礎上進行軟件研發(fā)的內(nèi)部平臺服務，企業(yè)將IaaS平臺作為終端，SaaS平臺作為后端，讓SaaS的應用在PaaS上進行開發(fā)。PaaS是連接上下層進行內(nèi)外部數(shù)據(jù)存儲、訪問權限設置、模塊設置等功能的橋梁，用戶可以依照自身的需求對PaaS平臺進行開發(fā)。軟件級服務（SaaS）可以使用云計算下的服務商所提供的軟件，極大地降低使用成本，能夠對服務商所提供的軟件進行個性化操作，且不需要支付太多的軟件維護成本，這在一定程度上能夠縮減企業(yè)的維護成本。此外，還可以將自己的軟件植SaaS模塊中關聯(lián)PaaS和IaaS平臺，為企業(yè)的終端使用提供支持。

2.物流企業(yè)全面預算管理常見的問題

2.1 缺乏戰(zhàn)略全局性、戰(zhàn)略指向性。面對瞬息萬變的市場，部分物流企業(yè)缺少對外界信息獲取的快速反應，系統(tǒng)的落后也讓這些物流企業(yè)反映呈現(xiàn)滯后性，相應的預算調整也無法及時地與實際情況的變化相適應，后續(xù)戰(zhàn)略的布局也缺少及時跟進。

2.2 部分流程缺少信息化、信息化功能落后。部分物流企業(yè)的預算信息化管理流程，如預算分配、績效管理、后續(xù)預算分析等流程信息化程度相對落后，甚至缺失了必要的信息化手段和工具，造成預算管理信息化的缺口，無法形成預算管理信息化的閉環(huán)。甚至有的物流企業(yè)仍舊依靠Excel表格來進行預算分配和收集工作。以A物流企業(yè)為例，預算管理信息化主要集中在預算控制和分析方面，這造成該物流企業(yè)無法做到全面預算管理，且已經(jīng)應用的預算管理信息化程度落后于當前先進的云會計系統(tǒng)，例如差旅費用預算控制信息化程度較低，需要通過財務人員手工導入PAS系統(tǒng)并進行分月設定，若預算不夠則需要財務人員在總預算范圍內(nèi)進行手工導入調整，這也增加了預算管理的人工成本。

2.3 缺少各部門參與，無法滿足功能性的需求。部分物流企業(yè)預算管理信息化依靠財務部依照現(xiàn)有數(shù)據(jù)進行填報導入，缺少各部門之間的聯(lián)動和參與，信息匯總、審核、數(shù)據(jù)挖掘和分析等功能效度不高。盡管財務部參與預算管理全過程，但信息化程度的落后也造成預算管理流程的繁瑣，預算數(shù)據(jù)更新不及時，無法給管理層提供必要的數(shù)據(jù)支持。以A物流企業(yè)為例，業(yè)務部門為預算管理重要主體，但現(xiàn)狀是各業(yè)務部門對預算工作的被動應付，甚至從來沒有參與到預算管理信息化中。A物流企業(yè)全面預算管理信息化的將重點放在軟件建設，通過線下Excel和線上信息化軟件相結合來實現(xiàn)云計算的功能，但這與完整的云會計系統(tǒng)相距甚遠，導致A物流企業(yè)更多的是通過手工報表來計算出公司的獲利和績效。

2.4 缺少云計算的重要模塊和大數(shù)據(jù)分析。根據(jù)云會計的基本結構，要在物流企業(yè)部署全面預算管理的信息化，三個模塊必不可少。就A物流企業(yè)來看，全面預算管理信息化拘泥于企業(yè)內(nèi)部建設，缺少對外部大數(shù)據(jù)的獲取。作為基礎設施級服務的IaaS能夠從外部獲取重要信息，分析與同行業(yè)的差距，也能夠對企業(yè)發(fā)展的歷史數(shù)據(jù)和當前數(shù)據(jù)進行存儲，為企業(yè)決策提供依據(jù)。但A物流企業(yè)對外界信息的獲取主要來自一線業(yè)務，其他部門對外信息甚至一無所知。此外，PaaS與SaaS模塊也不完整，預算模型構建和預算數(shù)據(jù)標準化模塊確實。盡管企業(yè)使用的BI系統(tǒng)也有云存儲的功能，但無法在此基礎上進行SaaS開發(fā)，外部數(shù)據(jù)和內(nèi)部數(shù)據(jù)的供給和處理都不靈活。

3.云會計在物流企業(yè)全面預算管理中的應用

3.1 物流企業(yè)基于云會計全面預算管理平臺整體框架

3.1.1 通過IaaS構建全面預算彈性數(shù)據(jù)中心。IaaS能夠自動部署軟件應用程序、CPU介計算運力和存儲環(huán)境等硬件資源。物流企業(yè)可依照自身的業(yè)務量需求彈性的選擇數(shù)據(jù)管理規(guī)模，包含應用程序和操作系統(tǒng)。同時，物流企業(yè)可以享受云會計平臺帶來的軟硬件環(huán)境帶來的穩(wěn)定性，且能夠保障日常數(shù)據(jù)資料的記錄和存儲。此外，物流企業(yè)無需進行云計算實施管理，節(jié)省了維護成本。

