論述工傷保險(xiǎn)檔案管理的重要性

江祖鴻 福建省福鼎市人力資源和社會(huì)保障綜合事務(wù)中心

工傷保險(xiǎn)是社會(huì)保險(xiǎn)制度的重要組成部分，越來(lái)越受到人們的重視。隨著工傷保險(xiǎn)事業(yè)的快速發(fā)展，工傷保險(xiǎn)檔案的數(shù)量急劇增加，而檔案管理的質(zhì)量將會(huì)影響到工傷保險(xiǎn)的管理水平和參保人自身的直接利益。工傷保險(xiǎn)檔案是參保人進(jìn)行工傷確認(rèn)、勞動(dòng)能力鑒定等過(guò)程中形成的資料信息，具有法律效應(yīng)，工傷保險(xiǎn)檔案管理工作有著較為嚴(yán)格的工作流程。只有完整的工傷保險(xiǎn)檔案才能夠保障參保人進(jìn)行工傷認(rèn)定，享受工傷待遇。由于整個(gè)工作過(guò)程涉及較多環(huán)節(jié)，具有明顯復(fù)雜性，在檔案管理的過(guò)程中，檔案文件容易泄漏，進(jìn)而影響檔案的真實(shí)性。因此，要重視工傷保險(xiǎn)檔案在工傷保險(xiǎn)管理中的意義和作用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和信息化，提高工傷保險(xiǎn)的管理效率和服務(wù)水平。

優(yōu)化工傷保險(xiǎn)檔案管理模式，提高日常工作的服務(wù)質(zhì)量。針對(duì)工傷保險(xiǎn)檔案管理中存在的問(wèn)題，查找其出現(xiàn)的主要原因并進(jìn)行積極有效的解決，提升工傷保險(xiǎn)檔案管理水平，積極探索全新的檔案管理模式。

工傷保險(xiǎn)管理中檔案的重要性分析

加強(qiáng)工傷保險(xiǎn)檔案管理是開(kāi)展工傷保險(xiǎn)工作的必然要求

在現(xiàn)有的檔案管理模式下，工傷保險(xiǎn)檔案信息主要為企業(yè)職工的參保信息、醫(yī)療事故檔案等。在每個(gè)采集年度，工作人員都需要對(duì)原始檔案進(jìn)行分類(lèi)整理、歸檔，這樣會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力。而且原始檔案幾乎都存儲(chǔ)在檔案室中，不僅占用了大量的儲(chǔ)存空間和人員管理時(shí)間，使用起來(lái)又極不方便。因此，做好工傷保險(xiǎn)檔案資料的科學(xué)管理是一項(xiàng)重要的任務(wù)。

加強(qiáng)工傷保險(xiǎn)檔案信息化管理是提高工傷保險(xiǎn)工作質(zhì)量的重要途徑

企業(yè)職工參保人員在工作期間享受的每一項(xiàng)待遇都需要通過(guò)參保檔案信息進(jìn)行核實(shí)，這些檔案資料就是其享受待遇的重要憑證。工傷保險(xiǎn)主管部門(mén)應(yīng)高度重視工傷保險(xiǎn)檔案的科學(xué)管理，這對(duì)提高參保檔案信息的準(zhǔn)確性和高效服務(wù)工傷保險(xiǎn)工作的質(zhì)量具有重要意義。

優(yōu)化工傷保險(xiǎn)檔案管理能夠有效促進(jìn)工傷保險(xiǎn)的健康發(fā)展

工傷保險(xiǎn)是社會(huì)保險(xiǎn)中的一種基本保險(xiǎn)，隨著社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)人數(shù)的不斷增加，相應(yīng)的檔案管理工作量逐漸增加，優(yōu)化工傷保險(xiǎn)檔案管理可以使工傷保險(xiǎn)工作更好地適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展。

工傷保險(xiǎn)檔案管理的特點(diǎn)與建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

工傷保險(xiǎn)檔案管理的特點(diǎn)

