高校儀器設(shè)備管理信息化建設(shè)的研究

葉晟 王健 蘇文莉

【摘? 要】 近些年，隨著國(guó)家對(duì)高等教育經(jīng)費(fèi)的持續(xù)投入，高校儀器設(shè)備種類、數(shù)量與日俱增的同時(shí)，對(duì)儀器設(shè)備信息化管理也提出了更高的要求。文章在分析西部某地方高校儀器設(shè)備信息化管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，從健全信息化管理制度、提升管理人員信息化素養(yǎng)、構(gòu)建全流程管理平臺(tái)及開放儀器設(shè)備資源共享等多方面，提出了適應(yīng)地方高校的儀器設(shè)備管理全生命周期的信息化建設(shè)方案。

【關(guān)鍵詞】 信息化建設(shè)；儀器設(shè)備；管理系統(tǒng)

一、高校儀器設(shè)備管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）信息化管理程度不高

目前，學(xué)校仍處于儀器設(shè)備信息化建設(shè)的第二階段，即在數(shù)字化校園的基礎(chǔ)上，建立了基于B/S結(jié)構(gòu)的儀器設(shè)備信息管理系統(tǒng)，系統(tǒng)中相關(guān)業(yè)務(wù)部分采用線上辦理，但功能過于簡(jiǎn)單，只能實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備資產(chǎn)錄入、查詢、增加、刪除、修改以及對(duì)設(shè)備進(jìn)行報(bào)廢等。而且，系統(tǒng)相對(duì)閉塞，僅對(duì)接二級(jí)學(xué)院，未接入普通教職員工，也未與相關(guān)職能部門系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接。

（二）信息化管理制度不夠完善

健全的儀器設(shè)備信息化管理制度是保障高校儀器設(shè)備在當(dāng)前信息化、數(shù)字化形勢(shì)下規(guī)范管理的前提。作為設(shè)備管理制度的重要一環(huán)，學(xué)校儀器設(shè)備信息化管理制度相對(duì)陳舊、與當(dāng)前形勢(shì)脫節(jié)，且推廣與執(zhí)行力度不夠，在一定程度上影響了儀器設(shè)備管理信息化水平，需進(jìn)行更新與完善。

（三）儀器設(shè)備開放共享信息化平臺(tái)缺失

高校實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備，特別是大型儀器設(shè)備的共享，對(duì)提高設(shè)備利用率、提升投資效益、科學(xué)配置教育經(jīng)費(fèi)有著重要作用。但目前，學(xué)校儀器設(shè)備的開放共享程度偏低，除了共享的意識(shí)不足，共享管理辦法不夠完善，獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制不夠健全外，缺少儀器設(shè)備開放共享信息化平臺(tái)也是其中重要原因之一。儀器設(shè)備負(fù)責(zé)人之間缺乏信息共享渠道，出現(xiàn)了設(shè)備重復(fù)購(gòu)買、利用率不高，甚至長(zhǎng)期閑置等現(xiàn)象。

（四）儀器設(shè)備管理人員信息素養(yǎng)不高

在儀器設(shè)備種類、數(shù)量且專業(yè)性大幅提升的前提下，學(xué)校對(duì)設(shè)備管理人員信息化培訓(xùn)相對(duì)較少，并且設(shè)備管理人員除了個(gè)別專職外，大部分由教師兼職，教師需要兼顧科研與教學(xué)，無(wú)法投入大量時(shí)間、精力從事儀器設(shè)備信息化管理工作，在沒有強(qiáng)制要求的情況下，普遍選擇傳統(tǒng)管理方式，對(duì)儀器設(shè)備管理的信息化有一定影響。

二、高校儀器設(shè)備管理信息化建設(shè)思路

為縮小與省內(nèi)外一流高校的差距，更好地為學(xué)校開展人才培養(yǎng)、科技攻關(guān)、社會(huì)服務(wù)等各項(xiàng)工作提供物質(zhì)保障，文章基于校情、存在的問題與新形勢(shì)的發(fā)展，探討符合全生命周期管理理念的信息化建設(shè)解決方案，探索高校儀器設(shè)備面向信息化、數(shù)據(jù)化、開放式管理的思路。

（一）高校儀器設(shè)備全生命周期管理的特點(diǎn)

儀器設(shè)備全生命周期管理包括從儀器設(shè)備的配置、論證、招投標(biāo)、采購(gòu)、建賬、驗(yàn)收、使用、維修直到設(shè)備報(bào)廢的整個(gè)過程。高校的設(shè)備全生命周期管理，涵蓋了資產(chǎn)和設(shè)備管理雙重概念，通過全生命周期管理，學(xué)校能夠?qū)崟r(shí)動(dòng)態(tài)掌握儀器設(shè)備的使用情況、運(yùn)行狀況與利用效率等全方位信息，實(shí)現(xiàn)學(xué)校儀器設(shè)備資產(chǎn)投入與產(chǎn)出最大化，滿足全校師生對(duì)實(shí)驗(yàn)及教學(xué)設(shè)備“安全、可靠、優(yōu)質(zhì)、高效、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行”的現(xiàn)代化要求。

