釘釘在高校教師科研與教學(xué)中的應(yīng)用實踐與探索＊

袁茂運(yùn) 錢國玲

1.浙江中醫(yī)藥大學(xué)基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)院；2.浙江中醫(yī)藥大學(xué)馬克思主義學(xué)院

目前我國互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)得到了極為廣泛地應(yīng)用。高校教師使用QQ 或微信進(jìn)行日常辦公時，遇到了干擾信息過多，娛樂性過強(qiáng)而工作性不足，信息回復(fù)不夠及時等問題。本文作者通過對釘釘辦公軟件進(jìn)行深入實踐，發(fā)現(xiàn)：（1）釘釘以工作為重心，沒有娛樂性新聞或短視頻，幫助高校教師提高工作專注程度；（2）釘釘短信可顯示是否已查看，從而及時提醒未查看信息的人，提高溝通效率；（3）釘釘還有電子日歷、便簽、在線文檔等一系列強(qiáng)大功能，助力高校教師搞好工作規(guī)劃，方便存儲文件?？偠灾?，釘釘可以幫助高校教師提高工作專注度，提升溝通效率，提高工作效率，從而更好地為高等教育發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

伴隨著國家經(jīng)濟(jì)社會地快速發(fā)展，我國的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)迎來了蓬勃發(fā)展。目前，我國互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)普及化，據(jù)中國互聯(lián)網(wǎng)協(xié)會發(fā)布的《中國互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展報告（2021）》顯示：截至2020 年底，中國網(wǎng)民規(guī)模為9.89億人。普通人用電腦或手機(jī)連接互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)而可以通訊、購物或者娛樂活動，而高校教師則需要通過互聯(lián)網(wǎng)開展教學(xué)、科研等活動。高校教師普遍用QQ 或企業(yè)微信、微信[1,2]等工具進(jìn)行科研與教學(xué)的信息溝通與管理。QQ或微信等社交軟件用來工作雖簡便易用，但還存在諸如休閑娛樂信息過多干擾工作，信息回復(fù)不及時影響溝通效率，缺少電子日歷，即時翻譯，云盤等辦公功能等一系列問題。通過系列探索，發(fā)現(xiàn)釘釘辦公軟件可以很好地解決上述提及地問題。下面就高校教師日常教學(xué)科研信息管理存在的問題及釘釘可提供的解決方案進(jìn)行深入探討與交流。

1 高校教師日常信息管理面臨的問題

1.1 信息蕪雜，容易降低工作專注度

目前人們習(xí)慣于用微信或QQ 來進(jìn)行溝通，但這兩款軟件一定程度上降低了工作的專注度。在使用微信群跟學(xué)生或者同事進(jìn)行交流時，可能會查看朋友圈的更新，瀏覽微信公眾號的推送文章，也可能被微信視頻號里面的短視頻所吸引而耽誤手頭工作。QQ 是使用率相當(dāng)高的社交軟件，當(dāng)我們使用QQ 溝通時也面臨同樣的問題，譬如在查看好友信息時，可能會隨手打開QQ 自帶的手游、短視頻或者朋友動態(tài)，從而拖延了自己的工作進(jìn)度。此外，微信群或者QQ 群內(nèi)無效的灌水聊天信息，也會占據(jù)我們寶貴的時間，從而降低了我們工作的效率?，F(xiàn)在因為討論一點事情，一些人動不動建立群，結(jié)果導(dǎo)致手機(jī)里有幾十個群甚至上百個群，大量群內(nèi)的消息多是沒有價值的灌水，過分關(guān)注就會耗費(fèi)人們的時間從而降低工作的專注度。因此，要提高大家的工作專注度，需要更加專注于工作或?qū)W習(xí)的溝通及辦公軟件。

1.2 信息發(fā)送后對方回復(fù)不及時，溝通效率低

人們?nèi)粘贤ㄖ谐Ｓ龅竭@樣的問題：給對方發(fā)信息，對方好久沒有回復(fù)，不能確認(rèn)對方是否看到信息，但又不好意思催促對方從而降低了溝通效率。有人認(rèn)為遇到急事可以打電話，但是群內(nèi)人數(shù)幾十人甚至上百人時，發(fā)了通知再打電話確認(rèn)的話，工作量將非常大，費(fèi)時費(fèi)力不說，還要花一筆不菲的電話費(fèi)。因而要提高溝通效率，還需要對信息的傳達(dá)效果進(jìn)行顯示或反饋。

1.3 科研及教學(xué)工作中信息存儲的問題

在日常的教學(xué)或科研活動中，我們常常采用紙質(zhì)記事本或者電子文檔來記錄一些重要信息，比如教學(xué)講義、教學(xué)設(shè)計等。使用紙質(zhì)本記錄工作內(nèi)容時會存在下列問題：當(dāng)用紙質(zhì)本記錄信息時，時間久了可能會丟失或損壞；如果記滿了很多紙質(zhì)筆記本，在查找信息的時候會非常困難。與紙質(zhì)本記事相似，信息以電子文檔形式保存電腦里時同樣也會遇到，比如可能會遇到電腦丟失或損壞的問題。為了防止文件的丟失，往往購買移動硬盤備份信息，但頻繁的備份也會給使用者帶來不小的麻煩。

