檔案庫房智能化管理的實踐和探索

□鄭 偉

檔案庫房是存儲和保護(hù)檔案的專門用房，隨著科技的發(fā)展，對檔案庫房的智能管理變得越來越重要?！吨腥A人民共和國檔案法實施辦法》第十五條規(guī)定：配置適宜安全保存檔案的專門庫房，配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施，根據(jù)需要和可能，配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備。隨著社會的發(fā)展，檔案數(shù)量與日俱增，對于檔案庫房管理提出了更高的要求，新型智能化庫房已然成為未來的發(fā)展方向，要求庫房不僅美觀安全、高度集成、節(jié)約空間，還要能夠有效提高檔案庫房管理水平。

1.庫房管理現(xiàn)狀

《河北省檔案目標(biāo)管理認(rèn)定辦法》把庫房管理達(dá)到“十防”要求作為認(rèn)定立檔單位檔案工作等級的重要標(biāo)準(zhǔn)。所謂“十防”就是防高溫、防潮、防光、防鼠、防污染、防火、防盜、防蟲、防水、防震，并且具有消毒功能?，F(xiàn)在大多數(shù)立檔單位檔案庫房雖然安裝了必要的設(shè)施設(shè)備，但由于仍沿用手工管理模式，天然條件很多已經(jīng)無法達(dá)到規(guī)定的保存檔案要求，亟需改變傳統(tǒng)的“十防”布控模式。

2.應(yīng)對措施

實現(xiàn)檔案庫房的現(xiàn)代化管理需要配備先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，庫房內(nèi)采用環(huán)境智能控制設(shè)備，通過物聯(lián)網(wǎng)布控，檔案庫房就能夠?qū)崿F(xiàn)十防的“實時監(jiān)測、實時顯示、時刻預(yù)警、即時報警、及時處理”智能控制，在保證檔案安全的同時，實現(xiàn)了庫房的整潔與高科技性。

3.新型智能檔案庫房建設(shè)

