初創(chuàng)型科研院所的會計信息化建設(shè)

彭梅

“十四五”期間，在科技創(chuàng)新的新發(fā)展格局下，大批聚焦于成果轉(zhuǎn)化、應(yīng)用基礎(chǔ)研究的新型科研院所應(yīng)運而生。在當今數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，各個企業(yè)，尤其是初創(chuàng)型單位，都面臨著新的挑戰(zhàn)和新的機遇，以往傳統(tǒng)的財務(wù)管理理念已無法滿足信息化時代的高要求。新型科研機構(gòu)唯有順應(yīng)信息化時代的發(fā)展趨勢，方能提升科研機構(gòu)的會計核算水平和財務(wù)決策效率。文章以N研究院為例，就初創(chuàng)型科研院所會計信息化建設(shè)存在的問題進行研究，結(jié)合初創(chuàng)型科研單位的特點，提出科學合理的應(yīng)對策略，為其他科研機構(gòu)會計信息化建設(shè)提供參考。

一、前言

《會計信息化發(fā)展規(guī)劃（2021—2025年）》中強調(diào)：隨著數(shù)字經(jīng)濟和數(shù)字社會發(fā)展，業(yè)務(wù)創(chuàng)新發(fā)展和新技術(shù)創(chuàng)新迭代不斷提出新的業(yè)財融合需求，在新時代會計數(shù)字化轉(zhuǎn)型的新形勢下，充分運用各類信息技術(shù)，探索形成服務(wù)價值創(chuàng)造的會計數(shù)據(jù)要素，有效發(fā)揮會計數(shù)據(jù)在經(jīng)濟資源配置和單位內(nèi)部管理中的作用，加快推動單位會計管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。這一規(guī)劃為會計行業(yè)的信息化、數(shù)字化發(fā)展轉(zhuǎn)型指明了清晰的方向。在“十四五”規(guī)劃的指引下，準確把握全球信息化脈搏和趨勢，貫徹落實國家有關(guān)信息化、數(shù)字化、智能化發(fā)展戰(zhàn)略部署，積極探索企業(yè)會計信息化的新路徑。

（一）初創(chuàng)型科研院所的特點

組織體系方面，初創(chuàng)型科研院所采用市場化運作模式，實行自主經(jīng)營、自負盈虧。在國有資本的支持下開展商業(yè)運營模式，極具組織激勵效應(yīng)，激發(fā)團隊成員的潛能，賦予初創(chuàng)型企業(yè)足夠的靈活度和強勁的生命力。

企業(yè)文化方面，變革和不確定性是這個時代賦予初創(chuàng)型科研院所最好的禮物。初創(chuàng)型科研院所更具創(chuàng)新精神，在科技前沿方向搶先布局，快速抓住市場機遇，創(chuàng)新試錯并及時復(fù)盤，對不確定性和挑戰(zhàn)更具包容性，及時調(diào)整組織體制適應(yīng)時代發(fā)展。

公司目標方面，初創(chuàng)型科研院所從設(shè)立初期就致力于破解科技與經(jīng)濟“兩張皮”難題，堅持產(chǎn)學研一體化，打造“科學研究－科技成果產(chǎn)業(yè)化－高新技術(shù)企業(yè)孵化”的科技創(chuàng)新鏈條，提高科技成果轉(zhuǎn)化率，助力初創(chuàng)型科研院所的可持續(xù)發(fā)展。

（二）會計信息化的內(nèi)涵

會計信息化是大數(shù)據(jù)時代下的發(fā)展趨勢，是會計與信息技術(shù)的結(jié)合，以會計信息為管理信息資源，利用信息技術(shù)建立數(shù)據(jù)共享共融平臺，集成銷售、采購、合同、財務(wù)、人力資源等模塊，實現(xiàn)決策科學化、管理精細化、辦公無紙化等目標。會計信息化建設(shè)是企業(yè)順應(yīng)新時代信息發(fā)展趨勢的必要舉措，是企業(yè)管理信息化的重要組成部分，有助于企業(yè)的高效經(jīng)營決策。

二、N研究院簡介及其在會計信息化建設(shè)中存在問題

（一）N研究院簡介

N研究院是2020年新成立的科研事業(yè)單位，是某集團公司和市政府深入貫徹落實創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略和長三角區(qū)域一體化戰(zhàn)略、加快新一代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)創(chuàng)新而設(shè)立的重要載體。瞄準重大戰(zhàn)略需求與前沿技術(shù)發(fā)展方向，以建設(shè)一流研究院為目標，聚焦智能物聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域感知、存儲、計算等關(guān)鍵共性技術(shù)、關(guān)鍵產(chǎn)品和系統(tǒng)的研究開發(fā)，重點布局感存算一體化、類腦計算、車路協(xié)同、智能博弈與認知以及機器人等核心技術(shù)方向，引領(lǐng)支撐科技產(chǎn)業(yè)發(fā)展。