工傷保險(xiǎn)檔案管理與其他保險(xiǎn)檔案管理工作有較為明顯的區(qū)別，尤其在工傷認(rèn)定的各個(gè)環(huán)節(jié)中。

一是工傷保險(xiǎn)檔案信息的共享性。工傷保險(xiǎn)工作過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生很多檔案信息，這些信息通過(guò)服務(wù)模塊進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總，相應(yīng)的結(jié)果被記錄在系統(tǒng)中，通過(guò)開(kāi)發(fā)端口，實(shí)現(xiàn)工傷保險(xiǎn)檔案數(shù)據(jù)共享，進(jìn)一步完善信息自助平臺(tái)。

二是工傷保險(xiǎn)檔案管理適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的便民性。工傷保險(xiǎn)檔案管理的主要目標(biāo)是降低成本，提高工作效率，更好地服務(wù)社會(huì)和群眾。在工傷保險(xiǎn)檔案的日常管理中，應(yīng)采用電子化管理，這樣可以大大提高服務(wù)質(zhì)量，有效降低管理成本。

三是工傷保險(xiǎn)檔案使用的頻繁性。隨著當(dāng)今社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)保障體系的不斷完善，更多的企業(yè)為員工購(gòu)買(mǎi)工傷保險(xiǎn)，為企業(yè)減輕負(fù)擔(dān)，保障員工的自身利益，因而產(chǎn)生了大量的工傷保險(xiǎn)檔案。因此，應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求，不斷完善健全工傷保險(xiǎn)檔案管理的服務(wù)功能，更好地服務(wù)參保人員。

工傷保險(xiǎn)檔案管理的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

在工傷保險(xiǎn)檔案管理過(guò)程中，應(yīng)針對(duì)服務(wù)的需求和目標(biāo)，利用現(xiàn)有資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)建設(shè)，提高服務(wù)效率。

一是開(kāi)展工傷保險(xiǎn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)。工傷保險(xiǎn)檔案管理需要做好數(shù)字化建設(shè)，就是將信息資料掃描后輸入電腦，然后進(jìn)行數(shù)字化處理的過(guò)程。傳統(tǒng)的信息資料管理方法是將檔案信息資料輸入指定的計(jì)算機(jī)，通過(guò)開(kāi)發(fā)建設(shè)的服務(wù)模塊進(jìn)行智能化查詢(xún)，或者利用相關(guān)功能模塊進(jìn)行操作，同時(shí)要統(tǒng)一文件格式。

二是開(kāi)展工傷保險(xiǎn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。堅(jiān)持工傷檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，必須結(jié)合相關(guān)制度政策，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，確保信息及時(shí)共享，實(shí)現(xiàn)工傷保險(xiǎn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

三是開(kāi)展工傷保險(xiǎn)檔案管理的信息化建設(shè)。在檔案信息化的過(guò)程中，要按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持信息收集和檔案信息錄入、索引的規(guī)范化，在配套的服務(wù)模塊中實(shí)現(xiàn)信息的共建共享共用。

工傷保險(xiǎn)檔案管理中存在的問(wèn)題

檔案管理層次不一

造成這種情況的主要原因是相關(guān)工作人員對(duì)檔案管理的作用和意義沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致不同地區(qū)、不同部門(mén)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)有著明顯的差異，特別是檔案信息化水平較低的部門(mén)還沒(méi)有建立完善的檔案管理系統(tǒng)，部分建立了檔案管理系統(tǒng)的部門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)資源嚴(yán)重不足，檔案管理專(zhuān)業(yè)水平較低，無(wú)法在實(shí)際管理過(guò)程中有效發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。

檔案管理難度系數(shù)增加

工傷保險(xiǎn)的社會(huì)參保面不斷擴(kuò)大，參保人數(shù)逐年增加，需要處理的工傷保險(xiǎn)檔案也在持續(xù)增多，導(dǎo)致工傷保險(xiǎn)檔案管理工作的難度持續(xù)加大。職工進(jìn)行個(gè)人參保轉(zhuǎn)移使檔案管理工作更為復(fù)雜，部門(mén)工作效率受到影響。