2 高校教師借助釘釘提升信息管理及工作水平

上述問題或多或少影響了高校教師日?？蒲薪虒W(xué)活動的效率。為了提高人們的辦公效率，阿里集團(tuán)推出了釘釘辦公軟件。釘釘軟件一經(jīng)推出便受到廣大用戶的好評，目前全球有5 億個人用戶，1900 萬組織在使用。除了廣大公司外，醫(yī)院、高校、飯店等單位使用釘釘平臺后，顯著加快了辦公節(jié)奏，提高了行政效率[3-7]。那么對于高校教師個人而言，釘釘帶來哪些幫助呢？首先，廣大高校教師可以利用釘釘平臺進(jìn)行線上教學(xué)，尤其是在疫情防控期間顯得尤為重要[8,9]。其次，釘釘可以幫助高校教師提高信息溝通與工作效率。就這個問題，我們經(jīng)過深入實踐與探索，發(fā)現(xiàn)釘釘可以很好地幫助高校教師進(jìn)行科研與教學(xué)活動，顯著提高教師的信息管理及辦公水平。下面我們將從以下幾個方面進(jìn)行詳細(xì)闡述。

2.1 釘釘可以幫助高校教師提升信息溝通水平

（1）使用DING 功能，提升通訊效率。當(dāng)使用微信或QQ 等社交軟件給對方發(fā)信息時，對方許久未答復(fù)，自己也不清楚對方是否已查看信息，因而在等待中浪費(fèi)了時間。針對上述存在的問題，釘釘設(shè)計了DING 功能。當(dāng)用戶發(fā)送消息給對方后，若對方查看，則會顯示已讀，若對方未查看消息則顯示為未讀[4]。通過DING 消息發(fā)送，在規(guī)定時間內(nèi)未讀，可以使對方手機(jī)振動或響鈴提醒，從而提高了工作效率。

（2）同一單位人員均在大通訊錄上，通過釘釘均可聯(lián)系。在我們使用微信或QQ 軟件時，如果雙方在一個群內(nèi)，但未加好友，則不能直接給對方發(fā)送消息。在釘釘內(nèi)，如果雙方在同一高校，可以直接搜索姓名查到對方，可以通過釘釘直接發(fā)信或電話，省卻了加好友的步驟。在我們需要與其他學(xué)院的教師進(jìn)行聯(lián)系、商談科研合作或者教學(xué)安排等事宜時，用釘釘可以搜索到對方并且可以直接給對方發(fā)消息或撥打語音電話，從而極大地提高了溝通效率。

（3）釘釘內(nèi)人員姓名均為實名認(rèn)證，通訊安全性高?；ヂ?lián)網(wǎng)興起后，詐騙犯罪也隨之轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)上。有的詐騙分子通過各種借口進(jìn)入微信群或QQ群，從事電信詐騙活動，給群眾帶來很大的損失。由于釘釘實名認(rèn)證，非本部門或組織人員很容易被識別，這樣大大減少了通過社交軟件進(jìn)行詐騙犯罪的可能性。

（4）釘釘AI 翻譯功能，與外國友人無障礙交流。隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，越來越多的外國人來中國留學(xué)或工作。在與留學(xué)生或外國友人進(jìn)行溝通時，可以使用AI 即時翻譯功能，輸入中文后自動雙語顯示，使得雙方交流更加便捷。在給留學(xué)生上課時，使用釘釘AI 翻譯功能，師生之間在群內(nèi)可以無障礙地交流，可使留學(xué)生課堂教學(xué)質(zhì)量得到很大地提升。

2.2 釘釘助力高校教師重要信息存儲

（1）釘釘便簽功能，保存重要信息，方便查找。釘釘便簽相當(dāng)于微軟公司的文本文檔，文字不需要調(diào)整格式，也無需命名。當(dāng)有簡短的信息要記錄時，記錄在便簽方便查找，比如網(wǎng)站的網(wǎng)址、個人的賬號、密碼，上述信息若記紙質(zhì)，反而容易遺失。此外，當(dāng)產(chǎn)生新的課題靈感時，可以隨時記錄，方便查找。許多人喜歡把重要信息，讀書筆記記錄在電腦里，以Word 文檔記錄。當(dāng)某一天需要對個人重要信息、讀書筆記等重要內(nèi)容進(jìn)行修改時，發(fā)現(xiàn)筆記本在家里或辦公室里，從而不能及時修改，造成不便。釘釘便簽很好地解決了上述問題，我們可以在電腦或手機(jī)客戶端登陸釘釘，可隨時隨地對便簽內(nèi)容進(jìn)行修改或補(bǔ)充。釘釘這一功能不可小覷，的確方便了我們對重要信息地存儲和查找，使我們擁有了不會遺失的筆記本。

