分析學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證對(duì)高校學(xué)籍檔案管理的要求*

李鐘慧 王林娟 劉 琳

（太原科技大學(xué),山西太原 030024）

在當(dāng)前知識(shí)經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展環(huán)境下，由于我國(guó)高等教育體系的規(guī)模范圍正在逐年擴(kuò)大，并且高等教育體系的發(fā)展發(fā)現(xiàn)更加趨于國(guó)際化，使得我國(guó)能夠獲得各種高學(xué)歷和學(xué)位人才的人數(shù)數(shù)量逐年增加，伴隨著中國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的蒸蒸日上，我國(guó)現(xiàn)階段出國(guó)留學(xué)深造的各類人才人數(shù)也是越來(lái)越多。學(xué)歷和學(xué)位證書，對(duì)于畢業(yè)生在進(jìn)行下階段求學(xué)過(guò)程中是一個(gè)非常重要的“個(gè)人通行證”，在求職、求學(xué)的過(guò)程中都需要對(duì)其進(jìn)行認(rèn)證。

一、分析學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證的內(nèi)容和相關(guān)工作流程

1.基本內(nèi)容

學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證其實(shí)就是基于完成我國(guó)大學(xué)教育體系并且通過(guò)人才評(píng)估為主的，所頒發(fā)的與畢業(yè)生學(xué)歷水平相等的畢業(yè)證書以及學(xué)位證書和在校學(xué)習(xí)成績(jī)單等相關(guān)文件，并且還包括在校期間由于種種原因未能完成學(xué)業(yè)成功畢業(yè)的各級(jí)學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)單。同時(shí)在進(jìn)行學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證的過(guò)程中，還需要進(jìn)一步地對(duì)選擇申請(qǐng)碩士學(xué)位進(jìn)行深造的學(xué)生所持有的國(guó)考合格證書是不是真實(shí)有效地展開相應(yīng)的驗(yàn)證確認(rèn)。認(rèn)證需要經(jīng)過(guò)國(guó)家認(rèn)可的第三方來(lái)進(jìn)行認(rèn)證。同理，如果學(xué)生本人和社會(huì)用人單位對(duì)學(xué)歷學(xué)位證進(jìn)行認(rèn)證操作，說(shuō)不被認(rèn)可的，必須要經(jīng)過(guò)第三方機(jī)構(gòu)來(lái)完成，審核完成了以后，那么便需要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給出認(rèn)證證明[1]。

2.第三方及其工作流程

學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證實(shí)際具體的流程，是由國(guó)家官方所授權(quán)的專門提供該項(xiàng)服務(wù)的第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行的。目前，我國(guó)主要有兩大機(jī)構(gòu)便是全國(guó)高等學(xué)校學(xué)生信息咨詢與就業(yè)指導(dǎo)中心高等教育學(xué)歷認(rèn)證代理機(jī)構(gòu)和教育部學(xué)位和研究教育發(fā)展中心認(rèn)證處。

此外，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)下在教育工作中引入了信息化技術(shù)的工作手段，比如通過(guò)建立學(xué)信網(wǎng)和學(xué)位網(wǎng)，能夠確保全國(guó)高校學(xué)生的資格認(rèn)證可以緊密相連，而且這都是教育部認(rèn)可的，便于學(xué)生進(jìn)行查詢，而且在該網(wǎng)站學(xué)生還能夠查詢到自己的學(xué)籍情況。學(xué)生本人及用人單位還能夠在網(wǎng)站中直接進(jìn)行注冊(cè)賬號(hào)，同時(shí)還可以查詢到相應(yīng)的檔案信息，這樣便可以更加準(zhǔn)確地對(duì)學(xué)生的學(xué)歷學(xué)位以及學(xué)生的實(shí)際教育情況有個(gè)了解。目前，社會(huì)上也有一個(gè)進(jìn)行學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證的中介機(jī)構(gòu)，這些機(jī)構(gòu)對(duì)在職人員的背景信息、培養(yǎng)單位擬聘或者學(xué)校進(jìn)行核實(shí)所收集到的相關(guān)信息。

最后，國(guó)內(nèi)正規(guī)的高校和院校中，也具有學(xué)歷認(rèn)證資格，但是在學(xué)校相關(guān)部門中進(jìn)行認(rèn)證時(shí)，要核實(shí)實(shí)際情況是學(xué)生本人申請(qǐng)還是他人委托，仔細(xì)核實(shí)后，在為其打印所需文件并加蓋公章，以此來(lái)證明材料的真實(shí)性和客觀性。對(duì)于社會(huì)中的一些用人單位在工作中需要相關(guān)數(shù)據(jù)時(shí)，也可以與學(xué)校或者相關(guān)培養(yǎng)單位取得聯(lián)系從而獲得數(shù)據(jù)信息。