工傷保險(xiǎn)檔案管理在工傷保險(xiǎn)管理中具有獨(dú)立性，與其他部門(mén)之間缺乏必要的溝通，同時(shí)檔案部門(mén)與工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)部門(mén)之間也有著必然的聯(lián)系，兩者的有效融合與傳統(tǒng)檔案管理有著明顯的不同，使信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)更加安全，有效避免了數(shù)據(jù)丟失情況的發(fā)生，但還是會(huì)發(fā)生信息數(shù)據(jù)被篡改的情況。

檔案管理安全系數(shù)不高

在工傷保險(xiǎn)檔案管理的日常工作中，要切實(shí)保障檔案資料的安全性。信息數(shù)據(jù)被盜，就會(huì)泄露參保人的個(gè)人信息，造成經(jīng)濟(jì)損失等。工傷保險(xiǎn)檔案管理的目的就是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，在數(shù)據(jù)交互當(dāng)中進(jìn)一步凸顯檔案的價(jià)值。

檔案管理人員水平較低

缺乏專(zhuān)業(yè)性人才提供工作指導(dǎo)，不利于工傷保險(xiǎn)檔案管理工作的開(kāi)展，進(jìn)而導(dǎo)致工傷保險(xiǎn)檔案管理水平下降。既掌握檔案管理的要點(diǎn)，同時(shí)又能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的專(zhuān)業(yè)人才較少，導(dǎo)致工傷保險(xiǎn)檔案管理還是以人工協(xié)作的傳統(tǒng)方式開(kāi)展工作，使得工傷保險(xiǎn)檔案管理的信息化建設(shè)受到限制。而部分檔案管理人員缺乏對(duì)新知識(shí)的學(xué)習(xí)興趣，自身綜合能力得不到提升，部門(mén)也沒(méi)有組織開(kāi)展專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，使得工作人員的工作積極性無(wú)法被調(diào)動(dòng)起來(lái)。

提高工傷保險(xiǎn)檔案管理水平的有效措施

推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

福鼎市在推動(dòng)工傷保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中積極轉(zhuǎn)變理念，不斷解決檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。福鼎市在年初就使用了“福建省全國(guó)養(yǎng)老保險(xiǎn)信息系統(tǒng)”，工作人員按照經(jīng)辦、審核、審批等權(quán)限開(kāi)展工傷保險(xiǎn)檔案管理工作等。通過(guò)開(kāi)發(fā)應(yīng)用適合時(shí)代發(fā)展的工傷保險(xiǎn)檔案信息化管理模式，將指定的服務(wù)模塊嵌入工傷保險(xiǎn)檔案日常管理工作中，結(jié)合實(shí)際情況對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行科學(xué)配置，應(yīng)用不同的設(shè)備，共建和諧的工作氛圍。同時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，極大地避免了工作人員在工傷保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中的隨意性。

提高檔案管理服務(wù)效率

提高工傷保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)效率是當(dāng)前創(chuàng)新工傷保險(xiǎn)服務(wù)工作的必然要求。

一是工傷保險(xiǎn)檔案管理主要是通過(guò)掃描指定的紙質(zhì)檔案或?qū)嵨餀n案，將其轉(zhuǎn)化為圖片格式，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)等將掃描的文本通過(guò)信息化方式轉(zhuǎn)化為指定的檔案材料，并對(duì)這些文本材料進(jìn)行數(shù)字化處理。現(xiàn)有的音頻、文件等材料需要錄入指定的儲(chǔ)存空間中，開(kāi)通部門(mén)與業(yè)務(wù)科室之間的共享端口，使這些形成的電子信息材料能夠進(jìn)行下載共享共用，以減少材料的重復(fù)提交，降低辦公成本，也減輕申請(qǐng)人的負(fù)擔(dān)，實(shí)現(xiàn)便捷管理。