（二）高校儀器設(shè)備全生命周期管理的難點(diǎn)

1. 高校儀器設(shè)備種類多、數(shù)量大

近年來(lái)，儀器設(shè)備作為辦學(xué)的重要支撐條件，無(wú)論是教學(xué)、實(shí)驗(yàn)、科研、辦公設(shè)備的種類和數(shù)量都大幅提高，在為高校正常運(yùn)行進(jìn)行有效保障的基礎(chǔ)上，其復(fù)雜性也對(duì)儀器設(shè)備全生命周期管理提出了更高的要求。

2. 高校儀器設(shè)備全生命周期參與主體多

高校部門分支多，儀器設(shè)備的歸屬，即全生命周期涉及被管理的部門涵蓋行政、教學(xué)、教學(xué)服務(wù)、科研等。同時(shí)，全生命周期各階段管理工作同樣涉及眾多參與主體，包括國(guó)資、計(jì)財(cái)、招標(biāo)辦、紀(jì)委監(jiān)察、審計(jì)及各二級(jí)學(xué)院等，部門之間彼此連接、共享數(shù)據(jù)、流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)。所以，儀器設(shè)備全生命周期管理的設(shè)計(jì)需要考慮參與主體的復(fù)雜性、多樣性及互相制約的特點(diǎn)。

3. 高校儀器設(shè)備全生命周期管理系統(tǒng)性強(qiáng)、持續(xù)性高

儀器設(shè)備全生命周期呈現(xiàn)出系統(tǒng)性與持續(xù)性。系統(tǒng)性要求管理工作要考慮周全，比如，管理相關(guān)政策、文件需統(tǒng)一，不能因人而異、因事而異。持續(xù)性則是各階段工作會(huì)制約且相互影響，要求管理具備持續(xù)性，任何階段的變動(dòng)都必須體現(xiàn)，否則可能會(huì)造成國(guó)有資產(chǎn)的流失。

（三）調(diào)查研究與分析

1. 調(diào)研目的

基于目前儀器設(shè)備管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，對(duì)當(dāng)前儀器設(shè)備管理信息系統(tǒng)的滿意度、使用情況及主要問題、亟須完善功能等進(jìn)行調(diào)研。

2. 研究方法

（1）調(diào)查對(duì)象

國(guó)有資產(chǎn)管理處工作人員、各二級(jí)學(xué)院設(shè)備管理員、各部門系統(tǒng)使用人員與普通高校教師等對(duì)儀器設(shè)備信息化建設(shè)及設(shè)備管理系統(tǒng)最直接、最有代表性的使用者與體驗(yàn)者。

（2）調(diào)查方法

通過在線問卷，共發(fā)放問卷66份，回收有效問卷60份。

3. 調(diào)研結(jié)果

（1）滿意度

根據(jù)圖1所示統(tǒng)計(jì)結(jié)果，受調(diào)查者對(duì)當(dāng)前儀器設(shè)備管理信息系統(tǒng)不滿意的占到73%以上，一般及滿意為26.7%，沒有非常滿意的用戶，滿意度整體偏低，且根據(jù)后續(xù)分析，各部門系統(tǒng)使用人員與普通高校教師對(duì)系統(tǒng)滿意度相對(duì)更低。

（2）主要問題

受調(diào)查者滿意度較低的原因主要是當(dāng)前儀器設(shè)備管理信息系統(tǒng)的功能過于單一，其主要問題如圖2所示。包括：①未與設(shè)備管理各職能系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接，導(dǎo)致論證、采購(gòu)、驗(yàn)收、設(shè)備入賬等均采用線下處理，造成人力、物力的浪費(fèi)，且效率不高；②設(shè)備管理功能不全面，如缺少設(shè)備維修、設(shè)備變動(dòng)等環(huán)節(jié)，具備設(shè)備報(bào)廢功能，但流程不完善；③二級(jí)學(xué)院（單位）管理員管理權(quán)限不足，且普通教師沒有系統(tǒng)使用權(quán)限，無(wú)法提交相關(guān)業(yè)務(wù)，管理員工作量增大；④沒有儀器設(shè)備開放共享平臺(tái)，大型儀器設(shè)備使用效益不高；⑤移動(dòng)設(shè)備普及的現(xiàn)狀下，受調(diào)查者希望部分業(yè)務(wù)，如設(shè)備入庫(kù)、設(shè)備維護(hù)等能夠同步至移動(dòng)端實(shí)現(xiàn)，便于操作。