二、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證工作特點(diǎn)

我國(guó)是從“文革”后開始恢復(fù)高考制度的，也就是說(shuō)從1977年至今所進(jìn)校的學(xué)習(xí)的畢業(yè)生，都具有被認(rèn)證的可能性，其年代跨越程度非常大。我國(guó)在八九十年代中的畢業(yè)生大部分都是在畢業(yè)后由學(xué)校進(jìn)行工作分配的，所以在當(dāng)時(shí)基本上所接受的單位一般都沒(méi)有對(duì)畢業(yè)生的個(gè)人學(xué)歷進(jìn)行相關(guān)認(rèn)證[2]。但是在近些年里，由于社會(huì)市場(chǎng)中時(shí)常出現(xiàn)文憑造假的現(xiàn)象，致使許多用人單位不得不對(duì)所招聘進(jìn)來(lái)的畢業(yè)生的學(xué)歷學(xué)位進(jìn)行認(rèn)證，對(duì)畢業(yè)生個(gè)人的檔案進(jìn)行詳細(xì)清查，如果出現(xiàn)個(gè)人檔案內(nèi)容存在缺失的情況，要求本人到相關(guān)單位進(jìn)行重填歸檔。正因如此，在近些年的工作中經(jīng)常能夠看到，有社會(huì)中的企業(yè)單位來(lái)電或者專業(yè)人員來(lái)對(duì)這些職員進(jìn)行學(xué)歷認(rèn)證以及補(bǔ)檔工作。在這些職員中，很大一部分在企業(yè)或者單位中已經(jīng)是領(lǐng)導(dǎo)崗位，身上肩負(fù)著重要的職務(wù)。而那些即將要被提拔的企業(yè)職員，在提拔前自然將會(huì)面臨著學(xué)歷學(xué)位被認(rèn)證的可能。在當(dāng)下，隨著就業(yè)制度的不斷改革和完善，自主就業(yè)為高校畢業(yè)生打開了新的就業(yè)大門，大學(xué)生在畢業(yè)后面臨著工作問(wèn)題最多的做法就是自尋門路，因此，對(duì)畢業(yè)生的在校學(xué)習(xí)成績(jī)和學(xué)歷學(xué)位的核實(shí)認(rèn)證已經(jīng)成了大部分招聘企業(yè)或者是用人單位必做的工作環(huán)節(jié)之一。

三、學(xué)籍檔案的真實(shí)性與完整性是保障學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證能夠順利進(jìn)行的必要前提

在學(xué)籍檔案管理工作中要確保工作過(guò)程和結(jié)果的真實(shí)性和完整性，使學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證工作能夠順利開展和實(shí)施。在學(xué)籍檔案管理工作中要重點(diǎn)注意以下幾個(gè)方面。

第一是對(duì)于歸檔工作的范圍要進(jìn)行科學(xué)合理地制定，確保學(xué)籍檔案相關(guān)材料等能夠得到完整性的收集。對(duì)于學(xué)生群體來(lái)講，在人生的學(xué)習(xí)生涯中，從邁入校門到畢業(yè)的這個(gè)階段中，會(huì)隨著學(xué)生的教育情況而得到各種各樣的學(xué)籍材料，面對(duì)煩瑣復(fù)雜的學(xué)籍材料，往往需要采取科學(xué)且規(guī)范化的方式對(duì)其進(jìn)行管理，同時(shí)還要保障在管理工作過(guò)程中確保學(xué)籍材料的完整、健全和真實(shí)。通常來(lái)講，學(xué)生的學(xué)籍材料主要包括各階段入學(xué)等級(jí)、在校期間的學(xué)習(xí)情況、學(xué)籍信息變更材料、在校期間的獎(jiǎng)罰材料和畢業(yè)證等相關(guān)材料信息。由于學(xué)生的學(xué)習(xí)時(shí)間段是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，這也就表明學(xué)生的學(xué)籍材料呈現(xiàn)復(fù)雜性，面對(duì)這一狀況，現(xiàn)如今迫切地需要學(xué)籍檔案管理工作能夠通過(guò)現(xiàn)代化信息技術(shù)手段使管理工作更加細(xì)致和全面[3]。