二是建立檔案信息目錄?；诠ｋU(xiǎn)檔案通過(guò)數(shù)字化手段形成的電子檔案，建立科學(xué)化的檔案信息目錄，便于日常的查詢(xún)和提取，工作人員只要輸入關(guān)鍵字就能調(diào)取所需的材料，以此來(lái)提高工傷保險(xiǎn)檔案管理的服務(wù)效率。

提高檔案信息的安全性

通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)完成對(duì)工傷保險(xiǎn)檔案內(nèi)容的有效傳輸，以數(shù)字化形式的檔案信息代替?zhèn)鹘y(tǒng)文本形式的檔案信息，避免了傳統(tǒng)檔案管理工作中蓋章等煩瑣的流程，使工傷保險(xiǎn)檔案管理更加便捷。但還是要注意數(shù)據(jù)傳輸中信息的真實(shí)性，避免出現(xiàn)信息丟失等狀況，導(dǎo)致信息完整性降低。為了避免這些問(wèn)題出現(xiàn)，還要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息的有效管理。

數(shù)據(jù)錄入通過(guò)基本流程實(shí)現(xiàn)充分歸檔；數(shù)據(jù)輸入要確保其完整性；針對(duì)已經(jīng)錄入系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)還要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)完成對(duì)其的進(jìn)一步加密，以多重方式提高數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?，避免惡意篡改等情況的發(fā)生，嚴(yán)格保證檔案真實(shí)性不受影響。

檔案管理人員要及時(shí)做好備份工作，以分開(kāi)存儲(chǔ)的形式保存檔案，妥善保管和存儲(chǔ)原始檔案。針對(duì)檔案信息的基本情況完成相應(yīng)分類(lèi)，定期或不定期對(duì)保存在電腦設(shè)備里的檔案材料等進(jìn)行維護(hù)。

利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，促進(jìn)了工傷保險(xiǎn)檔案管理效率的提高，進(jìn)一步簡(jiǎn)化了管理流程，發(fā)揮出了大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)開(kāi)展的積極作用，工傷保險(xiǎn)檔案管理的信息化建設(shè)為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的發(fā)展提供了充足的條件。

完善檔案管理服務(wù)體系

檔案管理服務(wù)體系建設(shè)可以促進(jìn)管理制度的完善，對(duì)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升有較好的推動(dòng)作用。體系制度建設(shè)是推動(dòng)檔案管理工作健康有序開(kāi)展，強(qiáng)化檔案管理能力，直接提升檔案管理服務(wù)水平的重要措施。只有完善的檔案管理制度才能夠使社會(huì)各個(gè)方面都參與到工傷保險(xiǎn)檔案管理中，正確認(rèn)識(shí)工傷保險(xiǎn)檔案管理工作，降低工傷保險(xiǎn)檔案管理工作的難度。

工傷保險(xiǎn)檔案具有可變性，特別是企業(yè)工作人員的變動(dòng)會(huì)直接體現(xiàn)在工傷保險(xiǎn)檔案中。而為了保障檔案管理質(zhì)量，在工傷保險(xiǎn)檔案管理工作中要配置完善的管理系統(tǒng)，使檔案管理工作有清晰的發(fā)展方向，這樣工傷保險(xiǎn)檔案管理工作才會(huì)更加科學(xué)高效。

電子檔案的建立能夠節(jié)省更多的存儲(chǔ)空間，提升檔案信息的使用壽命，提高檔案數(shù)據(jù)的使用效率，進(jìn)一步減輕人力物力負(fù)擔(dān)，降低檔案管理工作的壓力，對(duì)工傷保險(xiǎn)檔案管理的發(fā)展也會(huì)起到積極的作用。