（2）釘釘云盤，云上大容量存儲個人重要文件和信息。高校教師，科研人員往往將實驗數(shù)據(jù)及論文稿件保存在電腦里，一旦電腦丟失或損壞，后果非常嚴(yán)重。如果將信息存儲在網(wǎng)絡(luò)上，那么就可以很好保存信息而且保證信息不會丟失。釘釘云盤就具備這樣的功能，不但免費(fèi)而且大容量存儲，可以滿足重要信息的存儲需求。相較于其他專門網(wǎng)盤，釘釘云盤在登錄釘釘時即可使用，方便易用。

（3）釘釘郵箱，可發(fā)郵件，也可保存大容量存儲重要信息。釘釘郵箱類似于其他郵箱，免費(fèi)而且大容量，其優(yōu)勢在于不用單獨登錄專門的郵箱，只要打開釘釘，郵箱可以隨時打開。郵箱除了收發(fā)郵件，另外一個功能類似云盤，可以大容量存儲信息，不用擔(dān)心信息的丟失。

2.3 釘釘助力教師工作效率提升

釘釘除了上述的提升溝通和信息存儲之外，還可以幫助高校教師做好工作規(guī)劃，提升工作效率。下面將分享我們在釘釘電子日歷、待辦、腦圖、文檔方面的實踐與探索。

（1）電子日歷，幫助規(guī)劃和記錄重要事項。將每天重要的事情進(jìn)行記錄，這是一個很好的習(xí)慣。過去人們記錄在紙質(zhì)筆記本上，不易查找且容易丟失。現(xiàn)在人們習(xí)慣于將每日要事記錄在電子日歷上。釘釘嵌套電子日歷功能，不用再打開專門的電子日歷,非常方便。教師可以將每周內(nèi)的課程寫在釘釘日歷內(nèi)，當(dāng)作電子課程表；也可以將未來要做的事情如重要的會議、旅行或者實驗計劃提前寫在要實施的日期內(nèi)，防止被遺忘。長此以往，工作必然充滿條理性而不是想起什么干什么，那么效率必定得到很大地提升。

（2）釘釘待辦功能，助力工作井井有條。當(dāng)我們在制定工作計劃時，可以將要做的工作建立在待辦里，設(shè)立截止之間，自動提醒。使用釘釘待辦功能，可以將工作任務(wù)分配給同事或者課題組成員，大家共同完成一件任務(wù)。總之，釘釘待辦可以幫助我們分配工作任務(wù)并及時提醒我們，防止遺忘，從而更及時地完成工作任務(wù)。

（3）釘釘腦圖，提升我們思路條理性。當(dāng)我們做假期計劃、工作計劃、論文寫作框架等復(fù)雜事情時，最好列提綱，這樣有助于我們理清思路，防止紕漏。過去人們往往將計劃寫在紙質(zhì)本上，不利于分享，時間久了不容易找到?，F(xiàn)在人們通過思維導(dǎo)圖軟件進(jìn)行工作或者學(xué)習(xí)的安排，大大提高了做事的效率[10,11]。釘釘腦圖就是非常出色的思維導(dǎo)圖插件，其優(yōu)勢在于嵌套在釘釘平臺內(nèi)，不用登錄專門的思維導(dǎo)圖軟件，非常方便。教師在寫論文之前最好先用釘釘腦圖進(jìn)行框架構(gòu)建，只要思路清晰了，論文寫作就會按部就班。隨著對釘釘腦圖的熟練應(yīng)用，工作效率也必定會有較大幅度的提升。

（4）釘釘文檔，文件寫作線上化。我們在寫論文、教學(xué)講義或者其他文字時可能遇到這種情況：辦公室電腦里只寫了一部分，回到家在家中繼續(xù)寫作。遇到這種情況，要么帶電腦回家，要么用優(yōu)盤拷貝回家。釘釘文檔的出現(xiàn)，就省去了上述的周折。我們可以直接用釘釘文檔進(jìn)行寫作，回到家再登錄釘釘就可以打開文檔繼續(xù)寫作，如此一來，論文寫作就方便了許多，而且不用擔(dān)心論文稿件的遺失。

3 結(jié)語

信息化時代，人們的溝通和辦公實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化。通訊軟件的過度娛樂化會分散人們的注意力并降低溝通效率。高校教師作為知識群體，更應(yīng)走在智能辦公的前列。釘釘誕生以來，受到廣大科技公司的歡迎，但在高校教師中應(yīng)用廣度和深度還有待提高。需要廣大教師注意的是，釘釘不僅是一個交流工具，更是工作中的得力助手。它提供了各種辦公場景的應(yīng)用功能，是辦公智慧化的新代表，不僅可以進(jìn)行線上教學(xué)，而且還可以用于學(xué)生日常事務(wù)管理[12]。研究者對釘釘平臺進(jìn)行深入探索并應(yīng)用于日常的科研教學(xué)活動中，發(fā)現(xiàn)它不但可以提高交流效率，而且還可幫助我們規(guī)劃工作，甚至解決長久困擾我們的信息存儲問題。希望釘釘智慧化辦公平臺能提升廣大教師及科研工作者辦公效率，從而推動社會更進(jìn)一步發(fā)展。

引用

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