第二是要保障學(xué)籍檔案管理工作的科學(xué)性，學(xué)生的學(xué)籍檔案具有鮮明的周期性、系統(tǒng)性、復(fù)雜性以及明顯的原始憑證性，其中原始憑證性在學(xué)籍學(xué)歷信息中屬于非常重要的“元資源”要素，并且也是其他任何材料內(nèi)容無(wú)法對(duì)其進(jìn)行替代的。因此，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作力度，能夠進(jìn)一步確保學(xué)位學(xué)歷認(rèn)證結(jié)果的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。舉例來(lái)講，對(duì)于新學(xué)期剛?cè)雽W(xué)的學(xué)生，要根據(jù)學(xué)校錄取名冊(cè)對(duì)其個(gè)人信息進(jìn)行認(rèn)真核查，避免出現(xiàn)冒名頂替的情況；同時(shí)學(xué)校要對(duì)學(xué)生進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)之后，再開始進(jìn)行學(xué)籍材料的填寫工作，確保材料內(nèi)容書寫的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，避免出現(xiàn)書寫錯(cuò)誤或者涂改的情況。

四、高校檔案室在學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證中擔(dān)當(dāng)重要角色

學(xué)生學(xué)籍信息由學(xué)校學(xué)院、教務(wù)處或者相關(guān)指定部門生成，在學(xué)籍信息內(nèi)容收集完整后再與檔案室進(jìn)行交接工作，由檔案室中的專業(yè)人員經(jīng)手進(jìn)行整理、核查、編目后，最終形成學(xué)籍檔案并永久保存。學(xué)生的學(xué)籍檔案室關(guān)乎學(xué)生在大學(xué)在校期間的學(xué)習(xí)情況、學(xué)歷學(xué)位、獎(jiǎng)罰情況等各方面實(shí)際發(fā)展的原始信息材料。學(xué)籍中所記錄的信息具有精準(zhǔn)度高、真實(shí)性強(qiáng)的特點(diǎn)，也是判斷學(xué)生自身學(xué)歷、學(xué)位以及在校期間各項(xiàng)成績(jī)真實(shí)數(shù)據(jù)的有利依據(jù)。學(xué)歷學(xué)位的認(rèn)真工作同時(shí)還需要通過(guò)學(xué)生所在學(xué)?；蛘吲囵B(yǎng)單位的相關(guān)部門對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行查詢才能夠使其得以最終的完成，所以，高校檔案室同時(shí)也是學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證審查階段工作的重要承擔(dān)者。通過(guò)利用學(xué)籍檔案來(lái)完成學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證工作，同時(shí)也是學(xué)籍檔案價(jià)值的重要體現(xiàn)。

當(dāng)前，社會(huì)中假文憑的惡劣現(xiàn)象逐漸泛濫，假證的種類更是多種多樣，其中主要有以下幾種：校長(zhǎng)姓名、證書編號(hào)存在錯(cuò)誤的情況以及套用別人的學(xué)位證或者畢業(yè)證上的編號(hào)。高校檔案管理人員在對(duì)其進(jìn)行審查時(shí)，要將學(xué)生個(gè)人真實(shí)信息與證件上所有的為文字信息進(jìn)行逐一審核，并且在審核的同時(shí)還要確保身邊配置監(jiān)管人員，避免出現(xiàn)徇私舞弊的不良情況。在審核中若發(fā)現(xiàn)證件的信息內(nèi)容有一項(xiàng)與實(shí)際信息不符，就可以基本判定這位學(xué)生的學(xué)歷學(xué)位信息不屬實(shí)；若是在審核工作結(jié)束后，證件上的信息與實(shí)際信息完全符合嗎，為了更加安全保障，審核人員還要與學(xué)生本人照片進(jìn)行審核，為防止出現(xiàn)套用他人證件的情況發(fā)生。然而在現(xiàn)階段工作中需要解決的困難是檔案室所接受到的證件多是復(fù)印件，其中最重要的是照片的清晰度不夠，存在照片模糊的情況，在這種情況下審核人員不能夠草率判斷，必須要求證件持有人重新上交證件。若是身份證上的姓名與證件上的姓名存在差異的情況，應(yīng)通知證件持有人先進(jìn)行書面說(shuō)明具體原因，并去身份證所在地的公安機(jī)關(guān)辦理公正。面對(duì)確實(shí)查不到的學(xué)籍檔案，工作人員也不能夠輕易下定結(jié)論，因?yàn)榇嬖跈n案記錄不準(zhǔn)或者不完整的情況，這時(shí)要通知證件持有人拿原件到檔案室進(jìn)行查證。