工傷保險(xiǎn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)能夠適應(yīng)不同企業(yè)和地區(qū)的發(fā)展，使工作人員更快速地適應(yīng)全新的工傷保險(xiǎn)檔案管理工作形式，因此，在開(kāi)展工傷保險(xiǎn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)時(shí)既要做好技術(shù)引進(jìn)，也要根據(jù)其特點(diǎn)制訂出完整的操作計(jì)劃，明確數(shù)字化建設(shè)流程的同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作開(kāi)展的指導(dǎo)。檔案管理數(shù)字化建設(shè)不僅能夠提升管理質(zhì)量，同時(shí)也能做好各項(xiàng)安全措施的銜接工作，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案資源的共建共享。

加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)

人才是工傷保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)模塊建設(shè)的基礎(chǔ)和推動(dòng)力，檔案工作人員的綜合業(yè)務(wù)水平直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量一定要重視專(zhuān)業(yè)人才在檔案管理中的作用，加大對(duì)專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)方面的投入。福鼎市在工傷保險(xiǎn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，積極引進(jìn)和培養(yǎng)具有專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的人才，促進(jìn)檔案管理信息化的全面發(fā)展。

新時(shí)代下，檔案管理工作正向智能化、數(shù)字化和信息化轉(zhuǎn)變，這已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。在這種情況下，檔案管理工作對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力的要求越來(lái)越高，同時(shí)也要求其在思想上形成正確認(rèn)識(shí)，制定檔案管理規(guī)定，嚴(yán)格規(guī)范工作人員的行為。同時(shí)工傷保險(xiǎn)檔案信息關(guān)系到參保人的隱私，因此還要強(qiáng)化保密措施，注重檔案信息的安全建設(shè)，防止丟失。

檔案管理人員要利用學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)進(jìn)行信息安全技術(shù)系統(tǒng)化學(xué)習(xí)，并將其應(yīng)用到實(shí)際工作中，可以利用軟硬件完成對(duì)檔案數(shù)據(jù)的備份。檔案管理人員在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中要做好基礎(chǔ)工作，例如對(duì)檔案數(shù)據(jù)的整理和信息的掃描，檔案管理人員的檔案數(shù)據(jù)在輸入過(guò)程中要足夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)遺失，保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

福鼎市重視專(zhuān)業(yè)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，使得檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平持續(xù)提升，同時(shí)不斷完善招聘制度，通過(guò)社會(huì)招考等渠道，對(duì)優(yōu)秀人才進(jìn)行積極引進(jìn)，保證了檔案管理工作的活力。

工傷保險(xiǎn)在企業(yè)生產(chǎn)中的保障性作用越來(lái)越突出，參保的職工在工作期間受到工傷能夠獲得應(yīng)有的醫(yī)療賠償和經(jīng)濟(jì)補(bǔ)助，這大大提高了職工工作的積極性。工傷保險(xiǎn)最大限度地保障了職工的生命財(cái)產(chǎn)安全。近年來(lái)，工傷保險(xiǎn)事業(yè)持續(xù)發(fā)展，參保人數(shù)逐年增加，工傷保險(xiǎn)檔案管理顯得愈發(fā)重要，而如何強(qiáng)化工傷保險(xiǎn)檔案管理工作成為工傷保險(xiǎn)管理的重要內(nèi)容。

在新時(shí)代，工傷保險(xiǎn)檔案管理主要通過(guò)應(yīng)用數(shù)字化、信息化、智能化等技術(shù)，提高了工傷保險(xiǎn)檔案管理的服務(wù)水平和工作效率，也保證了工傷保險(xiǎn)檔案的安全，逐步構(gòu)建起新型工傷保險(xiǎn)檔案管理體系，更好地為參保人提供工傷保險(xiǎn)服務(wù)。同時(shí)，工傷保險(xiǎn)管理檔案工作也在不斷完善管理模式，積極營(yíng)造安全的檔案管理環(huán)境，從根本上促進(jìn)工傷保險(xiǎn)檔案管理水平的持續(xù)提升。