（二）N研究院會計信息化建設(shè)存在的問題

1.N研究院初創(chuàng)階段缺乏有效的頂層設(shè)計

科研院所的信息化建設(shè)工作是以科研項目管理為核心，集財務(wù)、采購、合同、人力等為一體的復(fù)雜工程，需要運用系統(tǒng)性、整體性思維進行資源、信息、基數(shù)的整合。但N研究院成立初期，領(lǐng)導(dǎo)班子對會計信息化建設(shè)的目標不明確，缺少主責部門和專業(yè)人員，未對信息化建設(shè)進行統(tǒng)籌規(guī)劃，不能有效整合各業(yè)務(wù)模塊資源，導(dǎo)致業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)被人為分割、數(shù)據(jù)信息分散割據(jù)、工作流程不順暢，形成了各業(yè)務(wù)之間分離的“孤島式”信息環(huán)境。

2.財務(wù)核算系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)分離

集團公司層面對會計信息化建設(shè)的重視程度不夠，在成立N研究院初期大力推行會計核算系統(tǒng)，僅能滿足傳統(tǒng)的會計核算需求，未充分考慮與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的融合，在浪潮核算系統(tǒng)已經(jīng)上線的前提下，另行開發(fā)財務(wù)報銷系統(tǒng)便不可避免地形成了業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)分離的情形，對業(yè)財一體化的發(fā)展帶來了不小的挑戰(zhàn)。由于不同系統(tǒng)之間的標準不統(tǒng)一，財務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息存在脫節(jié)現(xiàn)象，財務(wù)人員往往處于被動接收業(yè)務(wù)信息的狀態(tài)，致使財務(wù)處理滯后，財務(wù)信息的可靠性和及時性大打折扣，不利于支持管理層的經(jīng)營決策。

3.財務(wù)信息的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)碎片化，整合存在困難

N研究院在初創(chuàng)階段，財務(wù)報銷工作處于純手工狀態(tài)，單據(jù)的審批、數(shù)據(jù)的計算完全依賴于人工審核，可能存在計算錯誤或?qū)徍耸д`的問題，致使財務(wù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)零散且準確度不高，存在會計信息失真的風險；人力資源信息、資產(chǎn)數(shù)據(jù)、庫房數(shù)據(jù)等均由人工通過Excel等軟件編制統(tǒng)計，數(shù)據(jù)無法互通，增加了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入輸出的重復(fù)工作量，也無法及時跟蹤資產(chǎn)的進銷存狀態(tài)，不便于資產(chǎn)的實物管理和數(shù)據(jù)信息的集成管理。

4.信息傳輸過程中存在泄密風險

會計信息化在提高財務(wù)工作效率的同時，也帶來了數(shù)據(jù)泄密的風險。N研究院設(shè)立初期的定位是承接國家重點科研方向的項目，在申請一級保密資質(zhì)的過程中，對信息系統(tǒng)的安全性提出了新的要求，把保密要求提到了新的高度，這無疑對信息化設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)安全帶來了極大的挑戰(zhàn)，在科研項目的承接和研發(fā)過程中涉及大量的保密信息，一旦泄露，可能會對研究院的運行甚至是國家發(fā)展造成不利影響。

三、N研究院會計信息化建設(shè)的應(yīng)對策略

（一）全面梳理N研究院的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，優(yōu)化會計信息化流程

以財務(wù)數(shù)據(jù)需求為核心，對關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程和相關(guān)單據(jù)進行優(yōu)化，在OA辦公系統(tǒng)中建立財務(wù)管理系統(tǒng)，將財務(wù)管理模塊與采購、資產(chǎn)、合同、科研項目管理等流程進行整合，繪制如圖1所示的會計信息化流程圖，加強業(yè)務(wù)與財務(wù)的融合，業(yè)務(wù)活動生成財務(wù)價值，財務(wù)參與業(yè)務(wù)的過程管控，實現(xiàn)業(yè)財一體化，打通各業(yè)務(wù)之間的信息傳輸渠道，提升財務(wù)數(shù)據(jù)的質(zhì)量、價值和可用性。通過將項目管理與財務(wù)模塊的結(jié)合，在報銷時選擇相應(yīng)的研發(fā)項目字段，同時關(guān)聯(lián)項目的預(yù)算數(shù)據(jù)，則可自動在核算時將費用歸集到具體的研發(fā)項目，并可進一步生成研發(fā)項目經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行情況數(shù)據(jù)，強化研究院的預(yù)算管控效力。嚴格管控資金預(yù)算、追求資金效益最大化對處于初創(chuàng)階段的N研究院來說，無疑是保障N研究院可持續(xù)發(fā)展的最佳驅(qū)動力。此外，在N研究院會計信息化建設(shè)中，建立了“采購－合同－報銷”一體化的采購業(yè)務(wù)流程，利用采購訂單編號、合同編號等作為唯一標識，與財務(wù)報銷單相關(guān)聯(lián)，支持采購業(yè)務(wù)全信息聯(lián)查，有效加強合同的全周期管理，降低研究院經(jīng)營的合規(guī)風險。（見圖1）

（二）將內(nèi)部控制嵌入到關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，確保內(nèi)控的有效執(zhí)行