同時(shí)，在學(xué)歷認(rèn)證工作中還存在自考生學(xué)歷認(rèn)證的情況，但是即使畢業(yè)正上印有監(jiān)考院校的公章，但這也有可能只是參加過(guò)相關(guān)培訓(xùn)，本人的學(xué)籍檔案并沒(méi)有在該校進(jìn)行保存，對(duì)于這種情況是無(wú)法為其進(jìn)行查證的。對(duì)于學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證工作，嚴(yán)格要求高校檔案室堅(jiān)決不能為滿足個(gè)人盈利為目的進(jìn)行的，并且也不能夠隨便接受社會(huì)單位對(duì)學(xué)生學(xué)籍信息的相關(guān)咨詢的要求，要確保學(xué)生檔案的安全性。檔案管理人員在委托書、有效證件以及企業(yè)資質(zhì)等相關(guān)材料中鑒別其真實(shí)性，所以建議在工作中只接受具有官方授權(quán)的、且由本人和專項(xiàng)機(jī)構(gòu)辦理的認(rèn)證服務(wù)。在進(jìn)行認(rèn)證工作中，檔案審核人員必須要認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)，對(duì)于認(rèn)證結(jié)果也要謹(jǐn)慎下結(jié)論。在回執(zhí)中也只寫“屬實(shí)”或“不屬實(shí)”，千萬(wàn)不能隨意透露認(rèn)證內(nèi)容以外的相關(guān)信息。這不僅是檔案工作人員肩負(fù)的責(zé)任，更是在工作中必須要堅(jiān)守的原則。

五、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證促使整體要求提高

（一）對(duì)高校檔案管理工作提出更高工作要求

對(duì)于學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證而言，使得高校學(xué)籍檔案管理的工作要求更加嚴(yán)格。首先在日常工作中，學(xué)籍檔案管理和其他資料檔案的管理有一定的區(qū)別，其周期性較長(zhǎng)，因此，這也就使得在進(jìn)行收集學(xué)籍檔案時(shí)具有一定的難度性，同時(shí)，也是為保障學(xué)籍檔案中各項(xiàng)信息資料的準(zhǔn)確與完整成為學(xué)歷認(rèn)證工作中必不可少的重要條件。為了更好地進(jìn)行檔案管理，高校必須要對(duì)檔案管理部門提出更高的工作要求，保證在學(xué)歷認(rèn)證工作有具有科學(xué)規(guī)范的資料歸檔，同時(shí)還要對(duì)學(xué)籍檔案中的具體細(xì)節(jié)進(jìn)行細(xì)化。此外，由于歸檔檔案中的資料內(nèi)容過(guò)于分散，需要對(duì)檔案管理的各個(gè)部門制定具有針對(duì)性的工作方式，而且其他職能部門的工作能力也需要進(jìn)行加強(qiáng)，從而讓各部門相互進(jìn)行工作協(xié)調(diào)，高質(zhì)量地完成檔案管理與檔案歸檔工作。而且，隨著科技技術(shù)的飛速發(fā)展、全球化程度的加深和信息化水平的提高，以及電子辦公設(shè)備的普及，這些都在一定程度上為檔案管理部門工作的開展提供了有利的技術(shù)支持和幫助，為此，高校應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)檔案部門在電子設(shè)備投入上的資金支持和管理軟件的引進(jìn)和購(gòu)買，也可以通過(guò)高校與專業(yè)機(jī)構(gòu)開展商業(yè)合作，進(jìn)行自主研發(fā)。

（二）重視學(xué)籍檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)

學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證工作具有較強(qiáng)的嚴(yán)肅性，所以要定期為檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)性的工作培訓(xùn)，使工作人員在工作中保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和高度的責(zé)任意識(shí)。由于在校的學(xué)生數(shù)量非常龐大，所以學(xué)籍信息也會(huì)出現(xiàn)重名、出生日期寫錯(cuò)等各種復(fù)雜的情況，這些問(wèn)題在檔案人員日常工作的過(guò)程中可以說(shuō)是經(jīng)常發(fā)生，因此，這就需要檔案管理人員在工作期間對(duì)所處理的文件內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格對(duì)待，認(rèn)真核查文件中的各項(xiàng)內(nèi)容，避免以上所述的問(wèn)題在工作中發(fā)生。此外，作為一個(gè)合格的檔案管理人員，首先自身要充分了解并掌握國(guó)家教育工作中的相關(guān)法律法規(guī)以及各種政策內(nèi)容，其中還包括當(dāng)下最新出臺(tái)的有關(guān)于教育的政策內(nèi)容；其次是在檔案管理工作中深入了解高校對(duì)于這項(xiàng)工作中的具體要求和實(shí)施細(xì)則，從而確保完整、及時(shí)、齊全的將學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行收集并歸檔。同時(shí)，檔案管理人員為跟進(jìn)社會(huì)進(jìn)步的步伐以及確保在工作中能夠更加高效率、高質(zhì)量地完成工作，應(yīng)熟練各項(xiàng)信息化技術(shù)以及電子設(shè)備的操作流程，比如在日常工作中需要使用到的計(jì)算機(jī)、掃描儀等各項(xiàng)電子設(shè)備，并且還要對(duì)各種信息處軟件的操作方式進(jìn)行熟練應(yīng)用，使信息化技術(shù)能夠更好地提高檔案管理工作的效率。