3.1.2 通過PaaS構建全面預算業(yè)務支撐平臺。PaaS介于IaaS和SaaS間，基于云會計系統(tǒng)能夠為物流企業(yè)提供應用程序開發(fā)和運行環(huán)境，構建應用程序部署和端口服務，并能夠提供虛擬計算、數(shù)據(jù)庫平臺設置服務。物流企業(yè)除享受PaaS構建的全面預算服務和數(shù)據(jù)管理服務外，還可以利用應用端口進行二次開發(fā)和第三方軟件服務嫁接，使預算工作更加多元化和直觀化。

3.1.3 通過SaaS實現(xiàn)全面預算管理業(yè)務實施。SaaS將云會計預算管理統(tǒng)一在自己的云端服務器上，以互聯(lián)網(wǎng)形式為物流企業(yè)各部門和分支機構提供軟件服務、PC端服務和移動端服務，打破預算管理時間和空間的限制，實現(xiàn)隨時隨地云辦公。SaaS在實施過程中主要發(fā)揮以下功能：首先，云會計平臺實時獲取物流企業(yè)的會計數(shù)據(jù)和預算執(zhí)行的動態(tài)數(shù)據(jù)；其次，支持總部和各分支機構進行信息共享，方便總部進行管控；最后，將預算目標和實際執(zhí)行情況進行對比，做出必要的調整幅度。

3.2 D物流公司基于云會計全面預算管理的具體流程

3.2.1 制定全面預算目標。物流企業(yè)的經(jīng)營目標對企業(yè)經(jīng)營活動開展起著決定作用，而全面預算是對決策目標的具體化。云會計從物流企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略高度出發(fā)，更加直接方便地獲取過去的歷史資料，通過云計算科學地進行數(shù)據(jù)處理和分析，找到數(shù)據(jù)呈現(xiàn)的趨勢和發(fā)展規(guī)律，幫助企業(yè)對自身和市場前景進行充分的了解，同時兼顧企業(yè)整體與部門間的利益關系，制定切合自身實際的預算目標。

3.2.2 全面預算的編制。云會計的模塊化管理將物流企業(yè)的實際執(zhí)行情況和預算規(guī)劃進行比較，并給下一年的預算制定提供科學參考，及時修正企業(yè)整體的戰(zhàn)略發(fā)展方向，并同步給各分支機構和職能部門，實現(xiàn)上下結合的預算編制模式，使預算方案更符合企業(yè)發(fā)展的當下實際與長期規(guī)劃。

3.2.3 全面預算的執(zhí)行與控制。（1）預算審批。物流企業(yè)的預算審批可以通過云計算系統(tǒng)操作完成，實現(xiàn)全過程的規(guī)范化和標準化。云會計的使用可以讓每一次的操作都將留下痕跡，對下一權限操作人作出提醒，這樣能夠極大地提高預算審批的效率。例如，物流企業(yè)運輸部負責人要申請2022年第二季度的某項目資金周轉，只需在云會計系統(tǒng)中輸入項目名稱和合同信息，就會自動顯示本部門所獲得的預算實際金額、使用情況和剩余情況，并對預算資金申請超標情況作出提醒。審核合理合規(guī)即可對相應款項劃轉進行備案，并更新預算資金的使用數(shù)據(jù)，預算審批過程流暢快捷高效。（2）預算執(zhí)行。預算申請審批通過之后，相應單位依流程將資金在規(guī)劃時間的劃撥到位，以完成預算執(zhí)行環(huán)節(jié)。預算執(zhí)行流程中任意環(huán)節(jié)出問題，將無法獲得云會計系統(tǒng)授權，使預算執(zhí)行受阻。如物流企業(yè)的項目資金周轉申請未得到同意劃撥的審核意見，就意味著預算執(zhí)行手續(xù)不完備，財務部門無權限劃撥專項資金?，F(xiàn)實中，云會計系統(tǒng)也可能沒有進行權限設定，此情況下會主動向相關負責人發(fā)送預警，由負責人進行統(tǒng)籌決定，以保證資金使用的安全。（3）預算調整。云會計系統(tǒng)會針對未獲得審批的方案設置預算調整功能，在物流企業(yè)經(jīng)營過程中遇到突發(fā)情況，會造成實際執(zhí)行與預測目標的出入，云會計系統(tǒng)會對預算進行適時調整，以貼近實際情況，實現(xiàn)預算管理的科學化和智能化。

3.2.4 全面預算的評價考核。物流企業(yè)在進行云會計全面預算管理成效考核時，需要從總體上把握公司的運營情況。還應細化到部門和個人，將全面預算管理貫徹到各部門。還應站在物流企業(yè)戰(zhàn)略目標實現(xiàn)角度，將產(chǎn)量、工時、成本等總體性財務指標作為主要的考核方向。構建BSC全面預算評價體系，從財務、客戶、內(nèi)部流程、員工學習和成長四個維度出具評價意見，推動預算調整和執(zhí)行的規(guī)范化，降低成本超支可能性，增加企業(yè)的核心凝聚力。

結語

構建基于云會計平臺的全面預算管理體系，借助會計云平臺強大的數(shù)據(jù)采集、存儲、分析、共享的能力，可快速實現(xiàn)預算目標確立，預算制定、預算執(zhí)行和預算評價，提高全面預算管理效率和效果，促進企業(yè)經(jīng)營目標的實現(xiàn)。