系統(tǒng)分析各業(yè)務(wù)流程中的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)，梳理各環(huán)節(jié)風險點和控制措施，推行“制度化管理、流程化運行”，將制度流程化，通過設(shè)置關(guān)鍵節(jié)點的審批權(quán)限，從源頭上實現(xiàn)合規(guī)審批，保證財務(wù)原始單據(jù)的流程完整、規(guī)范。對有特殊費用標準限制的業(yè)務(wù)，將費用標準規(guī)則配置到各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，實現(xiàn)系統(tǒng)自動審核，避免超標準報銷的違規(guī)情況。充分利用信息技術(shù)進行數(shù)據(jù)的多源集成，實時跟蹤內(nèi)部控制的運行情況?？蒲许椖孔鳛镹研究院的核心業(yè)務(wù)，嚴格管控科研項目的經(jīng)費支出情況是研究院的首要目標，通過OA辦公系統(tǒng)打通財務(wù)模塊和項目管理模塊，將項目經(jīng)費預(yù)算數(shù)據(jù)集成到財務(wù)報銷單據(jù)上，實時呈現(xiàn)項目經(jīng)費的支出情況，并在報表模塊匯總形成科研項目的預(yù)算執(zhí)行情況表，強化預(yù)算的過程管理。

（三）統(tǒng)一基礎(chǔ)檔案信息的入口，打破各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的壁壘

通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，實現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中會計數(shù)據(jù)的互通和共享，提升會計數(shù)據(jù)共享水平，提升會計數(shù)據(jù)治理效力。基礎(chǔ)檔案信息關(guān)系到會計基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的可比性和可擴展性，統(tǒng)一基礎(chǔ)檔案信息的輸入入口，則可以從根本上解決數(shù)據(jù)一致性問題。在OA辦公系統(tǒng)中，所有人員的基本信息統(tǒng)一由人力資源部在人力模塊中新增和維護，供應(yīng)商檔案資料和物料信息則統(tǒng)一由采購部門在采購管理模塊進行維護，固定資產(chǎn)的信息則通過OA辦公系統(tǒng)生成固定資產(chǎn)臺賬，利用數(shù)據(jù)接口配置打通核算系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)，將固定資產(chǎn)信息同步至財務(wù)核算系統(tǒng)中，避免人工重復(fù)輸入的工作量，也大大提高了數(shù)據(jù)的準確性和有效性，保證折舊數(shù)據(jù)的可靠性。

（四）推行科研財務(wù)助理制度，提升科研項目管理水平

N研究院成立初期，院內(nèi)員工來自不同行業(yè)，對科研院所的管理認知不統(tǒng)一，各實驗室員工都致力于科研項目論證和試驗的工作中，為解決實驗室與財務(wù)部門對于財務(wù)報銷、預(yù)算等方面的信息不對稱問題，研究院大力推行科研財務(wù)助理制度，在各實驗室中按項目配備一名專業(yè)的科研財務(wù)助理，在預(yù)算編制、費用報銷等方面為科研人員提供專業(yè)化服務(wù)；同時，在會計信息化過程中，定期對科研財務(wù)助理進行系統(tǒng)培訓(xùn)，加強科研財務(wù)人員對信息化系統(tǒng)的了解和使用，有效減少審批單據(jù)退回等不必要的返工情況，提高報銷效率，也強化科研財務(wù)助理對預(yù)算剛性約束的認識，保障預(yù)算執(zhí)行。

（五）搭建獨立的內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)完全的物理隔離

為充分滿足一級保密資質(zhì)申請要求，N研究院從系統(tǒng)設(shè)計上采取了物理隔離手段，分別搭建內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，內(nèi)網(wǎng)主要運行OA辦公系統(tǒng)，無法訪問互聯(lián)網(wǎng)，確保內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定，外網(wǎng)則可連接互聯(lián)網(wǎng)，定期將外網(wǎng)數(shù)據(jù)導(dǎo)入到內(nèi)網(wǎng)中，在內(nèi)網(wǎng)上更新匯總所有數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性和完整性。同時，搭配OA移動客戶端，打造便捷式、一體化的協(xié)同辦公平臺，實現(xiàn)智慧辦公，提高辦公效率。

結(jié)語：

隨著大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)創(chuàng)新迭代速度加快，經(jīng)濟社會數(shù)字化轉(zhuǎn)型的全面開啟，數(shù)字化應(yīng)用場景對會計信息化實務(wù)和理論提出了新挑戰(zhàn)，也提供了新機遇。在會計信息化十四五發(fā)展的關(guān)鍵時期，初創(chuàng)型科研院所應(yīng)抓住會計信息化的機遇，大力推動會計信息化進程，利用信息化手段將零散數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)闃藴驶?、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，形成數(shù)據(jù)資產(chǎn)，發(fā)揮會計數(shù)據(jù)的價值創(chuàng)造功能，進而實現(xiàn)會計工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，最大程度激發(fā)初創(chuàng)型科研院所的靈活性和創(chuàng)造性，增強科研院所的核心競爭力，助力國家科研創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展，為實現(xiàn)科技強國譜寫新篇章。