（三）保持兼職檔案人員團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性

學(xué)籍檔案的工作內(nèi)容具有周期長(zhǎng)、種類繁多、日常工作量大的特點(diǎn)，所以檔案工作人員若想完全熟悉這項(xiàng)工作需要花費(fèi)兩到三年的工作時(shí)間。如今各院系中的檔案工作兼職人員自身所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容眾多，并且沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一專業(yè)化的崗位培訓(xùn)，導(dǎo)致在工作崗位中出現(xiàn)工作人員剛熟悉各項(xiàng)工作就被安排到其他崗位中，崗位人員的更換頻率特別高，這不僅不利于學(xué)籍檔案收集工作的開展和實(shí)施，還會(huì)影響到檔案工作的穩(wěn)定性。為了確保檔案管理人員在工作中的穩(wěn)定性，高校各院系應(yīng)指派專項(xiàng)人員對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行負(fù)責(zé)，從而減少工作中的事物情況，并且避免收集不準(zhǔn)的狀況發(fā)生。高校檔案管理部門還應(yīng)與檔案兼職人員在工作上多加以溝通，定期安排正規(guī)的工作培訓(xùn)，樹立正確的檔案的法律法規(guī)意識(shí)，提升檔案兼職人員在工作中的歸檔意識(shí)，確保檔案工作能夠“按期歸檔、依法管檔、依章用檔”[4]。

（四）加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員的法律意識(shí)和職業(yè)道德素養(yǎng)

高校的學(xué)籍檔案不僅關(guān)乎學(xué)校的相關(guān)機(jī)密，更關(guān)乎學(xué)生的個(gè)人隱私，一旦出現(xiàn)學(xué)籍信息泄露的情況，將會(huì)給社會(huì)以及學(xué)籍本人造成不可逆轉(zhuǎn)的嚴(yán)重不良影響，同時(shí)更給潛藏在社會(huì)中的不法分子制造可乘之機(jī)，且危害到了社會(huì)的公平公正。因此，高校學(xué)籍檔案管理人員必須要在工作中秉持著“學(xué)法、知法、懂法、守法”的重要觀念，只有這樣才能夠保障在日常工作中不會(huì)因?yàn)樽陨砣鄙賹?duì)法律的認(rèn)識(shí)，而做出違法和侵犯他人權(quán)益的事情。同時(shí)，高校學(xué)籍檔案管理人員在工作中更要嚴(yán)格堅(jiān)守工作原則，不能因私人關(guān)系、為個(gè)人謀取利益而擅自對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行傳閱和泄露，更不能在工作中做出知法犯法的事情。

結(jié)語(yǔ)

不管是學(xué)位認(rèn)證，還是學(xué)籍檔案管理都是高校學(xué)生檔案管理工作中的兩項(xiàng)重要工作內(nèi)容，二者之間的關(guān)系是相輔相成，同時(shí)又是相互促進(jìn)的關(guān)系。要想保證學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證工作可以更加順利開展和實(shí)施，那么這就需要學(xué)籍檔案的真實(shí)性。學(xué)歷認(rèn)證管理工作是一項(xiàng)非常重要和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砉ぷ?，在日后的?shí)際管理工作當(dāng)中，因此，相關(guān)工作人員和管理人員一定要對(duì)學(xué)籍檔案的重視力度和關(guān)注力度進(jìn)行進(jìn)一步的加強(qiáng)，需要將原始憑證的作用在日常工作中充分發(fā)揮出來(lái)，同時(shí)更叫注重檔案資源方面的開發(fā)和利用工作，從而不斷提高管理工作效率和工作效力，實(shí)現(xiàn)學(xué)位認(rèn)證工作能夠得到順利的發(fā)展和實(shí)施。