3.1 檔案庫房設(shè)計

新型智能檔案庫房利用有限的空間實現(xiàn)保管環(huán)境智能化，滿足實現(xiàn)檔案的長遠(yuǎn)保管需求。具體建設(shè)內(nèi)容包括：一是智能密集架：智能密集架可存儲檔案、有序管理檔案，將傳統(tǒng)密集架工藝與人工智能技術(shù)結(jié)合，實現(xiàn)架體智能化控制，可通過語音或者遠(yuǎn)程對密集架實現(xiàn)通風(fēng)、打開、合架、喚醒、休眠等操作。智能密集架自帶檔案管理系統(tǒng)，與單位管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)檔案存儲智能化管理，支持系統(tǒng)按照檔案關(guān)鍵字和編號查詢開架功能。綜合自控軟件系統(tǒng)集中控制空調(diào)、加濕機(jī)、除濕機(jī)、除塵機(jī)、紅外、網(wǎng)絡(luò)硬盤錄像機(jī)、排水機(jī)、通風(fēng)機(jī)等，所有設(shè)備可以一鍵控制，也可以設(shè)定參數(shù)自動控制。所有操作均設(shè)計在一個界面上。通過網(wǎng)絡(luò)采集各庫房溫度數(shù)據(jù)、濕度數(shù)據(jù)、光照度數(shù)據(jù)、粉塵濃度、煙霧探測、影像監(jiān)控，漏水檢測、紅外檢測。二是恒溫自控：軟件系統(tǒng)自動控制空調(diào)實現(xiàn)庫房恒溫。監(jiān)控端實時顯示庫房當(dāng)前溫度，超出范圍溫控系統(tǒng)自動啟動，調(diào)整庫房溫度。三是恒濕自控：軟件系統(tǒng)自動控制加濕機(jī)和除濕機(jī)實現(xiàn)庫房恒濕。監(jiān)控端實時顯示庫房當(dāng)前濕度，超出范圍濕控系統(tǒng)自動啟動，調(diào)整庫房濕度。無論恒溫自控還是恒濕自控，軟件系統(tǒng)均可按年、月、日打印曲線圖。四是門窗警報：所有門窗安裝紅外報警設(shè)備，由軟件系統(tǒng)控制并與警燈、警號、手機(jī)短信發(fā)射器相聯(lián)，如有非法入侵立即報警并發(fā)送短信到預(yù)留人員手機(jī)中。五是影像監(jiān)控:軟件系統(tǒng)內(nèi)嵌影像監(jiān)視系統(tǒng)1 套，可以隨時通過點(diǎn)擊虛擬庫房上的攝像頭標(biāo)志查看走廊、門、窗影像實況。六是控制燈光:安裝本系統(tǒng)時，將光源全部換為防紫外燈，軟件系統(tǒng)與燈光控制系統(tǒng)相聯(lián)，檔案管理人員不用去庫房就可以通過軟件手工開關(guān)燈或設(shè)定參數(shù)自動給庫房開關(guān)燈。七是漏水報警:軟件系統(tǒng)連接漏水自動報警傳感器，在有水管或可能漏水的地方安裝漏水監(jiān)測器，如有漏水自動報警并給指定人員發(fā)短信通知，達(dá)到一定水量系統(tǒng)會自動啟動排水設(shè)備。八是自動消毒:軟件系統(tǒng)自動控制消毒機(jī)，可以手工啟動庫房消毒或設(shè)定時間自動給庫房消毒。九是自動除塵:軟件系統(tǒng)自動控制除塵機(jī)，可以手工啟動庫房除塵或設(shè)定參數(shù)自動給庫房除塵。十是自動通風(fēng):軟件系統(tǒng)自動控制通風(fēng)機(jī)，可以手工啟動庫房通風(fēng)或設(shè)定參數(shù)自動給庫房通風(fēng)。十一是防火監(jiān)測:軟件系統(tǒng)連接煙霧探測器，如有意外系統(tǒng)會自動報警并給指定人員發(fā)短信通知。

3.2 安全管控建設(shè)

重點(diǎn)庫房安裝甲級防盜門、指紋門禁、防盜窗，庫房門窗位置頂端裝有人體感應(yīng)紅外報警系統(tǒng)，庫房內(nèi)設(shè)置漏水監(jiān)測點(diǎn)，煙霧報警裝置，并與視頻監(jiān)控系統(tǒng)進(jìn)行對接，當(dāng)門窗被意外打開、有漏水、煙霧等意外事件時，系統(tǒng)會立刻發(fā)送短信報警通知檔案員，并將報警位置即時視頻影像在庫房綜控系統(tǒng)中顯示出來，對及時發(fā)現(xiàn)并處理問題非常有利。

3.3 綜控室建設(shè)

綜控室用于實現(xiàn)庫房環(huán)境監(jiān)視及智能化管理。環(huán)境智能控制系統(tǒng)軟件采用B/S 架構(gòu)設(shè)計，采用觸屏控制系統(tǒng)，檔案管理員可以直接進(jìn)行庫房綜合管理，系統(tǒng)繪制與庫房實體相對應(yīng)的虛擬庫房，虛擬庫房中用清楚的示意圖標(biāo)示出與現(xiàn)實庫房相同的設(shè)備位置，檔案管理員使用時只需點(diǎn)設(shè)備示意圖標(biāo)即可實現(xiàn)對設(shè)備的控制，如點(diǎn)擊光源示意圖來實現(xiàn)開關(guān)燈，點(diǎn)擊攝像頭示意圖可查看本攝像頭即時影像。在使用檔案時，可以通過系統(tǒng)檢索自動打開對應(yīng)的密集架，密集架會有橫排縱排指示燈，聚焦顯示檔案所在位置。另外，如發(fā)現(xiàn)有未經(jīng)系統(tǒng)登記的檔案出庫，監(jiān)控設(shè)備會自動報警并記錄，從而有效控制檔案的安全?！?/p>