（四）高校儀器設(shè)備全生命周期管理信息化建設(shè)策略

1. 健全儀器設(shè)備信息化管理制度

儀器設(shè)備全生命周期管理需要制度保證，需全面梳理各部門現(xiàn)有管理制度，并在嚴(yán)格貫徹國(guó)家相關(guān)各項(xiàng)規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，修訂和完善儀器設(shè)備信息化管理制度，科學(xué)化、制度化、規(guī)范化落實(shí)全生命周期管理，讓信息化建設(shè)有章可循。

2. 構(gòu)建基于全生命周期的信息化管理系統(tǒng)

基于調(diào)研結(jié)果，分析校內(nèi)儀器設(shè)備全生命周期管理的特點(diǎn)，結(jié)合新形勢(shì)、新政策，建設(shè)全新的儀器設(shè)備信息化管理系統(tǒng)。

（1）構(gòu)建適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展和符合校情的儀器設(shè)備全生命周期管理系統(tǒng)模型，如圖3所示，包括儀器設(shè)備管理信息化系統(tǒng)及與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)接口。儀器設(shè)備管理信息化系統(tǒng)包含儀器設(shè)備申購(gòu)、審批、采購(gòu)、驗(yàn)收、入賬、管理、維修、報(bào)廢及大型設(shè)備開放共享等模塊；數(shù)據(jù)接口鏈接的相關(guān)業(yè)務(wù)部門包括計(jì)財(cái)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)中心、各二級(jí)學(xué)院等。

系統(tǒng)采用多層次、立體化管理，實(shí)行學(xué)校、二級(jí)學(xué)院及各業(yè)務(wù)單位、各部門及實(shí)驗(yàn)室（課題組）的三級(jí)管理模式，分級(jí)授權(quán)，層層聯(lián)動(dòng)，優(yōu)化了流程，提高了業(yè)務(wù)處理的效率與系統(tǒng)的可靠性。

同時(shí)，進(jìn)一步下放權(quán)限，為全校教職員工開通一般賬戶，統(tǒng)一認(rèn)證，具有設(shè)備購(gòu)置、報(bào)廢申請(qǐng)、歸屬查詢、共享設(shè)備等普通權(quán)限，使全校職工能夠?qū)崟r(shí)了解個(gè)人業(yè)務(wù)辦理進(jìn)程，查詢名下所屬設(shè)備信息，大大增強(qiáng)了系統(tǒng)對(duì)普通教職員工的可用性與易用性。

（2）基于模型開發(fā)儀器設(shè)備全流程信息管理系統(tǒng)，相關(guān)業(yè)務(wù)全程采用線上辦理，部分業(yè)務(wù)同步至移動(dòng)端實(shí)現(xiàn)，有效實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備管理全生命周期信息化，確保儀器設(shè)備管理數(shù)據(jù)在全生命周期內(nèi)有效溯源。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校各職能部門對(duì)全校儀器設(shè)備信息的數(shù)據(jù)互通與共享，掌握各種儀器設(shè)備的使用及管理情況，科學(xué)評(píng)價(jià)儀器設(shè)備使用績(jī)效，為學(xué)科建設(shè)、質(zhì)量管理、科學(xué)研究等提供數(shù)據(jù)支持。

（3）通過儀器設(shè)備信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行，可產(chǎn)生儀器設(shè)備的生命周期數(shù)據(jù)，對(duì)生命周期數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，能夠優(yōu)化流程、提升服務(wù)。隨著學(xué)校發(fā)展，大型儀器購(gòu)置逐年增多，通過對(duì)儀器設(shè)備的數(shù)據(jù)化管理能夠?yàn)榇笮蛢x器購(gòu)置論證、開放共享、效益分析提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)保障，大幅提升管理的科學(xué)性。

3. 建立儀器設(shè)備開放共享信息化平臺(tái)

目前學(xué)校儀器設(shè)備分布不均衡，特別是大型儀器設(shè)備利用率及管理效率不高，在基于全生命周期的信息化管理平臺(tái)上構(gòu)建儀器設(shè)備開放共享渠道，打通學(xué)校儀器設(shè)備開放共享的“最后一公里”。

4. 提升儀器設(shè)備管理人員信息素養(yǎng)

（1）穩(wěn)定儀器設(shè)備管理人員隊(duì)伍，保證全生命周期管理各階段工作具備持續(xù)性，在重要崗位最大程度安排專職管理人員；（2）重視對(duì)儀器設(shè)備管理人員的經(jīng)常性信息化培訓(xùn)，特別是兼職管理人員，更要注意信息化素質(zhì)的培養(yǎng)及對(duì)信息化管理的重視；（3）建立科學(xué)合理的考核激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)設(shè)備管理人員更新信息化管理知識(shí)、提高信息化管理效率的積極性、主動(dòng)性，最大程度保障高校儀器設(shè)備管理工作。